科研事業(yè)單位財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)探析

中國醫(yī)學科學院放射醫(yī)學研究所 中交智運有限公司

引言

2019年1月1日起行政事業(yè)單位開始執(zhí)行《政府會計制度》，制度明確指出：“單位應(yīng)當重視并不斷推進會計信息化的應(yīng)用?！比绾蝺?yōu)化傳統(tǒng)的財務(wù)報銷系統(tǒng)，以財務(wù)信息為基礎(chǔ)，對經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程進行梳理再造，將內(nèi)控制度滲透到預(yù)算管理、收支管理、資金管理等經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程中，通過建立相互牽制、制衡的流程起到防范和管控單位經(jīng)濟風險的作用，建設(shè)全流程一體化的財務(wù)信息系統(tǒng)是當前事業(yè)單位財務(wù)發(fā)展的趨勢，本文將結(jié)合工作中的實操經(jīng)驗對科研事業(yè)單位的財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)進行探析。

一、事業(yè)單位財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)中存在的問題

隨著信息化時代的到來和新《政府會計制度》的實施，傳統(tǒng)的會計電算化已不能適應(yīng)當前事業(yè)單位的發(fā)展要求，越來越多的事業(yè)單位開始建立財務(wù)信息系統(tǒng)，但是在建設(shè)過程中仍然存在一些問題。

（一）“一把手”重視程度不夠

當前很多事業(yè)單位的財務(wù)信息系統(tǒng)是網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)銀企直聯(lián)并自動推送憑證，這項工作大多是由財務(wù)處在單位平行推進開展的，“一把手”領(lǐng)導(dǎo)對此缺乏足夠的重視。較理想的財務(wù)信息系統(tǒng)是以財務(wù)信息的方式將預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、財務(wù)核算分析、績效管理等各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)規(guī)范化量化，而不僅僅是單純的網(wǎng)上報銷。財務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)需要“一把手”高度重視、自上而下的推進實施，需要單位各個部門的大力配合，最終達到業(yè)財融合，實現(xiàn)財務(wù)全過程的閉環(huán)管理，單純依靠財務(wù)處的號召很難實現(xiàn)。

（二）制度不能有效實施或者制度不夠完善

財務(wù)信息系統(tǒng)表現(xiàn)為一項項流程化的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，流程是單位各項規(guī)章制度的表達方式。財務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)離不開流程的設(shè)置，每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的流程包含了審批權(quán)限、報銷標準、佐證附件等。有的財務(wù)信息系統(tǒng)在設(shè)計時有漏洞，導(dǎo)致制度不能有效實施，比如在系統(tǒng)中缺少對不同級別人員出差住宿的標準限制，導(dǎo)致住宿超標。近年來科研事業(yè)單位的經(jīng)費管理制度更新較多，有的單位制度缺失或老舊導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，比如一般課題的會議費、差旅費、國際合作與交流費，項目實施中發(fā)生的三項支出之間可以調(diào)劑使用，但不得超出三項支出預(yù)算總額，而最新的制度規(guī)定：國家自然科學基金項目、國家重點研發(fā)計劃項目三項支出可根據(jù)科研活動的實際需要調(diào)整，不再受總額限制。因此在設(shè)計財務(wù)信息系統(tǒng)時要充分體現(xiàn)各項規(guī)章制度的規(guī)定，并有效實施。

（三）數(shù)據(jù)系統(tǒng)孤島現(xiàn)象普遍

在信息化發(fā)展的過程中，科學事業(yè)單位大都存在數(shù)據(jù)系統(tǒng)孤島現(xiàn)象，比如同時存在科研課題管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、收入管理系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)和財務(wù)核算系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)都是在相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)下獨立存在，不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，難以考核單位整體運行情況。

二、事業(yè)單位搭建財務(wù)信息系統(tǒng)的必要性

（一）優(yōu)化內(nèi)控流程，提高管理水平

建設(shè)財務(wù)信息系統(tǒng)是優(yōu)化單位內(nèi)部控制的有效途徑，通過梳理業(yè)務(wù)流程，識別單位層面和業(yè)務(wù)層面的風險點，優(yōu)化制度，降低風險。在單位層面，各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的決策和執(zhí)行崗位相互分離，“三重一大”等重大經(jīng)濟事項通過集體決策；在業(yè)務(wù)層面，預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、資產(chǎn)業(yè)務(wù)、合同業(yè)務(wù)、財務(wù)核算等模塊通過搭建一體化信息平臺，將各項審批權(quán)限、發(fā)放標準等制度體系內(nèi)嵌于系統(tǒng)中，極大地降低了人為失誤和操縱的風險，有利于加強廉政風險防控，提高單位管理水平。

（二）輸出標準化財務(wù)數(shù)據(jù)，提高會計信息質(zhì)量

2019年1月1日起行政事業(yè)單位開始執(zhí)行《政府會計制度》，按照制度規(guī)定事業(yè)單位應(yīng)當對納入部門預(yù)算管理的現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)平行記賬、生成雙報表。平行記賬的業(yè)務(wù)還要按照資金來源、支出性質(zhì)等進行科目分類，科研事業(yè)單位在用的會計科目往往有幾百個之多，手工入賬方法會因人而異、標準不一，容易出現(xiàn)差錯，不能適應(yīng)當前財務(wù)的發(fā)展。財務(wù)信息系統(tǒng)將各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)分類，提前將各類業(yè)務(wù)的會計分錄制定好，前置于各項業(yè)務(wù)流程，待業(yè)務(wù)發(fā)生時直接推送憑證，保證了會計處理口徑的一致性，提高了會計信息的準確性，促進了財務(wù)管理的規(guī)范化。

（三）實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，把握單位整體運營情況

建設(shè)財務(wù)信息系統(tǒng)有利于內(nèi)部部門之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。所有的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動都不是獨立存在的，最終都體現(xiàn)在財務(wù)報表中，例如：年度預(yù)算與執(zhí)行、科研課題立項與支出、人員工資、資產(chǎn)臺賬、合同執(zhí)行等，都能通過財務(wù)數(shù)據(jù)來反應(yīng)。通過搭建以財務(wù)系統(tǒng)為中心的信息系統(tǒng)能夠有效避免信息孤島現(xiàn)象，減少系統(tǒng)維護的人工成本和重復(fù)建設(shè)成本，實現(xiàn)財務(wù)全過程閉環(huán)管理，有助于業(yè)財融合，把握單位整體經(jīng)營狀況，做出宏觀決策。

三、科研事業(yè)單位財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)的總體思路

（一）事前進行充分調(diào)研，把握信息系統(tǒng)建設(shè)需求

調(diào)查研究是做各項工作和進行決策的基本前提，財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)前的調(diào)研包括對單位內(nèi)部的調(diào)研和對軟件開發(fā)公司的調(diào)研。對單位內(nèi)部的調(diào)研包括對單位領(lǐng)導(dǎo)、科研科室和職能管理部門的調(diào)研，收集各個部門對信息系統(tǒng)建設(shè)的需求和建議，對收集的材料進行分析，整理出各項需求如何用財務(wù)信息系統(tǒng)銜接。對軟件開發(fā)公司的調(diào)研包括對單位資質(zhì)、信譽、工作成果、人員穩(wěn)定性和報價等方面的調(diào)研，篩選出開發(fā)實力強、經(jīng)驗豐富、能夠勝任當前開發(fā)需求并在單位預(yù)算支出范圍內(nèi)的軟件企業(yè)。

（二）確定信息系統(tǒng)建設(shè)目標，進行整體宏觀架構(gòu)設(shè)計

結(jié)合調(diào)研材料，確定財務(wù)信息建設(shè)的總體目標，進行整體架構(gòu)設(shè)計。當前業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合逐步加深，通過財務(wù)信息系統(tǒng)打通經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程，成立一體化信息平臺成為大勢所趨?？蒲惺聵I(yè)單位對預(yù)算編制、執(zhí)行和績效考核越來越重視，在設(shè)計整體框架時將預(yù)算編制與中期調(diào)整、預(yù)算執(zhí)行與績效考核、財務(wù)核算與數(shù)據(jù)分析都整合到財務(wù)信息系統(tǒng)中，可實現(xiàn)財務(wù)全過程閉環(huán)管理。為了提高工作效率，還要充分利用現(xiàn)代財務(wù)信息化技術(shù)，例如手機客戶端、影像掃描、發(fā)票識別系統(tǒng)、銀企直聯(lián)、掃碼支付等等，搭建一個兼容性強的平臺并為今后的系統(tǒng)升級創(chuàng)造空間。

（三）構(gòu)建經(jīng)濟業(yè)務(wù)板塊，設(shè)計信息系統(tǒng)實施方案

會計數(shù)據(jù)是記錄已經(jīng)發(fā)生了的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，具有滯后性，而科研事業(yè)單位大多是財政撥款單位，對財政資金的使用用途和執(zhí)行進度有明確的要求，既不能超預(yù)算支出，又不能低于序時進度，因此財務(wù)信息的及時性尤為重要。在構(gòu)建財務(wù)信息系統(tǒng)時，設(shè)置預(yù)算管理、合同管理、網(wǎng)上報銷、收入管理、財務(wù)核算和數(shù)據(jù)分析模塊，將預(yù)算與合同模塊前置于網(wǎng)上報銷模塊，在財務(wù)核算后增加數(shù)據(jù)分析模塊，將傳統(tǒng)的事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑邦A(yù)測、事中控制、事后考核，充分發(fā)揮財務(wù)的管理職能，支撐單位事業(yè)更好發(fā)展。

在設(shè)計財務(wù)信息系統(tǒng)實施方案時，按照“預(yù)算管理-合同管理-網(wǎng)上報銷-財務(wù)核算-數(shù)據(jù)分析”的流程，借助全面預(yù)算將經(jīng)濟業(yè)務(wù)向財務(wù)信息轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)板塊協(xié)同管控。將預(yù)算管理模塊設(shè)為系統(tǒng)的起點，將預(yù)算編制、調(diào)整、執(zhí)行和考核納入系統(tǒng)全流程，設(shè)置每一筆網(wǎng)上報銷都必須選擇預(yù)算來源，簽訂合同的都必須關(guān)聯(lián)合同，通過財務(wù)核算模塊自動生成憑證，對于各類支出能夠查詢執(zhí)行進度、提取數(shù)據(jù)進行橫縱向分析，有利于管理者做出宏觀決策。

（四）梳理完善現(xiàn)有制度，制作流程圖

財務(wù)信息系統(tǒng)中各個經(jīng)濟業(yè)務(wù)板塊的運行表現(xiàn)為審批流程，審批的依據(jù)是單位現(xiàn)有的規(guī)章制度，因此制作流程圖的過程也是補充完善單位制度體系的過程。具體表現(xiàn)為提交事項是否在預(yù)算范圍內(nèi)、審批權(quán)限是否符合制度要求、是否符合合同管理制度、是否符合政采和集中采購管理制度、是否符合資產(chǎn)管理規(guī)定、是否符合公務(wù)卡管理制度、附件是否齊全、是否超標準報銷、資金支付途徑是否準確等等，這些規(guī)定都要內(nèi)嵌于流程中，打造透明可控的信息系統(tǒng)。

（五）重視硬件軟件設(shè)備管理，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行

信息技術(shù)的運用是一把雙刃劍，給工作帶來極大便利的同時也給信息安全帶來了一些風險。科研事業(yè)單位的財務(wù)信息系統(tǒng)安全性直接影響到了單位的經(jīng)營和發(fā)展，對于保護科研成果十分重要，因此在系統(tǒng)設(shè)計時對硬件和軟件的管理尤為重要。在硬件管理方面，要保證服務(wù)器和存儲容量的擴充、選取高性能的交換機、做好防護墻工作避免外接設(shè)備連接使主機遭受病毒攻擊；在軟件管理方面，要設(shè)好權(quán)限及角色、設(shè)置復(fù)雜不易被破解的密碼、做好備份工作，防止數(shù)據(jù)庫崩潰影響正常運行。另外，還要重視財務(wù)人才隊伍的建設(shè)，提高財務(wù)人員的綜合素質(zhì)，兼顧專業(yè)性和技術(shù)性，培養(yǎng)復(fù)合型財務(wù)人才，為順利實施財務(wù)信息系統(tǒng)保駕護航。

結(jié)語

綜上所述，建設(shè)“業(yè)財一體”的財務(wù)信息系統(tǒng)是當前科研事業(yè)單位的發(fā)展趨勢，是單位內(nèi)部控制有效實施、財務(wù)科學化管理的內(nèi)在要求，單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)工作人員要重視財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，推動科研事業(yè)單位順利發(fā)展。