農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息化途徑分析

文/福建省南平市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所 胡忠全

伴隨著科技水平以及社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢。在這種背景下，如何做好科技檔案信息化建設(shè)工作，縮短科技檔案管理的流程，提升管理效能，是當(dāng)前科技檔案管理人員需要思考的課題。為此，必須要用新思維解決新問題，不斷推動科技檔案管理方式創(chuàng)新，夯實科技檔案管理基礎(chǔ)。

一、農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義

（一）有利于提升農(nóng)業(yè)科技檔案管理實效，適應(yīng)時代發(fā)展趨勢。人類進(jìn)入信息化社會后，信息技術(shù)對各行各業(yè)的影響不斷加深，農(nóng)業(yè)科技檔案信息化已經(jīng)成為時代發(fā)展趨勢。推動農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)，能夠更好地采集信息資源，提升歸檔效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管周期較短、成本較高，且容易受環(huán)境的影響。與此相比，推動農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)，對科技檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠延長檔案保管期限，打破檔案開發(fā)利用的時間壁壘和空間壁壘，最大限度保證科技檔案資源的完整性、真實性、原始性。

（二）有利于提升農(nóng)業(yè)科研效率，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研目標(biāo)。農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科研活動中產(chǎn)生的信息載體，具有重要的社會價值、文化價值、經(jīng)濟價值、科研價值。對農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行信息化處理，簡化檔案收集、整理各個流程，打造一體化的檔案管理模式，能夠更好地對農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行查詢，為農(nóng)業(yè)科研主體提供信息參考。除此之外，推動農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理，可以改變現(xiàn)有的檔案管理、利用格局，及時滿足多個主體的查檔需求，提升農(nóng)業(yè)科研工作的效率和質(zhì)量，進(jìn)而更好地實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研目標(biāo)。

（三）有利于推動科技創(chuàng)新，加快科技成果轉(zhuǎn)化。農(nóng)業(yè)科技檔案記載了農(nóng)業(yè)科研活動的全過程，反映了農(nóng)業(yè)科研活動的規(guī)律，具有十分關(guān)鍵的參考、指導(dǎo)和借鑒作用。一方面，加快農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理，搭建相應(yīng)的檔案服務(wù)平臺，可以為科研主體開展科研工作提供參考，幫助其更好地了解某一科研項目，實現(xiàn)科技創(chuàng)新的目標(biāo)；另一方面，農(nóng)業(yè)科技檔案為科研決策提供了重要依據(jù)，能夠提升決策的科學(xué)性。做好農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的系統(tǒng)利用與開發(fā)，更好地認(rèn)識科研規(guī)律，加快科技成果轉(zhuǎn)化。

二、農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)中常見的問題

（一）農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化率不高。當(dāng)下，部分單位沒有及時對紙質(zhì)農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，阻礙了農(nóng)業(yè)科技檔案的數(shù)字化進(jìn)程。一是檔案管理人員數(shù)量不足，缺乏專人負(fù)責(zé)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化工作。隨著農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)量不斷增加，部分單位現(xiàn)有的人力資源難以滿足農(nóng)業(yè)科技檔案管理需求。二是硬件設(shè)施與軟件設(shè)施不完善，農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化效率低下。典型表現(xiàn)在高拍儀、大型掃描儀、微縮相機、高存儲硬盤缺失，信息化建設(shè)舉步維艱。同時，部分單位檔案管理系統(tǒng)的功能單一，僅能簡單存儲，無法對格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，不利于農(nóng)業(yè)科技檔案一站式處理。

（二）農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)緩慢。為了更好地提升農(nóng)業(yè)科技檔案檢索、利用效率，必須建設(shè)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫。然而，實踐中許多單位對數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作缺乏足夠重視，農(nóng)業(yè)科技檔案對農(nóng)業(yè)科研工作的支撐作用不明顯。一是沒有對農(nóng)業(yè)科技檔案的類別進(jìn)行細(xì)分，尚未根據(jù)類別來建立數(shù)據(jù)庫，不利于農(nóng)業(yè)科技檔案精細(xì)化管理目標(biāo)的實現(xiàn)；二是尚未將人工智能技術(shù)、智能算法技術(shù)應(yīng)用到農(nóng)業(yè)科技檔案管理領(lǐng)域，無法對檔案首頁的關(guān)鍵字節(jié)進(jìn)行精準(zhǔn)識別，不利于自動化錄入工作，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫建設(shè)緩慢；三是尚未將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作中，不僅無法設(shè)置精度檢索條件，而且無法自動識別圖片中的文字信息，影響數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與利用；四是農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫與單位OA辦公系統(tǒng)、農(nóng)業(yè)科研系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)度不高，大量檔案資源無法同步。

（三）農(nóng)業(yè)科技檔案安全存在隱患。信息技術(shù)是一把雙刃劍，雖然能夠很好地提升農(nóng)業(yè)科技檔案管理效能，但也留下了許多安全隱患。主要表現(xiàn)在：一是農(nóng)業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)容易遭受非法程序、非法病毒的入侵，面臨被篡改、竊取、非法加密的風(fēng)險。一旦發(fā)生相應(yīng)的安全問題，勢必會損害單位的利益，侵害單位的科研秘密；二是部分單位缺乏創(chuàng)新意識，仍然習(xí)慣于使用防火墻、病毒掃描、病毒查殺等技術(shù)對農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行安全管理，未全面提升安全效能；三是部分單位農(nóng)業(yè)科技檔案的訪問權(quán)限不明，尚未建立農(nóng)業(yè)科技檔案查閱、調(diào)閱臺賬，存在安全管理漏洞。

（四）農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升。當(dāng)前，部分單位檔案管理人才建設(shè)不容樂觀，難以適應(yīng)新形勢下農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作。一是尚未制定科學(xué)合理的檔案管理培訓(xùn)方案，檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容單一，難以突出重點。部分單位尚未結(jié)合檔案信息化建設(shè)的要求對培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計，檔案管理人員缺乏相應(yīng)的知識和技能；二是單位與外部檔案館、圖書館等專業(yè)部門的溝通不足，檔案培訓(xùn)工作過于封閉，不利于建設(shè)復(fù)合型人才隊伍。

三、農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的對策

（一）夯實基礎(chǔ)，加快農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化進(jìn)程。信息化時代，農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理的重要性愈發(fā)凸顯。在這種環(huán)境下，不能僅對電子類文件進(jìn)行管理，也要注重對紙質(zhì)文件進(jìn)行轉(zhuǎn)化，確保檔案利用的整體性、系統(tǒng)性。為此，一是要結(jié)合本單位農(nóng)業(yè)科技檔案管理需求以及檔案數(shù)量，引進(jìn)具有檔案管理學(xué)、圖書管理學(xué)知識的專業(yè)人才，安排專人負(fù)責(zé)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理工作，實現(xiàn)分工精細(xì)化的目標(biāo)。二是要購置或者更新相應(yīng)的軟硬件設(shè)施。一方面，要借助微縮相機、具有ORC技術(shù)的掃描儀、高拍儀對農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并將其錄入硬盤中；另一方面，要選擇功能較多的檔案管理軟件，為后續(xù)的開發(fā)利用工作奠定基礎(chǔ)。

（二）精準(zhǔn)定位，快速推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。從資源利用效益最大化以及檔案開發(fā)利用的角度來看，單位必須將農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作作為一項基礎(chǔ)性、全局性、長期性的工作來抓。一是要對農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行細(xì)分，以年度、內(nèi)容為條件，設(shè)置相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)，打造多個檔案數(shù)據(jù)庫；二是要將人工智能技術(shù)、智能算法技術(shù)應(yīng)用到農(nóng)業(yè)科技檔案管理領(lǐng)域，建立自動化處理模型，實現(xiàn)電子文件自動錄入、歸檔與更新，精簡檔案管理流程，減少檔案管理人員的工作壓力；三是要將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作中，結(jié)合檔案需求來設(shè)置精度檢索條件，滿足不同主體多元化的檔案檢索需求；四是要將檔案數(shù)據(jù)庫與單位OA辦公系統(tǒng)、農(nóng)業(yè)科研系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來，打破系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸壁壘，滿足農(nóng)業(yè)科技檔案一站式利用的要求，節(jié)約檔案管理成本。

（三）堅持原則，做好農(nóng)業(yè)科技檔案安全管理。農(nóng)業(yè)科技檔案事關(guān)單位科研秘密、知識產(chǎn)權(quán)，具有極高的價值。對農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行信息化處理，不能一味強調(diào)對信息技術(shù)的利用，更要堅持安全管理原則，防范安全風(fēng)險。為此，一是要嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)外網(wǎng)管理機制，通過內(nèi)網(wǎng)對科技檔案進(jìn)行管理，有效防止外部的越權(quán)訪問、非授權(quán)訪問、惡意入侵、惡意篡改等風(fēng)險；二是要強化信息技術(shù)的利用，探索通過區(qū)塊鏈技術(shù)、云加密技術(shù)、文檔加密技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)對科技檔案進(jìn)行加密。同時，要通過云儲存技術(shù)對科技檔案進(jìn)行高效備份，防止科技檔案丟失；三是要完善科技檔案安全管理制度，明確單位內(nèi)部以及外部的查閱權(quán)限、查閱內(nèi)容、查閱流程，建立相應(yīng)的臺賬，為事后追責(zé)以及事后調(diào)查提供依據(jù)。同時，也要不斷提升檔案管理人員的安全責(zé)任意識，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險和管控風(fēng)險，構(gòu)建完善的安全管理體系。

（四）把握重點，強化檔案管理人才培訓(xùn)。農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理離不開高素質(zhì)的人才隊伍。必須以檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理為目標(biāo)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，培育高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍。一是要著眼于信息化建設(shè)的基本要求，重點開展以信息技術(shù)利用為核心的檔案管理培訓(xùn)工作，制定檔案管理人才培訓(xùn)方案，整體推進(jìn)、突出重點。同時，要側(cè)重于從實踐操作的角度對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員的實踐能力，避免培訓(xùn)工作理論化和形式化；二是要深化與檔案館、圖書館等專業(yè)部門的合作，為檔案管理人員提供交流學(xué)習(xí)平臺，借鑒檔案信息化建設(shè)中的新經(jīng)驗，全面提升人才建設(shè)質(zhì)量。

四、結(jié)語

新時期，要進(jìn)一步做好農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，優(yōu)化管理內(nèi)容、管理方式，構(gòu)建檔案信息化建設(shè)平臺，提升檔案管理質(zhì)量、節(jié)省檔案管理時間的同時，實現(xiàn)資源利用效益最大化。一是要夯實基礎(chǔ)，加快農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化進(jìn)程；二是要精準(zhǔn)定位，快速推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)；三是要堅持原則，做好農(nóng)業(yè)科技檔案安全管理；四是要把握重點，強化檔案管理人才培訓(xùn)。相信在農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的努力下，農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作會朝著信息化、智能化、科學(xué)化的方向發(fā)展。