關(guān)于做好房地產(chǎn)管理所檔案管理工作的思考

文·于紅麗

房地產(chǎn)管理所檔案是指所轄區(qū)內(nèi)直管公房、私房的產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍管理，直管公房的租賃、維修養(yǎng)護(hù)和危房的改建等過程中形成的具有保存價(jià)值的文書、圖表、照片、錄音、影像等原始記錄。隨著時(shí)間的推移和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，因?yàn)榉课莓a(chǎn)權(quán)繼承、轉(zhuǎn)讓及房屋的維修等原因，來房地產(chǎn)管理所查閱利用檔案的頻率越來越高，使房地產(chǎn)管理所檔案中存在的檔案資料不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全等問題日益凸顯，需要房地產(chǎn)管理所的檔案管理部門加以重視，并積極研究解決對(duì)策。

一、房地產(chǎn)管理所檔案管理工作中存在的主要問題

（一）檔案資料收集不齊全

檔案資料的收集，是做好房地產(chǎn)管理工作的基礎(chǔ)。目前房地產(chǎn)管理所的檔案資料收集不齊全，一是因?yàn)閷?duì)國(guó)家檔案局10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的貫徹落實(shí)不到位，沒有按照10號(hào)令的要求，制定單位的《文件材料的收集范圍和檔案保管期限表》，導(dǎo)致檔案收集工作無章可循。二是單位全員的檔案意識(shí)比較淡薄，沒有配備專人管理檔案。兼職檔案管理人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，管理職責(zé)不明確并且流動(dòng)比較頻繁，不能安心做檔案工作。三是沒有把檔案資料的收集工作納入單位的工作流程，沒有與其它工作一起同安排、同檢查、同考核、同總結(jié)，平時(shí)領(lǐng)導(dǎo)不過問、年中工作不檢查、年底業(yè)績(jī)不總結(jié)不考核，激發(fā)不起檔案人員的工作熱情，對(duì)檔案資料收集不夠重視，故不能做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。

（二）檔案規(guī)章制度不健全

多數(shù)房管所沒有按照國(guó)家檔案主管部門頒布的規(guī)定，結(jié)合實(shí)際工作需要，制定本單位的檔案管理辦法及檔案收集、分類、歸檔、整理、移交、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀和利用等規(guī)章制度，導(dǎo)致單位的檔案管理工作沒有依據(jù)、沒有標(biāo)準(zhǔn)，處于較為混亂的狀態(tài)。有的單位為了省事，直接套用上級(jí)部門的規(guī)定，與單位的實(shí)際情況不相適應(yīng)，只滿足于檢查時(shí)喊在嘴上好聽、印在紙上好看、貼在墻上場(chǎng)面，沒有針對(duì)性，不具可操作性，缺乏指導(dǎo)性和約束性，形同虛設(shè)。還有的單位只是制定了檔案保管和檔案利用幾個(gè)制度，內(nèi)容單一，覆蓋面窄，實(shí)用性不強(qiáng)，導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案資料管理松散隨意。

（三）檔案資料保管不安全

一是由于單位辦公場(chǎng)所的限制，房地產(chǎn)檔案庫（室）設(shè)置不符合要求。有的檔案室設(shè)置在洗手間隔壁，有的檔案室設(shè)置在負(fù)一層或負(fù)二層，還有的設(shè)置在樓房頂層，無法保證檔案保管所需要的溫濕度。二是多數(shù)單位不了解檔案安全保管的“九防”措施，沒有配備檔案安全“九防”措施所必需的設(shè)施設(shè)備，無法保證檔案載體的安全。三是檔案移交手續(xù)不完備，人員調(diào)動(dòng)的時(shí)候難以保證檔案數(shù)量的準(zhǔn)確性。人員進(jìn)出檔案室沒有詳細(xì)登記，檔案室門上的鑰匙可以隨意取用，都為檔案安全管理埋下了隱患。

二、加強(qiáng)房地產(chǎn)管理所檔案管理工作應(yīng)采取的對(duì)策

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工作的關(guān)鍵。因此，各級(jí)房管所的領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到做好房管檔案工作的重要性，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理擺上工作日程，定期聽取情況匯報(bào)，及時(shí)研究解決問題的方案。要設(shè)置檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)常對(duì)檔案工作進(jìn)行督導(dǎo)，了解實(shí)際工作情況，幫助解決實(shí)際問題。各級(jí)房管所要把檔案管理工作納入崗位職責(zé)，與其它工作同布置、同調(diào)度、同考核，增強(qiáng)檔案人員做好檔案工作的思想自覺和行動(dòng)自覺。

（二）加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高全員檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)

房管所的檔案管理工作需要全員參與、齊抓共管，才能卓有成效。單位各部門都是檔案的產(chǎn)生地，因此全員都要成為檔案收集的參與者，以確保檔案資料的齊全完整。房管檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，必須加大對(duì)檔案人員的教育培訓(xùn)力度，提高專兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作技能。要將檔案工作培訓(xùn)納入單位年度業(yè)務(wù)培訓(xùn)的范疇中，努力實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)和業(yè)務(wù)技能的全覆蓋。要把政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、事業(yè)心責(zé)任感重的人員選配到檔案管理崗位，并保持人員的相對(duì)穩(wěn)定，保證房管檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)積累和技能傳承。

（三）要健全完善房管所檔案管理的各項(xiàng)制度

要根據(jù)《檔案法》及國(guó)家檔案局的規(guī)定，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，建立健全檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。要集所內(nèi)各科室人員的智慧和檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)，制定各科室檔案的收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求、移交時(shí)間及利用規(guī)定，經(jīng)所領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后，以正式文件印發(fā)執(zhí)行，用制度來規(guī)范全體人員特別是檔案管理人員的歸檔行為，提高檔案質(zhì)量和檔案管理水平。

（四）采取有效措施，確保各項(xiàng)制度落實(shí)到位

一要加強(qiáng)督導(dǎo)。要組建督導(dǎo)小組，分管領(lǐng)導(dǎo)任小組負(fù)責(zé)人，辦公室、科室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員任組員，采取聽匯報(bào)、看現(xiàn)場(chǎng)、集中議、共同定的方式，定期和不定期地對(duì)檔案管理制度貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督導(dǎo)，重在發(fā)現(xiàn)問題，研究整改措施，限期整改問題。二要定期進(jìn)行通報(bào)。對(duì)督導(dǎo)中發(fā)現(xiàn)的先進(jìn)典型、存在問題進(jìn)行定期通報(bào)，宣傳先進(jìn)、鞭策后進(jìn)，形成學(xué)先進(jìn)、趕先進(jìn)、抓落實(shí)的良好氛圍。三要納入年度考核。要把檔案規(guī)章制度的落實(shí)情況，納入年度考核內(nèi)容，對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度貫徹不到位的科室或個(gè)人最后一名，年度考核不予過關(guān)，以督促各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)落地。

（五）采取得力措施，確保檔案資料的安全

檔案資料的安全，是檔案管理工作的底線、紅線，必須放在突出位置，時(shí)刻繃緊這根弦。一要設(shè)置符合檔案安全管理要求的場(chǎng)所，確保檔案存放的環(huán)境能達(dá)到檔案保管所需要的溫濕度要求。二要配備檔案庫房“九防”要求所必需的設(shè)施設(shè)備，比如除濕機(jī)、空調(diào)、消毒機(jī)，確保檔案的安全保存。三要把檔案安全管理的各項(xiàng)制度落實(shí)到位。特別是檔案進(jìn)出庫房的移交記錄、管理人員更替的交接記錄、進(jìn)出檔案庫房的人員登記等，確保檔案的安全保管。