石油企業(yè)物資采購成本管理與控制策略探討

劉 穎 大慶油田井下作業(yè)分公司物資管理中心

一、當(dāng)前企業(yè)物資采購成本管理與控制存在的問題

(一)采購機(jī)制存在缺陷和不足

石油企業(yè)正常經(jīng)營發(fā)展過程中基本都已建立具體的物資采購管理制度規(guī)范，同時(shí)物資采購工作的具體開展和落實(shí)也是根據(jù)這些制度依據(jù)而行。事實(shí)上物資采購工作具有很強(qiáng)的復(fù)雜性、多樣性，動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，盡管企業(yè)已經(jīng)設(shè)置有相關(guān)配套的采購管理制度體系，然而在細(xì)節(jié)規(guī)范方面依然存在不夠清晰明確的問題，同時(shí)有的制度要求幾乎流于形式，并無實(shí)際操作性，因此在具體貫徹落實(shí)采購制度和要求的時(shí)候難免會(huì)發(fā)生執(zhí)行落地不到位的問題，例如，一些采購行為之間存在矛盾問題，這無疑會(huì)導(dǎo)致采購工作難以順利有序的開展實(shí)施，還會(huì)為企業(yè)帶來巨大的資金浪費(fèi)[1]，增加采購成本。

(二)采購人員綜合素質(zhì)有待提高

石油企業(yè)物資管理體系中人才流動(dòng)性大，少數(shù)物資管理者資歷尚淺，缺乏物資管理經(jīng)驗(yàn)。這部分人員對(duì)于物資采購方面的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)并未充分全面了解和掌握，同時(shí)對(duì)于采購相關(guān)法律法規(guī)內(nèi)容也知之甚少，不熟悉相關(guān)行業(yè)規(guī)定以及物資采購的實(shí)際行情，這使得企業(yè)采購人員在實(shí)際工作過程中不能夠做好前期的物資采購信息收集與分析管理工作，而且采購工作者和企業(yè)其他業(yè)務(wù)部門之間缺乏有效的溝通和互動(dòng)，采購工作開展具有一定的盲目性，為達(dá)到某一目標(biāo)開展需求采購，卻忽視了成本管理和控制，常常會(huì)導(dǎo)致庫存過量的問題發(fā)生，也會(huì)出現(xiàn)采購失誤等問題。

(三)監(jiān)督管理力度相對(duì)較弱

物資采購工作對(duì)于新時(shí)代的企業(yè)發(fā)展而言有重要影響，特別是直接決定著企業(yè)資金成本支出的情況，所以石油企業(yè)物資采購工作必須要做好扎實(shí)有效的監(jiān)管，從而有效預(yù)防資金浪費(fèi)等分線問題，防止采購腐敗行為的發(fā)生。然而，大部分企業(yè)在物資采購監(jiān)督管理方面缺乏力度，工作常常流于形式主義，采購項(xiàng)目自主權(quán)相對(duì)較大，企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)審核環(huán)節(jié)的工作人員也只進(jìn)行流程環(huán)節(jié)的審核管理，具體項(xiàng)目實(shí)質(zhì)內(nèi)容審核并未建立合理認(rèn)知，特別是采購成本、支付、物資質(zhì)量以及后期服務(wù)等細(xì)節(jié)方面認(rèn)識(shí)不足。對(duì)于采購項(xiàng)目中確認(rèn)的事項(xiàng)，在流程符合制度要求的情況下通常視為審核通過，審核環(huán)節(jié)過于放松，常常會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目成本管控不到位、企業(yè)面臨更大的法律風(fēng)險(xiǎn)以及采購腐敗行為滋生等多種問題，不利于企業(yè)自身的長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。

(四)供應(yīng)商變化過于頻繁

通常石油企業(yè)物資采購規(guī)模和數(shù)量較大，所以物資采購需要選擇和多個(gè)供應(yīng)商建立合作關(guān)系，同時(shí)由于市場范圍內(nèi)難以快速找到多方面性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商，比如價(jià)格合理、質(zhì)量上乘、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)且運(yùn)輸距離都合適的供應(yīng)商幾乎很難找到，所以企業(yè)通常需要在生產(chǎn)過程中通過和不同的供應(yīng)商建立合作關(guān)系來進(jìn)行嘗試，一旦發(fā)現(xiàn)問題之后再調(diào)整更換其他的供應(yīng)商，特別是石油企業(yè)這種國家支柱產(chǎn)業(yè)，在尋找合適的采購供應(yīng)商的過程中常常會(huì)吸引到大批的供應(yīng)商前來競標(biāo)，在這種情況下某些供應(yīng)商為中標(biāo)而刻意降低自身的采購價(jià)格，不良供應(yīng)商會(huì)在實(shí)際簽訂采購合同之后，利用以次充好等方式來謀取利益，這些問題也會(huì)使得企業(yè)因?yàn)橐３纸?jīng)濟(jì)效益而不得不更換物資采購合作的供應(yīng)商。所以供應(yīng)商合作關(guān)系的不穩(wěn)定性，也會(huì)為企業(yè)帶來巨大的采購風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致企業(yè)采購成本加大，為腐敗、違規(guī)行為的發(fā)生提供機(jī)會(huì)。

(五)物資集中采購度低

石油企業(yè)在開展物資采購工作時(shí)，為了保障物資能夠及時(shí)供應(yīng)到位而常采取應(yīng)急采購或者自主采購的方式來完成采購目標(biāo)，然而這樣的方式卻不利于物資采購成本的有效控制。自主采購使得采購權(quán)利過大，不利于物資管理者進(jìn)行有效監(jiān)督和控制。同時(shí)應(yīng)急采購的方式也會(huì)導(dǎo)致采購規(guī)模效應(yīng)難以形成，無法吸引優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行合作，同時(shí)物資價(jià)格、質(zhì)量、付款以及服務(wù)等都無法建立買方的市場形勢，實(shí)際采購談判中也不具備話語權(quán)，進(jìn)而采購的成本也會(huì)較高。

二、實(shí)現(xiàn)企業(yè)物資采購成本管理與控制的策略

(一)對(duì)采購流程以及管理制度進(jìn)行健全完善

石油企業(yè)物資采購管理者必須結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，根據(jù)現(xiàn)有的管理制度制定具備可操作性的物資采購計(jì)劃，實(shí)際制定物資采購計(jì)劃過程中，管理者應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)物資庫存情況做好庫存盤點(diǎn)工作，對(duì)于物資入庫的具體詳情加以明確，從而做好物資可持續(xù)時(shí)間的精準(zhǔn)估算，之后再結(jié)合估算的情況，根據(jù)企業(yè)以往采購物資的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)選擇適合的優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，同時(shí)明確資金預(yù)算和物資到貨時(shí)間的把控和規(guī)劃。物資采購流程應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)性的工作原則，積極把握各項(xiàng)細(xì)節(jié)，保障采購預(yù)算成本更加精準(zhǔn)且細(xì)致，從而充分加強(qiáng)物資采購成本管控的各項(xiàng)工作，避免造成企業(yè)資源浪費(fèi)問題。不僅如此，物資管理者必須積極制定明確具體的采購管理制度規(guī)范，針對(duì)采購計(jì)劃、采購合同管理、采購成本統(tǒng)計(jì)信息的具體上報(bào)等細(xì)節(jié)加以規(guī)范，保障信息傳遞的及時(shí)性，為企業(yè)物資采購成本數(shù)據(jù)分析與動(dòng)態(tài)監(jiān)督檢查創(chuàng)造有利條件，同時(shí)在此基礎(chǔ)上結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)投入的具體需求，及時(shí)調(diào)整優(yōu)化企業(yè)物資采購的制度與流程，充分保障資金使用效率最大化實(shí)現(xiàn)，有效縮減物資采購成本花費(fèi)，為企業(yè)贏得更為豐厚的經(jīng)濟(jì)效益[2]?！翱茖W(xué)管控成本”才是降本增效的重要途徑。

(二)提升采購人員素質(zhì)

石油企業(yè)物資采購成本的有效管理與控制對(duì)于企業(yè)成本管控非常重要，同時(shí)也要求企業(yè)物資采購工作人員具備更強(qiáng)的綜合素質(zhì)和能力。采購工作人員在開展采購工作過程中，應(yīng)當(dāng)充分了解生產(chǎn)常用物資，熟悉物資采購流程，以及相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)等信息，從而保障采購工作順利完成，防止出現(xiàn)采購盲目性問題。為了充分保障采購工作的有效性，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)積極強(qiáng)化文化建設(shè)，為采購工作人員提供公平合理的晉升通道，既要為企業(yè)留住更多的管理人才，同時(shí)還要通過老帶新、傳幫帶等方式打造企業(yè)采購工作人員的隊(duì)伍。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，組織油田物資采購管理和相關(guān)法律法規(guī)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)溝通交流技能的學(xué)習(xí)提升，不斷提升采購人員的綜合素質(zhì)和能力，為促進(jìn)采購工作更加順利有序開展奠定良好的人才基礎(chǔ)。

(三)拓展物資采購渠道

石油企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分重視互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢的應(yīng)用，積極打造企業(yè)總部采購網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，不斷開拓企業(yè)物資采購的路徑和渠道，通過各種方式為企業(yè)尋找優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，不斷提升物資采購的質(zhì)量，有效控制物資采購的成本管理。關(guān)于物資采購渠道的開拓和發(fā)掘，企業(yè)采購部門應(yīng)當(dāng)積極強(qiáng)化和企業(yè)其他業(yè)務(wù)部門之間的溝通和交流，不斷促進(jìn)信息共享，充分把握采購成本控制的底線，深入挖掘有助于提升產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量的物資，全面分析并掌握采購物資應(yīng)當(dāng)預(yù)先規(guī)避的問題和風(fēng)險(xiǎn)，統(tǒng)管物資一般都要開展公開招標(biāo)，為合規(guī)采購、選商服務(wù)奠定好的基礎(chǔ)，采購價(jià)格也得到有效控制，節(jié)約生產(chǎn)成本。在這種方針的指導(dǎo)下，近幾年我分公司的招標(biāo)價(jià)格較市場價(jià)平均下浮6%左右。在滿足油田生產(chǎn)物資保障和供應(yīng)的同時(shí)，管理把控好了物資采購的成本，為企業(yè)打造真正適宜其發(fā)展的物資供應(yīng)鏈，充分保障了油田企業(yè)發(fā)展的需求[3]。

(四)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督管理力度

石油企業(yè)物資采購管理部門必須要及時(shí)結(jié)合企業(yè)物資采購過程中遇到的實(shí)際問題進(jìn)行具體分析和探究，及時(shí)對(duì)不合理的環(huán)節(jié)和流程進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，逐步健全科學(xué)合理的物資采購監(jiān)督管理體系，充分落實(shí)物資采購計(jì)劃制定環(huán)節(jié)到成本核算的整個(gè)流程的監(jiān)督與管理，充分落實(shí)審核管理工作，保障監(jiān)管工作有序高效地開展，充分發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督管理的作用。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)于供應(yīng)商的監(jiān)督與管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商的生產(chǎn)資質(zhì)、產(chǎn)品價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨及時(shí)率以及后續(xù)服務(wù)情況，及時(shí)調(diào)查供應(yīng)商自身債務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題與生產(chǎn)經(jīng)營水平等情況，充分保障油田企業(yè)物資采購按時(shí)保質(zhì)保量輸送到位，充分保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作有序開展?！瓣柟狻⑼该?、公開”永遠(yuǎn)是物資人遵循的原則。

(五)加強(qiáng)大宗物資集中采購力度

石油企業(yè)應(yīng)當(dāng)在積極落實(shí)整體或區(qū)域范圍內(nèi)的大宗物資集中采購管理制度時(shí)，針對(duì)不同采購物資的需求進(jìn)行集中管理，促進(jìn)物資采購的規(guī)?；纬伞７e極應(yīng)用招標(biāo)采購的形式，通過采購管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)與完善，為企業(yè)吸引更多優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立良好的物資采購合作關(guān)系，積極同供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作關(guān)系，企業(yè)不斷強(qiáng)化物資集中采購的力度，加強(qiáng)建設(shè)高品質(zhì)的供應(yīng)鏈體系，為石油企業(yè)有效降低物資采購的成本。為此，我分公司圍繞“合規(guī)、精準(zhǔn)”，突出“效率、效益”，保障生產(chǎn)需求，統(tǒng)籌需求信息，推進(jìn)規(guī)模采購。由以前的“各單位多點(diǎn)上報(bào)”向“物資管理中心集中上報(bào)”轉(zhuǎn)變。年初組織各單位結(jié)合生產(chǎn)規(guī)劃，結(jié)合歷年物資使用與生產(chǎn)配比關(guān)系，編制年物資需求計(jì)劃規(guī)劃，增強(qiáng)對(duì)全年需求物資掌控，形成規(guī)模采購優(yōu)勢，壓縮采購成本。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著海外市場拓展、專業(yè)化推進(jìn)、施工工藝創(chuàng)新，石油企業(yè)想要在激烈的市場競爭中占據(jù)一席之地，必須積極提升自身的競爭優(yōu)勢，轉(zhuǎn)變經(jīng)營管理思路和方法，加強(qiáng)物資采購管理工作的效率提升，合理控制物資采購成本，通過科學(xué)有效的物資采購管理方式不斷促進(jìn)資源的有效利用，為石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營降低成本消耗，保障石油企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化實(shí)現(xiàn)，為促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。