王佳

（應(yīng)急管理部 檔案館，北京 100713）

一、引言

如今，社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步更依賴于技術(shù)和知識(shí)。檔案館的發(fā)展也需要順應(yīng)時(shí)代潮流，無論是服務(wù)模式，還是數(shù)據(jù)平臺(tái)，都需要向網(wǎng)絡(luò)化和多元化發(fā)展，而處理數(shù)據(jù)的模式也離不開大數(shù)據(jù)的支撐。眾所周知，當(dāng)下檔案信息資源的意義十分重大，而數(shù)字化建設(shè)能夠反映出一國(guó)信息化程度的高低。檔案館是收集、存儲(chǔ)和輸出數(shù)據(jù)的重要渠道，對(duì)信息的利用、輸出來說至關(guān)重要。本文對(duì)其中存在的問題展開探究。

二、明確管理的模式和方法

數(shù)字化建設(shè)改變了檔案館的管理模式，檔案工作者要緊跟時(shí)代的變化，改進(jìn)工作方法和模式，改變閉塞的管理方式，形成符合時(shí)代精神的新格局，形成開放、合作的管理機(jī)制，培養(yǎng)信息服務(wù)的觀念，建立數(shù)字化信息平臺(tái)，充分發(fā)掘數(shù)據(jù)信息資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分享，提升人文、文化深度，承擔(dān)公共服務(wù)的責(zé)任［1］。

檔案館的數(shù)字化建設(shè)，首先要摒棄人工管理的方法，改變現(xiàn)有的管理體系，掌握符合當(dāng)下檔案管理的數(shù)字化理念、方法及工作模式。通過數(shù)字化的管理平臺(tái)、數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)來管理數(shù)據(jù)信息，將被動(dòng)提供數(shù)據(jù)的模式過渡為主動(dòng)輸出數(shù)據(jù)的模式。此外，還應(yīng)該以社會(huì)及檔案館業(yè)務(wù)為指導(dǎo)，開發(fā)已有的數(shù)據(jù)信息，采集新的數(shù)據(jù)信息，以此建立數(shù)字化檔案服務(wù)制度。如今，人們對(duì)檔案信息的利用需求增大，而檔案館的意義在于采集、存儲(chǔ)和利用數(shù)據(jù)。檔案館是向使用者提供檔案信息資源的一方，同時(shí)也承擔(dān)著收集和管理的責(zé)任。在建立數(shù)字化檔案館的系統(tǒng)工程中，我們應(yīng)該改變傳統(tǒng)的管理方法，滿足數(shù)字化時(shí)代的要求。唯有如此，才可能在檔案館的管理和發(fā)展過程中起到積極作用，發(fā)揮出檔案信息真正的價(jià)值，使檔案管理工作滿足社會(huì)及大眾的利用需求［2］。

三、明確檔案的利用及保護(hù)

檔案信息資源為社會(huì)的進(jìn)步提供了所需的動(dòng)力，而社會(huì)也應(yīng)該為檔案的信息化建設(shè)提供相應(yīng)的支持。在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，檔案館都維持著原始的檔案管理模式，這種模式更加傾向于對(duì)現(xiàn)有檔案的發(fā)掘，而忽略了對(duì)潛在信息資源的采集和存儲(chǔ)。此外，由于缺乏對(duì)電子檔案等不同形式檔案的重視，檔案信息服務(wù)的形式也相對(duì)匱乏。

如何在有效保護(hù)檔案、保證檔案安全性和完整性的基礎(chǔ)上，充分發(fā)掘其自身的內(nèi)在價(jià)值，是檔案利用和保護(hù)應(yīng)該協(xié)調(diào)的主要工作，不應(yīng)將它們對(duì)立看待。也就是說，保護(hù)是利用及進(jìn)一步發(fā)掘檔案的條件，只有保護(hù)好檔案，才能利用及進(jìn)一步發(fā)掘檔案，而發(fā)掘和利用檔案則是保護(hù)檔案的目的。如果只一味地對(duì)檔案予以保護(hù)，沒有發(fā)掘和利用檔案，檔案的價(jià)值就無法體現(xiàn)［3］。從某種角度來看，要實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值，就必須掌握合理、正確的利用方式。作為新時(shí)代檔案館建設(shè)的主要方向，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以在有效保障檔案安全的前提條件下，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的合理利用，從而深度挖掘檔案資料的潛在價(jià)值，為社會(huì)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

建立檔案數(shù)字化系統(tǒng)要以檔案管理的戰(zhàn)略目的為指導(dǎo)，應(yīng)該從不同層面開展工作。首先是檔案信息的采集、存儲(chǔ)以及保護(hù)工作，這是此后一切工作的前提條件；其次，要具備發(fā)掘和利用檔案的相關(guān)硬件條件，這不僅僅包括設(shè)備，也包括相關(guān)技術(shù)和科學(xué)的管理方法，要將其作為建立和輸出數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)；最后，當(dāng)下電子檔案已經(jīng)逐漸成為主流，檔案館的管理工作應(yīng)該予以重視［4］。

四、提高檔案工作者的信息能力，培養(yǎng)信息觀念

當(dāng)前，大多數(shù)檔案工作者已經(jīng)意識(shí)到了信息資源的意義和重要性。然而，有些檔案工作者在信息資源的開發(fā)和利用方面依然存在能力不足、意識(shí)薄弱等問題，特別是對(duì)資源分配、現(xiàn)代管理模式的認(rèn)知不足。檔案工作者必須提高信息能力，培養(yǎng)信息觀念。錢學(xué)森曾指出，檔案人就是信息方面的工程師，是設(shè)計(jì)和采集信息的專家，同時(shí)也是信息發(fā)掘的引路人，要為信息的利用提供建議和意見［5］。

如今，檔案信息服務(wù)已經(jīng)發(fā)生了改變，不再局限于提供信息本身，也涉及一切相關(guān)業(yè)務(wù)。檔案工作者應(yīng)該滿足新時(shí)代更快獲取信息的需求，同時(shí)對(duì)不同的信息進(jìn)行相應(yīng)的發(fā)掘和整理，并做好信息的索引、分類及專項(xiàng)目錄的制定等工作。檔案工作者應(yīng)該拓展業(yè)務(wù)范圍，將其延伸至更多的領(lǐng)域，拓展業(yè)務(wù)的深度，充分發(fā)掘其內(nèi)在的價(jià)值。信息服務(wù)是檔案館數(shù)字化建設(shè)工作中的重點(diǎn)，應(yīng)該建立完整的信息服務(wù)機(jī)制，積極尋找新型的服務(wù)模式和形式，并在此基礎(chǔ)上建設(shè)信息化服務(wù)系統(tǒng)，向使用者提供搜索和查閱等服務(wù)。唯有如此，才能在大數(shù)據(jù)技術(shù)的背景下，推進(jìn)信息服務(wù)的進(jìn)步及檢索等功能的普及工作，做到多媒體服務(wù)的交互以及不同環(huán)境中資源的共享。

人類已進(jìn)入信息化社會(huì)，信息的獲取、利用已成為社會(huì)進(jìn)步的最主要?jiǎng)恿Γ碌募夹g(shù)也推動(dòng)了檔案館管理方式的轉(zhuǎn)變。在這種背景下，檔案工作者一定要掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)技能，增強(qiáng)獲取信息、分辨信息的能力，提供使用者所需的服務(wù)。但是，這種能力的掌握和觀念的改變不是一朝一夕就能夠?qū)崿F(xiàn)的，需要長(zhǎng)期的學(xué)習(xí)和積累。應(yīng)該明確的事實(shí)是，檔案信息和文獻(xiàn)、書籍等資源之間存在著一定的共性，包括信息的共享以及可傳輸性。檔案信息也具備獨(dú)特性，主要體現(xiàn)為檔案具有憑證作用。和其他資源相比，檔案信息資源擁有更強(qiáng)的可信性，因此檔案的價(jià)值更大一些。

在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，檔案館的工作人員對(duì)提供信息服務(wù)較為被動(dòng)，所提供的信息也傾向于原始的資源，缺乏發(fā)掘和加工。其主因是沒有信息服務(wù)的觀念，而且不同的檔案館之間缺乏交流，導(dǎo)致信息難以流動(dòng)，更無助于承擔(dān)公共服務(wù)的責(zé)任。今天，社會(huì)的進(jìn)步更加依賴制度、知識(shí)和技術(shù)，只有建設(shè)數(shù)字化的檔案館，才能夠滿足新時(shí)代的需求。檔案工作者應(yīng)該提高能力，改變傳統(tǒng)觀念，使自身符合時(shí)代的新要求。

五、檔案工作者的教育工作

檔案館的數(shù)字化建設(shè)工程是系統(tǒng)化的工程。檔案工作者必須具備更高的職業(yè)素養(yǎng)，不僅要具備檔案管理的能力，而且必須掌握計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)知識(shí)，包括數(shù)字化技術(shù)及軟件的應(yīng)用能力，因此檔案工作者要定期接受培訓(xùn)。

第一，檔案工作者應(yīng)掌握最新的信息化管理技能。為了確保檔案工作者擁有最前沿的信息化管理能力，應(yīng)該開展定期的培訓(xùn)，如專題演講或者先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)教學(xué)、講座等。培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)該包括檔案管理軟件、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及文字處理等。如此，才能提升檔案工作者發(fā)掘和管理信息的能力，從而更好地傳遞檔案信息，提供專業(yè)的意見和建議。

第二，檔案工作者應(yīng)具備信息管理的基礎(chǔ)技能。新時(shí)代對(duì)檔案工作者的要求較高，其既要具備豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，又要掌握相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，擁有數(shù)字化管理能力，并且能夠采集、分辨和處理不同類型的檔案信息，采用信息化和智能化的檔案信息管理模式?？紤]到檔案工作者的工作量較大且人員調(diào)動(dòng)情況較為常見，為確保檔案工作者能夠盡快適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作對(duì)自身能力提出的基本要求，必須開展崗位教育工作。檔案館數(shù)字化建設(shè)的目的是從檔案管理過渡到信息管理，其屬性包括自動(dòng)化存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)化利用檔案以及智能化管理檔案數(shù)據(jù)等等。檔案工作者在入職前就應(yīng)該充分了解現(xiàn)代化的管理模式和方法，不僅要掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方法，而且要具備管理電子檔案的相關(guān)能力。然而，當(dāng)下面臨的問題是檔案工作者更加關(guān)注紙質(zhì)檔案的管理，常常忽視電子檔案的管理，這是因?yàn)榍罢叽嬖诘臅r(shí)間較久，檔案工作者對(duì)此更加了解，操作更加熟練和自信。另外，部分人員計(jì)算機(jī)技能薄弱，對(duì)新技術(shù)興趣不足也是重要原因。

六、結(jié)語

建設(shè)數(shù)字化檔案館，一方面要持續(xù)投入人力、財(cái)力及物力，另一方面也要引入最新的相關(guān)技術(shù)，但是這并不是全部，更重要的是管理體系的建設(shè)。只有建立和不斷完善先進(jìn)的管理體系，檔案館的數(shù)字化建設(shè)工程才會(huì)實(shí)現(xiàn)。