工程竣工驗收中檔案管理問題與對策

何亞萍 張中瑞 王燕平 余忠霄

中國核電工程有限公司 北京 100089

1 建筑工程竣工驗收中檔案管理存在的問題

1.1 文件形成不規(guī)范

做好建筑工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要確保檔案文件信息的規(guī)范性。但是實際管理中，部分建筑工程檔案管理存在部分原始資料沒有嚴格的依照格式與規(guī)范進行書寫；檢驗記錄的簽章不齊全；竣工圖不規(guī)范，缺失竣工圖章、簽字手續(xù)不完備、沒有體現設計變更的內容等情況等一系列問題。對于這部分不符合檔案歸檔要求與規(guī)范的文件資料和信息，是不能進行竣工驗收的，從而影響了整個建筑工程建設項目的驗收和交付，不利于建筑工程的發(fā)展[1]。

1.2 文檔歸檔不齊全

做好建筑工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要確保歸檔的檔案文件和資料信息的規(guī)范性、完整性與系統性，要能夠全面的、準確地反映實際工程項目建設的情況。但是，實際管理中，部分建筑工程建設項目存在缺乏項目前期的文件和資料；工程文件的原件丟失；文件缺乏相應的批復；設計變更的審批手續(xù)不完整；文件的存儲比較分散；文件信息收集及時性、全面性不足；文件借閱等管理不到位等導致的文件和數據資料的丟失；招投標相關的資料信息沒有做到及時的歸檔等一系列的問題。從而影響了整個建筑工程建設項目的驗收工作的開展，不利于建筑工程的發(fā)展。

1.3 文件整編不規(guī)范

做好建筑工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要做好相關的檔案資料和文件信息的整理和分析工作，做好文件的科學的分類和編號，方便文件信息的存儲、管理和利用。但是，實際管理中，部分建筑工程建設項目存在檔案管理人員組卷不合理、信息資料的分類不科學、排序相對比較混亂；沒按照要求編寫卷內目錄、備考表；案卷題名和實際工程項目的名稱不規(guī)范等問題。從而影響了整個建筑工程建設項目的驗收工作的開展，不利于建筑工程的發(fā)展。

1.4 聲像材料歸檔困難

做好建筑工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要不斷地提高檔案信息資料管理的技術手段，重視強化對紙質資料、聲像資料與電子文檔的管理，確保檔案信息的完整性。但是，在實際管理中，部分建筑工程建設項目存在聲像資料缺失和失管；文件資料的內容不全面，沒有文字說明；聲像資料的保管條件比較差，在防光、防丟失等方面工作不到位等問題，增加了聲像資料的歸檔難度，不利于檔案信息的完整性。從而影響了整個建筑工程建設項目的驗收工作的開展，不利于建筑工程的發(fā)展[2]。

2 解決問題的對策

2.1 加強相關人員的檔案管理意識

為了提升建筑工程竣工驗收檔案管理工作的效率及質量，有必要加強相關人員的檔案管理意識。一方面，建筑工程檔案管理部門領導，有必要把檔案管理工作看成是一項系統化的工作，確保各環(huán)節(jié)管理工作充分落實到位。另一方面，保證建筑工程項目的實施與檔案管理工作之間的步調一致，針對建筑工程從設計、施工、管理、質量驗收等各個環(huán)節(jié)所產生的檔案信息資料，要加強采集、分析、整理、儲存及管理。此外，增強檔案管理人員檔案管理意識，加強檔案管理部門和其他部門，比如設計部門、施工部門等的溝通協作，確保檔案管理工作的協調性及完整性。

2.2 構建完善的檔案管理體系

對建筑工程驗收檔案管理的目標及規(guī)范要求加以明確，以建筑工程項目的具體特征為依據，制定完善的檔案管理制度，并嚴格實施。加強檔案管理部門建設，相關檔案的收集、歸檔，由專人負責，并實施統一領導及統一管理，以此提升檔案管理工作的規(guī)范程度。相關部門及單位，需對自身在檔案管理工作中的主要職責加以明確，嚴格落實檔案管理責任制，將責任落實到個人，確保檔案管理工作順利、有序地開展。

以檔案管理制度為依據，對檔案信息從“收集→歸檔→組卷→整編→移交”整個過程進行規(guī)范。此外，將監(jiān)理單位的監(jiān)督及檢查作用發(fā)揮出來，加強檔案管理工作過程監(jiān)督，及時，改進不規(guī)范管理問題，從而提升建筑工程竣工驗收檔案整體管理工作的規(guī)范化。

2.3 提升檔案管理人員綜合素質

在建筑工程竣工驗收檔案管理工作過程中，檔案管理人員扮演著非常重要的角色。因此，需采取有效措施，提升檔案管理人員綜合素質。一方面，定期加強檔案管理人員業(yè)務能力培訓，通過培訓，提升檔案管理人員在檔案收集、整編、歸檔、移交等方面的能力。另一方面，對檔案管理人員的檔案驗收及管理工作進行考核，將檔案管理工作與績效考核制度相掛鉤，針對表現優(yōu)異的檔案管理人員給予獎勵，對于表現不理想的人員給予一定的懲罰，以此約束、規(guī)范檔案管理人員行為。

2.4 加強檔案信息化管理建設

為了提升建筑工程竣工驗收檔案管理工作的質量及安全性，有必要加強檔案信息化管理建設。一方面，加大一定的資金投入，加強電子信息化檔案管理相關軟硬件設施設備建設，比如引進現代化電子信息化檔案管理系統，購置數量充足、性能優(yōu)良的檔案設施設備（計算機電腦、U盤等），以此為檔案信息化管理提供基礎保障。另一方面，加強管理人員的技術培訓，提升檔案管理人員的信息化管理技術能力，懂電子檔案管理信息技術方法，并嚴格按照規(guī)范流程做好電子信息化檔案管理工作[3]。

3 結語

建筑工程檔案管理工作的開展，能夠為建筑工程相關工作提供有效的數據信息支持，比如結合檔案信息資料，了解建筑工程的設計情況、施工情況及竣工驗收質量等。為了進一步提升建筑工程竣工驗收檔案管理工作的質量，針對建筑工程竣工驗收中檔案管理存在的問題進行分析探究。