文/長(zhǎng)沙航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 夏飛輝

一、新時(shí)期高校檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系特點(diǎn)

（一）完整且配套。檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系，是集合所有檔案管理標(biāo)準(zhǔn)形成具有聯(lián)系性的完整體系，各管理標(biāo)準(zhǔn)相互補(bǔ)充與依存。具體標(biāo)準(zhǔn)制定與實(shí)施過(guò)程中，與之相匹配的管理標(biāo)準(zhǔn)是十分必要的，否則就會(huì)影響其實(shí)施過(guò)程。例如檔案信息檢索時(shí)，假若沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)檔案著錄規(guī)范、標(biāo)識(shí)符號(hào)與目錄組織，就無(wú)法標(biāo)準(zhǔn)檢索檔案信息，甚至?xí)绊憴n案資料的正常使用。因而檔案標(biāo)準(zhǔn)之間是相互統(tǒng)一與配合的，不能分散而獨(dú)立存在。

（二）協(xié)調(diào)與聯(lián)系。檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建立過(guò)程中，要充分注意其他相關(guān)外部標(biāo)準(zhǔn)體系，便于彼此間有效銜接并協(xié)調(diào)發(fā)展。例如文書(shū)檔案檢索過(guò)程中，確?！胺诸愄?hào)”與“檔案號(hào)”保持相同的深度。與其他體系銜接時(shí)，注意其協(xié)調(diào)性，例如檔案與情報(bào)、圖書(shū)間要有一定聯(lián)系。

（三）比例適宜。檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建立時(shí)，根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際情況、業(yè)務(wù)特點(diǎn)與檔案工作重心，合理劃分檔案不同類型與數(shù)量，平衡管理體系中各檔案管理制度的比例。

二、高校檔案標(biāo)準(zhǔn)制定原則

近些年，我國(guó)檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作發(fā)展速度快，但整體基礎(chǔ)依然比較薄弱，相較發(fā)達(dá)國(guó)家，我國(guó)其他文獻(xiàn)信息領(lǐng)域還存在一定差距，高校檔案標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展也不例外。因而高校檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系制定時(shí)，要注意結(jié)合我國(guó)實(shí)際國(guó)情與檔案工作需求，制定系統(tǒng)、完備與優(yōu)化的標(biāo)準(zhǔn)體系。

（一）優(yōu)化性。高校檔案標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)各項(xiàng)具體標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容是優(yōu)化技術(shù)、工作程序及組織程序的反映，其管理操作內(nèi)容是高于一般性的，具有明顯的技術(shù)及管理的先進(jìn)性。

（二）統(tǒng)一性。高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系中，要確保每項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容保持協(xié)調(diào)統(tǒng)一，還要注意各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)有協(xié)調(diào)一致的內(nèi)容與技術(shù)，以此充分保障檔案工作體系的系統(tǒng)性與其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的一致性。例如《檔案著錄規(guī)則》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)體現(xiàn)了該原則。該標(biāo)準(zhǔn)制定時(shí)注意了國(guó)內(nèi)外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，從技術(shù)方面為方案著錄標(biāo)準(zhǔn)化文件制定提供了標(biāo)準(zhǔn)化原則。

（三）適時(shí)性。檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作有一定的政策性，標(biāo)準(zhǔn)雖好但如果不能及時(shí)付諸實(shí)踐那也是紙上談兵；反之，假若脫離實(shí)際工作與發(fā)展需求制定硬性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，就會(huì)延誤工作時(shí)機(jī)，甚至造成很多負(fù)面影響。所以，高校檔案工作中，要結(jié)合實(shí)際工作需求與客觀可能性，合理制定標(biāo)準(zhǔn)化體系，充分展現(xiàn)現(xiàn)代化檔案工作的有序性。

（四）繼承性。高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)中，在時(shí)空范圍內(nèi)保持標(biāo)準(zhǔn)穩(wěn)定是十分必要的。實(shí)際工作中，標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性與先進(jìn)性不能忽略其穩(wěn)定性與繼承性。另外，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)制定與實(shí)施過(guò)程中，還要注意基于檔案工作原有基礎(chǔ)，假若標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定事項(xiàng)脫離實(shí)際工作技術(shù)與管理水平，就無(wú)法在實(shí)際工作中全面落實(shí)，標(biāo)準(zhǔn)不能發(fā)揮提高工作水平與管理效益的作用。

三、新時(shí)期高校檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）管理人員配置少且水平低。高校檔案管理工作，是非?？简?yàn)工作人員耐性的，工作內(nèi)容繁瑣，管理過(guò)程中必須要細(xì)心。另外，很多檔案管理工作被看作是沒(méi)有技術(shù)含量的工作，因而無(wú)須高知識(shí)水平就可完成，通常由單位基層員工承擔(dān)此項(xiàng)工作。而高校基層員工沒(méi)有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)專業(yè)管理知識(shí)，業(yè)務(wù)水平與技能提高的經(jīng)驗(yàn)不足。因而高校要培養(yǎng)具備檔案管理與信息技術(shù)能力的復(fù)合型管理人員，以此更好地進(jìn)行檔案管理工作。實(shí)際工作中，要完善從業(yè)人員待遇，設(shè)置人事檔案管理人才體系。另外，檔案管理人員素質(zhì)不高，是現(xiàn)階段高校普遍存在的問(wèn)題，對(duì)自身綜合素質(zhì)的認(rèn)識(shí)不到位。檔案管理中，管理知識(shí)常規(guī)學(xué)習(xí)不足，管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)不到位，使得高校檔案管理工作質(zhì)量與效率難以提高。而且，從業(yè)人員對(duì)職業(yè)沒(méi)有較高的認(rèn)同度，工作缺乏熱情。

（二）各項(xiàng)管理制度的制定缺乏合理性。高校檔案管理工作中，管理體制建立十分重要。完善的管理制度利于提升檔案管理人員的工作效率，有序而簡(jiǎn)潔地開(kāi)展檔案管理工作。人事檔案管理制度制定時(shí)，嚴(yán)格依照相關(guān)法律規(guī)范與制度。法律方面，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理，我國(guó)已經(jīng)頒布了部分法律規(guī)范，人事檔案管理法律規(guī)范與監(jiān)督還不夠完善。規(guī)范、有序與簡(jiǎn)明的人事檔案管理工作，利于全面提升單位檔案管理工作質(zhì)量與效率，因而高校要制定并實(shí)施嚴(yán)格的管理制度。個(gè)別高校具有的檔案管理理念，檔案管理工作在于說(shuō)，做是其次。出現(xiàn)此種現(xiàn)象主要是因高校缺乏完善的檔案管理制度。標(biāo)準(zhǔn)、條理與簡(jiǎn)明化要求僅僅是會(huì)議口頭強(qiáng)調(diào)，管理系統(tǒng)中并未得到體現(xiàn)，具體實(shí)施更是無(wú)從談起。因檔案工作缺乏有效的管理制度支撐，導(dǎo)致管理人員不能規(guī)范而嚴(yán)密地搜集、整理、流轉(zhuǎn)及保管檔案資料。

（三）缺乏完善的硬件設(shè)備。當(dāng)前，信息技術(shù)水平不斷提高，但基礎(chǔ)設(shè)備卻得不到保障。部分單位內(nèi)部經(jīng)費(fèi)得不到保障，信息化檔案管理設(shè)備配置不足，依然采用手工檔案形式，信息化水平亟待提高。有的高校計(jì)算機(jī)對(duì)于檔案處于記錄基本信息層面，而手工操作方法不符合現(xiàn)階段檔案信息化管理的實(shí)際需求。檔案管理工作中，及時(shí)修復(fù)備份破損或丟失的檔案，對(duì)比原始檔案并修復(fù)，保障檔案數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量，應(yīng)用信息化管理方可實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。高校人事檔案經(jīng)費(fèi)與領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度與檔案管理工作態(tài)度密切相關(guān)，領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度決定著信息化管理設(shè)備是否配置完整。檔案信息化管理為查閱檔案資料創(chuàng)造了便利條件，使得人員工作效率大幅度提高。

四、新時(shí)期高校檔案工作規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化完善途徑

（一）深化改革優(yōu)化管理方式。新時(shí)期，隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，加大了管理、治理與檢查工作難度，一定程度上會(huì)用到以往檢查數(shù)據(jù)。比如檢查各院系問(wèn)題是否整改。此過(guò)程中，如果應(yīng)用現(xiàn)代檔案管理方法可及時(shí)查閱以往數(shù)據(jù)，保障監(jiān)管工作效率。同時(shí)，檔案材料有豐富的種類，高校相關(guān)人員要做好檔案資料的及時(shí)維護(hù)，具體維護(hù)方法包含病毒檢測(cè)與查殺、數(shù)字化掃描、備份重要檔案資料并妥善保管等，相關(guān)部門要積極創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理目標(biāo)，縮短工作時(shí)間，提高工作效率。

（二）加強(qiáng)檔案流轉(zhuǎn)，提高檔案管理意識(shí)。對(duì)于高校而言，檔案管理工作不會(huì)直接產(chǎn)生效益，卻能為其他工作創(chuàng)造便利條件，幫助其他工作創(chuàng)造效益。另外，采用信息化方式還可保存?zhèn)鹘y(tǒng)檔案無(wú)法儲(chǔ)存的錄像、照片等數(shù)據(jù)，為檢查工作創(chuàng)造了極大的便利條件，直觀開(kāi)展檢查。所以高校要對(duì)這一問(wèn)題加大宣傳引導(dǎo)力度，推廣信息化檔案的優(yōu)勢(shì)。

（三）明確管理體系，做好組織落實(shí)。高校領(lǐng)導(dǎo)必須要重視檔案管理工作，正確認(rèn)識(shí)其對(duì)本校運(yùn)行管理的作用。實(shí)際工作中，選派責(zé)任心強(qiáng)、能力高且做事嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯T工，這是因?yàn)闄n案管理工作難度比較小，但必須要認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)不能有任何紕漏。所以，做事不認(rèn)真、不重視細(xì)節(jié)的員工無(wú)法勝任該工作。此外，還要嚴(yán)格制定管理制度，全面落實(shí)檔案管理工作職責(zé)，以此增強(qiáng)員工工作責(zé)任心，以防遇到問(wèn)題相互推諉。上級(jí)部門考核工作時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理工作考核，以此提升下級(jí)部門工作責(zé)任心與使命感。

（四）做好案卷普查。高校檔案資料中有很多無(wú)用檔案，或是制作粗糙的檔案，增加了管理人員的工作量，還會(huì)占據(jù)檔案管理資源。因而，高校檔案部門要及時(shí)清理此類檔案，保留其中有價(jià)值的資料，這是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的首要環(huán)節(jié)。檔案管理部門要認(rèn)真清查所管理的檔案，分門別類存放并銷毀無(wú)用資料，以此更好地實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息化檔案管理目標(biāo)。

（五）依照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范重新組合。針對(duì)太厚或內(nèi)容過(guò)于復(fù)雜的檔案資料，高校檔案部門要做好重新組卷，組合有關(guān)聯(lián)的文件，針對(duì)缺失頁(yè)碼或目錄的檔案資料重新編碼與制作，以此確保重新組合后檔案資料更加規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。利用重新組卷方法，盡可能解放館藏場(chǎng)地空間，優(yōu)化資源管理，提高檔案管理工作的效率。

（六）規(guī)范化開(kāi)展著錄工作。高校檔案管理工作中，著錄工作是計(jì)算機(jī)管理的重要基礎(chǔ)性工作，直接影響著計(jì)算機(jī)管理的真實(shí)性與可靠性。相關(guān)部門要依照《檔案著錄規(guī)則》要求規(guī)范部門著錄行為。因各高校檔案管理部門條件不同，基于計(jì)算機(jī)管理新技術(shù)要求，高校檔案管理部門要根據(jù)本校實(shí)際情況，參考計(jì)算機(jī)管理方法技術(shù)要求，合理制定著錄細(xì)則。

（七）分類號(hào)要統(tǒng)一。高校檔案管理中，結(jié)合檔案分類號(hào)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索，因而分類號(hào)制作質(zhì)量對(duì)計(jì)算機(jī)檢索結(jié)果與效率有著重要的影響。實(shí)際工作中，為了保障檢索效率，高校檔案管理人員分類時(shí)，結(jié)合《中國(guó)檔案分類法》做好檔案分類，同時(shí)還要結(jié)合各地實(shí)際情況劃分，以此提高檔案資料的使用價(jià)值。此外，分類工作中還要嚴(yán)格審查分類情況，糾正不合理的情況，統(tǒng)一工作人員認(rèn)識(shí)與標(biāo)準(zhǔn)，盡可能確保前后標(biāo)引與同類文件標(biāo)引相同，為規(guī)范化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期隨著科技水平的提高，基于電子文件的信息化檔案管理模式逐漸發(fā)展，其記錄內(nèi)容更加豐富且信息量更大，規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化程度更高，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案文字材料或依靠其他方式儲(chǔ)存記錄的不足。當(dāng)前，高校檔案管理方式與社會(huì)發(fā)展表現(xiàn)出了一定的不適應(yīng)性，因而必須要全面提高檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。高校檔案部門要正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的作用，端正工作態(tài)度，不斷提高工作水平，科學(xué)制定檔案管理模式，全面保障檔案管理工作效率與質(zhì)量。