當代辦公室團隊建設(shè)面臨的主要問題及對策

文/中共東蘭縣委黨校 馬遠翔

一、辦公室團隊建設(shè)的重要意義

團隊是指一群人為了一個共同的目標而相互配合所形成的工作團體。團隊合作能夠提高整體工作的效果，一般來說，團隊的工作業(yè)績往往大于個人的業(yè)績以及各部分的功能之和，這正是團隊的根本功能所在。團隊存在的意義就是在保證團隊成員完成團隊工作的同時，使每個人都能夠積極參與，發(fā)揮所長，從而產(chǎn)生積極的協(xié)同效應(yīng)。團隊中的個人在某些方面，彼此之間能夠互補，以便于在他人薄弱的環(huán)節(jié)給予幫助，更好地完成團隊任務(wù)。辦公室團隊是單位中非常重要的工作團體，其工作質(zhì)量的高低決定著單位的利益得失。因此，辦公室團隊建設(shè)具有重要意義。

（一）辦公室在單位中肩負重任。從管理的角度來看，辦公室是單位管理系統(tǒng)中的重要部分，屬于管理部門。它的主要職責是負責與其上、下級以及社會協(xié)調(diào)溝通事務(wù)，具有工作樞紐的作用。辦公室團隊的質(zhì)量會直接影響到單位的口碑、榮譽以及管理水平的高低，最終對單位的發(fā)展造成重大影響。從服務(wù)的角度來看，辦公室團隊具有服務(wù)的性質(zhì)，服務(wù)于整個單位的員工，每項工作的質(zhì)量、效率會間接影響到單位其他員工的工作、身心狀態(tài)。因此，建設(shè)高質(zhì)量的辦公室團隊能夠提高整個單位的工作效率以及文化建設(shè)水平。

（二）辦公室團隊需要凝結(jié)內(nèi)部力量。辦公室一般設(shè)置眾多職位，并且團隊內(nèi)部分工明確，不同的崗位完成不同的工作。但是不同崗位之間不是完全沒有聯(lián)系的，他們在各自分工的基礎(chǔ)上，與其他崗位人員取得合作，使辦公室團隊形成一個有機的整體。辦公室每個工作人員的能力都有一定的限度，只有善于與他人合作，取長補短，才能彌補自身的不足，在合作中實現(xiàn)雙贏。辦公室團隊內(nèi)的合作一般有兩種情況：1.同一份工作本身需要多個崗位的人員共同完成；2.某一崗位的本職工作，在其他崗位人員的幫助下，出色完成任務(wù)。

（三）建設(shè)優(yōu)秀的辦公室團隊關(guān)系到單位的發(fā)展。辦公室團隊承擔著整個單位各項業(yè)務(wù)的管理任務(wù)，只有提高辦公室的工作效率、工作質(zhì)量，才能為單位其他方面的建設(shè)提供保障，所以辦公室工作看似平平無奇，實際上卻影響著整個單位發(fā)展，是單位中的關(guān)鍵部分。一旦辦公室工作無法正常運行，則會對單位造成嚴重的負面影響。而且，只有將辦公室建設(shè)成為一支團結(jié)合作、勇于擔當、作風(fēng)優(yōu)良的隊伍，才能夠保證辦公室人員在按時完成自己的本職任務(wù)基礎(chǔ)上，為其他人員提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高工作質(zhì)量和效果，最終促進單位的整體工作質(zhì)量。相反，如果辦公室是一支松散、能力低下、作風(fēng)不良的團隊，團隊人員不僅不能完成自己的本職工作，而且還“窩里斗”，浪費每一個人的能力，遇事畏首畏尾、互相推脫，則會給單位帶來一系列不必要的麻煩，單位中的個人也無法獲得成功。因此，單位要想不斷發(fā)展，需要加快建設(shè)高質(zhì)量的辦公室團隊，提高其工作效率和工作質(zhì)量。

二、當代辦公室團隊建設(shè)面臨的主要問題

（一）辦公室工作人員受傳統(tǒng)觀念的影響較為嚴重。大數(shù)據(jù)時代的不斷發(fā)展，要求辦公室相關(guān)工作人員不僅要完成自己的本職工作，同時也要求相關(guān)工作人員要加大對于新技術(shù)的學(xué)習(xí)，采用創(chuàng)新的管理方式和新的管理方法來完成工作。但是現(xiàn)在諸多單位受傳統(tǒng)觀念的影響，缺乏這種創(chuàng)新和冒險的精神，一些單位的管理人員，更重視單位的資金技術(shù)等方面的問題，而缺乏對辦公室人才的重視，并且這些高層人員的理念以及態(tài)度，在一定程度上對基層工作人員產(chǎn)生了影響，使得這些辦公室工作人員產(chǎn)生了思維慣性，缺乏創(chuàng)新精神，進而使得辦公室團隊工作停滯不前，無法適應(yīng)時代的要求，嚴重阻礙了單位的健康發(fā)展。

（二）不合理的團隊結(jié)構(gòu)及制度。目前辦公室團隊人員中，大部分是30歲以上的職工，年輕職工較少，導(dǎo)致整個團隊缺乏活力和創(chuàng)新能力。而且辦公室團隊人員的學(xué)歷較低，與其管理、服務(wù)對象呈現(xiàn)出不對稱的局面。另外，辦公室工作屬于基層工作，團隊內(nèi)人員的升職晉升機會少，再加上團隊內(nèi)缺乏人文關(guān)懷和團隊文化，激勵制度不夠公平等因素，造成團隊人員缺少對工作的積極性，不愿意為了團隊的發(fā)展而努力。

（三）人才競爭現(xiàn)象阻礙了團隊吸收優(yōu)秀人才。當代信息技術(shù)飛快發(fā)展，辦公室更加注重工作人員的復(fù)合型能力，這是因為現(xiàn)在的單位對人才的需求不僅是人與人之間的溝通，還涉及許多領(lǐng)域的工作。而且，這些工作需要在不斷實踐與學(xué)習(xí)中才能夠完成。當代辦公室人員不僅需要具要有良好的專業(yè)知識和較強人際溝通能力，還要對工作負責，具備使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等能力。而這種復(fù)合型人才的缺乏，往往導(dǎo)致辦公室團隊工作水平低下，效率不高。

（四）辦公室團隊缺乏凝聚力。辦公室團隊是由不同的人組成的團體，由于每個人在性格、價值觀、修養(yǎng)、能力等方面都具有一定的差異，團隊工作人員之間除了工作上的關(guān)系，很少進行情感溝通，而且加上團隊的本身結(jié)構(gòu)、制度問題，造成辦公室團隊缺乏凝聚力，工作人員之間缺乏信任，最后導(dǎo)致辦公室團隊工作效率低下，團隊人員之間關(guān)系惡劣，甚至?xí)a(chǎn)生沖突，這些都會阻礙辦公室團隊的建設(shè)以及單位的健康發(fā)展。

三、做好辦公室團隊建設(shè)的對策

（一）建立辦公室相關(guān)人員的創(chuàng)新型思想觀念。當代辦公室團隊管理工作的方式方法還處于發(fā)展階段，很多單位的辦公室團隊管理方式大多以手工操作為主，過于注重薪資核算、檔案管理、績效考核等方面，辦公室團隊無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，這種管理方法模式太陳舊，往往不能滿足單位發(fā)展的要求，雖然一些單位在此方面進行改革，但經(jīng)常是治標不治本。信息時代單位對辦公室團隊人員的要求已不再是傳統(tǒng)的那些要求了，單位不僅要求辦公室人員樹立“以人為本”的管理理念，同時也要求辦公室工作人員充分認識到創(chuàng)新型思想觀念的重要性，只有這樣才能實現(xiàn)單位的進步和發(fā)展。建立辦公室相關(guān)人員的創(chuàng)新型思想觀念，不僅可以提高員工的工作積極性，而且還可以落實改革政策，同時，單位必須跟上大數(shù)據(jù)時代的步伐，通過大數(shù)據(jù)創(chuàng)造新的管理模式，使辦公室工作人員在充分了解和認識的基礎(chǔ)上，與新時期的創(chuàng)新管理思維觀念相融合，實現(xiàn)單位的健康可持續(xù)發(fā)展。

（二）優(yōu)化辦公室團隊成員結(jié)構(gòu)，改善團隊制度。一般來說，辦公室團隊需要具備不同素質(zhì)、不同學(xué)歷、不同年齡段的工作人員，他們在團隊中承擔著不一樣的角色，例如，團隊中必須具備領(lǐng)導(dǎo)者、監(jiān)督者、協(xié)調(diào)者等。每個人都具有各自的特點，能夠做到相互幫助，互惠互利，并且將自身的優(yōu)勢發(fā)揮到極致，這樣才能建設(shè)一個高質(zhì)量的團隊。另外，應(yīng)該設(shè)置科學(xué)合理的團隊人員獎懲制度，在不斷的實踐中積累經(jīng)驗，讓每個人都能感受到公平公正，對團隊產(chǎn)生歸屬感。除此之外，團隊的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該多給予團隊人員一些人文關(guān)懷，讓團隊成員能夠?qū)で蟮焦ぷ髦嗟母星榧~帶。

（三）加大優(yōu)秀人才的吸收，加強員工培訓(xùn)。大數(shù)據(jù)時代的到來，使得傳統(tǒng)的辦公室人員管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)單位的發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公室人員管理模式不能有效對員工信息進行收集與整合，存在諸多弊端，這就要求要對辦公室人才引進流程和方式進行創(chuàng)新，為辦公室團隊發(fā)掘與培養(yǎng)人才，滿足單位工作的需求。因此，單位應(yīng)該拓寬辦公室團隊人員的引進范圍，引進先進的復(fù)合型優(yōu)秀人員，建立辦公室的創(chuàng)新型發(fā)展機制，從而提高辦公室乃至整個單位的職工素養(yǎng)以及工作效率。另外，對于辦公室的老員工，應(yīng)該為他們創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)培訓(xùn)條件，讓他們在掌握基本技能的基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)多方面的知識。例如，辦公室負責公文寫作的人員，單位可以鼓勵他們積極參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)一些計算機應(yīng)用等方面的知識。當然，單位要注重培訓(xùn)內(nèi)容的多元性和專業(yè)性，鼓勵辦公室團隊的每一個人員參與其中，讓他們獲得各方面能力的提升，從而更好地完成團隊任務(wù)。

四、結(jié)語

總之，辦公室團隊建設(shè)對單位的工作水平、工作效率有著非常巨大的影響，因此，如何建設(shè)一支高質(zhì)量的辦公室團隊，是我們應(yīng)該深入了解和探討的問題。而建設(shè)高質(zhì)量的辦公室團隊，要求我們能從實際出發(fā)，分析辦公室團隊面臨的主要問題及原因，并實施相應(yīng)的策略。