檔案管理價(jià)值體系研究初探

姜英花

（人力資源和社會(huì)保障局，吉林 延邊 133600）

檔案管理的價(jià)值是檔案管理工作和活動(dòng)存在的目的和意義，檔案管理的價(jià)值體系是檔案管理價(jià)值的系統(tǒng)化和科學(xué)化。針對(duì)檔案管理的價(jià)值進(jìn)行探討，從理論層面厘清檔案管理價(jià)值的有關(guān)問題，更加清晰地構(gòu)建起檔案管理的價(jià)值體系，對(duì)促進(jìn)檔案管理的實(shí)踐和檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。目前，在檔案管理的理論領(lǐng)域尚缺乏從檔案管理價(jià)值體系的視角觀察、分析檔案管理的嘗試。

一、檔案管理的概念

檔案管理，顧名思義，是檔案館或檔案室工作人員對(duì)不同組織機(jī)構(gòu)的檔案實(shí)體與信息進(jìn)行有效管理，并形成利用服務(wù)的工作總稱。作為檔案事業(yè)的基本構(gòu)成部分，檔案管理本身具有不容忽視的重要作用，不僅存在于國(guó)家政府部門，廣大企業(yè)、事業(yè)單位也不斷推動(dòng)檔案管理工作的開展，用于發(fā)揮檔案管理的良好作用。檔案管理不僅突出管理性特質(zhì)，還需要凸顯自己的服務(wù)性價(jià)值。所以，無(wú)論是企業(yè)還是事業(yè)單位，都需要重視檔案管理工作的有序開展，突出其中的管理、服務(wù)價(jià)值，為廣大企業(yè)單位職工提供更為多元化的檔案利用服務(wù)。

二、當(dāng)前檔案管理價(jià)值體系研究的現(xiàn)狀

在目前檔案管理學(xué)的相關(guān)研究中，從檔案管理價(jià)值體系的視角觀察、分析檔案管理價(jià)值的理論嘗試基本上處于空白。截至2020 年10 月，在知網(wǎng)“中國(guó)學(xué)術(shù)期刊數(shù)據(jù)庫(kù)”等主要學(xué)術(shù)論文數(shù)據(jù)庫(kù)中，無(wú)法查到相關(guān)主題的研究成果。僅有的幾篇涉及檔案管理價(jià)值的文章，但都沒有論及檔案管理本身的價(jià)值問題，而主要是討論“大數(shù)據(jù)”“信息化”等科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用對(duì)檔案管理的意義問題。同時(shí)在目前的檔案學(xué)理論領(lǐng)域，一般情況下學(xué)者們的著作所談?wù)摰亩际菄@檔案的價(jià)值問題進(jìn)行的。比如，對(duì)檔案管理過(guò)程的有關(guān)討論，主要集中在原則、要求、方法、意義等方面。同樣，在檔案管理學(xué)理論研究中，所做的價(jià)值討論主要是“檔案價(jià)值的鑒定”等問題。而對(duì)于檔案管理工作和活動(dòng)本身所應(yīng)有價(jià)值的討論，理論上基本處于缺失的狀態(tài)。

三、檔案管理創(chuàng)新的必要性

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作也取得了一定的進(jìn)步，在檔案管理的軟硬件建設(shè)方面都得到了很大改善，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和檔案信息化建設(shè)都得到加強(qiáng)，檔案管理單位進(jìn)一步適應(yīng)了社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，檔案的服務(wù)功能不斷拓寬，檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)逐步加強(qiáng)，檔案管理不斷發(fā)揮其應(yīng)有的作用，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中產(chǎn)生了一定的作用。創(chuàng)新是檔案管理單位事業(yè)發(fā)展的必然要求，新世紀(jì)、新階段對(duì)檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個(gè)要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時(shí)俱進(jìn)，樹立大服務(wù)理念，要擺正位置，在發(fā)展事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。但具體工作中還存在很多需要?jiǎng)?chuàng)新的問題，例如：制度不完善、重視程度不夠、信息化水平不高等等，想要解決這樣的問題，就要使檔案工作緊跟當(dāng)前形勢(shì)，通過(guò)檔案管理工作的創(chuàng)新解決一系列問題，有效提升行業(yè)管理水平，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。

四、檔案管理價(jià)值體系的基本問題

（一）檔案管理價(jià)值形成的基本依據(jù)

檔案管理價(jià)值，首先是一種勞動(dòng)價(jià)值。檔案管理價(jià)值形成的基本依據(jù)，是檔案管理者在檔案管理工作中所付出的一般社會(huì)勞動(dòng)，它直接形成了檔案的使用價(jià)值。正是檔案管理使“歷史記錄”成為檔案，在社會(huì)中發(fā)揮出檔案所具有的特定功能。從起源上看，檔案管理價(jià)值的產(chǎn)生首先是出于統(tǒng)治者對(duì)檔案載錄的需求，主要體現(xiàn)在為統(tǒng)治者提供所需要的傳承歷史、記錄重大歷史活動(dòng)和借鑒以往活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)等檔案服務(wù)，為統(tǒng)治者治國(guó)理政提供支持和借鑒。其重要性在于有利于維護(hù)統(tǒng)治者對(duì)國(guó)家、社會(huì)的統(tǒng)治和管理，客觀上要求檔案管理者忠實(shí)于檔案形成時(shí)的歷史原貌，為維護(hù)歷史活動(dòng)記錄的原始性和真實(shí)性付出必要的社會(huì)勞動(dòng)。所以，“檔案首先是國(guó)家機(jī)關(guān)的產(chǎn)物”，檔案管理的產(chǎn)生體現(xiàn)了統(tǒng)治階級(jí)對(duì)社會(huì)歷史發(fā)展傳承的高度價(jià)值認(rèn)同，是社會(huì)文化、文明、制度傳承接續(xù)的一種重要方式。從社會(huì)文明演進(jìn)的過(guò)程看，檔案管理的價(jià)值還在于為社會(huì)保存了重要的歷史文化基因，成為文明不斷傳承、發(fā)展的重要途徑。在我國(guó)從甲骨、金石等檔案，到各類傳記、注錄、史籍等等，為我們留下了豐富的文化寶藏。在世界古文明的發(fā)展演化中，大多數(shù)古文明都隨著漫漫歷史的煙塵而湮沒、消失，唯獨(dú)中華文明歷經(jīng)數(shù)千年跌宕起伏而綿綿不絕。其中，自古形成的史官文化和有關(guān)檔案管理制度，發(fā)揮了非常重要的作用。檔案經(jīng)過(guò)了整理、維護(hù)、鑒定等一系列工作，包含著檔案管理者付出的勞動(dòng)成果，與社會(huì)中的檔案利用需求構(gòu)成了一種特定的供需關(guān)系。正是在這種特定的供需關(guān)系中，檔案管理者的勞動(dòng)價(jià)值得以顯現(xiàn)。換句話講，檔案管理者的勞動(dòng)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)程度，取決于檔案利用需求的滿足程度。檔案利用的越充分，檔案價(jià)值就越能得到充分的體現(xiàn)，檔案管理者的勞動(dòng)價(jià)值就越能得到肯定和實(shí)現(xiàn)。相反，如果檔案利用需求得不到滿足，檔案的價(jià)值和檔案勞動(dòng)者的價(jià)值就很難體現(xiàn)。

（二）收集內(nèi)容限制社會(huì)價(jià)值，服務(wù)觀念淡薄

當(dāng)前，很多企業(yè)單位的檔案管理工作人員在從事檔案收集環(huán)節(jié)時(shí)，收集的內(nèi)容偏少，并不能完全反映企業(yè)單位職工的工作情況，限制了檔案的社會(huì)價(jià)值。另外，部分檔案管理工作人員服務(wù)觀念淡薄，也使得檔案社會(huì)價(jià)值難以良好呈現(xiàn)。首先，檔案收集內(nèi)容偏少，限制了社會(huì)價(jià)值呈現(xiàn)?，F(xiàn)階段的企業(yè)單位在收集職工檔案內(nèi)容時(shí)，往往只涵蓋職工履歷、職工自傳、鑒定材料等一些規(guī)定范疇之內(nèi)的資料。而職工工作能力展現(xiàn)、個(gè)人誠(chéng)信證明、道德素養(yǎng)情況等則往往不在收集內(nèi)容序列之中，這在很大程度上使得相關(guān)單位管理層或當(dāng)事人在使用檔案內(nèi)容時(shí)，不能更為清晰的了解相關(guān)情況，限制了檔案的社會(huì)價(jià)值體現(xiàn)。其次，部分檔案管理工作人員服務(wù)觀念較為淡薄。一些企業(yè)單位上從管理層，下到檔案管理工作人員并不重視這一工作的有效開展。他們往往片面地認(rèn)為檔案管理工作就是為了管理而管理，沒有形成良好的服務(wù)觀念，沒有將檔案利用環(huán)節(jié)作為重要的內(nèi)容予以重視，這就造成了服務(wù)觀念較為淡薄的問題現(xiàn)象。正因?yàn)槿绱耍彩沟闷髽I(yè)單位檔案管理的社會(huì)價(jià)值體現(xiàn)受到一定限制。

（三）檔案管理方式滯后

在企業(yè)單位的背景下，逐漸突出了企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化的重要性，企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)中會(huì)不斷出現(xiàn)各種數(shù)據(jù)化信息資源，在實(shí)際利用當(dāng)前的檔案管理模式中，因?yàn)閿?shù)字化建設(shè)工作具有滯后性，無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求。

五、檔案管理價(jià)值體系評(píng)估

檔案管理價(jià)值體系評(píng)估是建立和應(yīng)用檔案管理價(jià)值體系的重要組成部分，主要包括檔案管理價(jià)值體系本身的評(píng)估和運(yùn)用檔案管理價(jià)值體系對(duì)檔案管理過(guò)程中工作與活動(dòng)的具體價(jià)值的評(píng)估兩個(gè)方面。其評(píng)估的主要目的在于，確保檔案管理價(jià)值體系的科學(xué)性和合理性，為檔案管理過(guò)程中工作與活動(dòng)提供價(jià)值指引，強(qiáng)化檔案管理中的價(jià)值效能意識(shí)，促進(jìn)工作效率的提升。檔案管理價(jià)值體系本身的評(píng)估，主要是指依據(jù)相關(guān)科學(xué)理論和部門具體工作實(shí)際情況，對(duì)檔案管理價(jià)值體系結(jié)構(gòu)的科學(xué)性、合理性、實(shí)用性等方面做出判斷，以確保檔案管理價(jià)值體系功能的有效發(fā)揮。首先，需要針對(duì)性地建立檔案管理價(jià)值體系評(píng)估指標(biāo)體系，確保能夠?qū)n案管理過(guò)程中檔案管理價(jià)值體系的各個(gè)部分及其整體做出科學(xué)、合理的判斷。其次，要做好評(píng)估的分析和總結(jié)，從改善和提升檔案管理工作出發(fā)，為之提供有效的對(duì)策和建議。

結(jié)語(yǔ)：檔案管理相關(guān)工作人員要適應(yīng)時(shí)代的變化，提高自身的思想素質(zhì)，樹立服務(wù)意識(shí)以及提高自身的專業(yè)技能，積極提高信息獲取技術(shù)和信息適應(yīng)能力。此外，信息時(shí)代檔案管理相關(guān)工作人員應(yīng)該提高自身檔案學(xué)知識(shí)和技術(shù)水平，讓自己成為具有較高科學(xué)文化素質(zhì)與現(xiàn)代高科技完美結(jié)合的專業(yè)技術(shù)人才，從而促進(jìn)信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理體系不斷完善。