大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)存貨管理內(nèi)部審計(jì)中的應(yīng)用探討

浙江太古可口可樂(lè)飲料有限公司

引言

存貨管理對(duì)企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)有著重要作用，是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，直接關(guān)系企業(yè)的盈利情況，對(duì)其進(jìn)行有效的內(nèi)部審計(jì)工作可以有效降低存貨過(guò)程中潛在的風(fēng)險(xiǎn)，降低存貨成本，優(yōu)化企業(yè)管理決策，對(duì)企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)都有極大的促進(jìn)作用，在信息化時(shí)代中，部分企業(yè)已經(jīng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在其中，加強(qiáng)其內(nèi)部審計(jì)，需要深入探討。

一、存貨管理內(nèi)部審計(jì)中存在的問(wèn)題

首先，傳統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)工作在存貨管理中的表現(xiàn)主要為事后追查，即審計(jì)部門會(huì)在存貨工作完成之后，制定相應(yīng)的檢查計(jì)劃，然后按照計(jì)劃內(nèi)容進(jìn)行階段性檢查等，存在較大的滯后性，只有在實(shí)施過(guò)程中才能發(fā)現(xiàn)存貨管理中已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題，再開始事后追查工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展并沒(méi)有良好的保障作用，更多是通過(guò)這種形式達(dá)到威懾作用，在一定程度上會(huì)保證企業(yè)資產(chǎn)的完整和安全。其次，現(xiàn)階段市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展和經(jīng)濟(jì)全球化程度日漸加深，傳統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)方式很難就存貨情況進(jìn)行全覆蓋的檢查，基本都是隨機(jī)在存貨中選擇幾個(gè)存貨樣本進(jìn)行審計(jì)，用樣本來(lái)判斷整體，不具有全面性，且人為影響因素過(guò)多，很容易產(chǎn)生錯(cuò)誤。最后，落后的數(shù)據(jù)分析方法，審計(jì)人員往往會(huì)通過(guò)詢問(wèn)存貨、觀察、檢查等一系列活動(dòng)得出審計(jì)結(jié)果，對(duì)數(shù)據(jù)獲取程度不佳，表現(xiàn)為不完整的財(cái)務(wù)信息，同時(shí)數(shù)據(jù)分析方式過(guò)于單一，數(shù)據(jù)未能得到充分利用。所以，在其中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展現(xiàn)代化的內(nèi)部審計(jì)可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)方式中的不足，強(qiáng)化企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策[1]。

二、在企業(yè)存貨管理內(nèi)部審計(jì)中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的對(duì)策

（一）改進(jìn)審計(jì)流程

1.實(shí)現(xiàn)事前預(yù)測(cè)

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，企業(yè)存貨管理內(nèi)部審計(jì)需要改善自身的流程，將以事后追查為主的傳統(tǒng)審計(jì)方式轉(zhuǎn)變?yōu)槿鞒痰募骖?，進(jìn)行事前預(yù)測(cè)。一方面，企業(yè)內(nèi)部各部門應(yīng)當(dāng)構(gòu)建多部門一體化的信息共享系統(tǒng)，有效銜接企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)和企業(yè)審計(jì)系統(tǒng)，隨時(shí)隨地操控信息平臺(tái)，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)及時(shí)對(duì)各部門系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行獲取，為內(nèi)部審計(jì)工作提供充足的數(shù)據(jù)支持。另一方面，審計(jì)人員可以在信息化系統(tǒng)中構(gòu)建數(shù)據(jù)分析模塊，遠(yuǎn)程定位存貨計(jì)劃中存在的問(wèn)題，督促相關(guān)人員改進(jìn)采購(gòu)計(jì)劃，按照企業(yè)所需貨品的使用標(biāo)準(zhǔn)、性質(zhì)等進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，降低審計(jì)成本，保證事前預(yù)測(cè)的可靠性，在一定程度上這種應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的方式還有利于推動(dòng)企業(yè)業(yè)財(cái)融合，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。

2.重視事中控制

審計(jì)事中控制上，審計(jì)人員可以選擇建立以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的信息化審計(jì)平臺(tái)，整合全域數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)存貨管理的各項(xiàng)信息做好多層次的分析工作，進(jìn)行多維度的聯(lián)網(wǎng)審計(jì)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)管理中的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分發(fā)揮，實(shí)時(shí)準(zhǔn)確地獲取各項(xiàng)數(shù)據(jù)，進(jìn)行整合、分類、對(duì)比以及計(jì)算工作，保證有效審計(jì)存貨管理。同時(shí)，審計(jì)人員還可以將數(shù)據(jù)和同行業(yè)其他企業(yè)進(jìn)行對(duì)比，獲取其他企業(yè)的數(shù)據(jù)信息情況，同步促進(jìn)縱向?qū)Ρ群蜋M向?qū)Ρ?，充分挖掘存貨?shù)據(jù)價(jià)值。例如，在分析數(shù)據(jù)的過(guò)程中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)得到和自身企業(yè)差別不大企業(yè)的存貨數(shù)據(jù)，明確其存貨情況，并分析市場(chǎng)未來(lái)對(duì)相關(guān)貨品的需求情況，加強(qiáng)和市場(chǎng)之間的聯(lián)系，通過(guò)合理的審計(jì)事中控制提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。并在信息化系統(tǒng)中增設(shè)預(yù)警模塊，設(shè)置審計(jì)工作防線，一旦出現(xiàn)問(wèn)題可以及時(shí)進(jìn)行預(yù)警，保證事中控制的時(shí)效性。

（二）頂層設(shè)計(jì)規(guī)劃

大數(shù)據(jù)技術(shù)屬于現(xiàn)代化先進(jìn)信息技術(shù)中的一種，是企業(yè)內(nèi)部審計(jì)中新興的一種方式，要想將其進(jìn)行有效運(yùn)用，需要企業(yè)做好頂層設(shè)計(jì)規(guī)劃，保證合理監(jiān)管存貨管理。一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從發(fā)展規(guī)劃上構(gòu)建大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的方案，制定合適的短期目標(biāo)，讓審計(jì)人員可以逐步的以各階段的目標(biāo)為工作導(dǎo)向，循序漸進(jìn)的將大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行滲透，更新審計(jì)理念，正確認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)。例如，企業(yè)可以將大數(shù)據(jù)審計(jì)方法利用微信公眾號(hào)推送，先引起審計(jì)人員的注意，使其在思想上認(rèn)識(shí)到可以在工作中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，進(jìn)而通過(guò)制度規(guī)定、話語(yǔ)引導(dǎo)使其切實(shí)的應(yīng)用在工作中。另一方面，做好業(yè)務(wù)信息化發(fā)展規(guī)劃，并制定相應(yīng)的規(guī)章制度，將存貨管理和信息化技術(shù)進(jìn)行有效聯(lián)系，讓存貨管理計(jì)劃、存貨采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)成本、供貨商、負(fù)責(zé)人員等信息可以在信息化系統(tǒng)上進(jìn)行呈現(xiàn)，為大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用提供信息數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，保證數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性，進(jìn)而保證其有效應(yīng)用，保證內(nèi)部審計(jì)效果。

（三）覆蓋審計(jì)全流程

企業(yè)存貨的主要內(nèi)容是企業(yè)出售的各種產(chǎn)品，包括企業(yè)自身生產(chǎn)的產(chǎn)品和第三方產(chǎn)品，同時(shí)企業(yè)生產(chǎn)需要的材料物質(zhì)等也是存貨的主要內(nèi)容，其存貨量隨企業(yè)發(fā)展、市場(chǎng)發(fā)展等都會(huì)表現(xiàn)為不斷增長(zhǎng)的情況，需要審計(jì)人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)將審計(jì)的全流程、貨品全內(nèi)容進(jìn)行全面覆蓋，保證內(nèi)部審計(jì)質(zhì)量。對(duì)此，需要審計(jì)人員認(rèn)識(shí)到審計(jì)抽樣法在信息化時(shí)代中的運(yùn)用會(huì)增加審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，尤其在針對(duì)高存貨量的存貨管理上，抽樣結(jié)果的代表性會(huì)在一定程度上減弱。所以，審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)采用數(shù)據(jù)挖掘方法，進(jìn)行全量數(shù)據(jù)的分析工作，對(duì)貨品進(jìn)行多角度的全面分析，保證工作效率。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視對(duì)審計(jì)人員的培訓(xùn)工作，自覺(jué)引導(dǎo)審計(jì)人員掌握先進(jìn)的信息化技術(shù)，選擇優(yōu)秀的培訓(xùn)師結(jié)合審計(jì)人員的工作能力進(jìn)行有目的的培訓(xùn)工作，讓審計(jì)人員可以熟練操控電子計(jì)算機(jī)，明確在各個(gè)時(shí)期各種數(shù)據(jù)的處理方法，正確預(yù)測(cè)企業(yè)需求的貨品量，銜接好財(cái)務(wù)收支審批，保證在存貨滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)上盡可能地降低成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的良性循環(huán)[2]。

（四）構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)模型

在存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部審計(jì)工作，審計(jì)人員可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)模型，明確相關(guān)人員在執(zhí)行采購(gòu)的過(guò)程中可能會(huì)將合同進(jìn)行拆分，進(jìn)而避免集中采購(gòu)、逃避相應(yīng)的審批工作，增加高價(jià)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，在采購(gòu)環(huán)節(jié)中進(jìn)行違規(guī)操作。對(duì)此，審計(jì)人員可以將風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行拆分，明確存貨采購(gòu)上潛在的風(fēng)險(xiǎn)因子，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理其中的數(shù)據(jù)，研究其數(shù)據(jù)質(zhì)量，并將采購(gòu)字段信息利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行記錄，向?qū)徲?jì)平臺(tái)傳輸，構(gòu)建審計(jì)，利用大數(shù)據(jù)算法理清風(fēng)險(xiǎn)規(guī)則，將風(fēng)險(xiǎn)模型的邏輯進(jìn)行定義，形成固化的模型邏輯。例如，在分析可樂(lè)飲料采購(gòu)的過(guò)程中，審計(jì)人員可以選擇循環(huán)判斷法，深入研究合同，明確其在內(nèi)容上的相似性，合并近階段企業(yè)和同一供貨商之間簽訂的采購(gòu)合同，整合相似條款，然后將累計(jì)金額進(jìn)行自動(dòng)計(jì)算，對(duì)比自采限額，一旦累計(jì)金額超過(guò)自采限額，則“疑似拆包”就是其風(fēng)險(xiǎn)邏輯，運(yùn)用分析出來(lái)的各種邏輯進(jìn)行組合，構(gòu)建出采購(gòu)審計(jì)模型，持續(xù)監(jiān)控采購(gòu)行為。

（五）提升管理效率

審計(jì)人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析存貨管理效率也可以有效監(jiān)督企業(yè)存貨情況，明確其中是否有違規(guī)現(xiàn)象，這種手段更加側(cè)重于對(duì)供貨商的分析上，明確相關(guān)人員是否通過(guò)拆分合同而采用不佳的供貨商。一方面，審計(jì)人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)時(shí)跟蹤企業(yè)存貨管理，明確其效率情況，保證供貨商貨品質(zhì)量和價(jià)格的最優(yōu)化，并督促相關(guān)人員加強(qiáng)對(duì)其供貨能力的分析，避免企業(yè)出現(xiàn)斷貨現(xiàn)象，保證企業(yè)產(chǎn)品可以滿足自身定位市場(chǎng)中消費(fèi)者的需求，并將存貨量控制在合適的范圍內(nèi)，精確控制供貨時(shí)間。另一方面，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行階段性分析，即年度或者季度分析存貨周轉(zhuǎn)率，明確在不同階段中的存貨管理效率，分析其中是否存在異常狀況，一旦存在則及時(shí)做好分析工作，結(jié)合當(dāng)時(shí)企業(yè)面臨的內(nèi)外部環(huán)境，得出其中的人為因素等，為企業(yè)管理提供可靠參考，提升內(nèi)部審計(jì)價(jià)值。

（六）增設(shè)配套制度

大數(shù)據(jù)技術(shù)在存貨管理內(nèi)部審計(jì)上的應(yīng)用還需要企業(yè)完善自身的信息化設(shè)施，加強(qiáng)存貨管理的通信建設(shè)，并擴(kuò)展內(nèi)部審計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)源渠道。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化軟件和硬件建設(shè)，建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)體系，關(guān)注先進(jìn)信息化設(shè)備的變化情況，積極為審計(jì)人員引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)不同的應(yīng)用方法，并在信息線路敷設(shè)的過(guò)程中監(jiān)督線路設(shè)計(jì)方案，并結(jié)合審計(jì)的實(shí)際需求提出相應(yīng)的可操作建議。其次，加強(qiáng)信息安全建設(shè)，定期做好信息化設(shè)備的檢修保養(yǎng)工作，最好成立專門的設(shè)備管理小組，增設(shè)系統(tǒng)防火墻，結(jié)合人員級(jí)別設(shè)置等級(jí)權(quán)限，有針對(duì)性地為工作人員提供相關(guān)數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失和數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等風(fēng)險(xiǎn)，為內(nèi)部審計(jì)創(chuàng)設(shè)良好的內(nèi)部環(huán)境。最后，健全責(zé)任機(jī)制，在審計(jì)人員、管理人員、存貨負(fù)責(zé)人員之間進(jìn)行責(zé)任層面的聯(lián)系，使其可以形成相互制約、相互監(jiān)督的關(guān)系，優(yōu)化企業(yè)人員內(nèi)部結(jié)構(gòu)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化時(shí)代中，傳統(tǒng)關(guān)于存貨管理的內(nèi)部審計(jì)方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前市場(chǎng)對(duì)企業(yè)提出的新要求，對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提升也沒(méi)有明顯的提升效果，需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建審計(jì)信息化平臺(tái)，加強(qiáng)審計(jì)人員管理，保證其有良好的數(shù)據(jù)安全意識(shí)、信息化意識(shí)以及風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)等，從而實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的企業(yè)存貨。