城建檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)之策探析

孟淙

城建檔案數(shù)字化作為檔案信息化工作中的關(guān)鍵一環(huán)，其重要性不言而喻?，F(xiàn)今，城建檔案數(shù)字化過(guò)程中存在著幾類風(fēng)險(xiǎn)因子，對(duì)數(shù)字化加工進(jìn)度及成果質(zhì)量產(chǎn)生不利影響。因此，筆者以本人從事的檔案數(shù)字化工作實(shí)踐中總結(jié)的幾項(xiàng)城建檔案數(shù)字化加工風(fēng)險(xiǎn)因素為切入點(diǎn)，闡述其產(chǎn)生原因，進(jìn)而提出相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)應(yīng)對(duì)策略，以達(dá)到提升城建檔案管理部門從事檔案數(shù)字化工作的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)、夯實(shí)城建檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)防范能力以及保障順利、高效、高質(zhì)開展城建檔案數(shù)字化工作的目的。

一、開展城建檔案數(shù)字化工作的意義

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》文件指出，“十四五”時(shí)期的重要發(fā)展目標(biāo)之一為檔案信息化建設(shè)再上新臺(tái)階，提升檔案管理數(shù)字化、智能化水平。作為檔案信息化的關(guān)鍵組成，城建檔案數(shù)字化工作的開展顯得尤為重要。城建檔案，指的是在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。其專業(yè)性強(qiáng)，利用價(jià)值較高。對(duì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后，會(huì)形成對(duì)應(yīng)的數(shù)字化信息和檔案影像，可在有效提升城建檔案利用率的同時(shí)減少調(diào)卷次數(shù)，實(shí)現(xiàn)人力、物力等諸多資源的節(jié)約。由此可知，此項(xiàng)工作的開展，對(duì)實(shí)現(xiàn)城建檔案實(shí)體安全保管、滿足檔案利用者對(duì)城建檔案資源的迫切利用需求、助力城建檔案管理部門城建檔案數(shù)字資源建設(shè)有著至關(guān)重要的意義。

二、城建檔案數(shù)字化工作現(xiàn)狀及風(fēng)險(xiǎn)因子探析

（一）制度建設(shè)、宣貫、執(zhí)行亟需完善

為保障城建檔案數(shù)字化成果的完整性與真實(shí)性、使其作用價(jià)值得以充分發(fā)揮，制定、宣貫、執(zhí)行城建檔案數(shù)字化加工相應(yīng)管理制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的工作就顯得尤為重要。然而，筆者發(fā)現(xiàn)，一些城建檔案管理部門在開展數(shù)字化加工工作過(guò)程中，“重視業(yè)務(wù)而輕視管理”的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，即將主要的精力用來(lái)抓業(yè)務(wù)、對(duì)城建檔案數(shù)字化加工工作相關(guān)管理制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定及宣貫工作重視程度不高、執(zhí)行力度也不甚到位。例如，沒(méi)有針對(duì)性地制定出臺(tái)數(shù)字化場(chǎng)所管理、安全管理及加工設(shè)備管理和崗位職責(zé)說(shuō)明等制度;工作場(chǎng)所未張貼城建檔案數(shù)字化加工相關(guān)規(guī)章制度;未對(duì)加工人員定期舉辦相關(guān)制度培訓(xùn)等。一方面，諸如此類的狀況致使加工人員不甚了解各項(xiàng)管理制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，另一方面也導(dǎo)致加工人員對(duì)所在崗位需貫徹執(zhí)行的相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范內(nèi)容以及職責(zé)的明晰度存在較大差距。制度建設(shè)的不完備，會(huì)給加工工作帶來(lái)較多隱患，不利于對(duì)城建檔案數(shù)字化加工工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（二）加工流程中存在的典型風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)梳理

1.實(shí)體檔案缺乏原始狀態(tài)記錄

一些城建檔案管理部門未對(duì)檔案原始實(shí)體狀態(tài)的記錄工作予以重視，這導(dǎo)致一些仍處于破損狀態(tài)或檔案信息殘缺不全等存疑的問(wèn)題檔案直接進(jìn)入數(shù)字化加工環(huán)節(jié)。這些檔案中不乏包含對(duì)城建業(yè)務(wù)工作的開展有重大參考價(jià)值的信息，例如建筑、結(jié)構(gòu)、電氣專業(yè)施工圖設(shè)計(jì)圖紙以及建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃許可及其他事項(xiàng)申報(bào)表等?？梢韵胍?jiàn)，缺乏必要的檔案原始狀態(tài)記錄，數(shù)字化加工工作人員就無(wú)法知悉在加工操作以前的檔案實(shí)體有無(wú)損壞、信息是否缺失……更無(wú)從考證檔案缺損的具體緣由：檔案形成不規(guī)范、接收工作不嚴(yán)謹(jǐn)，還是數(shù)字化加工方式不當(dāng)致使的檔案折損？缺乏原始狀態(tài)記錄的城建檔案，一旦出現(xiàn)圖紙信息殘損（如圖紙比例尺缺失等）、涉及關(guān)鍵信息的原檔案清晰度較差等問(wèn)題，會(huì)使城建檔案喪失部分或全部利用價(jià)值，制約日常城建業(yè)務(wù)工作的高效開展。

2.檔案預(yù)處理欠規(guī)范

城建檔案數(shù)字化加工前期，一方面，需完成城建檔案實(shí)體內(nèi)容信息的梳理核實(shí)、整理規(guī)范工作[1]，包括拆除裝訂物、文件排列、編制頁(yè)碼或重編頁(yè)碼，目錄及備考表的更換等多項(xiàng)工作;另一方面，也需在檔案管理系統(tǒng)完成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，即項(xiàng)目級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)三級(jí)著錄及修改等工作[2]。作為數(shù)字化加工工作的“打頭陣”環(huán)節(jié)，預(yù)處理工作不到位，會(huì)使返工率陡增，阻礙后序加工工作的推進(jìn)。目前，城建檔案預(yù)處理欠規(guī)范的現(xiàn)象較為常見(jiàn)。例如，筆者發(fā)現(xiàn)，一些建設(shè)單位移交工程檔案時(shí)，編制頁(yè)碼質(zhì)量不一，頁(yè)碼漏編、錯(cuò)編、多編、隨意編、編寫不規(guī)范等現(xiàn)象較為突出。又如，由于卷內(nèi)文件核對(duì)條目多、信息較為細(xì)碎，且加工人員工作標(biāo)準(zhǔn)不一，通常會(huì)引發(fā)城建檔案的案卷內(nèi)文件與著錄目錄信息不相匹配的謬誤和著錄質(zhì)量參差不齊的狀況。再如，加工工作人員在核查著錄信息時(shí)，存在抽檢的情況[3]。這種做法雖然降低了人力、時(shí)間成本，但極易使錯(cuò)誤著錄信息蒙混過(guò)關(guān)，完整性、規(guī)范性及準(zhǔn)確性得不到保障。

3.加工方式的擇選失當(dāng)

城建檔案數(shù)量繁多、種類龐雜，且形成年份不一。因此，城建檔案的制成材料、色彩、幅面、質(zhì)量各不相同，繼而不同類別的城建檔案，對(duì)掃描模式、分辨率、存儲(chǔ)格式等方面有不同的要求。在此情況下，倘若選擇非適宜的加工方式完成數(shù)字化的加工工作，會(huì)令城建檔案數(shù)字化成果大打折扣[4]。例如，筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，在對(duì)城建檔案進(jìn)行掃描時(shí)易出現(xiàn)掃描儀參數(shù)設(shè)置、調(diào)整不當(dāng)?shù)膯?wèn)題：在對(duì)實(shí)體字體偏小、圖紙內(nèi)容較為密集、清晰度低的這類城建檔案進(jìn)行加工時(shí)，僅采用200dpi的分辨率對(duì)其進(jìn)行掃描，會(huì)使影像還原度、清晰度、細(xì)節(jié)表現(xiàn)力差，與檔案原貌差異明顯，質(zhì)量大打折扣。再如，對(duì)含有紅頭文件、照片、彩色插圖的城建檔案用灰度模式進(jìn)行掃描，會(huì)使檔案喪失原真性。

4.檔案圖像處理加工質(zhì)量欠佳

檔案圖像處理工序完成的質(zhì)量高低對(duì)城建檔案數(shù)字化加工成果的好壞有直接的影響。筆者發(fā)現(xiàn)，圖像處理的工作一般由幾個(gè)加工人員共同完成，但是完成效果卻良莠不齊;此外，在這個(gè)加工環(huán)節(jié)，操作不規(guī)范的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，一個(gè)比較有代表性的例子是，經(jīng)過(guò)分幅掃描形成的多幅城建檔案數(shù)字圖像，需完成圖像拼接處理。而在對(duì)其影像進(jìn)行拼接操作的過(guò)程中，極易出現(xiàn)操作失誤，使影像有較為明顯的拼接痕跡、且丟失拼接處關(guān)鍵性的檔案信息。

（三）系統(tǒng)設(shè)計(jì)、操作和運(yùn)維不當(dāng)

一些城建檔案管理部門在進(jìn)行數(shù)字化加工時(shí)，多使用的是采購(gòu)而來(lái)的數(shù)字化加工系統(tǒng)，系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)并無(wú)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包含的加工功能并不完備，不能滿足城建檔案部門日常全部的工作需要，致使“重復(fù)加工”“無(wú)效加工”“低效加工”現(xiàn)象頻發(fā)。例如，有的城建檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)任務(wù)選擇、接收方式單一，造成任務(wù)數(shù)據(jù)抓取不便或出現(xiàn)多人重復(fù)接收任務(wù)的情況，工作效率繼而受到不良影響，滯后工作進(jìn)度。此外，參與數(shù)字化加工人員若無(wú)法充分了解加工系統(tǒng)的操作方式，亦或加工系統(tǒng)更新?lián)Q代不及時(shí)，都會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法滿足實(shí)際工作的需求，對(duì)城建檔案數(shù)字化成果帶來(lái)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

（四）外包風(fēng)險(xiǎn)因素

將人力資本的投入、工作效率的高低、利用需求的攀升等因素納入綜合考慮，城建檔案管理部門多采用外包的形式，將城建檔案數(shù)字化工作交付檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)完成。選取這種方式開展工作，在降低成本、增加效率的同時(shí)，也附帶著項(xiàng)目承包方所派加工人員對(duì)城建檔案數(shù)字化加工的專業(yè)知識(shí)掌握程度不一等弊端。承包數(shù)字化加工項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)不組織員工進(jìn)行系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，會(huì)導(dǎo)致準(zhǔn)入門檻過(guò)低。員工通常在對(duì)城建檔案數(shù)字化加工應(yīng)遵照的各級(jí)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范了解甚少、未充分熟悉本崗位操作流程的狀況下開展工作，導(dǎo)致高返工率、項(xiàng)目進(jìn)展緩慢、加工成果質(zhì)量堪憂。

三、城建檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略

（一）制定、完善并落實(shí)城建檔案數(shù)字化制度規(guī)范

工作制度規(guī)范的建立，能使日常工作有章法可循的同時(shí)，提升工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。目前，城建檔案數(shù)字化工作主要依照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)——檔案數(shù)字化實(shí)施指南》、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則》、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》等各級(jí)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)開展加工工作。這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的實(shí)施，為檔案數(shù)字化成果的真實(shí)可靠性提供堅(jiān)實(shí)的理論支撐。而城建檔案內(nèi)容富有專業(yè)性，相較于文書檔案，城建檔案包含大量工程圖紙，對(duì)加工模式的選取、加工設(shè)備的選定也不盡相同。筆者認(rèn)為，承擔(dān)城建檔案數(shù)字化項(xiàng)目任務(wù)的各單位，應(yīng)充分結(jié)合城建檔案特點(diǎn)及自身實(shí)際工作情況，在充分領(lǐng)會(huì)以上各級(jí)發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)城建檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定工作的重視程度，著力制定更為詳實(shí)且針對(duì)性、適用性更強(qiáng)的城建檔案數(shù)字化工作規(guī)范及工作細(xì)則[5]，內(nèi)容涵蓋城建檔案數(shù)字化工作崗位職責(zé)、加工標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、城建檔案安全管理制度、城建檔案數(shù)字化加工設(shè)備的管理制度等。并為更好適應(yīng)城建檔案工作的新要求新形勢(shì)的基礎(chǔ)上，及時(shí)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行完善，強(qiáng)化工作制度規(guī)范的落實(shí)，提升制度的執(zhí)行力。最后，面向城建檔案管理部門工作人員、外聘單位人員，定期舉辦相關(guān)制度及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范宣講會(huì)，加大對(duì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的宣貫力度。

（二）形成詳實(shí)的城建檔案數(shù)字化加工流程記錄

數(shù)字化加工環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，對(duì)每個(gè)具體操作環(huán)節(jié)的加工人員予以明確、對(duì)每一項(xiàng)環(huán)節(jié)的工作要求加以明晰至關(guān)重要。只有將加工任務(wù)分解細(xì)化，責(zé)任落實(shí)到人，才能抓住成果質(zhì)量的“牛鼻子”。開始進(jìn)行城建檔案交接時(shí)，就應(yīng)做好紙質(zhì)城建檔案實(shí)體原始狀態(tài)記錄，注明檔案實(shí)體及信息的保存狀況、完整度等;檔案預(yù)處理工作乃至后序每一項(xiàng)加工任務(wù)完成的同時(shí)，應(yīng)及時(shí)在城建檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字化加工系統(tǒng)中形成詳實(shí)的加工記錄，注明工序名稱、加工人員、加工時(shí)間、加工問(wèn)題、備注等信息，既實(shí)現(xiàn)個(gè)人主體責(zé)任的落實(shí)，又為問(wèn)題的可追溯提供堅(jiān)實(shí)保障，形成“明責(zé)、履責(zé)、問(wèn)責(zé)”的良好態(tài)勢(shì)。譬如，在對(duì)檔案掃描處理時(shí)，若發(fā)現(xiàn)影像信息內(nèi)容模糊、識(shí)圖困難、且無(wú)原始檔案受損標(biāo)識(shí)，通過(guò)核查加工信息，可明確上一環(huán)節(jié)具體加工人員加工責(zé)任，實(shí)現(xiàn)問(wèn)題溯源高效化。

（三）強(qiáng)化城建檔案數(shù)字化加工人員的“三個(gè)意識(shí)”

問(wèn)題意識(shí)，即經(jīng)常發(fā)現(xiàn)并提出檔案工作中可能存在的問(wèn)題，預(yù)先對(duì)其進(jìn)行梳理，進(jìn)而探求、分析，尋找解決問(wèn)題的方法。城建檔案數(shù)字化加工流程涉及多個(gè)業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)影響工作的效率和進(jìn)度，這就要求城建檔案數(shù)字化加工工作人員具有較強(qiáng)的問(wèn)題意識(shí)，提升檔案整理、掃描、圖像處理等各項(xiàng)環(huán)節(jié)步驟的問(wèn)題預(yù)判能力，達(dá)到高效推進(jìn)工作開展的目的。

責(zé)任意識(shí)，城建檔案數(shù)字化加工人員應(yīng)秉持責(zé)任擔(dān)當(dāng)，認(rèn)真履職盡責(zé)，以提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)為己任。城建檔案的內(nèi)容極富專業(yè)性，而對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案工作人員，如果對(duì)城建檔案內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域缺乏深入了解，可能會(huì)出現(xiàn)將數(shù)字化加工對(duì)象加以“區(qū)別對(duì)待”的現(xiàn)象：即嚴(yán)格管控圖紙和重要文件的質(zhì)量，對(duì)其它檔案文件影像完成度加以忽視。所以，進(jìn)行城建檔案數(shù)字化工作時(shí)，應(yīng)摒棄主觀隨意性以及個(gè)人認(rèn)識(shí)的局限性、片面性，以反映檔案的真實(shí)歷史面貌為工作的根本歸宿。

學(xué)習(xí)意識(shí)，伴隨城建檔案利用率的提升及檔案資源開發(fā)的更深層次需要，“被動(dòng)式”的學(xué)習(xí)狀態(tài)、“機(jī)械式”的工作方式早已無(wú)法滿足城建檔案數(shù)字化工作的高質(zhì)量需求。城建檔案數(shù)字化加工工作人員應(yīng)該增強(qiáng)主動(dòng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)的意識(shí)，以自學(xué)、集中培訓(xùn)、職工傳幫帶等方式，提升崗位履職能力。

（四）及時(shí)優(yōu)化加工操作系統(tǒng)功能

伴隨著加工工作的開展，可能會(huì)致使加工系統(tǒng)功能無(wú)法完全滿足加工人員工作需要，城建檔案管理部門工作人員應(yīng)及時(shí)與軟件設(shè)計(jì)方進(jìn)行討論溝通，共同商定軟件的階段性修改需求，完成城建檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)的優(yōu)化工作。

（五）加強(qiáng)對(duì)外包公司人員的培訓(xùn)和溝通

城建檔案數(shù)字化工作，經(jīng)常面對(duì)海量的待加工任務(wù)，是一項(xiàng)消耗量較大的工作。因此，城建檔案管理部門多采用外包的方式完成數(shù)字化加工工作。從事城建檔案數(shù)字化工作的外包公司員工，一般并不具備城建檔案專業(yè)知識(shí)，外包公司通常只進(jìn)行簡(jiǎn)要的流程操作步驟培訓(xùn)后，便安排員工上崗實(shí)際操作，在這種情況下，極易出現(xiàn)大批量返工的狀況。因此，筆者認(rèn)為應(yīng)該將業(yè)務(wù)培訓(xùn)“常態(tài)化”[6]，及時(shí)開展城建檔案數(shù)字化相關(guān)國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)，并針對(duì)加工工作中易出現(xiàn)的各類問(wèn)題加以整合總結(jié)并研討解決辦法，以保障城建檔案數(shù)字化的成果質(zhì)量。