文/吉林省磐石市應(yīng)急管理局 靳軍

黨的十六屆六中全會(huì)通過的《關(guān)于構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)若干重大問題的決定》中明確強(qiáng)調(diào)基層基礎(chǔ)工作是構(gòu)建和諧社會(huì)之基，發(fā)展社會(huì)的根本力量，并對基層的工作提出了明確要求。基層檔案管理工作刻不容緩，基層的檔案管理是基層重要工作內(nèi)容之一，但目前個(gè)別基層單位的檔案管理工作還存在嚴(yán)重的不足。本文通過分析基層檔案管理的重要性及其管理中一些問題，加強(qiáng)改進(jìn)基層單位中的檔案管理工作。

一、基層檔案管理工作的意義和重要性

（一）對基層檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)。檔案管理工作是基層管理工作的一部分，是提高基層工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是還原和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范地管理檔案，是衡量基層單位管理水平與重要工作的重要尺度。基層的檔案記載著發(fā)展管理歷史上的一些優(yōu)秀成果，為基層未來的發(fā)展提供第一手參考資料，檔案資料是進(jìn)行科學(xué)分析、揚(yáng)長避短、制定發(fā)展方向的重要文案。做好檔案管理的工作，不僅可以提高基層工作質(zhì)量，還能夯實(shí)基層單位的工作基礎(chǔ)。因此，打牢基層檔案管理的基礎(chǔ)，既是構(gòu)建和諧社會(huì)的重要內(nèi)容，也是有序推進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)的重要保障，意義十分重大。

（二）基層檔案現(xiàn)代化管理的意義。檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)代發(fā)展的必然要求，對于檔案管理工作者而言，要充分認(rèn)識(shí)現(xiàn)代化的檔案管理具有重要意義，才能及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想和觀念，接受現(xiàn)代化的管理思維與方法。推進(jìn)科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的檔案管理工作。1.大幅提高檔案管理的工作效率。在信息技術(shù)現(xiàn)代化的環(huán)境下，檔案管理將以信息化和數(shù)據(jù)化的形式進(jìn)行管理，并結(jié)合網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)查詢等的軟件管理的方式，有效實(shí)現(xiàn)信息資源多次利用。此外，由于計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備的便利性，文件管理減少了人力資源。其強(qiáng)大的可記錄性和可追溯性，使文件管理工作提高了容錯(cuò)率。2.信息資源的開發(fā)利用更為順暢?；鶎拥臋n案管理主要是將有效的信息進(jìn)行開發(fā)和利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的真正價(jià)值?，F(xiàn)代化的檔案管理手段，可以將一些信息資源轉(zhuǎn)化成電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)，其所占的空間小，而且具備內(nèi)容豐富、利于擴(kuò)展等諸多特點(diǎn)，使得檔案管理中信息資源具備兼容性和可操作性。3.顯著提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量?；鶎訖n案管理工作是為了提供有效的參考資料，而信息化建設(shè)為此提供了極大的便利。檔案管理在信息化建設(shè)背景下，以大數(shù)據(jù)庫的形式存儲(chǔ)著眾多檔案資源，可以快速引用數(shù)據(jù)，利于檔案的二次開發(fā)。

二、基層檔案管理工作存在的問題

對于我國基層檔案管理而言，雖有多年的管理經(jīng)驗(yàn)，但是仍然存在管理不足的問題，且檔案管理工作復(fù)雜，難度相對比較大。下面簡要分析檔案管理的不足：

（一）檔案管理意識(shí)薄弱?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)主要將“發(fā)展民利，解決民困，解除民憂，維護(hù)民生”等發(fā)展問題作為基層的工作重心，致使基層單位領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理中存在幾點(diǎn)不足：第一點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)自身對檔案管理的法律法規(guī)并不精通，甚至不夠了解；第二點(diǎn)，單位領(lǐng)導(dǎo)對管理問題不及時(shí)完善，對檔案管理工作理解不到位；第三點(diǎn)，對檔案管理的重視不夠，導(dǎo)致人員管理培養(yǎng)及保管所需的經(jīng)費(fèi)問題都得不到保障。關(guān)鍵是檔案管理工作沒有相應(yīng)的考核要求，所以檔案管理意識(shí)薄弱，自然做不好檔案管理工作。

（二）檔案管理制度不夠健全。目前，有很多基層單位檔案管理制度存在漏洞。首先，檔案管理的分類以及管理規(guī)范要求都沒有明文規(guī)定，甚至有的不強(qiáng)制執(zhí)行，沒有考核標(biāo)準(zhǔn)，與政績薪資不掛鉤；其次，檔案管理外借的過程中，存在較大的管理漏洞，有的員工借閱后，遙遙無歸期，檔案歸還成了一個(gè)難題，就算有歸還者，其檔案已破損不堪；另外，檔案整理不及時(shí)，主要是管理人員的責(zé)任不夠明確，對待檔案不是第一時(shí)間歸檔，導(dǎo)致檔案管理缺少及時(shí)性、有效性。以上過程中，還有可能會(huì)出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象。

（三）檔案管理安全系數(shù)太差?；鶎訂挝恢械臋n案室或是檔案柜（箱）等需要有專人保管。但是很多基層單位不具備這些基礎(chǔ)條件，往往是一人多用，或是單位人員誰想調(diào)取自己直接調(diào)取，沒有任何權(quán)限約束，這也是檔案遺失的一個(gè)主要原因?；鶎訖n案管理中，有些條件非常差，常常是幾種檔案一起管理，是一種混檔管理模式。原因是檔案管理投入經(jīng)費(fèi)不足，沒有專門設(shè)立檔案管理室。將檔案散落到每個(gè)科室的辦公桌上，容易造成遺失或是保管不力的現(xiàn)象。有的基礎(chǔ)單位是檔案與人員辦公區(qū)合二為一，這樣既不安全，又不保密，更不利于工作的有效開展。

（四）檔案的現(xiàn)代化管理落后。在基層檔案管理中，檔案現(xiàn)代化管理投入的資金嚴(yán)重不足，無論是硬件管理實(shí)施，還是軟件管理開發(fā)，都十分落后，嚴(yán)重影響檔案管理的高效性。使得檔案管理問題得不到保障，甚至于有些基層采取傳統(tǒng)的手工操作、紙質(zhì)檔案管理的方法，對一些具有價(jià)值的影像檔案類沒有進(jìn)一步保管，容易造成檔案管理不力的現(xiàn)象。

（五）管理人員綜合素質(zhì)不高。首先，目前基層檔案管理人員文化水平、專業(yè)素質(zhì)以及政治思想?yún)⒉畈积R。有很多基層單位檔案管理人員配備不注重業(yè)務(wù)能力，有的是內(nèi)部兼職，對檔案管理完全是零經(jīng)驗(yàn)，從未得到系統(tǒng)的培訓(xùn)。其次，有些單位編制外的兼職人員，其檔案管理不僅缺乏經(jīng)驗(yàn)，還存在工作態(tài)度散漫的現(xiàn)象。最后，有些管理人員傳統(tǒng)檔案管理工作能力還可以，可是難以勝任現(xiàn)代化的管理，不熟悉計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，是阻礙現(xiàn)代化辦公檔案管理的一大問題。檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，致使對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、查找、移交、接收、防護(hù)管理等業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏，更談不上檔案的開發(fā)利用。

三、加強(qiáng)檔案管理工作的對策及建議

（一）增強(qiáng)基層檔案意識(shí)，做好檔案工作。黨的十八大以來，黨中央、國務(wù)院對做好新時(shí)代檔案工作作出了重要部署，提出“要以建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保安全保密的檔案安全體系為目標(biāo)，進(jìn)一步完善檔案工作體制機(jī)制，加大對檔案工作的支持保障力度，要抓緊完善相關(guān)法律法規(guī)，著力解決由于法規(guī)不健全而造成的一些地方推行電子檔案認(rèn)定使用難、跨地區(qū)辦理難等問題”，為做好新時(shí)代檔案工作提供了法律依據(jù)?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)要以身作則，高度重視檔案管理工作，切實(shí)解決基層檔案管理工作中存在的一些困難和問題，把基層檔案管理工作提高到更加突出的位置，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和有效性，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理的有效實(shí)現(xiàn)。

（二）提高基層單位檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響基層檔案管理水平的優(yōu)劣，要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，要從思想行動(dòng)上堅(jiān)信檔案工作的政治定位?！盀辄h管檔、為國守史、為民服務(wù)”是檔案工作的神圣職責(zé)，也是檔案工作黨的政治屬性所在。首先，要加強(qiáng)檔案管理的政治思想意識(shí)，要從根本上意識(shí)到檔案是在“為誰而管、為誰所用”，明確個(gè)人職責(zé)定位。其次，要提高檔案管理專業(yè)知識(shí)，檔案管理工作并不是將文件碼放整齊就是合格的檔案管理，要對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行高效分類。在計(jì)算機(jī)信息化管理要求下，要精通掌握檔案的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。

（三）建立健全檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會(huì)第十九次會(huì)議通過了新修訂的檔案法，國家主席習(xí)近平簽署第47號主席令予以公布，于2021年1月1日正式施行。這是我國檔案管理建設(shè)的現(xiàn)代化建設(shè)要求，是檔案管理中一個(gè)新的征程。所以基層單位要嚴(yán)格按照《檔案法》實(shí)施檔案管理，并制定相應(yīng)的管理制度，包括人員上崗培訓(xùn)制度、崗位工作要求、崗位責(zé)任制度、檔案外借流程等等一系列的檔案規(guī)章要求，必須及時(shí)完善，減少檔案管理過程中的社會(huì)影響，以構(gòu)建起系統(tǒng)完備、科學(xué)規(guī)范、可操作性強(qiáng)的檔案法規(guī)體系。

（四）增加經(jīng)費(fèi)投入以促進(jìn)檔案現(xiàn)代化。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理逐步從傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理發(fā)展，基層單位要加大檔案管理設(shè)備投入，要從硬件設(shè)施和管理軟件方面進(jìn)行高效開發(fā)運(yùn)用，用電子化、聲像化的方式來取代傳統(tǒng)的手工操作以及紙質(zhì)存檔的管理機(jī)制，使基層檔案不僅便于管理，而且更加安全，不至于出現(xiàn)丟失、遺漏的現(xiàn)象。另外，要加強(qiáng)檔案管理中的多重備份問題，一臺(tái)設(shè)備壞了無法修復(fù)的情況下，備用設(shè)備可以利用。要提高管理人員現(xiàn)代化檔案管理安全意識(shí)和現(xiàn)代化管理的基本技能，從而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化、信息化形式，便于存檔管理。另外，要提高檔案管理的安全性，比如開發(fā)安裝防火墻、職員權(quán)限設(shè)置等等，注重檔案管理嚴(yán)密分工和廣泛協(xié)作。

四、結(jié)語

檔案管理工作是一項(xiàng)具有復(fù)雜性和系統(tǒng)性的工程，為了促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，基層單位要加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案管理的制度要求，完善現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)設(shè)備，還要激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，提升檔案管理工作的整體水平。