文/中國市政工程東北設(shè)計研究總院有限公司 胡艷華

隨著城市建設(shè)步伐的不斷加快，特別是在國際化大都市的建設(shè)進(jìn)程中，高科技手段的應(yīng)用越來越廣泛，推動市政設(shè)計院科研工作的高速發(fā)展，科技資料和信息的數(shù)量不斷增多，形成大量科技檔案。作為檔案工作者，主動探索加強(qiáng)市政設(shè)計院科技檔案管理的方法和策略，這對于用好科技檔案無形資產(chǎn)、更好地服務(wù)于設(shè)計院的研究和運(yùn)作、推動市政設(shè)計院科技水平快速提升、使科技檔案真正成為奠定設(shè)計院發(fā)展的基石等都具有重要意義。

一、市政設(shè)計院科技檔案管理的主要特征

科技檔案指的是具備歸檔保存價值的、在科技生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮重要指導(dǎo)作用的、直接記錄及反映科技活動的科技文件材料。市政設(shè)計院科技檔案涵蓋了在其建院以來從事的所有生產(chǎn)和設(shè)計等活動形成的文件，例如市政工程設(shè)計文件、市政工程設(shè)計圖紙等，這些科技資料直接記錄了本院設(shè)計者的設(shè)計理念、設(shè)計思想、設(shè)計方法，是其智慧的結(jié)晶，真實(shí)記錄著市政工程設(shè)計和生產(chǎn)實(shí)踐的整個歷史過程。

市政設(shè)計院的生產(chǎn)活動存在繼承性和創(chuàng)新性并存的特征，完美的市政工程設(shè)計不僅要有獨(dú)特的創(chuàng)造性，更有對前人設(shè)計成果的借鑒和繼承，這就決定著其科技檔案有別于其他檔案，具備通用性及利用頻繁性的特征。例如市政工程設(shè)計圖紙不僅可用于特定市政工程設(shè)計項(xiàng)目，還能用于其他工程設(shè)計項(xiàng)目，可能套用圖紙的一部分甚至所有內(nèi)容，并且一套設(shè)計圖紙可能在較長時間里被多次使用。由此可見，如何加強(qiáng)科技檔案管理，提高工作效率，使科技檔案在市政工程設(shè)計中發(fā)揮更大的作用，這是市政設(shè)計院檔案工作者應(yīng)當(dāng)考慮的問題。

二、市政設(shè)計院科技檔案管理的有效策略

（一）加強(qiáng)收集和歸檔管理。市政設(shè)計院要按照國家頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，結(jié)合實(shí)際情況完善制定科技檔案歸檔收集歸檔制度。因?yàn)榭萍假Y料的收集和歸檔既繁瑣又費(fèi)時，不能即刻體現(xiàn)作用和價值，只有檔案工作者的熱情是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，要采取必要的制度和策略加以保障。

第一，從市政工程設(shè)計管理流程加以控制。一項(xiàng)市政工程設(shè)計從立項(xiàng)到竣工涉及諸多階段，專業(yè)廣、周期長，應(yīng)由設(shè)計院各部門技術(shù)人員將科技文件和材料直接移交給生產(chǎn)計劃部門，再由檔案部門到生產(chǎn)計劃部門接收，因?yàn)樯a(chǎn)計劃部門在市政工程管理中對每一個階段的完成時間、工作量及其他要求等都比檔案部門更了解，掌握著更多的信息，可以更有效地確?？萍嘉募筒牧鲜占w檔的完整性、及時性。

第二，從產(chǎn)值方面加以控制。市政設(shè)計院的生產(chǎn)計劃部門下達(dá)市政工程項(xiàng)目產(chǎn)值時要預(yù)留一定比例，將其用作科技檔案收集歸檔的保證金。也就是在完成某個市政工程項(xiàng)目或者結(jié)束項(xiàng)目的某個階段以后由其負(fù)責(zé)人列出應(yīng)當(dāng)收集歸檔的科技材料、科技文件的清單，檔案部門在總工程師確認(rèn)以后進(jìn)行查收。如果因主觀因素導(dǎo)致科技檔案收集歸檔不全，應(yīng)通知生產(chǎn)計劃部門扣除檔案保證金，直到完成科技檔案的收集和歸檔才能將保證金返還，確?？萍紮n案完整。

第三，當(dāng)市政設(shè)計院的科技人員離開單位時，應(yīng)把握好科技檔案歸檔關(guān)口。一般科技人員在調(diào)動、退休或者離職時，檔案部門只會檢查有沒有尚未歸還的借閱檔案，忽視檢查其經(jīng)手的科技資料有沒有完成歸檔，容易導(dǎo)致某個市政工程設(shè)計項(xiàng)目的科技檔案不完整。所以檔案部門應(yīng)在人事部門的支持下，督促科技人員離崗時要有科室或檔案部門負(fù)責(zé)人出具的證明其完成科技檔案收集歸檔的意見書。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)字化保管。在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)信息時代，科技檔案管理的數(shù)字化和信息化是大勢所趨，市政設(shè)計院科技檔案的數(shù)字化保管是其加強(qiáng)檔案管理的基本前提。隨著市政設(shè)計院辦公自動化建設(shè)的持續(xù)深入，形成了大量電子科技檔案，例如設(shè)計人員通過計算機(jī)軟件制作的設(shè)計文件、CAD文件等，同時對已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)科技檔案進(jìn)行電子化掃描，并實(shí)施文字識別處理、矢量化處理，促進(jìn)科技檔案的數(shù)字化建設(shè)和保管。經(jīng)過長期實(shí)踐，檔案工作者在紙質(zhì)檔案管理方面已經(jīng)形成了一套工作流程和方法，例如前文所述的收集歸檔制度，或者借閱制度等。而數(shù)字科技檔案的歸檔和保管等有著截然不同的要求，在利用圖檔軟件實(shí)行科技檔案數(shù)字化保管方面要注意：第一，市政設(shè)計院各部門要指定負(fù)責(zé)人審核本部門形成的數(shù)字科技檔案，統(tǒng)一歸檔，履行驗(yàn)收簽名手續(xù)，保證數(shù)字科技檔案的真實(shí)性、完整性。第二，為確保數(shù)字科技檔案的保管安全，必須嚴(yán)防黑客、病毒等的入侵，用專門的計算機(jī)接收數(shù)字科技檔案，并利用防火墻、安裝入侵檢測等技術(shù)手段保護(hù)檔案安全。第三，利用一次性寫入光盤長期異地保管數(shù)字科技檔案，并優(yōu)化光盤保存環(huán)境。

（三）加強(qiáng)編研方式的變革。科技檔案從市政工程設(shè)計中收集，再利用于市政工程設(shè)計。對于市政設(shè)計院的科技檔案管理工作而言，如果沒有檔案的編研，就無所謂檔案的利用，需要檔案工作者改進(jìn)編研方式，體現(xiàn)科技檔案的價值。主要可從兩方面入手：一方面，基于研究進(jìn)行編研。檔案工作者要從利用者的需求入手，確定編研的選題、內(nèi)容，把科技檔案編研成果變成利用者的重要參考。編研其實(shí)就是編纂、研究，前者以原始科技檔案為基礎(chǔ)，后者貫穿于編纂過程，不僅要全面總結(jié)當(dāng)前市政工程設(shè)計中的某個問題，還要對后續(xù)市政工程設(shè)計中處理普遍遇到的問題做出提示，突出檔案編研的設(shè)計成果研究性、提示方式主動性、檔案編研系統(tǒng)性、實(shí)際利用廣泛性等特色。另一方面，促進(jìn)科技檔案編研方向的革新。第一，隨時把握相關(guān)科技發(fā)展前沿。伴隨市政工程建設(shè)的發(fā)展，市政工程設(shè)計水平越來越高，在編研科技檔案時要緊跟科技發(fā)展前沿，使編研成果在對應(yīng)領(lǐng)域保持領(lǐng)先水平，提升科技含量，使其更好地服務(wù)于設(shè)計和研究。即檔案工作者既要精通科技檔案管理業(yè)務(wù)，又要深入了解編研的課題，掌握其專業(yè)內(nèi)容，使編研的科技檔案資料更有深度，提高編研成品的利用價值。第二，把握編研課題的完整性。對一個市政工程設(shè)計中單獨(dú)問題的研究，必須重視科技檔案的完整性，因?yàn)槭姓こ淘O(shè)計是較長的過程，某個問題從發(fā)生到解決可能跨越較長時間，應(yīng)完整收集這期間的所有科技檔案，夯實(shí)編研基礎(chǔ)。例如在獨(dú)立的、零散的案卷之中找出為解決對應(yīng)問題進(jìn)行的所有勘測、試驗(yàn)、計算、比選解決方案等，直到最后確立處理方案、處理問題的結(jié)果、一段時間后通過觀測資料驗(yàn)證處理方案等，全過程展示相關(guān)內(nèi)容。第三，把握編研課題的全面性。市政工程是半理論半經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)，對某個具體的設(shè)計方案要經(jīng)過實(shí)踐運(yùn)用才能確立其正確性，否則對應(yīng)設(shè)計方案就只是理論研究。因此，總結(jié)經(jīng)過運(yùn)用的市政工程設(shè)計方案有重要借鑒作用，編研人員要全面了解某種市政工程設(shè)計技術(shù)方案，盡量多收集在實(shí)踐中運(yùn)用對應(yīng)方案的市政工程實(shí)例，并完整介紹工程情況，對工程驗(yàn)收運(yùn)行之后的科技資料也要收集齊全，提高編研檔案的借鑒和參考價值。

（四）加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用。管理科技檔案的終極目的在于利用，在市政設(shè)計院科技檔案的開發(fā)利用中要遵循幾項(xiàng)基本原則。第一，安全性原則。在保證科技檔案安全的前提下提供最大程度的利用，使其發(fā)揮應(yīng)有價值，促進(jìn)檔案信息保護(hù)與檔案信息利用的平衡。第二，最小化原則。針對涉密科技檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保證涉密科技檔案信息的知悉范圍最小、開發(fā)利用流程最簡、泄密風(fēng)險最小。第三，全過程控制原則。要根據(jù)全生命周期理論，對科技檔案的生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用等實(shí)施全過程管理和控制。根據(jù)以上原則，對于科技檔案利用率的提升可以通過數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺綜合服務(wù)的方式來實(shí)現(xiàn)。例如提供科技檔案專題服務(wù)，把市政設(shè)計院現(xiàn)存科技檔案信息通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺及時提供給相關(guān)部門以及工作人員，同時積極提供跟蹤服務(wù)，通過長期跟蹤參與，定期把科技檔案的相關(guān)信息提供給工作人員，定期接收反饋信息，最終為檔案利用者提供針對性的科技檔案信息。還要注意網(wǎng)絡(luò)信息平臺作用的發(fā)揮，開拓科技檔案信息服務(wù)渠道。具體可基于數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺完善科技檔案信息檢索工具，揭示科技檔案資源，為設(shè)計院的工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。對科技檔案的開發(fā)利用必須抓住契機(jī)，徹底打破以往手工方式的限制，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，把相關(guān)的研究文獻(xiàn)、圖紙、數(shù)據(jù)等科技檔案信息成功聯(lián)網(wǎng)，提供查閱便利。此外，要按照科技檔案信息開發(fā)利用的實(shí)際需求，建立類型不同、層次不同的反饋機(jī)制，按照反饋信息調(diào)查、分析科技檔案開發(fā)利用中的方法或策略，建立完備的檔案管理機(jī)制，進(jìn)一步改善科技檔案管理利用整合功能，最大限度發(fā)揮科技檔案信息的利用價值。

三、結(jié)語

市政設(shè)計院科技檔案管理工作的強(qiáng)化是一項(xiàng)綜合性工作，需要檔案工作者從全局著眼，長期堅持不懈地努力，不斷完善科技檔案的收集和歸檔制度，同時加強(qiáng)科技檔案數(shù)字化保管，通過多種方式切實(shí)做好編研工作，進(jìn)而加強(qiáng)對科技檔案的開發(fā)和利用，保證科技檔案管理的科學(xué)性和有效性，最終提升科技檔案管理在市政設(shè)計院的地位，使檔案管理更上一層樓，為市政設(shè)計院的運(yùn)作和發(fā)展提供可靠保障。