文/西安咸陽國際機(jī)場股份有限公司 張海霞

現(xiàn)如今，企業(yè)的文書檔案管理工作是極為重要的一項(xiàng)工作，文書檔案相關(guān)內(nèi)容的記載形式要求科學(xué)而合理，可以精準(zhǔn)地記錄各種事項(xiàng)，其在企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展中處于極為關(guān)鍵的位置。所以，在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)體制之下。企業(yè)為了能夠占有一定的市場份額，要將文書檔案相關(guān)的收集與歸檔工作做好，確保相關(guān)內(nèi)容的真實(shí)性與全面性，并且要更好地發(fā)揮出文書檔案相關(guān)內(nèi)容的存在價(jià)值。文書檔案的收集與歸檔是檔案資料工作的主要內(nèi)容之一。在檔案資源的管理工作中，仍然存在著許多不足之處。檔案工作質(zhì)量和效率都較低，難以起到應(yīng)有的作用。針對當(dāng)前現(xiàn)狀，注重強(qiáng)化文書檔案收集與歸檔工作，建立有效的管理機(jī)制，指導(dǎo)管理工作科學(xué)有效地開展。

一、檔案內(nèi)容收集與歸檔過程中出現(xiàn)的問題

（一）尚未真正意識(shí)到文書檔案內(nèi)容收集與規(guī)范的重要性。當(dāng)前，企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作在企業(yè)的發(fā)展中具有舉足輕重的作用，能夠強(qiáng)化企業(yè)整體文書檔案管理工作的成效與質(zhì)量，更是企業(yè)未來持續(xù)發(fā)展的穩(wěn)定基石。針對企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作的具體狀況，很多企業(yè)文書檔案管理工作者尚未認(rèn)識(shí)到自身本職工作的重要性，因?yàn)樗枷胍庾R(shí)上存在著忽視，會(huì)讓相關(guān)工作者對文書檔案內(nèi)容的收集與歸檔都用心不足，因?yàn)榇蠖鄶?shù)人的慣性思維會(huì)更加注重手機(jī)與管理企業(yè)內(nèi)部的紅頭文件，針對那些尋常性質(zhì)的文書檔案內(nèi)容，其在收集與歸檔等層面的力度是不足的，甚至有很多文件未進(jìn)行認(rèn)真有效地處理。所以，對比那些關(guān)鍵性質(zhì)的文檔內(nèi)容，文書檔案內(nèi)容的收集與規(guī)范不理想，不但檔案收集欠缺周全，更會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，比如信息內(nèi)容的錯(cuò)誤、缺損等。當(dāng)以上情況發(fā)生時(shí)，因?yàn)橄嚓P(guān)工作者欠缺足夠的責(zé)任心，未進(jìn)行及時(shí)修正，任由其自由發(fā)展，最后導(dǎo)致企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作成為極為薄弱的環(huán)節(jié)。單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)大都完成了上報(bào)工作，而上報(bào)單位檔案管理部門沒有對上報(bào)資料進(jìn)行及時(shí)歸檔和整理。導(dǎo)致部分檔案資料的遺失，影響了檔案資料的正常使用。很難在以后的歸檔工作中及時(shí)尋找到上報(bào)資料，導(dǎo)致檔案工作實(shí)效性受到影響。

（二）文書檔案收集工作較為片面。文書檔案收集工作較為片面，這是企業(yè)辦公室文書檔案管理工作當(dāng)中較為常見的問題，個(gè)別管理人員因?yàn)樽陨硭枷胍庾R(shí)上并不重視文書檔案的收集工作，所以在現(xiàn)實(shí)工作中，會(huì)出現(xiàn)文書檔案遺落在其他部門，或者無法重新收回的狀況。文書檔案中有非常多的信息量，更有一些信息資源是從多個(gè)渠道收集到的，具有非常關(guān)鍵的價(jià)值，倘若文書檔案內(nèi)容收集較為片面或者把相關(guān)內(nèi)容遺落在其他部門，那么就會(huì)導(dǎo)致文書檔案信息內(nèi)容被泄露，會(huì)對文書檔案資料歸檔工作產(chǎn)生極為嚴(yán)重的影響。在大多數(shù)企業(yè)當(dāng)中，文書檔案管理部門的地位偏低，相關(guān)工作者大多不是專業(yè)技術(shù)人才，多為兼職，這實(shí)際上對文書檔案的收集與歸檔產(chǎn)生了極為不良的影響。

（三）文書檔案收集與歸檔的工作力度較小?？v觀當(dāng)前企業(yè)文書檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)情況，文書檔案收集與歸檔的工作力度較小。在實(shí)際進(jìn)行文書檔案內(nèi)容收集時(shí)，所使用的收集方式不夠先進(jìn)，對當(dāng)前的先進(jìn)技術(shù)尚未進(jìn)行及時(shí)有效的應(yīng)用，依然沿用傳統(tǒng)落后的收集方式，這樣的狀況對于文書檔案整體管理工作是非常不利的，不但導(dǎo)致工作效率無法得到提升，并且在處理過程當(dāng)中還會(huì)出現(xiàn)很多差錯(cuò)，難以及時(shí)有效地進(jìn)行落實(shí)。此外，因?yàn)槲臅鴻n案的收集工作落實(shí)不夠徹底與全面，屬于企業(yè)文書檔案管理工作中的一種常態(tài)，所以要重新進(jìn)行有序管理是非常困難的，實(shí)際進(jìn)行歸檔時(shí)更是困難重重。

二、強(qiáng)化企業(yè)文書檔案收集與歸檔的舉措

（一）有序健全文書檔案管理工作相關(guān)的制度條例。為了能夠更好地強(qiáng)化企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作。一定要有意識(shí)地健全文書檔案管理工作制度，這對于企業(yè)管理工作而言，是極為關(guān)鍵的。目前，企業(yè)在文書檔案收集與整理的過程中之所以會(huì)出現(xiàn)諸多問題，最為直接的因素就是在落實(shí)工作的時(shí)候態(tài)度不認(rèn)真，工作方式不嚴(yán)謹(jǐn)，所以出現(xiàn)不同工作者使用不同工作方式，相同的文書檔案內(nèi)容被區(qū)分對待。對于這樣的狀況，一定要有針對性地創(chuàng)建對應(yīng)的文書檔案管理制度，明確文書檔案內(nèi)容的收集范圍與時(shí)間等等，并且還要把文書檔案實(shí)際收集時(shí)的注意事項(xiàng)一一進(jìn)行羅列，只有這樣，才能夠使文書檔案收集與歸檔工作更加有序地落實(shí)下去。在制訂文書檔案有關(guān)的管理制度時(shí)，企業(yè)在參照知名企業(yè)已經(jīng)獲得的成功經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)之上，基于本企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行合理且有針對性的修訂，切不可完全照搬，否則就無法發(fā)揮其真正的作用。

（二）使用符合時(shí)代發(fā)展要求的工作方式?，F(xiàn)今社會(huì)正在不斷進(jìn)步和發(fā)展，企業(yè)的運(yùn)營趨于多元化，工作人員的數(shù)量也在持續(xù)增加，文書檔案管理工作變得愈加復(fù)雜，倘若企業(yè)依然使用從前的管理方式進(jìn)行文書檔案管理，無法取得良好的工作成效。文書檔案傳統(tǒng)的收集與歸檔依然存在于表面上，只是把文書與檔案內(nèi)容進(jìn)行簡單地整理，并沒有明確的目標(biāo)性管理，所以，才導(dǎo)致這項(xiàng)工作一直沒有辦法發(fā)揮其應(yīng)有的作用與價(jià)值。同時(shí)，會(huì)有非常多且重要的信息內(nèi)容在不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼磉^程中遺失，企業(yè)在未來發(fā)展中無法更好地對文書檔案內(nèi)容進(jìn)行利用。也就是說，作為現(xiàn)代企業(yè)，一定要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的文書檔案管理工作方式，要使用符合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的工作方式對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效收集與歸檔。要轉(zhuǎn)變收集與歸檔時(shí)的意識(shí)，將以前被動(dòng)收集文書檔案的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集，化被動(dòng)為主動(dòng)。現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中，不是需要什么樣的資源內(nèi)容才去收集什么樣的資料內(nèi)容，要針對那些具備潛在價(jià)值的文書檔案內(nèi)容進(jìn)行收集與歸檔。并且，在實(shí)際工作當(dāng)中，還要有意識(shí)地強(qiáng)化文書檔案管理部門以及其他各個(gè)部門之間的聯(lián)系，以強(qiáng)化文書檔案資料內(nèi)容的連續(xù)性以及完整性，只有將基礎(chǔ)性工作做得更加全面而具體，才能規(guī)避檔案資料搜集不全面和欠精準(zhǔn)的現(xiàn)象。

（三）強(qiáng)化對企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作者的培訓(xùn)。企業(yè)內(nèi)部的文書檔案管理工作者，其自身具備的管理能力與文書檔案收集、歸檔的成效與質(zhì)量具有極為密切的關(guān)聯(lián)。所以，為了能夠強(qiáng)化文書檔案相關(guān)內(nèi)容的收集與歸檔，首要工作就是有針對性地對檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理工作者，一定要具備過硬的監(jiān)管能力及與檔案內(nèi)容相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備。所以，企業(yè)一定要積極予以鼓勵(lì)，并且對相關(guān)工作者進(jìn)行監(jiān)督管理，敦促其及時(shí)提升自身的業(yè)務(wù)工作能力，及時(shí)給予有效的培訓(xùn)，讓其有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)文書檔案管理工作的最新知識(shí)，把握文書檔案管理工作的先進(jìn)技術(shù)。此外，作為現(xiàn)代企業(yè)，應(yīng)該及時(shí)組織相關(guān)工作者到其他企業(yè)或者進(jìn)修部門去參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)更多文書檔案收集與歸檔的知識(shí)與技能，熟悉文書檔案收集與歸檔工作的范圍和流程，并且嚴(yán)格遵照相關(guān)流程開展工作。在實(shí)際工作中，在對文書檔案內(nèi)容進(jìn)行整理、類別劃分、號(hào)碼編制與保管時(shí)，都要盡量使用最為合理的方式，這樣才能切實(shí)提升文書檔案管理工作的整體標(biāo)準(zhǔn)。在針對文書檔案進(jìn)行收集與歸檔時(shí)，倘若發(fā)現(xiàn)工作落實(shí)過程中存在問題，那么，一定要及時(shí)提出并且修正，最終處理好企業(yè)文書檔案的收集與歸檔工作。

三、結(jié)語

總而言之，文書檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)的管理工作中是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，所以，為了促進(jìn)企業(yè)在激烈的市場競爭中獲得良好的發(fā)展，一定要強(qiáng)化文書檔案內(nèi)容的收集與歸檔，創(chuàng)建更為完善的檔案管理工作制度，使檔案收集與歸檔工作落實(shí)到位。要對工作方式進(jìn)行合理有效的創(chuàng)新與改革，并且強(qiáng)化對企業(yè)文書檔案管理工作者的教育與培訓(xùn)，讓其具有更強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作能力，有更認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。在文書檔案收集與歸檔工作中，要根據(jù)單位當(dāng)前的工作現(xiàn)狀，對工作中存在的問題進(jìn)行認(rèn)真解決。及時(shí)改進(jìn)檔案管理機(jī)制，創(chuàng)新檔案管理工作方法。全面提高檔案管理質(zhì)量和效果，為單位的未來發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。