文/淄博市第一醫(yī)院 趙婷婷

醫(yī)院工會檔案，顧名思義，主要是指在工會活動中直接形成的文件材料，醫(yī)院工會檔案管理工作是醫(yī)院工會活動中不可或缺的重要部分，主要包括活動過程中拍攝的圖片、視頻以及文字工作者所記載的文字。能夠有效記載醫(yī)院的方方面面，對醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。

一、醫(yī)院工會檔案在工會建設(shè)中的功能

（一）傳承功能。醫(yī)院工會活動開展中將醫(yī)院中發(fā)生的重要的事、出現(xiàn)的重要的人等等進行有效記載，其中醫(yī)院工會檔案主要記載了優(yōu)秀組織活動、工作經(jīng)驗等等。這些記載對于醫(yī)院而言是寶貴的財富，可以激勵后人銘記歷史，激勵后人向模范看齊，繼續(xù)努力，將精神價值經(jīng)久不衰地傳承下去。

（二）激勵功能。醫(yī)院工會存在的作用就是指激勵醫(yī)院的全體員工勤勤懇懇、踏踏實實工作，使醫(yī)院全體員工從內(nèi)心產(chǎn)生一種昂揚向上的精神、發(fā)奮進取的積極效果，工會檔案所記錄的資料為員工的明天設(shè)計好了一個又一個目標(biāo)與行動方向，可以極大地調(diào)動員工的積極性、創(chuàng)造性。為員工的發(fā)展藍圖指明前進的方向與動力，樹立工會組織的自身形象和價值追求。

（三）輻射功能。醫(yī)院工會的物質(zhì)和精神財富的總和是指醫(yī)院工會組織對自身形象以及價值觀建設(shè)，這一過程具有一定的覆蓋性、外在延展性。比如說，醫(yī)院工會組織積極參與社區(qū)檔案活動記錄，這一過程本身就是向外延展性的最好表現(xiàn)，與此同時達到育人的目的。

（四）制約功能。在醫(yī)院工會檔案保存的過程中，會約束成員的行為等方面的規(guī)范，嚴(yán)格要求會員遵守規(guī)章和制度，與此同時，工會組織在發(fā)展過程中形成的各類規(guī)章制度，這些制度的存在時刻潛移默化地影響每個人的行為，為個人樹立行為規(guī)范。

（五）信息傳輸與復(fù)制功能。信息傳輸功能是醫(yī)院電子檔案管理過程中非常重要的一個用途，電子檔案可以在傳輸與數(shù)據(jù)的交換過程中不受時間與地點的限制，從而完成各個相關(guān)機構(gòu)對檔案信息資料的傳送，實現(xiàn)點對點的信息交換。電子檔案管理有重要的復(fù)制功能，即在相關(guān)部門的日常工作中能夠?qū)n案信息資料進行及時、準(zhǔn)確的復(fù)制，并提供最真實、原始的資料，有效確保醫(yī)院檔案資料的權(quán)威性。當(dāng)然，其前提條件是，在對檔案資料進行保存時，需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)模式進行存儲，從而便于后期對電子檔案的查找與復(fù)制。

二、醫(yī)院工會檔案信息的主要內(nèi)容

醫(yī)院工會檔案信息主要來自以下兩個方面：第一方面，是醫(yī)院上級的信息匯總，醫(yī)院工會的管理屬于雙重領(lǐng)導(dǎo)，不僅要接受上級直屬部門的領(lǐng)導(dǎo)，還要接受醫(yī)院黨政部門的領(lǐng)導(dǎo)。所以對于醫(yī)院工會組織的檔案管理人員來說，工作職責(zé)不僅僅是接收各類文書、登記、歸檔整理案卷，還要及時開展組織活動，接受黨組織的指導(dǎo)。第二個方面，是醫(yī)院工會自發(fā)生成的信息，這是醫(yī)院工會管理人員工作的重點。自動生成的信息可以很好地反映醫(yī)院工會組織在一定時間內(nèi)的工作狀況及院內(nèi)基本情況，具有及時性、客觀性等特點。包括醫(yī)院工會組織自身生成的各類工作規(guī)章制度、季度、年度工作總結(jié)、財務(wù)統(tǒng)計表、醫(yī)院科室的各類報表、活動經(jīng)費預(yù)算、醫(yī)院科室工作計劃、工會組織開展的勞動競賽活動、職工代表大會的有關(guān)文件、先進集體和先進個人事跡材料、工會會員名冊、研究決議、入會申請等資料；這些材料以文字、圖片、錄音錄像等方式進行保存，能夠很好地反映工會活動的基本情況。與此同時，為工會活動的開展提供一定的經(jīng)驗。

三、加強醫(yī)院工會檔案管理的策略

醫(yī)院管理包括很多方面，工會檔案管理是醫(yī)院管理的重要構(gòu)成部分。如何適應(yīng)新時代的要求，更好地對醫(yī)院的檔案進行管理，是一個非常重要的問題，工會檔案管理工作者應(yīng)該充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，主動積極參加工會的各類活動，解決醫(yī)院工會檔案工作急需解決的問題?；诖?，筆者提出幾點可行性的建議：

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)和宣傳，增強醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的工會檔案管理意識。當(dāng)前普遍存在的一個現(xiàn)象是工會檔案管理意識比較淡薄，對管理方面沒有體系的認(rèn)識，甚至部分醫(yī)院認(rèn)為，由于對工會檔案重視程度不夠，造成很多檔案因為管理不善導(dǎo)致丟失。同時，檔案利用率不高等問題普遍存在?；诖?，醫(yī)院工會要切實加強對工會檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，積極為醫(yī)院的檔案管理作出貢獻，并且納入重要議事日程。組織檔案管理人員學(xué)習(xí)，大力倡導(dǎo)工會檔案工作，使得工會組織領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識到檔案管理的重要意義，以期更好地開展檔案管理工作。

（二）規(guī)范收集信息渠道。在工會檔案管理的過程中，要明確文件的歸檔范圍及整理的規(guī)范，在檔案管理的過程中集中收集有價值的證據(jù)，將其進行有效歸類與處理。在這一過程中，應(yīng)該著重考慮兩個問題：首先，提高工作效能，發(fā)揮檔案管理工作者的知識結(jié)構(gòu)與能力，專職檔案管理人員要做到“多思考”“多動腦”“愛崗敬業(yè)、盡職盡責(zé)”等，在自己的工作崗位上進行創(chuàng)新，加強與各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。對文件與信息進行及時匯總與歸檔處理，加強檔案管理宣傳工作力度，自覺配合好文件資料的收集和歸納，提高檔案工作管理的效率。其次，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用，健全管理體制，因時因地根據(jù)醫(yī)院的特色進行管理改革，改變以往的管理體制、組織機構(gòu)設(shè)置，建立完善、共享的信息數(shù)據(jù)庫，做好檔案管理工作。

（三）關(guān)注工會檔案信息資源的開發(fā)利用。開發(fā)醫(yī)院檔案信息的管理不僅關(guān)乎醫(yī)院的發(fā)展，也能夠有效加強醫(yī)院與外部的溝通與聯(lián)系，與檔案信息資源的開發(fā)利用工作直接相關(guān)。檔案價值的形成過程具有私密性，在檔案工作沒有得到開發(fā)之前，無法體現(xiàn)其真正意義。只有開發(fā)利用后，才能使得其價值最大化發(fā)揮，發(fā)揮其應(yīng)有的效益。因此，作為醫(yī)院工會檔案管理人員，要樹立服務(wù)意識，盡心盡力通過多途徑開發(fā)檔案信息資源，對工會檔案信息進行深層次開發(fā)與運用，為信息利用者提供更多的便利，提供更多有實效的信息。

（四）為電子檔案提供安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實現(xiàn)工會檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。醫(yī)院檔案管理中電子檔案化的實現(xiàn)，主要是依托互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境與計算機技術(shù)，醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機管理，設(shè)計完善的應(yīng)用軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。為了給電子檔案營造一個安全、可靠的環(huán)境，需要對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行嚴(yán)格控制。為提高醫(yī)院檔案管理中電子檔案的安全性，需要做到以下幾點：一是要對所保存的電子檔案進行實時更新備份，以免因計算機病毒、網(wǎng)絡(luò)等問題造成檔案資料丟失。二是要提高計算機存儲設(shè)備的安全性，對使用的軟件與硬件進行定期升級，并對電子檔案進行整理與維護，有效保障電子檔案存儲設(shè)備的穩(wěn)定性。三是通過在醫(yī)院檔案管理中增加指紋識別、身份核對、計算機開啟防火墻與閃電殺毒等手段，提高醫(yī)院檔案管理中電子檔案的安全性，以防電子檔案出現(xiàn)外泄或者被盜的情況發(fā)生。這既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率?？傊?，通過對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與計算機的管理與維護，有助于提高醫(yī)院檔案管理的安全性，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。

（五）加強對醫(yī)院電子檔案的規(guī)范性操作。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息的快速發(fā)展，對我們?nèi)粘５纳钆c工作產(chǎn)生了重大影響。檔案作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)的管理方式已然無法適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，因此，加強對電子檔案的管理，是目前檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)。電子檔案指的是利用計算機對資料進行存儲，有效改變了傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案管理的模式，通過把文字性的資料轉(zhuǎn)化為電子信息記錄，提高了檔案記錄的準(zhǔn)確性，同時也易于對檔案進行長久保存。在醫(yī)院檔案管理中實現(xiàn)電子檔案化管理，可以有效擴大醫(yī)院檔案保存的領(lǐng)域，實現(xiàn)信息檔案資源的共享，促進醫(yī)院檔案管理水平的提高。通過對電子檔案操作規(guī)范的制定，有助于醫(yī)院的檔案管理走向規(guī)范化，杜絕了操作過程中風(fēng)險的發(fā)生。首先，要對電子檔案的操作人員進行崗前的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，并強化電子檔案管理的安全意識與重要性，培訓(xùn)他們樹立良好的職業(yè)道德思想，通過對電子檔案管理操作流程的熟練掌握，避免在工作中出現(xiàn)錯誤與漏洞，提高醫(yī)院檔案管理水平。其次，在醫(yī)院檔案管理中引入電子檔案，要建立起健全的規(guī)章制度，例如常見的有檔案管理工作總結(jié)制度、身份識別制度以及信息加密的措施方法，從而有效保障電子檔案在管理過程中的規(guī)范性與安全性。最后，在具體的醫(yī)院電子檔案管理工作過程中，要不斷完善電子檔案的管理制度，從而使得醫(yī)院電子檔案管理工作向統(tǒng)一規(guī)范化發(fā)展，例如對所存儲的檔案文件進行分類、統(tǒng)一登記管理，從登記、記錄、分類、存儲、操作、處理等多個流程進行規(guī)范化的管理，有效杜絕電子檔案管理過程中出現(xiàn)信息資料外泄或登記錯誤的情況發(fā)生，同時還要做好電子檔案后期查詢與加密的管理工作。

四、結(jié)語

科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，加快了檔案工作現(xiàn)代化的進程。醫(yī)院檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，對檔案工作管理者提出了更高的要求，因此作為檔案工作的管理者，不僅要提高自身的能力及業(yè)務(wù)水平，還要積極進行創(chuàng)新實踐，為醫(yī)院工會檔案管理的規(guī)范建立提供更多的人力保障與技術(shù)支持。