新時期事業(yè)單位檔案信息化管理的對策探析

文·邵明倫

隨著新時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公條件走向信息化、技術(shù)化，無紙化辦公已經(jīng)逐漸普及，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)落后，升級換代成為必然。2019年1月起施行的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求，將機(jī)關(guān)檔案信息化工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃，建設(shè)信息化檔案室作為主要形式，開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、文件數(shù)據(jù)化、管理信息化工作。從制度、設(shè)施、系統(tǒng)等方面完善檔案的管理建設(shè)，加快檔案原始信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)程和電子文件的積累、更新和完善是檔案工作保持旺盛生命力的時代要求。筆者認(rèn)為，事業(yè)單位檔案信息化管理的對策應(yīng)著重考慮以下幾個方面：

一、提升公文處理現(xiàn)代化手段，提高檔案管理水平

國家檔案局于2017年頒布了DA/T31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，對紙質(zhì)檔案的有效保護(hù)和利用做出了詳細(xì)規(guī)范，使檔案工作正式步入系統(tǒng)的信息化管理。使用新型檔案管理技術(shù)，通過建設(shè)信息化檔案平臺，梳理檔案管理流程，規(guī)范檔案管理系統(tǒng)的完整性和統(tǒng)一性、合理劃分檔案的門類，確保目錄著錄的準(zhǔn)確性，將使檔案管理工作更加優(yōu)化。例如機(jī)關(guān)事業(yè)單位中“OA”“釘釘”等無紙化辦公系統(tǒng)的使用越來越普遍，通過權(quán)限的分配、分級與控制，就可以優(yōu)化辦公流程和公文處理效率，明確各方職責(zé)。有利于各方對工作的監(jiān)督與審核，加快了公文流轉(zhuǎn)和規(guī)范歸檔的速度。檔案工作作為對事業(yè)單位決策、發(fā)展歷史的最完整記錄，涵蓋了黨建、事業(yè)發(fā)展、民主決策、制度建設(shè)、職能履行、保障服務(wù)等領(lǐng)域有重要價值的信息的存儲和利用，是事業(yè)單位管理的重要基礎(chǔ)性工作。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代來臨，檔案資源的充分利用變得越來越重要、越來越頻繁，信息化的檔案在檔案總量中所占的比重也越來越高。檔案信息化水平的提升，有利于進(jìn)一步提高檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平，使檔案的整理、著錄標(biāo)引、數(shù)據(jù)的輸入和分類、保存和利用、備份和銷毀進(jìn)入現(xiàn)代化模式，系統(tǒng)地提升事業(yè)單位檔案整體管理水平。

二、加大投入強(qiáng)化基礎(chǔ)，改善信息處理能力

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)有待進(jìn)一步細(xì)化和完善。尤其需要與事業(yè)單位應(yīng)用的辦公系統(tǒng)新技術(shù)、新應(yīng)用對接，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理模式。因此事業(yè)單位管理層必須加大對檔案管理信息平臺的重視程度，要時刻關(guān)注檔案管理的發(fā)展趨勢與新型檔案管理技術(shù)，并為電子檔案管理發(fā)展提供有利條件，制定專業(yè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃，盡量避免短期行為，拿出專項資金和資源，加大對質(zhì)量過硬的信息化設(shè)備，例如掃描儀、電腦、檔案管理系統(tǒng)、大容量加密儲存設(shè)備等適合于檔案開發(fā)和利用的硬件和信息安全的資金投入，另外還需要拓展配套的存儲、檢索、展示的場所，來建設(shè)高效、合理、科學(xué)的檔案信息化平臺。以符合定位的數(shù)據(jù)庫作為基礎(chǔ)，發(fā)揮高效整合作用，結(jié)合單位實(shí)際，建立和執(zhí)行嚴(yán)格、規(guī)范的質(zhì)量管理體系，為提高檔案使用效益提供保障。把檔案人員從繁雜的檔案處理工作解放出來，有充分的精力和時間，變被動為主動，深入發(fā)掘各部門產(chǎn)生的有價值的檔案資源，隨時歸檔存儲，便于相關(guān)工作的快速查詢與獲取，提高檔案利用水平。

三、確立嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保障各項工作的運(yùn)轉(zhuǎn)執(zhí)行

（一）建設(shè)合理流暢，安全便捷的一體化系統(tǒng)平臺是檔案信息化的“軟要求”

依托長遠(yuǎn)規(guī)劃，探索實(shí)體、非實(shí)體檔案歸檔和管理的一體化可行模式，完善檔案系統(tǒng)信息化水平。檔案管理的信息化是以數(shù)字檔案室為核心的系統(tǒng)工程，它包括檔案的整理、著錄標(biāo)引、數(shù)據(jù)輸入和分類等基礎(chǔ)工作，2016年國家檔案局頒布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》對電子文件歸檔范圍、收集與整理、歸檔方式和格式等方面進(jìn)行了規(guī)定，解決了電子文件管理和紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等基本問題，為事業(yè)單位檔案的辦理、歸檔、保管、利用等一系列流程完成檔案數(shù)據(jù)化的規(guī)范管理，提供了政策保障。通過質(zhì)量控制對檔案逐卷、逐件檢查勘誤，保證信息準(zhǔn)確、規(guī)范、格式統(tǒng)一，內(nèi)容完整，保證檔案存儲與檢索的正確率。充分調(diào)查研究，合理規(guī)劃，建立以符合事業(yè)單位工作性質(zhì)為原則的數(shù)據(jù)庫和高度兼容、高度整合的操作管理系統(tǒng)，達(dá)到自動化歸類儲存能力，促進(jìn)檔案管理自動化的實(shí)現(xiàn)。

（二）事業(yè)單位檔案信息化管理的規(guī)范和制度是檔案管理工作的“硬指標(biāo)”

根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，從檔案的收集歸檔、保管利用、鑒定收錄等方面入手，進(jìn)一步制定與完善檔案管理制度，為事業(yè)單位開展檔案信息化建設(shè)提供制度保障。落實(shí)各級工作人員的職責(zé)，規(guī)范優(yōu)化工作程序，訂立本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限制度，以及其他的開發(fā)、銷毀、移交的程序流程和檢索、查閱、保存的權(quán)限規(guī)范等，提高每一個工作環(huán)節(jié)的嚴(yán)謹(jǐn)性，有效提升檔案信息化管理工作成效。檔案管理人員從職權(quán)范圍出發(fā)，對檔案進(jìn)行務(wù)實(shí)管理，并承擔(dān)自己的職業(yè)行為責(zé)任；在日常管理操作中嚴(yán)格把握檔案的保密與利用之間的關(guān)系，不講人際情面、遵循規(guī)章辦事、做好數(shù)據(jù)加密，細(xì)致確定檔案的開放范圍和時限，做好身份權(quán)限分級認(rèn)證的權(quán)限管理。

四、在檔案信息化建設(shè)中增強(qiáng)安全意識

從保障檔案安全來看，事業(yè)單位中有相當(dāng)一部分信息資源是需要嚴(yán)格保密和控制的，采取一系列措施保護(hù)檔案信息的安全，杜絕存儲和利用過程中的泄密問題，防止帶來嚴(yán)重后果是檔案管理的基本要求。在世界發(fā)展的大浪潮中，數(shù)據(jù)、信息的交換越來越廣泛，也越來越重要，數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險隨之也越來越高，如何切實(shí)保護(hù)好數(shù)據(jù)資源的安全，就成為檔案部門為社會發(fā)展提供更好的信息資源服務(wù)的重要前提。檔案信息化安全管理風(fēng)險因素主要有人為（含制度）因素、管理因素、技術(shù)因素三方面。需要用嚴(yán)格的制度、措施進(jìn)行監(jiān)察和控制，把檔案信息安全納入各部門、各單位安全建設(shè)的范疇，聯(lián)合制定檔案信息安全相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，以符合工作實(shí)際為出發(fā)點(diǎn)，依法依規(guī)協(xié)調(diào)檔案管理者和利用者之間的行為。在檔案信息化的實(shí)際發(fā)展中，要用長遠(yuǎn)的眼光，以檔案信息平臺建設(shè)為基礎(chǔ)，完善檔案技術(shù)安全管理。將傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，建立有效的檔案文件及其元數(shù)據(jù)備份體系，增強(qiáng)系統(tǒng)容錯能力。建立檔案信息整理、儲存和傳遞安全制度等一系列措施，對輸入內(nèi)容和設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格的病毒屏蔽，及時修補(bǔ)安全漏洞，保證檔案系統(tǒng)的安全，并對可能出現(xiàn)的泄密行為進(jìn)行有效預(yù)防。