新冠肺炎疫情影響下高校檔案工作新思考
——以A大學(xué)檔案館為例

文/長江大學(xué)檔案館 許淼 王長建

2020年新冠肺炎疫情肆虐，疫情防控的關(guān)鍵時(shí)期，湖北省檔案局出臺(tái)《關(guān)于做好新冠肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，不僅體現(xiàn)了疫情期間檔案收集的必要性，也是對(duì)高校檔案工作相關(guān)體制機(jī)制的考驗(yàn)。高校檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，檔案材料需要經(jīng)過精準(zhǔn)全面收集、集中統(tǒng)一管理等環(huán)節(jié)才能有效保障檔案實(shí)現(xiàn)傳播、教育等社會(huì)價(jià)值。疫情影響下，高校檔案工作從收集整理至查詢利用都面臨巨大困境并帶來弊端。

一、高校檔案工作面臨的問題

在新冠疫情影響下，高校檔案工作開展難度大，存在以下弊端：

（一）專題檔案種類多、征集難度大。疫情防控期間，涌現(xiàn)出抗擊疫情先進(jìn)人物和事跡；有關(guān)抗擊疫情的書畫、詩歌、視頻、專題報(bào)道、宣傳冊(cè)，還有各級(jí)抗擊疫情指揮部的文件通知等等檔案，都突破了傳統(tǒng)檔案收集的范圍，但又是寶貴的歷史資料，真實(shí)記錄疫情防控的點(diǎn)滴過程和歷史面貌，完整呈現(xiàn)了學(xué)校抗擊疫情斗爭的全貌。高校檔案收集工作通常使用年度檔案的方式，沒有形成會(huì)議或者重要活動(dòng)的專題檔案，造成高校檔案整理工作主要在年初或年末進(jìn)行。專題檔案收集不受重視導(dǎo)致檔案的借鑒作用無法體現(xiàn)。當(dāng)前疫情下，對(duì)已產(chǎn)生或正在產(chǎn)生的各類文件材料、音頻、照片、電子文件材料和實(shí)物等疫情專題檔案的收集有助于今后提高高校的應(yīng)急反應(yīng)能力。通過疫情檔案的宣傳有助于增強(qiáng)群眾的公共衛(wèi)生防范意識(shí)。

（二）電子檔案規(guī)范化水平不高。在數(shù)字時(shí)代，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，檔案形式越來越多樣化。防控疫情期間，電子檔案歸檔不僅能保障檔案工作人員的身體狀況，也是對(duì)檔案收集“單套制”的嘗試。但電子檔案如何保證其有效性、真實(shí)性，檔案館如何確保電子文件長期可讀等都是需要盡快解決的問題。電子檔案收集對(duì)檔案館工作人員及兼職檔案員都是重新適應(yīng)。儲(chǔ)存方式、移交方式、運(yùn)行體系的改變要求檔案員不僅要求專業(yè)檔案素質(zhì)，還需要擁有一定的數(shù)字化處理水平。

（三）檔案查詢工作效率不高。受疫情沖擊，檔案查閱服務(wù)在“復(fù)工復(fù)產(chǎn)”后的檔案查閱主要以線上服務(wù)為主。以A大學(xué)為例，線上查檔服務(wù)完全依賴于簡單的郵件查詢。但簡單的郵件查詢存在一定的問題：第一，高校查詢郵件處理過程中存在延時(shí)及溝通不暢的現(xiàn)象，導(dǎo)致郵件未能及時(shí)處理，對(duì)查詢?nèi)嗽斐梢欢ǖ挠绊懀坏诙?，激增的查詢郵件造成工作人員個(gè)人壓力過大，特別是遇到急件需要工作人員具有高度的執(zhí)行力與責(zé)任心完成查檔任務(wù)；第三，由于疫情影響，多數(shù)高校處于特殊值班工作階段，分批返崗復(fù)工必然存在工作人員之間工作交接上的問題，這將導(dǎo)致工作效率下降等問題。

（四）檔案工作管理隊(duì)伍參差不齊。一是除了檔案館以外，其他部門檔案員均為兼職，在工作安排上容易將檔案工作這種需要時(shí)間和責(zé)任的工作放在最后，逐漸形成檔案管理邊緣化；二是學(xué)校每3～4年進(jìn)行一次全員崗位聘任，導(dǎo)致檔案員輪崗次數(shù)多，身兼數(shù)職，交接不清晰，業(yè)務(wù)不熟練，管理不規(guī)范，檔案管理意識(shí)薄弱；三是檔案管理隊(duì)伍建設(shè)力度不夠，未形成定期、良好、有序的培訓(xùn)交流機(jī)制及相應(yīng)的考核、獎(jiǎng)懲機(jī)制，不利于檔案管理責(zé)任與意識(shí)的培養(yǎng)。

二、高校檔案工作新思考

（一）部署及時(shí)，防控疫情檔案歸檔范圍明確。制度是科學(xué)管理的重要組成部分。根據(jù)湖北省檔案局《關(guān)于做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案收集歸檔工作的指導(dǎo)意見》的要求，A大學(xué)檔案館于2020年4月初結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定了《A大學(xué)2020年防控疫情檔案歸檔通知》，指出防控疫情檔案歸檔遵循“應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸”原則，明確了歸檔范圍，為收集防控疫情檔案提供了明確的制度保障。《歸檔通知》規(guī)定，由各單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，檔案員具體操作，嚴(yán)格按照《歸檔通知》對(duì)防控疫情檔案進(jìn)行科學(xué)整理后統(tǒng)一向檔案館移交，任何人不得以任何理由拒交。指明了上級(jí)黨委、政府、學(xué)校關(guān)于新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作的重大決策部署、規(guī)定、通知、通報(bào)等11項(xiàng)具體歸檔范圍，落實(shí)防控疫情檔案歸檔，解決防控疫情檔案“歸什么”和“怎么歸”的問題，最大限度地避免防控疫情檔案出現(xiàn)遺漏的情況。

（二）運(yùn)用信息技術(shù)，創(chuàng)新查詢手段。檔案查閱利用是檔案服務(wù)廣大師生和校友的基本手段，也體現(xiàn)了檔案的憑證價(jià)值。疫情防控期間，我校檔案查閱利用工作仍然在繼續(xù)，具體體現(xiàn)為：一是為盡可能減少人與人之間的接觸，采用線上查檔或預(yù)約查檔的方式。以A大學(xué)檔案館為例，1～3月受封城影響未有查詢量，在4～6月間查閱量達(dá)到600多人次，與2019年4～6月查閱人數(shù)對(duì)比增加了260人次，增長率為93.23%，由此可見，查閱量有增無減。運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析等手段建立檔案查詢系統(tǒng)，使檔案查詢更加準(zhǔn)確，便捷，是解決相關(guān)問題的途徑之一。建立遠(yuǎn)程查詢系統(tǒng)對(duì)可開放的檔案進(jìn)行開放，由查詢?nèi)说怯泜€(gè)人信息后自主查詢，線上查詢后存在的郵寄紙質(zhì)版檔案問題得到解決。有效的遠(yuǎn)程查詢系統(tǒng)還可以緩解檔案工作人員不足等實(shí)際問題，同時(shí)也減輕查檔工作人員的心理壓力。

（三）制度健全，檔案工作流程細(xì)化。按照國家檔案局和教育部制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》和關(guān)于發(fā)布《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的文件精神，A大學(xué)檔案館制定了《A大學(xué)檔案管理辦法》，2020年6月初修訂了各類檔案歸檔指南，細(xì)化了檔案工作的環(huán)節(jié)和流程，將檔案工作責(zé)任明確到學(xué)校檔案隊(duì)伍的每個(gè)人，解決了學(xué)校檔案工作“做什么”和“怎么做”的問題，也避免了歸檔過程由于責(zé)任劃分不清導(dǎo)致的責(zé)任推諉，提高了工作的效率和質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)從收集、保管、利用等全過程的規(guī)范化程序化管理體系，確保檔案的安全與完整。

（四）實(shí)施三個(gè)“結(jié)合”，構(gòu)建檔案工作目標(biāo)考核體系。高校檔案分散在不同的院系和部門，需要學(xué)校各部門的大力配合。同時(shí)，要實(shí)現(xiàn)檔案的“全過程管理”必須與學(xué)校的其他管理體系進(jìn)行結(jié)合，充分發(fā)揮各體系在檔案工作中的作用，體現(xiàn)一體化管理的優(yōu)勢。一是檔案工作與目標(biāo)任務(wù)相結(jié)合。學(xué)校開展目標(biāo)管理以來，檔案工作納入目標(biāo)管理，檔案館代表學(xué)校制定年度檔案工作目標(biāo)，并以學(xué)校工作目標(biāo)的形式下發(fā)二級(jí)單位執(zhí)行。二是年度績效考核與檔案工作相結(jié)合。檔案工作成為學(xué)校的主要工作，在目標(biāo)考核和年終考核指標(biāo)體系中，檔案工作在學(xué)校整體管理工作中比重不斷加強(qiáng)，年終，學(xué)?？己祟I(lǐng)導(dǎo)小組在檢查的基礎(chǔ)上，對(duì)照單位目標(biāo)任務(wù)和考核體系，采取考核小組和檔案館日常工作記錄進(jìn)行打分，保證考核工作的公平公正。因考核結(jié)果影響單位績效，引起各部門高度關(guān)注和重視，各單位檔案工作水平明顯提高。三是檔案工作與業(yè)務(wù)工作結(jié)合。檔案工作的難點(diǎn)在于檔案產(chǎn)生到移交時(shí)間跨度長，各單位倉促歸檔和檔案漏歸錯(cuò)歸時(shí)有出現(xiàn)。學(xué)校檔案館撰寫立卷歸檔工作情況通報(bào)，通報(bào)包括各單位歸檔情況、主要存在問題及相關(guān)要求，及時(shí)解決檔案工作中出現(xiàn)的弊端，扭轉(zhuǎn)年終移交倉促和歸檔質(zhì)量不高的狀況。

（五）打造高素質(zhì)的檔案員隊(duì)伍。要提高檔案管理水平，落實(shí)制度是關(guān)鍵。一是必須打造一支高素質(zhì)的部門檔案員隊(duì)伍。學(xué)校充分調(diào)動(dòng)發(fā)揮各單位檔案工作負(fù)責(zé)人及檔案員的作用，選拔一批熱愛檔案立卷工作、耐心細(xì)致的專、兼檔案管理員隊(duì)伍。二是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)檔案人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理辦法，通過年初任務(wù)布置，年中任務(wù)推進(jìn)，年終總結(jié)表彰，會(huì)議典型發(fā)言交流等形式，推動(dòng)檔案工作，表彰優(yōu)秀檔案員，提高檔案員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。三是積極走出去參加相關(guān)會(huì)議和學(xué)術(shù)研討，到兄弟院校參觀學(xué)習(xí)，由于防控疫情，組織大家網(wǎng)上學(xué)習(xí)，并形成新常態(tài)。檔案館內(nèi)部，經(jīng)常召開研討會(huì)，對(duì)一些難點(diǎn)問題進(jìn)行研討，發(fā)揮集體智慧，尋找解決途徑。