文/湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院 唐亞邦

隨著新時(shí)代的到來，各種信息技術(shù)的飛速發(fā)展給傳統(tǒng)的人事檔案管理工作帶來了迅猛沖擊，高校干部人事檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行合理的整合與創(chuàng)新，才能更好地為黨和人民服務(wù)。

一、高校人事檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案優(yōu)勢與不足

（一）高校人事檔案紙質(zhì)檔相對電子檔的優(yōu)勢。一是人事檔案紙質(zhì)檔的憑證作用明顯。人事檔案是中國人事管理制度的重要特色，它屬于黨和國家的機(jī)密，具有法律效用。高校人事檔案是國家人事檔案的組成部分，它持續(xù)收存高校教育工作者履歷、自傳、考核、學(xué)歷職稱、政審、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免聘用、工資[1]等方面的有關(guān)文件紙質(zhì)材料，記錄其個(gè)人學(xué)習(xí)成長、思想發(fā)展歷程，記載教師家庭成員信息、個(gè)人專業(yè)情況等各個(gè)方面內(nèi)容，并與個(gè)人工資待遇、保險(xiǎn)福利、組織關(guān)系緊密掛鉤，可為其提供身份、學(xué)歷、資歷等證據(jù)與憑證，這些紙質(zhì)原始材料清晰的呈現(xiàn)事件的真實(shí)面貌，可有效保障高校教育工作者合法權(quán)益。二是人事檔案紙質(zhì)檔的穩(wěn)定性與合法性明顯。通常情況下，人事檔案檔隨人走，由于現(xiàn)在高校寬松的準(zhǔn)入準(zhǔn)出政策，高校教師的流動(dòng)性顯著增大，人事檔案紙質(zhì)檔可連續(xù)記錄教師各段工作歷程的情況，記錄情況連續(xù)而穩(wěn)定；高校人事檔案紙質(zhì)檔一般有專人負(fù)責(zé)整理，并有專門的檔案室進(jìn)行保管，在國家相關(guān)法律法規(guī)的約束下，人事檔案紙質(zhì)檔通常不容易被復(fù)制與篡改，在利用時(shí)更直接合法。而電子人事檔案通常是單位機(jī)密，一般情況下，教師流動(dòng)時(shí)，其在上一單位的工作經(jīng)歷所形成的電子檔案不會(huì)隨人員一起流動(dòng)，容易造成教師人事檔案材料的缺失與間斷。而且在電子技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，容易出現(xiàn)信息安全威脅，難免存在黑客和其他非法人員盜取電子檔案信息情況發(fā)生，使其安全性難以保障。三是人事檔案紙質(zhì)檔的研究價(jià)值更高。人事檔案通常記錄隨著時(shí)間的推移，人事檔案紙質(zhì)記錄的信息會(huì)成為后人研究的珍貴歷史資源，如人事檔案中“知青下鄉(xiāng)”記錄可以反饋出特定歷史時(shí)代中各種人物的不同縮影，從連續(xù)的工資材料中可以看到不同地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平與狀態(tài)等。

（二）高校人事檔案紙質(zhì)檔案相對電子檔案的不足。一是人事檔案紙質(zhì)檔案將占用較大空間。通常高校人事檔案需安排專門的檔案室進(jìn)行保管，需要占用較大的物理空間，而且隨著時(shí)間的推移，新的紙質(zhì)檔案材料不斷增加，如有的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷豐富多彩的教職工的人事檔案通常需要增加檔案卷數(shù)才能容納。人事檔案電子檔案通常只需要一臺(tái)加密電腦或移動(dòng)硬盤進(jìn)行保存即可。二是人事檔案紙質(zhì)檔案查詢耗時(shí)長，檢索不便捷。雖然人事檔案通常有目錄索引等，但因人事檔案的密級管理因素，通常在查詢利用的時(shí)候需要經(jīng)過一系列審批流程下，再打開檔案室門、安排專人從庫房拿出檔案才能進(jìn)行查詢利用。在查詢某類信息時(shí)，可能需要查閱整本檔案才能知曉，不能通過關(guān)鍵字檢索查閱。而電子檔則可利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)及相關(guān)的人事檔案管理系統(tǒng)快速查詢。三是人事檔案紙質(zhì)檔案材料收集與整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，通常收集上來的紙質(zhì)材料需要花費(fèi)大量的時(shí)間利用專門器具進(jìn)行裝訂和裝裱，而電子檔案則可以將繁瑣的信息快速地進(jìn)行系統(tǒng)的分類、統(tǒng)計(jì)和電子歸納。

二、高校人事檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案共存發(fā)展

（一）高校人事檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案融合是人事檔案利用和管理的發(fā)展方向。紙質(zhì)人事檔案的載體是文本實(shí)體，狀態(tài)基本穩(wěn)定，而且文字筆跡一般有個(gè)性特征、書寫墨痕有新舊之別，通常不易更改和偽造，它的憑證效用依舊顯著。隨著廣大教職工檔案意識的提高，他們對檔案憑證作用的依賴逐漸加強(qiáng)，檔案的查詢利用逐年增長，紙質(zhì)檔案的憑證優(yōu)勢更加彰顯；但電子人事檔案的發(fā)展改變了對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的利用方式，它使檔案信息在利用上不受時(shí)空限制，可以隨時(shí)進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱，統(tǒng)計(jì)、導(dǎo)出數(shù)據(jù)、打印復(fù)制等，電子檔案的智能檢索大大節(jié)約了人工檢索的時(shí)間和精力，極大提高了人事檔案的利用效率，如果將兩者有效融合起來則可以為廣大教職工提供更優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。

（二）高校人事檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案有機(jī)結(jié)合可以相互揚(yáng)長避短。目前，人事檔案紙質(zhì)檔形式仍然是主力軍，但隨著辦公自動(dòng)化、電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的在查詢檢索方面的效率優(yōu)勢使其飛速發(fā)展。人們一度猜想電子人事檔案將取代紙質(zhì)人事檔案，但電子檔案的易復(fù)制、修改、刪除特點(diǎn)，又使其合法性大打折扣。此外，電子人事檔案對檔案管理系統(tǒng)的依賴性、易遭病毒和黑客攻擊等客觀缺陷也成了電子人事檔案的短板所在。因此，紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案只有優(yōu)勢互補(bǔ)、取長補(bǔ)短，才能更高效地發(fā)揮人事檔案的價(jià)值與作用，更好地提供利用和服務(wù)。

（三）高校人事檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并存可進(jìn)一步保障檔案信息安全。檔案的安全是檔案管理部門的首要工作。單純紙質(zhì)檔案與電子檔案在保存方面都有各自的缺陷，紙質(zhì)檔案若保管不善，容易遭受蟲啃鼠咬、霉變、污染、若遭遇不可抗的水災(zāi)和火災(zāi)則存在浸泡損壞或付之一炬等風(fēng)險(xiǎn)；通常高校教職工的人事檔案紙質(zhì)檔都是孤本，一旦損壞就無法復(fù)制。若存有電子檔的備份，至少還為該人事檔案留有一線生機(jī)。而電子人事檔案容易遭受電腦病毒侵蝕，存儲(chǔ)的電腦或載體容易遭受電磁干擾影響等，它的安全也會(huì)大打折扣，但若還有紙質(zhì)人事檔案的存在就可以為他保駕護(hù)航，因?yàn)闆]有后顧之憂，電子人事檔案在開發(fā)利用上就可以大展拳腳。

三、高校人事檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案的整合策略

從紙質(zhì)人事檔案和電子人事檔案的優(yōu)劣比較，紙質(zhì)人事檔案和電子人事檔案本身所固有的優(yōu)缺點(diǎn)，使其不能相互取代，只有將兩者進(jìn)行有效整合，才能將紙質(zhì)人事檔案和電子人事檔案的優(yōu)點(diǎn)發(fā)揮到極致。

（一）依法依規(guī)，優(yōu)化設(shè)計(jì)人事檔案管理系統(tǒng)。目前，部分高校已經(jīng)開始使用干部人事檔案管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)目前的主要功能在于登記檔案的來源、去向及檔案目錄的編輯，還不具有圖片導(dǎo)入功能，不能通過系統(tǒng)直接查詢檔案具體內(nèi)容，在使用時(shí)還具有很大的局限性。根據(jù)2019年7月中共中央組織部出臺(tái)的《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，人事檔案紙質(zhì)材料一般按十大類進(jìn)行整理，人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)該規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的模塊設(shè)計(jì)，做到人事檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案分類一致，目錄一致，做到一一匹配對應(yīng)。隨著檔案數(shù)字化進(jìn)程的發(fā)展，某些高校已經(jīng)啟動(dòng)了檔案數(shù)字化進(jìn)程，但大多是綜合檔案室中檔案的數(shù)字化處理或者是學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化建設(shè)，而人事檔案數(shù)字化開展較少。高校人事檔案管理部門應(yīng)加大資金投入，積極使用高智能數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)，進(jìn)行數(shù)字化人事檔案系統(tǒng)的優(yōu)化改進(jìn)及個(gè)性化研發(fā)。

（二）規(guī)范收集鑒定紙質(zhì)檔案材料，逐一掃描，適當(dāng)備注。檔案的價(jià)值在于它的真實(shí)性與記錄性，人事檔案的法律憑證效用就是基于這一特性。人事檔案紙質(zhì)檔在收集時(shí)，均需對材料進(jìn)行一一審核鑒定，首先應(yīng)查看該辦理的流程是否完善，然后鑒定材料的真實(shí)性，看是否存在有錯(cuò)誤，是否有涂改等，經(jīng)審核鑒定可以歸檔的材料在歸檔整理前，應(yīng)在人事檔案管理系統(tǒng)中對材料進(jìn)行逐一掃描、分類導(dǎo)入、編制與紙質(zhì)檔案完全一致的標(biāo)題并建立目錄和索引，以便后期檔案利用時(shí)能快速查詢和檢索，對人事檔案中某些重要材料或常用查詢材料可以設(shè)置關(guān)鍵字快速查詢。在掃描導(dǎo)入系統(tǒng)時(shí)可以運(yùn)用現(xiàn)在新興的RFID自動(dòng)識別技術(shù)，既提高了系統(tǒng)錄入效率，又方便后期快速查閱。因紙質(zhì)人事檔案必須保持其原始記錄性，檔案工作人員不能對他進(jìn)行任何添加與改動(dòng)，但在建立電子人事檔案時(shí)，可以對某些會(huì)隨時(shí)間推移而后人無法準(zhǔn)確獲取當(dāng)時(shí)信息的人事檔案材料做簡要的備注以做參考。

（三）規(guī)范制度，建立長效機(jī)制，保障人事檔案安全。檔案的實(shí)體安全及信息安全是檔案工作的重中之重。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，個(gè)人信息泄露已經(jīng)讓許多百姓苦不堪言，比如因手機(jī)號碼泄露引起的各種電信詐騙事件、花樣百出的推銷電話，嚴(yán)重影響了人們的生活。人事檔案記錄了檔案本人所有的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、家庭住址、主要家庭人物關(guān)系網(wǎng)、個(gè)人獎(jiǎng)懲事件等重要信息，一旦這些信息泄露都會(huì)造成極其嚴(yán)重的后果。人事檔案的完善是一個(gè)漫長而系統(tǒng)的過程，通常持續(xù)幾十年甚至上百年。高校人事檔案管理部門應(yīng)依據(jù)新時(shí)代國家檔案相關(guān)法律法規(guī)，制定長效的人事檔案安全管理制度，結(jié)合防偽、防盜技術(shù)的使用，以保障紙質(zhì)人事檔案及電子人事檔案的安全。國家檔案局、中央檔案館在《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》中明確規(guī)定：具有保存價(jià)值的電子文件，必須將電子文件以相應(yīng)的紙質(zhì)文件等拷貝一并歸檔。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術(shù)手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改?？梢栽诠芾砗笈_(tái)對電子人事檔案查閱界面設(shè)置只讀功能并制定管理者權(quán)限，底層頁面設(shè)置特殊水印等使電子人事檔案頁面不能被編輯、刪改以防止泄密等。

四、結(jié)語

在新時(shí)代信息技術(shù)的高速發(fā)展情況下，紙質(zhì)人事檔案和電子人事檔案在檔案的管理上不會(huì)存在絕對的優(yōu)勢與劣勢。紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案的整合一方面提供了電子人事檔案所不具備的完整性、安全性、直接利用性等必要條件；而另一方面電子人事檔案為檔案管理提供了效率性、科學(xué)性和信息全面性等優(yōu)勢。只有將其兩者相互融合發(fā)展，才會(huì)讓現(xiàn)代化的人事檔案管理具備更加良好發(fā)展方向與空間，以迎來雙贏局面。