淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考

朱曉波

中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十二研究所 上海 201808

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

對(duì)于事業(yè)單位來說，其檔案管理信息化建設(shè)工作簡(jiǎn)單來說就是展開檔案管理后續(xù)工作內(nèi)容的同時(shí)，將原本的實(shí)體化信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)檔案管理的新型模式。該種檔案管理模式由于設(shè)置了標(biāo)簽?zāi)夸浺约叭萘看蟮忍攸c(diǎn)，兼具了實(shí)用性與便捷性的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，為事業(yè)單位的后續(xù)檔案管理工作提供了極大的方便，繼而保證了檔案管理工作的發(fā)展全面性[1]。而在構(gòu)建符合當(dāng)下信息檢索與處理需要的檔案管理體系的過程中，相關(guān)部門應(yīng)注意定期更新其中所包含的技術(shù)手段，保證手段應(yīng)用的合理性，為后續(xù)的檔案管理工作的進(jìn)一步創(chuàng)新提供完備的技術(shù)條件，也是不斷提升信息查詢效率與保存效果的關(guān)鍵因素。在全面推廣應(yīng)用該種方式后，原本反復(fù)的工作流程得以被簡(jiǎn)化，工作質(zhì)量提升的基礎(chǔ)上，也隨著經(jīng)驗(yàn)積累使得檔案管理體系不斷完善。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)不夠深刻

在事業(yè)單位眾多工作中，檔案管理工作屬于一種比較“低調(diào)”的工作，看似微不足道，實(shí)則非常重要，但也很難有明顯的成績(jī)。上述這些特征致使事業(yè)單位一些管理者缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的隱藏價(jià)值，只是簡(jiǎn)單地將檔案管理工作視為一種簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作，難以為事業(yè)單位帶來直接的經(jīng)營(yíng)效益。而檔案管理信息化建設(shè)本身卻需要投入大量的人力物力財(cái)力資源，這對(duì)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展帶來了非常嚴(yán)重的阻礙影響[2]。

2.2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作人員配備缺乏連續(xù)性

在以往的檔案管理過程中，事業(yè)單位雖然也引入了一些信息化技術(shù)，但多是停留在淺層次的“更新計(jì)算機(jī)設(shè)備、軟件層面”。如今隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位檔案資料也變得日趨復(fù)雜，對(duì)檔案管理要求逐漸提高。一些事業(yè)單位為了滿足檔案管理需求，引入應(yīng)用了很多先進(jìn)的信息化技術(shù)，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，卻忽略了與之匹配的專業(yè)化信息人才的配備，很多事業(yè)單位檔案管理人員信息化素養(yǎng)停滯不前，這對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作用價(jià)值發(fā)揮帶來了嚴(yán)重的限制影響[3]。

2.3 檔案管理信息化建設(shè)安全性難以得到全面保證

事業(yè)單位在檔案管理過程中加強(qiáng)信息化建設(shè)，雖然有著很高的作用價(jià)值，但檔案管理信息化建設(shè)背后帶來的信息安全問題同樣不容忽視，在網(wǎng)絡(luò)虛擬空間中充斥著各種病毒，還有很多黑客會(huì)用木馬病毒盜用珍貴信息資料進(jìn)行敲詐勒索，甚至事業(yè)單位的一些機(jī)密文件信息也會(huì)因此而泄漏，因此在事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，如何從多方面入手，保證檔案信息的安全，也是當(dāng)下亟待解決的一項(xiàng)問題。

3 檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

3.1 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)操技能，積極推動(dòng)信息化建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于信息化的認(rèn)知水平，使他們認(rèn)識(shí)到信息化是未來發(fā)展的重要方向，端正自身的思想和態(tài)度。與此同時(shí)，由于當(dāng)前工作人員的專業(yè)技能素質(zhì)并不高，也可以有計(jì)劃地組織檔案信息化管理培訓(xùn)，可以聘請(qǐng)一些專家學(xué)者到單位內(nèi)部進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)，切實(shí)提高廣大管理人員的業(yè)務(wù)水平。由于大部分檔案管理人員在信息知識(shí)儲(chǔ)備方面依舊非常匱乏，無法熟練操作各種軟件系統(tǒng)，對(duì)于新技術(shù)的接受能力非常差，因此需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員知識(shí)普及力度，使他們可以積極主動(dòng)去學(xué)習(xí)各種全新的技術(shù)，以便推動(dòng)檔案管理工作的開展。

3.2 促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的統(tǒng)一、規(guī)范化轉(zhuǎn)變

需要進(jìn)一步加強(qiáng)信息化的建設(shè)，設(shè)置檔案信息化各項(xiàng)內(nèi)容的格式流程，以統(tǒng)一規(guī)范化的方法來做好信息化的建設(shè)，這樣才能更好地促進(jìn)整個(gè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，由此達(dá)成高度信息共享效果。并且整個(gè)信息化建設(shè)過程中，要貫徹落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則，將工作的重點(diǎn)內(nèi)容由解決局部問題，轉(zhuǎn)移至標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化制定、實(shí)施上去，以此來切實(shí)提升檔案管理信息化建設(shè)的統(tǒng)一、規(guī)范化轉(zhuǎn)變。

3.3 建立完善的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息安全保護(hù)

事業(yè)單位的檔案管理需要加強(qiáng)自我建設(shè)，推動(dòng)檔案信息化水平，加強(qiáng)人員管理職責(zé)，完善管理技術(shù)，通過完善檔案管理機(jī)制來更好地確保檔案管理的各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。例如可充分采用數(shù)字水印技術(shù)來保障檔案信息的真實(shí)性，還可借助PDF及多頁圖像技術(shù)來完整保存檔案資料。并且，還需在此基礎(chǔ)上做好檔案信息的備份工作，針對(duì)信息數(shù)據(jù)的載體做好定期維護(hù)保養(yǎng)，并及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)核查。再就是意識(shí)層面，由于當(dāng)前各種信息化技術(shù)不斷更新，檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)信息化意識(shí)，探索和優(yōu)化檔案管理的各個(gè)細(xì)節(jié)。為此，檔案管理人員需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)意識(shí)，以自身實(shí)際工作作為基礎(chǔ)，夯實(shí)工作人員的現(xiàn)代化能力，打破傳統(tǒng)認(rèn)知，在思想上徹底扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的管理理念，樹立起全新的管理認(rèn)知。

3.4 提高重視程度

事業(yè)單位的管理人員需要重視檔案管理信息化建設(shè)，首先領(lǐng)導(dǎo)干部需要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理的重要作用，只有領(lǐng)導(dǎo)重視才能夠推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程。除了領(lǐng)導(dǎo)之外，廣大員工也需要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，需要認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案管理信息化的重要意義，在工作中積極配合信息化建設(shè)，以便提高整個(gè)事業(yè)單位檔案管理信息化的水平。

4 結(jié)語

信息化時(shí)代下，通過推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，不僅能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理提供便利和新思路，還能夠加強(qiáng)檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案作用價(jià)值。因此需要事業(yè)單位提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，解決其中存在的問題，并采取針對(duì)性對(duì)策，提高檔案管理信息化水平。