文/義烏市社會(huì)事業(yè)工程管理有限公司 馮雅琴

房建項(xiàng)目檔案是整個(gè)項(xiàng)目工程從始至終各個(gè)施工過程中的重要原始憑證，完整地體現(xiàn)房建工程的設(shè)計(jì)風(fēng)格、整體結(jié)構(gòu)、施工工藝、所投入的人力、物力、參與建設(shè)的機(jī)械設(shè)備，以及施工過程管理的方式等各項(xiàng)資料內(nèi)容與特征。房建項(xiàng)目檔案的全過程管理是對整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目信息的記錄、保存與追溯的重要形式?，F(xiàn)階段，房建項(xiàng)目檔案管理還存在著一定的問題，如：管理制度不健全、人員素質(zhì)水平參差不齊、檔案管理信息化水平不夠等等問題都阻礙了檔案全過程管理質(zhì)量的提升。本文就房建項(xiàng)目檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行深入分析，并提出相應(yīng)的解決對策，以供參考。

一、房建項(xiàng)目檔案全過程管理工作的重要性

在經(jīng)濟(jì)與科技活動(dòng)始終處于高速發(fā)展的新形勢下，房建項(xiàng)目與規(guī)模越來越多樣化。檔案管理是房建企業(yè)構(gòu)筑信息系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)，在房建企業(yè)的日常管理中有著重要的作用。從當(dāng)前看，全過程的檔案管理可為房建企業(yè)相關(guān)施工工程的規(guī)章制度制定與企業(yè)決策參考提供重要的數(shù)據(jù)支撐。用發(fā)展的眼光來看，檔案管理真實(shí)呈現(xiàn)了企業(yè)各個(gè)項(xiàng)目開展過程中詳盡的運(yùn)作信息。所以說，房建項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系到房建企業(yè)的管理成果，對企業(yè)來說具有重要的參考意義和發(fā)展意義。

二、房建項(xiàng)目檔案全過程管理工作存在的問題

（一）決策層對檔案管理工作的重視度不夠。房建項(xiàng)目的檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的大工程，其過程是動(dòng)態(tài)的，因?yàn)閺捻?xiàng)目的決策階段、設(shè)計(jì)、預(yù)算、招投標(biāo)、施工、竣工、后期的運(yùn)營維護(hù)等各個(gè)階段過程中，檔案管理貫穿了整個(gè)項(xiàng)目生命周期的全過程。這其中涉及大量的方案、文件、圖紙圖片、技術(shù)手冊、人事資料、項(xiàng)目往來憑證等等重要資料，要將這些資料按時(shí)間順序、按項(xiàng)目先后、按施工過程分門別類進(jìn)行分類、歸納與整理，所以說房建項(xiàng)目的檔案管理是一項(xiàng)大工程。然而目前房建項(xiàng)目檔案管理的突出問題之一就是決策層對檔案管理的重要性認(rèn)知度不夠，具體表現(xiàn)在幾個(gè)方面：一是沒有專門的檔案管理部門以及檔案管理負(fù)責(zé)人，多數(shù)企業(yè)還停留在檔案管理即文件整理的層面，認(rèn)為只要收集起來，放進(jìn)文件袋，存入文件柜就萬事大吉，所以檔案管理工作多由其他崗位的工作人員兼職處理，有時(shí)一個(gè)項(xiàng)目并沒有指定具體的負(fù)責(zé)人，或是各個(gè)分支項(xiàng)目部門各負(fù)責(zé)各的，又或者一個(gè)項(xiàng)目多人負(fù)責(zé)，這就導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的資料不完整，出現(xiàn)問題時(shí)容易互相推諉。而且由于負(fù)責(zé)收集的人員素質(zhì)水平差異，對于變更的、補(bǔ)充的資料沒有及時(shí)進(jìn)行歸納或是更換，導(dǎo)致后期需要參考時(shí)得不到有效的文件支撐，模棱兩可。二是對檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)注與重視度不夠，資金上的投入相對短缺，檔案管理需要投入的設(shè)備及人員無法到位。企業(yè)管理層放在首要位置的，往往是各種日常項(xiàng)目的發(fā)展和改進(jìn)，檔案管理得不到有效發(fā)揮，難以滿足社會(huì)未來發(fā)展對企業(yè)的高要求。

（二）檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。檔案管理是一門具體的專業(yè)，管理人員的能力水平與管理成果之間有著必然的聯(lián)系，所以不是隨便拉上張三李四便可以勝任的。這其中，高質(zhì)量的資料整理是檔案管理工作有序開展的關(guān)鍵所在。目前房建項(xiàng)目全過程檔案管理存在的問題之一就是檔案管理從業(yè)隊(duì)伍能力素質(zhì)參差不齊，多數(shù)企業(yè)都是從內(nèi)部調(diào)動(dòng)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，具有專業(yè)檔案管理背景的管理人才比例小，這就導(dǎo)致其對檔案管理的流程、具體實(shí)施的措施并不熟悉。而且企業(yè)對檔案管理的培訓(xùn)不夠全面詳細(xì)，且培訓(xùn)形式落后，如對信息化軟件設(shè)備的操作不熟悉，對學(xué)習(xí)檔案管理知識的意愿不強(qiáng)。尤其是檔案管理工作相對枯燥，導(dǎo)致隊(duì)伍整體穩(wěn)定性較差，頻繁的人員流動(dòng)不利于檔案管理的全面展開。這些問題都影響了管理隊(duì)伍的整體能力，且企業(yè)內(nèi)部相關(guān)的績效激勵(lì)機(jī)制不夠健全，導(dǎo)致管理人員工作積極性不高，還有一部分檔案工作者認(rèn)為自身發(fā)展前景不明朗，并未將全部的注意力放在工作上，導(dǎo)致檔案管理水平不高。

（三）管理觀念落后，創(chuàng)新力不足。隨著信息數(shù)據(jù)化的時(shí)代特征越來越明顯，檔案管理的綜合性也越來越強(qiáng)，資料整理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，積極更新落后的檔案管理理念才能跟上時(shí)代的發(fā)展需求。然而，目前房建項(xiàng)目檔案管理觀念相對落后，檔案管理制度缺乏彈性、管理方法相對簡單，只是用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范資料整理過程，工作模式和流程一成不變。部分檔案管理人員甚至為了規(guī)避改革創(chuàng)新可能帶來的麻煩與不利影響，創(chuàng)新意識淡薄，日復(fù)一日的重復(fù)消磨了工作熱情，僅僅安于現(xiàn)狀，坐井觀天，工作積極性與效率極低，無法滿足新形勢下房建項(xiàng)目檔案管理的高要求。

（四）檔案管理機(jī)制及信息化水平有待提高。隨著科技的進(jìn)步，各行各業(yè)都利用大數(shù)據(jù)以及信息技術(shù)進(jìn)行內(nèi)部管理質(zhì)量與效率的提升?；诖?，房建項(xiàng)目涌現(xiàn)了大量需要更新的信息與資料。然而檔案管理并未積極跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，對信息化的應(yīng)用不夠全面，導(dǎo)致檔案管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)。主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面：一是缺乏有效的信息技術(shù)支撐體系，信息設(shè)備老化或是落后，無法滿足檔案管理數(shù)字化的需求。二是檔案管理分工不明確，資料收集不完整，錯(cuò)漏補(bǔ)充不及時(shí)，設(shè)計(jì)變更更新不到位。三是信息化軟件習(xí)慣性購買現(xiàn)成的使用，而不是結(jié)合企業(yè)實(shí)際研發(fā)，所以軟件集成功能不強(qiáng)，功能單一，在具體的操作過程中錄入、收集、分析等工作不能及時(shí)完成，資料整理不完整、不規(guī)范等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，種種問題阻礙了檔案管理水平的提升。

三、提高房建項(xiàng)目全過程檔案管理的策略

（一）提高認(rèn)知，加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)。首先，領(lǐng)導(dǎo)層要轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)可檔案管理的重要性，對檔案管理與日常行政管理工作之間的相通性進(jìn)行探索性研究，這樣能更好地落實(shí)與加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)的內(nèi)容。其次，要結(jié)合檔案管理工作者面臨的實(shí)際困難，提出切實(shí)的解決方案，清除檔案管理工作中的“攔路虎”。最后，要建立健全規(guī)范的檔案管理制度，完善相應(yīng)的獎(jiǎng)罰機(jī)制，對表現(xiàn)突出的檔案管理工作者給予精神與物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，營造良好的工作氛圍，激發(fā)工作人員的積極性與主動(dòng)性，全面促進(jìn)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)。

（二）加大培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。為了使檔案管理更好地適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展趨勢，必須從理論與實(shí)踐兩方面來提高管理人員的能力素質(zhì)：首先，要有目的地組織檔案管理人員進(jìn)行各種交流培訓(xùn)，以此來促進(jìn)理念更新，加大對相關(guān)檔案管理法規(guī)的學(xué)習(xí)。不定期與同行交流，積極借鑒優(yōu)秀同行的管理理念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合單位實(shí)際進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案管理更具實(shí)效性。其次，要進(jìn)一步強(qiáng)化和鞏固檔案管理技能，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)操作和電子檔案系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員的實(shí)操能力。最后，要科學(xué)評估人才，合理引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，通過嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，更好地保證入庫檔案質(zhì)量，使檔案管理發(fā)揮出最大的價(jià)值。

（三）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。房建項(xiàng)目檔案管理工作的信息化建設(shè)必須要跟上大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，所以要積極利用先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及有效的方法和手段，進(jìn)行設(shè)備和技術(shù)革新，通過推行檔案信息電子化來實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化管理。一是要落實(shí)檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一部署，統(tǒng)一監(jiān)督的原則；二是要加大對硬件設(shè)備的投資，淘汰老舊的電腦、掃描儀等設(shè)備；三是要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求，依托已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)，積極建設(shè)數(shù)字檔案室，對檔案數(shù)據(jù)建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一路徑，加強(qiáng)檔案信息化管理的規(guī)范性；四是引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件，積極推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)資源的整合與共享，以提高檔案資源的利用率與利用價(jià)值。

（四）加強(qiáng)檔案安全管理。從加強(qiáng)人員管理、完善制度建立、加強(qiáng)技術(shù)防范等三方面來落實(shí)檔案的安全管理：一是提高檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防范性，提高管理人員的道德與法律意識；二是建立完善的檔案安全應(yīng)急管理制度；三是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防火墻與監(jiān)控設(shè)備加強(qiáng)安全系統(tǒng)的建設(shè)，對檔案資料訪問的各個(gè)模塊設(shè)置使用權(quán)，以此確保檔案管理工作有序安全開展。

四、結(jié)語

房建項(xiàng)目檔案真實(shí)還原了整個(gè)項(xiàng)目的原始面貌，在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新態(tài)勢下，傳統(tǒng)的房建項(xiàng)目管理模式顯然已經(jīng)無法滿足新時(shí)代房建工程項(xiàng)目管理的實(shí)際需要。因此，房建項(xiàng)目檔案管理也要積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變化，結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展，不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思路，提高對檔案管理重要性的認(rèn)識，積極創(chuàng)新檔案管理模式。通過加大檔案管理人員培訓(xùn)力度、建立健全檔案管理制度、應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)等手段，通過技術(shù)、人員、制度三方面來切實(shí)提升檔案管理水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。