管一妮/物產中大資產管理（浙江）有限公司

1 國有企業(yè)資產與產權變動對檔案管理提出了新需求

以物產中大集團股份有限公司為例，物產中大集團是浙江省省屬特大型國有控股企業(yè)集團,是中國最大的大宗商品服務集成商之一。經過25年發(fā)展歷程，近5年高速轉型發(fā)展，核心業(yè)務涉及國內外貿易、高端制造業(yè)、不動產經營、金融和資本投資等領域。集團各子公司間合并重組創(chuàng)新轉型頻繁，資產與產權變動劇烈，業(yè)態(tài)形式也日益復雜多樣。為確保國有資產的保值增值，必須加強資產與產權變動檔案管理，而不同業(yè)態(tài)的資產與產權檔案的處置面臨許多新情況。

2 國有企業(yè)資產與產權檔案處置中面臨的突出問題

第一，檔案管理工作明顯滯后。物產中大集團沒有建立檔案垂直體系，20家成員公司缺乏檔案業(yè)務的專業(yè)指導，有的公司多年來形成的檔案從來沒有進行整理并集中保管，缺少專職管理檔案的人員和檔案管理專業(yè)知識。子公司也在朝著多元化、集團化的方向發(fā)展，集團公司和所屬子公司之間形成了一種以資產為聯(lián)系的新型紐帶關系，在這種關系中，檔案管理的行政作用被進一步弱化。必須利用大數(shù)據(jù)共享，建立信息一體化體系，加強檔案數(shù)字化賦能，著手改變原有檔案管理方式，將下屬子公司的檔案管理高標準納入集團公司總部體系[1]。

第二，檔案管理職級存在矛盾。物產集團公司檔案管理僅局限于總部，全宗理念與檔案流向確定存在矛盾。物產集團總部檔案與子公司檔案在此前的一定時期內是集中管理的，后因子公司等機構的經營獨立性日益提高，很多企業(yè)將分公司、大型內設機構（非獨立法人）檔案參照全宗予以管理。這就帶來了全宗管理的獨立性與保持企業(yè)經營管理的連續(xù)性之間的矛盾[2]。在資產與產權變動過程中，為保證全宗完整，資產交割日前所形成的分支機構的檔案須保留在原單位，交割日之后形成的檔案才隨其劃出，這對于分支機構來說無法保持其檔案的完整性；若其檔案均隨之劃出，雖有益于經營管理的連續(xù)性，卻無法保證原全宗檔案的完整性，而且從龐雜的檔案之中將某些檔案進行抽出也面臨操作上的巨大難度。

第三，檔案處置工作前端控制不到位?！秶衅髽I(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法》（以下簡稱《暫行辦法》）第五條規(guī)定：“國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置工作是國有企業(yè)資產與產權變動工作的一項重要內容。應列入其議程，并同步進行。”但實際工作中，集團公司不同層級的單位，因其管理特性、檔案意識和工作水平等因素，檔案處置工作的主動性不盡相同。一般是上級母公司提出總體要求，主動實施，具體負責。其基層單位往往受管理水平和檔案意識等因素的影響，不注重檔案處置，需在上級單位的指導下進行。但是集團公司未起到負總責和指導要求，下屬大部分企業(yè)未能履行將檔案處置工作與企業(yè)資產與產權變動工作同步、同時推進的義務，前端控制沒有到位，檔案處置工作隨意性和滯后性明顯。

第四，缺少長效的處置工作機制。企業(yè)在開展檔案處置工作時，無法厘清檔案處置工作開展的完整流程，部分企業(yè)制定的檔案處置程序過于籠統(tǒng)、模糊，可操作性較低，沒有建立企業(yè)檔案處置工作領導小組，缺少長效的處置工作機制，在具體實施過程中無所依靠。各子公司處于各自為政、獨立探索、自主實施的階段。建立相對規(guī)范、科學有效且具有普遍參考借鑒意義的工作機制，是當前工作的重中之重。

3 把握國有企業(yè)資產與產權檔案處置的基本要求

一是明確企業(yè)檔案處置應遵循的基本原則?！稌盒修k法》是開展企業(yè)檔案處置工作的重要遵循，其有關檔案歸屬與流向的規(guī)定，對企業(yè)重組、并購、出售、改制、與外商合資合作經營、終止清算等情形仍具有現(xiàn)實指導意義。但在資產劃轉、企業(yè)改制過程中，國有大型集團企業(yè)檔案的流向面臨新的境況，需要結合企業(yè)實際做出適應性的修訂。

二是明確企業(yè)重組檔案的處置與流向。將系統(tǒng)邊界作為確定檔案歸屬和流向的重要依據(jù)，即子公司以上級母公司管控范圍為邊界，采用檔案在集團系統(tǒng)內、外單位劃出的處置原則，對獨立法人、非獨立法人或僅部分職能劃轉時檔案的處置進行分類明確。在系統(tǒng)內，因同屬于一個上級母公司，有著統(tǒng)一的管理制度、相近的管理要求和相似的管理環(huán)境，區(qū)分法人（全宗）保管情況，充分尊重集團公司的檔案管控歷史，盡可能地確保檔案的完整和后期的利用工作，同時也有助于檔案處置工作的順利開展。這種處置方式在集團內部資產與產權變動時更能發(fā)揮作用[3]。

三是明確改制企業(yè)檔案的處置與流向。集團公司內同樣也有眾多企業(yè)改制，分改子、子改分、股份制改制等均涉及企業(yè)歷史檔案的處置。分公司改制為子公司的，改制前的檔案管理形式保持不變，改制為子公司后形成的檔案另立全宗。子公司改制為分公司的，原有檔案獨立全宗保持不變，改制為分公司后形成的檔案，歸入上級主管單位全宗或繼續(xù)保持獨立全宗管理。全民所有制企業(yè)改制為有限責任公司的，檔案全宗可保持不變[4]。以全部資產改組為股份制企業(yè)的，改組后的檔案另立全宗，由股份制企業(yè)管理。以部分資產改組為股份制企業(yè)的，進入股份制企業(yè)的部分，應參照《暫行辦法》；未進入股份制企業(yè)的部分，其檔案由原單位管理。

4 國有企業(yè)資產與產權檔案處置工作的實施路徑

第一，統(tǒng)一認識，提供思想保障。企業(yè)檔案意識的強弱是影響檔案處置工作的重要因素。唯有樹立檔案資產意識，才能有效保障后續(xù)處置工作的順利進行。檔案是企業(yè)重要的知識資產和信息資源，企業(yè)檔案的處置必須同資產產權的處置同步考慮、同步研究、同步進行。檔案處置未完結，資產產權變動工作就不能結束。

第二，成立工作組，提供組織保障。前端控制思想和主動介入行動的有效落實，需借助于強有力的工作組織，同時該組織必須從單位整體層面進行設置，即在單位層面成立由分管領導牽頭的檔案處置專項工作組，或在資產處置工作領導小組下設立檔案處置工作組[5]。檔案處置工作組由辦公室牽頭，資產與產權變動工作主辦部門、有關業(yè)務部門參加。檔案人員應全程參與資產與產權變動有關工作。

第三，確定原則，提供行動指導。合法性原則，檔案處置必須遵照《暫行辦法》等的要求，在法定框架下結合企業(yè)實際確定具體的組織形式、操作規(guī)范等，保證各項工作合法進行。合理性原則，檔案處置必須尊重企業(yè)歷史，統(tǒng)籌制定工作方案、確定檔案流向，最大限度保證相關企業(yè)或業(yè)務經營管理的連續(xù)性。安全性原則，從維護國家、企業(yè)的安全和利益，保守國家秘密和企業(yè)秘密出發(fā)，既要保障處置過程中檔案實體的安全、完整，又要確保檔案信息的安全。

第四，編制方案，提供行動路線。方案的主要內容應包括檔案處置的背景、原則、范圍，檔案的歸屬與流向，檔案交接的時間、地點、責任部門或責任人，具體工作步驟及要求等內容。需要注意的是，因資產與產權變動需向公司系統(tǒng)外單位移交檔案的，應在檔案處置前，將方案報上級主管單位審查。

第五，清點鑒定，確保檔案完整。檔案部門清點檔案庫存，按照檔案去向分別編制移交目錄。組織本單位內設部門清理業(yè)務工作中應歸檔的各類文件材料，按要求完成歸檔或登記造冊。需要注意的是，還應做好資產與產權變動過程中形成的文件材料（如資產變動批準文件、決算報告、資產處置方案等）的收集、整理和歸檔，按照有關規(guī)定完成檔案的留存與銷毀鑒定工作。

第六，進行交接，完成處置工作。檔案交接各方應對檔案移交目錄和檔案內容進行認真核對，履行交接登記手續(xù)，由交接方和單位檔案處置工作組負責人簽字。交接登記臺賬由交接方各執(zhí)一份并永久保存，同時報上級主管單位備案[6]。