智慧檔案館建設(shè)路徑探析

文·侯訓(xùn)梅

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出了檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)任務(wù)，強(qiáng)調(diào)要加強(qiáng)新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，提升檔案管理數(shù)字、智能化水平，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級(jí)，基本實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型。建設(shè)智慧檔案館是數(shù)字檔案館優(yōu)化升級(jí)的必然選擇。智慧檔案館建設(shè)的目標(biāo)是應(yīng)用大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、開發(fā)、利用的智慧化管理，通過加強(qiáng)海量檔案信息資源的有效收集、整合、挖掘、分析，提高檔案信息資源現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)跨部門、跨館際的互通互聯(lián)和全域一體化檔案信息共建共享，推動(dòng)檔案利用服務(wù)方式的深刻變革，推進(jìn)檔案服務(wù)更加智能、高效、便捷，為社會(huì)公眾帶來智慧化、多元化、個(gè)性化的服務(wù)體驗(yàn)。

一、智慧檔案館建設(shè)重點(diǎn)任務(wù)

（一）實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型

目前建成的數(shù)字檔案館存儲(chǔ)的電子檔案多數(shù)是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描產(chǎn)生的圖像文件，只是實(shí)現(xiàn)了從看實(shí)體檔案原文到在計(jì)算機(jī)上看圖像檔案的轉(zhuǎn)變，檔案可檢索的信息還是題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、主題詞等著錄信息。部分電子檔案以雙重PDF格式存儲(chǔ)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的檢索，但質(zhì)量和效率不高。館藏真正意義上的原生電子檔案占比極少。建設(shè)智慧檔案館首要的任務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，完成檔案的“數(shù)據(jù)化”，把文書、聲像等檔案的內(nèi)容全部轉(zhuǎn)變?yōu)榭杀挥?jì)算機(jī)“看得懂”的數(shù)據(jù)。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)升級(jí)

傳統(tǒng)數(shù)字檔案館為用戶提供檔案信息檢索“一是一、二是二”，缺少“關(guān)聯(lián)性”；提供利用服務(wù)是“千人一面”，缺少“個(gè)性化”。建設(shè)智慧檔案館需要運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，通過算法建立檔案數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，比如檢索“下派”，可以關(guān)聯(lián)到“第一書記”“服務(wù)隊(duì)”“脫貧攻堅(jiān)”等。通過機(jī)器學(xué)習(xí)為每一位用戶提供個(gè)性化的檔案利用服務(wù)體驗(yàn)，主動(dòng)推送有價(jià)值的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)的迭代升級(jí)。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化

傳統(tǒng)數(shù)字檔案館建設(shè)容易出現(xiàn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和檔案實(shí)體業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)“兩張皮”，沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理現(xiàn)代化。建設(shè)智慧檔案館需要利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，把檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體數(shù)據(jù)、檔案利用數(shù)據(jù)、檔案庫(kù)房環(huán)境數(shù)據(jù)和檔案安全數(shù)據(jù)等匯聚起來， 實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、遠(yuǎn)程控制，提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平。

二、智慧檔案館建設(shè)策略路徑

（一）強(qiáng)化智慧檔案館平臺(tái)建設(shè)

要積極融入數(shù)字強(qiáng)省建設(shè)、智慧城市建設(shè)，建設(shè)覆蓋檔案業(yè)務(wù)工作全流程的智慧檔案館系統(tǒng)平臺(tái)?！渡綎|省 “十四五”數(shù)字強(qiáng)省建設(shè)規(guī)劃》明確提出了在數(shù)字強(qiáng)省建設(shè)中檔案管理協(xié)同的具體任務(wù)，要求深入推進(jìn)電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點(diǎn)，完善公文處理系統(tǒng)、政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔功能、流程，加快全省檔案管理系統(tǒng)整合，在省直單位推廣應(yīng)用統(tǒng)一數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，形成覆蓋全省的數(shù)字檔案館（室）集群。在各級(jí)國(guó)家綜合檔案館智慧檔案館平臺(tái)建設(shè)中，既要立足于國(guó)家綜合檔案館自身檔案管理和服務(wù)的需要，又要滿足進(jìn)館單位電子檔案管理和移交進(jìn)館的需求，還要考慮國(guó)家綜合檔案館之間檔案信息資源的共建共享和利用服務(wù)，重點(diǎn)加強(qiáng)“三個(gè)平臺(tái)”建設(shè)，建設(shè)基于局域網(wǎng)的館藏電子檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全部館藏電子檔案的長(zhǎng)久安全保存和管理；建設(shè)基于政務(wù)網(wǎng)的檔案業(yè)務(wù)智慧管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)進(jìn)館單位電子檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)、移交接收和利用服務(wù)；建設(shè)基于互聯(lián)網(wǎng)的公開檔案數(shù)字資源服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)開放檔案資源在互聯(lián)網(wǎng)上的共建共享、對(duì)外利用服務(wù)。

（二）大力推進(jìn)館藏檔案資源數(shù)據(jù)化

按照增量“電子化”、存量“數(shù)字化”的思路，分別在“增量”和“存量”上推進(jìn)檔案資源數(shù)據(jù)化。首先是要積極融入數(shù)字機(jī)關(guān)建設(shè)，提出電子檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，協(xié)同電子文件管理主管部門，全力推進(jìn)各進(jìn)館單位各門類、載體原生電子文件歸檔，產(chǎn)生符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原生電子檔案，有條件的在檔案室開展室藏存量電子檔案數(shù)據(jù)化，為逐步實(shí)現(xiàn)增量“數(shù)據(jù)化”打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其次是全面開展館藏檔案數(shù)據(jù)化，在紙質(zhì)檔案、聲像檔案等數(shù)字化的基礎(chǔ)上，采取服務(wù)外包形式對(duì)館藏開放檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，充分利用已成熟的現(xiàn)代信息技術(shù)和人工智能等手段，通過OCR識(shí)別、語音識(shí)別、人臉識(shí)別等，把紙質(zhì)檔案、音像檔案、照片檔案等內(nèi)容信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)據(jù)信息，建立真正意義上覆蓋全部館藏檔案的“全文數(shù)據(jù)庫(kù)”。

（三）全面開展檔案數(shù)據(jù)挖掘和分析

智慧檔案館的“智慧”關(guān)鍵體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)的挖掘和分析上。在實(shí)現(xiàn)檔案“數(shù)據(jù)化”的同時(shí)，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館要在確保檔案信息安全保密的前提下，充分借用外部力量，把檔案業(yè)務(wù)與現(xiàn)代信息技術(shù)緊密結(jié)合起來，對(duì)館藏檔案的內(nèi)容進(jìn)行智慧化管理與開發(fā)，開展檔案數(shù)據(jù)挖掘和分析，建立數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，深度挖掘檔案的潛在價(jià)值，形成互相關(guān)聯(lián)、數(shù)量龐大的檔案知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，更好服務(wù)用戶個(gè)性化需求，提高檔案信息智慧化管理水平。在此基礎(chǔ)上，通過感知和處置實(shí)現(xiàn)檔案智慧開放審核、輔助解密清理、檔案智慧編研、全宗指南智能編輯等，提升檔案業(yè)務(wù)質(zhì)量和效率。

（四）切實(shí)提升檔案智慧化服務(wù)水平

智慧檔案館是否可以達(dá)到“智慧”的要求，最終要靠服務(wù)對(duì)象的體驗(yàn)來檢驗(yàn)。要把智慧檔案館建設(shè)與智慧城市建設(shè)、數(shù)字政府建設(shè)緊密結(jié)合起來，在智慧城市建設(shè)中，要充分利用智慧檔案館建設(shè)的成果，認(rèn)真研究分析市民和社會(huì)組織對(duì)檔案信息的需求，強(qiáng)化覆蓋人民群眾的檔案現(xiàn)代化利用體系建設(shè)，強(qiáng)化移動(dòng)端檔案信息服務(wù)功能開發(fā)應(yīng)用，讓人民群眾隨時(shí)隨地可以享受到智慧檔案館建設(shè)帶來的便利，提升人民群眾在檔案服務(wù)中的獲得感、滿意感。在數(shù)字政府、數(shù)字機(jī)關(guān)建設(shè)中，讓各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位感受到智慧檔案館建設(shè)帶來的機(jī)關(guān)辦文辦事便利、工作效能提升、管理質(zhì)量提升，自覺參與到電子文件歸檔、電子檔案管理中來，更加重視支持檔案信息化建設(shè)。

總之，推動(dòng)數(shù)字檔案館優(yōu)化升級(jí)、建設(shè)智慧檔案館是“十四五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)，也是推進(jìn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要抓手。各級(jí)國(guó)家綜合檔案館要抓住實(shí)施新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》和“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要機(jī)遇，積極爭(zhēng)取當(dāng)?shù)攸h委政府重視支持，積極融入智慧城市和數(shù)字政府建設(shè)，積極推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，建設(shè)系統(tǒng)功能完善、管理規(guī)范有序、服務(wù)優(yōu)質(zhì)高效的智慧檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展高質(zhì)量發(fā)展。