如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展

劉琳琳

（中國電建市政建設(shè)集團(tuán)有限公司，天津 300384）

一、引言

企業(yè)檔案工作內(nèi)容較為繁瑣，涉及到企業(yè)管理運(yùn)行的各個方面，需要對相關(guān)的資料信息進(jìn)行全面的收集整理，形成完善的檔案管理體系。而隨著企業(yè)范圍和經(jīng)營規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案工作壓力不斷增大，為適應(yīng)新常態(tài)下的企業(yè)發(fā)展形勢，現(xiàn)有的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，推到檔案工作的科學(xué)創(chuàng)新已經(jīng)成為檔案部門的重要任務(wù)。而在實(shí)際的檔案工作中存在著一些問題，制約著檔案機(jī)制的體現(xiàn)，需要管理部門優(yōu)化工作思路，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求，推動檔案管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型。

二、十四五時期企業(yè)檔案工作的趨勢分析

企業(yè)作為市場經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)構(gòu)成，是推動十四五規(guī)劃高效落實(shí)的重要基礎(chǔ)，為保證遠(yuǎn)景目標(biāo)的高效實(shí)現(xiàn)，對檔案工作提出了更高的要求。網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備的廣泛普及推動了數(shù)字化數(shù)據(jù)資料的普及，推動檔案管理模式的轉(zhuǎn)型，對提升檔案管理水平起到積極作用。在十四五發(fā)展階段，隨著信息技術(shù)的快速革新，對企業(yè)檔案工作發(fā)展提供了有效的條件，借助信息設(shè)備和技術(shù)，推動智能化管理體系的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)整體管理水平的提升。[1]檔案資料具有較強(qiáng)的價值，在十四五階段，管理部門要深入挖掘檔案資料價值，拓寬檔案資源利用途徑，為企業(yè)經(jīng)營管理決策的制定和執(zhí)行提供科學(xué)的依據(jù)。要豐富檔案工作思想內(nèi)涵，推動檔案文化的科學(xué)建設(shè)，營造積極的檔案工作氛圍，引導(dǎo)干部職工形成正確的檔案管理意識，積極配合檔案工作開展。為保證十四五規(guī)劃和遠(yuǎn)景目標(biāo)的科學(xué)實(shí)現(xiàn)，企業(yè)對檔案工作人員的素質(zhì)能力提出了更高的要求，推動人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案部門的重要工作內(nèi)容。[2]

三、企業(yè)檔案的特點(diǎn)及價值表現(xiàn)

（一）企業(yè)檔案特點(diǎn)

檔案是對企業(yè)經(jīng)營管理中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面的收集整理，形成完善的檔案管理體系，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供有效支持。檔案工作具有鮮明的特點(diǎn)，一是全面性，需要對企業(yè)管理運(yùn)行形成全面覆蓋，資料內(nèi)容較為豐富，形式較為多樣，將企業(yè)發(fā)展過程形成直觀細(xì)致的呈現(xiàn)。二是資料的真實(shí)有效，通過管理活動的開展，對資料內(nèi)容進(jìn)行有效的審核，對問題資料信息進(jìn)行及時的處理，切實(shí)保證檔案價值。[3]三是知識性，檔案資料具有較強(qiáng)的專業(yè)性，豐富的技術(shù)數(shù)據(jù)資料為生產(chǎn)經(jīng)營活動提供技術(shù)支持。同時檔案文化是企業(yè)文化的重要組成，其中具有豐富的思想內(nèi)涵，能夠?qū)n案工作者和使用者的思想意識形成科學(xué)的引導(dǎo)，形成對企業(yè)管理思想的科學(xué)滲透，樹立正確的價值觀念，營造積極的知識氛圍，引導(dǎo)職工利用檔案資料進(jìn)行主動的學(xué)習(xí)提升，推動企業(yè)競爭軟實(shí)力的提升。四是資源屬性，檔案資源具有較強(qiáng)的利用價值，能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)營管理提供科學(xué)的依據(jù)，有效推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

（二）企業(yè)檔案價值

企業(yè)檔案具有較強(qiáng)的價值屬性，對推動企業(yè)發(fā)展起到構(gòu)建作用。一是提升企業(yè)管理水平，檔案工作涉及到企業(yè)管理運(yùn)行的各個環(huán)節(jié)，管理內(nèi)容較為豐富，包括人事資料、技術(shù)數(shù)據(jù)、企業(yè)日常管理文書等不同的形式，通過提供查詢和調(diào)用等服務(wù)，為管理工作開展提供科學(xué)的依據(jù)，提升企業(yè)管理效率。二是具有較強(qiáng)的憑證作用，技術(shù)創(chuàng)新是推動企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵動力，而隨著市場競爭環(huán)境的不斷復(fù)雜，企業(yè)與其它組織在知識產(chǎn)權(quán)、發(fā)明專利等方面容易好出現(xiàn)糾紛，檔案資料在其中起到重要的憑證作用，為保障企業(yè)合法權(quán)益提供有效支持。三是豐富企業(yè)文化，檔案是對企業(yè)發(fā)展歷程的全面記錄，其中蘊(yùn)含著豐富的文化思想和人文觀念，是企業(yè)文化的重要載體，通過檔案工作的開展推動檔案文化對企業(yè)經(jīng)營管理的全面滲透，有效提升企業(yè)文化的科學(xué)性，營造積極的企業(yè)發(fā)展氛圍。[4]

四、企業(yè)檔案工作面臨的問題

（一）缺乏重視和支持力度

檔案工作的高效開展對推動企業(yè)發(fā)展起到積極作用，而當(dāng)前部分企業(yè)對檔案工作缺乏正確的認(rèn)識，檔案工作定位不夠科學(xué)，相關(guān)的資源配置相對不足，無法保證較好的工作成效。檔案工作思路較為傳統(tǒng)，缺乏創(chuàng)新意識，對先進(jìn)的管理理念和方式方法無法做到有效的引進(jìn)。雖然大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理模式的構(gòu)建，而在實(shí)際的管理活動中，相關(guān)的信息設(shè)備得不到及時的更新和維護(hù)，影響管理效率。同時管理隊(duì)伍建設(shè)較為滯后，管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不夠科學(xué)，管理人員的素質(zhì)能力存在不足，制約著管理效果的提升。[5]

（二）管理機(jī)制不夠完善

完善的管理機(jī)制為檔案工作開展提供制度基礎(chǔ)，而現(xiàn)有的管理制度相對固定，缺乏長效機(jī)制建設(shè)，無法對管理活動形成科學(xué)的規(guī)范。缺乏完善的責(zé)任機(jī)制，管理權(quán)責(zé)劃分不夠明確，管理人員的責(zé)任意識較為薄弱，無法做到責(zé)任落實(shí)到人，不利于管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。缺乏完善的保密機(jī)制，保密等級和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置不夠科學(xué)，無法對資料進(jìn)行準(zhǔn)確額保密等級的評定，容易造成資料的外泄。[6]

（三）檔案利用模式較為單一

檔案資源的科學(xué)利用是檔案價值體現(xiàn)的主要途徑，而當(dāng)前檔案利用形式較為單一，主要是提供查詢和調(diào)用服務(wù)，服務(wù)效率較低，無法及時滿足使用者需求。檔案編研工作開展較為滯后，對檔案資料缺乏深入的研究，無法對其中的價值信息做到準(zhǔn)確的提取，不能保證較好的服務(wù)質(zhì)量，無法為企業(yè)發(fā)展提供有效的依據(jù)。

（四）信息化水平不足

信息技術(shù)的運(yùn)用推動了檔案管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型，而在實(shí)際的管理活動中，信息設(shè)備和技術(shù)的利用水平相對不足，對先進(jìn)技術(shù)缺乏有效的引進(jìn)和利用，信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，無法保證較好的管理效率。同時信息安全防護(hù)工作不夠到位，網(wǎng)絡(luò)安全威脅是影響檔案安全的重要因素，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的日益復(fù)雜對檔案安全管理帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，而當(dāng)前管理活動中網(wǎng)絡(luò)安全意識較為薄弱，安全防護(hù)機(jī)制不夠完善，缺乏完善的安全防護(hù)體系，容易受到網(wǎng)絡(luò)安全威脅的沖擊，造成嚴(yán)重的損失。

五、企業(yè)檔案工作創(chuàng)新與發(fā)展的實(shí)現(xiàn)措施

（一）加強(qiáng)重視和支持力度

檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展對推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供有效支持，企業(yè)要對檔案工作形成正確的認(rèn)識，提升主動意識，深入到企業(yè)經(jīng)營管理活動中，準(zhǔn)確掌握企業(yè)發(fā)展需求，明確檔案工作方向，提升檔案工作的實(shí)效性。要加強(qiáng)資金投入，優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，推動管理效率的整體提升。要較強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，積極引進(jìn)檔案專業(yè)和信息技術(shù)人才，優(yōu)化管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)教育，將信息知識技能作為重要的培訓(xùn)內(nèi)容，根據(jù)實(shí)際的管理情況制定針對性的培訓(xùn)策略，推動管理人員專業(yè)素養(yǎng)和工作能力的提升。

（二）完善管理機(jī)制

檔案部門要積極健全管理機(jī)制，嚴(yán)格按照檔案法律法規(guī)和政策方針，構(gòu)建長效管理機(jī)制，實(shí)時關(guān)注檔案政策變化，對相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行及時的調(diào)整，實(shí)現(xiàn)對管理活動的科學(xué)規(guī)范，保證檔案法規(guī)的嚴(yán)格執(zhí)行。要完善責(zé)任機(jī)制，檔案工作涉及到企業(yè)管理活動的各個環(huán)節(jié)，管理流程較為繁瑣，管理部門要對管理流程進(jìn)行細(xì)致的梳理，科學(xué)設(shè)置相關(guān)崗位的管理職能，明確權(quán)責(zé)劃分，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識，保證管理制度的貫徹執(zhí)行。要完善監(jiān)督體系，落實(shí)檔案管理信息公開，接受廣大干部職工的監(jiān)督，積極聽取職工群眾的意見建議，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案工作中存在的問題，推動相關(guān)管理制度的針對性優(yōu)化。要完善保密機(jī)制，對保密等級和評判標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)制定，制定相應(yīng)的使用權(quán)限，防止泄密問題的出現(xiàn)，切實(shí)保證檔案安全。

（三）拓寬利用途徑

檔案資源的高效利用為企業(yè)經(jīng)營管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，管理部門要提升主動意識，根據(jù)企業(yè)的檔案利用需求，積極拓寬利用渠道，優(yōu)化服務(wù)水平，推動檔案價值的高效實(shí)現(xiàn)。要利用大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，對資料信息進(jìn)行全面的分析和科學(xué)的整理，建設(shè)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案利用提供基礎(chǔ)保障。要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，使用人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)渠道進(jìn)行檔案的遠(yuǎn)程查詢和瀏覽，提升利用效率。要利用技術(shù)手段對使用者需求進(jìn)行全面的分析和精準(zhǔn)的預(yù)測，實(shí)現(xiàn)服務(wù)的針對性投放，對檢索機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，有效適應(yīng)使用者的不同需求，推到服務(wù)質(zhì)量的提升。要利用網(wǎng)絡(luò)渠道加強(qiáng)與使用人員的溝通交流，對檔案利用情況進(jìn)行及時的跟進(jìn)，形成準(zhǔn)確的反饋，為后續(xù)服務(wù)活動的開展提供科學(xué)的依據(jù)。

（四）推進(jìn)信息化建設(shè)

信息化檔案管理模式的構(gòu)建對提升檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平起到關(guān)鍵作用，管理部門要進(jìn)一步提升信息化水平，積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，對現(xiàn)有的管理體系進(jìn)行維護(hù)升級，有效提升整體管理效率。要強(qiáng)化信息安全管理，構(gòu)建完善的安全防護(hù)機(jī)制，對管理流程進(jìn)行規(guī)范，有效防止因人為操作造成的安全問題。要積極引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，對管理體系中的安全隱患和風(fēng)險做到及時的發(fā)現(xiàn)處理，有效抵御外界網(wǎng)絡(luò)威脅的入侵，切實(shí)保證信息安全。要優(yōu)化防火墻配置，構(gòu)建智能化防火墻體系，準(zhǔn)確把握防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)交互環(huán)節(jié)的全面監(jiān)控，準(zhǔn)確定位異常數(shù)據(jù)，有效維護(hù)數(shù)據(jù)安全。要利用虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搭建VPN 專用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)與公共網(wǎng)絡(luò)的有效隔離，有效提升網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。

六、結(jié)語

檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展對推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展起到關(guān)鍵作用，管理部門要提升主動意識，對十四五期間企業(yè)發(fā)展形勢和檔案工作需求形成正確的認(rèn)識，積極引進(jìn)先進(jìn)管理理念和方式方法，完善管理機(jī)制，創(chuàng)新管理模式，推動信息化管理體系的科學(xué)升級，強(qiáng)化管理水平和服務(wù)質(zhì)量，推動檔案價值的高效實(shí)現(xiàn)。