信息化背景下大學(xué)生檔案管理的高效措施

石艷艷

（陜西省榆林市佳縣人事信息中心，陜西 榆林 719200）

一、信息化時(shí)代大學(xué)生檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

（一）機(jī)遇

1.提高質(zhì)量和效率。在傳統(tǒng)大學(xué)生檔案管理中，紙質(zhì)檔案的傳遞、檢查和保存難度較大，需要耗費(fèi)大量時(shí)間，程序較為繁雜，相應(yīng)的效率較低。同時(shí)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理基本上采取人工方式進(jìn)行處理，整理和備檔過(guò)程中較易出錯(cuò)，管理質(zhì)量難以得到充分保障。而在信息化背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理逐漸向紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案相結(jié)合的方向過(guò)渡，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與專(zhuān)業(yè)軟件進(jìn)行高效管理，同時(shí)可以減少人為操作所造成的失誤和問(wèn)題，同時(shí)提高管理質(zhì)量及效率。

2.拓展渠道。在傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案管理中，畢業(yè)生登記、報(bào)到以及進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)接往往需要來(lái)回跑多次，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而在信息化時(shí)代，根據(jù)登記的信息臺(tái)賬，有針對(duì)性地提供創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)、就業(yè)見(jiàn)習(xí)服務(wù)，并通過(guò)高校畢業(yè)生聯(lián)系群、地方微信公眾號(hào)等做好宣傳工作，引導(dǎo)大學(xué)生通過(guò)線(xiàn)上平臺(tái)了解相關(guān)事宜以及進(jìn)行報(bào)到等，能夠有效拓展渠道服務(wù)渠道。

3.提高服務(wù)水平。信息化背景下，大學(xué)生檔案管理效率得以提高，人社局、人事信息中心等能夠?qū)⒏嗑εc時(shí)間放在基于檔案管理的服務(wù)工作上。與此同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、信息化技術(shù)、多樣化渠道、豐富化功能等的支持，也使得大學(xué)生檔案服務(wù)水平得以有效提升，讓檔案管理的作用和價(jià)值能夠被充分挖掘和利用[1]。

（二）挑戰(zhàn)

1.人員素養(yǎng)不高。信息化管理模式的應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員的整體素養(yǎng)提出了更高要求。部分人員創(chuàng)新意識(shí)較弱，信息技術(shù)素養(yǎng)不高，學(xué)習(xí)能力較弱，難以快速適應(yīng)信息化檔案管理模式。而且信息化檔案管理在檔案的搜集、資料、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用以及編研等各個(gè)環(huán)節(jié)都發(fā)生了不小變化，整體難度更高，不少檔案管理人員并不能完全勝任數(shù)字化、自動(dòng)化的檔案管理工作。

2.管理模式不完善。信息化管理模式與傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式有著巨大差異，廣泛體現(xiàn)在各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)方面。目前大學(xué)生檔案信息化管理尚處于探索階段，并沒(méi)有形成統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致實(shí)際管理工作的開(kāi)展往往缺乏有效依據(jù)，較為隨意和混亂，影響實(shí)際管理效果。尤其是信息化管理制度不夠健全，使得管理工作的開(kāi)展大受影響，還需要在實(shí)踐中不斷探索和優(yōu)化。

3.檔案利用服務(wù)水平不高。信息化背景下大學(xué)生檔案可挖掘價(jià)值更大，也能支持更為便捷、高效的服務(wù)。然而目前地方人社局與人事信息中心等并未構(gòu)建起全新的檔案利用服務(wù)模式，依舊停留在傳統(tǒng)服務(wù)體系之下，對(duì)各種技術(shù)的應(yīng)用不到位，并沒(méi)有形成革命性的變革。

4.數(shù)據(jù)安全威脅大。數(shù)據(jù)安全問(wèn)題是信息化時(shí)代的重要問(wèn)題。對(duì)大學(xué)生檔案管理而言，信息化管理固然能帶來(lái)諸多機(jī)遇，但是也使得數(shù)據(jù)安全威脅大幅增加。尤其是在專(zhuān)業(yè)人才不足、人員隊(duì)伍整體缺乏數(shù)據(jù)安全意識(shí)、管理制度不夠規(guī)范、軟件安全性有待提高的情況下，大學(xué)生檔案管理面臨著黑客攻擊、信息篡改、數(shù)據(jù)刪除、數(shù)據(jù)丟失等威脅，必須盡快采取對(duì)策加以應(yīng)對(duì)處理[2]。

二、信息化背景下加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理的有效措施

（一）全面加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

打造一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，是支持大學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展的必要前提。通過(guò)從上級(jí)獲取技術(shù)支持、招聘專(zhuān)業(yè)人才、與相關(guān)企業(yè)進(jìn)行深度合作等方式，確保專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才就位，保障地方大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)、平臺(tái)的有效建設(shè)，完善相應(yīng)的功能以及信息化服務(wù)，為檔案管理的信息化奠定基礎(chǔ)。最重要的還是在于加強(qiáng)檔案人員培養(yǎng)和管理，有效提高所有檔案人員的綜合素養(yǎng)，確保每位在崗的人員都能勝任工作，支持信息化檔案管理工作高效落實(shí)，并為廣大大學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。地方人社局、人事信息中心需要根據(jù)檔案信息化管理的實(shí)際需求，對(duì)檔案人員的綜合素養(yǎng)提出要求和標(biāo)準(zhǔn)，包括專(zhuān)業(yè)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技能、信息技術(shù)素養(yǎng)、學(xué)習(xí)能力、職業(yè)品質(zhì)等，并以此作為人才招聘的硬性標(biāo)準(zhǔn)，但凡未在各方面達(dá)到要求的人員不得上崗。而針對(duì)在崗的檔案人員，則需要根據(jù)這些硬性標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展相應(yīng)的考核工作，但凡未通過(guò)考核的人員都需要接受集中培訓(xùn)，直到通過(guò)考核為止。尤其要重視信息技術(shù)素養(yǎng)的培育，做好基礎(chǔ)宣傳工作，引導(dǎo)檔案人員樹(shù)立正確的信息化管理意識(shí)，同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)化、專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)強(qiáng)化其信息操作能力，確保檔案人員能夠熟練使用計(jì)算機(jī)以及各種專(zhuān)業(yè)軟件，熟悉信息化管理流程和規(guī)范，從而支持大學(xué)生檔案信息化管理的有效實(shí)現(xiàn)。

（二）健全管理體系

對(duì)管理體系加以健全，能夠保障檔案管理工作有序、高效開(kāi)展，反之則會(huì)導(dǎo)致檔案管理陷入混亂和低質(zhì)。對(duì)具體管理權(quán)責(zé)進(jìn)行合理劃分，根據(jù)信息化管理特征對(duì)具體權(quán)責(zé)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，結(jié)合管理流程優(yōu)化各部門(mén)、崗位的權(quán)責(zé)銜接，確保權(quán)責(zé)劃分清晰、合理。明確和規(guī)范大學(xué)生檔案管理程序，在維持紙質(zhì)檔案管理基本程序的基礎(chǔ)上對(duì)具體的管理工作進(jìn)行合理簡(jiǎn)化，轉(zhuǎn)而加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案管理程序的合理構(gòu)建，確保紙質(zhì)檔案能夠得到妥善保存和管理的基礎(chǔ)上充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)。做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，著力提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，推動(dòng)辦公自動(dòng)化建設(shè)，建設(shè)相應(yīng)的系統(tǒng)和平臺(tái)，逐步推進(jìn)信息化管理在工作實(shí)踐中的推廣和普及。在收到大學(xué)生數(shù)字學(xué)籍檔案后，管理人員需要對(duì)檔案資料進(jìn)行審查，確保資料齊全且在各方面符合標(biāo)準(zhǔn)，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需要及時(shí)聯(lián)系學(xué)校進(jìn)行處理。之后再結(jié)合紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行對(duì)比審核，進(jìn)一步確保檔案的完整性、真實(shí)性與可靠性。通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，包括分類(lèi)、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研等，合理借助系統(tǒng)功能和專(zhuān)業(yè)軟件提高自動(dòng)化管理水平，同時(shí)提升管理質(zhì)量和效率[3]。完善追責(zé)機(jī)制，對(duì)人為原因造成的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行嚴(yán)肅追責(zé)，同時(shí)健全相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案人員積極性。

（三）優(yōu)化檔案利用服務(wù)

檔案利用服務(wù)是進(jìn)行檔案管理的重要職能之一，否則檔案資料就只是一些價(jià)值有限的數(shù)據(jù)信息而已。在信息化背景下，云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的成熟，為數(shù)據(jù)挖掘提供了有力支持。與此同時(shí)，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的大學(xué)生檔案管理平臺(tái)也能提供更為豐富的功能。這意味著大學(xué)生檔案管理能夠進(jìn)一步優(yōu)化檔案利用服務(wù)，為廣大大學(xué)生提供專(zhuān)業(yè)服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)，在為廣大學(xué)生解決畢業(yè)就業(yè)的檔案相關(guān)問(wèn)題的同時(shí)，幫助學(xué)生創(chuàng)業(yè)就業(yè)。嚴(yán)格辦理流程，保障管理規(guī)范，細(xì)化登記服務(wù)，開(kāi)通線(xiàn)上服務(wù)渠道，在對(duì)報(bào)到畢業(yè)生的信息進(jìn)行詳細(xì)登記的基礎(chǔ)上，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)畢業(yè)生的個(gè)性化服務(wù)，為畢業(yè)生推薦合適的就業(yè)信息，提供專(zhuān)業(yè)的就業(yè)服務(wù)。畢業(yè)生既可以通過(guò)線(xiàn)上平臺(tái)查詢(xún)自己的檔案信息，也能獲取豐富的就業(yè)信息，更能與專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)人員進(jìn)行線(xiàn)上交流。推動(dòng)檔案利用服務(wù)工作的線(xiàn)上化、信息化發(fā)展，可以有效減輕線(xiàn)下服務(wù)壓力，也能借助先進(jìn)技術(shù)和豐富功能為大學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的專(zhuān)業(yè)化、個(gè)習(xí)慣化服務(wù)，可謂是一舉兩得。

（四）加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)

信息化背景下的大學(xué)生檔案管理面臨著不小的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，需要全面落實(shí)相應(yīng)的安全管理和保護(hù)工作。強(qiáng)化檔案人員的信息安全意識(shí)，將風(fēng)險(xiǎn)管理納入數(shù)字檔案館建設(shè)之中，并做好技術(shù)安全保護(hù)，通過(guò)配置網(wǎng)管、防火墻，建立電子檔案身份認(rèn)證系統(tǒng)，應(yīng)用數(shù)字簽名、身份認(rèn)證、訪(fǎng)問(wèn)控制等信息安全技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行安全分級(jí)管理，定期進(jìn)行病毒查殺，全方位提高數(shù)據(jù)安全防護(hù)水平。另外還需要做好檔案信息備份工作，通過(guò)落實(shí)檔案信息資源容災(zāi)異地備份的方式避免物理層面的問(wèn)題威脅檔案信息的長(zhǎng)期保存。

結(jié)束語(yǔ)

綜上可知，大學(xué)生檔案管理逐步邁入信息化時(shí)代。地方人社局、人事信息中心應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)信息基礎(chǔ)建設(shè)，做好準(zhǔn)備，同時(shí)積極探索檔案信息化管理模式的構(gòu)建路徑，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)提高管理水平，并做好相應(yīng)的檔案利用服務(wù)工作，致力于為廣大大學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，幫助大學(xué)生解決畢業(yè)就業(yè)的后顧之憂(yōu)，提高社會(huì)人才服務(wù)水平。