論高校社團活動檔案數(shù)據(jù)智慧化管理

宋李翔/深圳職業(yè)技術(shù)學院

張鈺婷/深圳市檔案局

教育部在《關(guān)于推進高等職業(yè)教育改革創(chuàng)新，引領(lǐng)職業(yè)教育科學發(fā)展的若干意見》中明確指出：“要改革培養(yǎng)模式，增強學生可持續(xù)發(fā)展能力?！惫P者認為，高校學生的可持續(xù)發(fā)展能力是指高校學生個體在大學階段通過以社團等為代表的校園文化活動所不斷積累和發(fā)展的非專業(yè)拓展能力，包括團隊協(xié)作、知識獲取、人際交往、責任感、動手能力等。深圳職業(yè)技術(shù)學院（以下簡稱“深職院”）作為國內(nèi)最早獨立舉辦高等職業(yè)技術(shù)教育的院校之一，其學生社團工作位居國內(nèi)同類高校前列。截至2020年5月，全校共有207個正式注冊學生社團，社團活動數(shù)量和覆蓋面都呈逐年遞增趨勢。在學生社團活動過程中形成的社團活動檔案，是學生可持續(xù)能力發(fā)展的鮮活記錄，也是最能全面反映學生可持續(xù)發(fā)展能力提升狀況的生動載體，管理好、利用好社團活動檔案，建立起可解讀、可關(guān)聯(lián)、可再組、可傳播與再現(xiàn)的社團活動檔案管理體系，是滿足大數(shù)據(jù)時代學生可持續(xù)能力提升需求的重要保障。

深職院每年均會對全部正式注冊的社團圍繞核心活動形成的各類資料有序管理。一是及時將社團各種管理文件、社團注冊與注銷材料、活動通知、快訊新聞報道（線上新聞和圖片視頻）、各社團活動策劃方案、申報記錄、工作計劃總結(jié)材料、人員注冊信息（含指導教師和會員）、場地使用情況、獲獎信息、活動和獲獎作品（圖片、視頻與實物）等以社團為單位進行收集，并集中存放。二是按照社團分類（思想政治類、學術(shù)科技類、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)類、體育類、文化藝術(shù)類、志愿公益類）結(jié)合培訓內(nèi)容、賽事級別、內(nèi)部建設(shè)情況等，對每一個社團內(nèi)的文件、音視頻、照片、實物等不同門類和形式的資料分門別類進行初步整理，按時移交校團委社團聯(lián)合會檔案庫房或?qū)W校檔案館保存。其中，社團聯(lián)合會按年份接收各年度社團活動普查數(shù)據(jù)、社團人員管理數(shù)據(jù)和社團基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，學校檔案館則集中接收涉及社團管理的校級文件和通知公告。實踐中，筆者發(fā)現(xiàn)社團活動檔案管理當中存在若干問題。下面對存在的問題進行分析，并提出檔案數(shù)據(jù)智慧化管理的思路。

1 檔案管理存在的問題及原因分析

第一，社團活動檔案信息化水平不高，未充分發(fā)揮檔案育人的作用。目前，學校社團主管部門主要通過人工對社團活動檔案進行收集、統(tǒng)計和傳遞，流程過于繁冗復雜，而且工作量較大、時效性較差，檔案材料大多以紙質(zhì)文件為主，存儲、使用的便利性較低，無法完全發(fā)揮對學生的價值塑造、能力培養(yǎng)和知識傳授等隱性育人功能。社團會員也無法及時從社團活動檔案中及時得到自身可持續(xù)能力提升的反饋，無法在畢業(yè)時獲得在社團活動中的成長軌跡和畫像，不利于社團會員興趣培養(yǎng)、自主性提升。

第二，社團活動檔案未深入挖掘結(jié)構(gòu)化信息，未建立檔案之間的有機聯(lián)系。學校雖然保存了海量社團檔案資料，但由于多是采用人工記錄，未能形成結(jié)構(gòu)化的檔案信息，無法從學校發(fā)展戰(zhàn)略和學生可持續(xù)能力提升方面得到專業(yè)化處理。以老牌社團就業(yè)促進協(xié)會的校園實踐活動為例，該社團成立于2004年，目前累計注冊會員超5000人，該社團主要活動是承辦全校各類大型校園專場招聘會，并與行業(yè)標桿企業(yè)合作開展職業(yè)規(guī)劃、模擬面試競賽，協(xié)助招生就業(yè)辦開展大學生生涯體驗周活動等。每年的校園招聘會，該協(xié)會都會對參會企業(yè)進行參會調(diào)研，但調(diào)研結(jié)果只是機械的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，結(jié)束后便存放于協(xié)會，活動檔案沒有通過專業(yè)分析來對學校的人才培養(yǎng)、專業(yè)設(shè)置、校園文化和就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作提供有價值的參考。而職業(yè)規(guī)劃大賽、模擬面試大賽、生涯體驗周等活動則更多的是孤立的學生社團活動，活動檔案之間沒有建立起邏輯聯(lián)系，沒有專業(yè)信息平臺對活動數(shù)據(jù)檔案進行深度挖掘加工，無法對學生的可持續(xù)能力提升提供智慧化的提取和解讀。

第三，社團活動檔案的開發(fā)利用對學生可持續(xù)發(fā)展能力提升的指導意義不明顯。國內(nèi)高校越來越重視學生社團發(fā)展質(zhì)量，但學生社團發(fā)展似乎也進入到從外延式發(fā)展到內(nèi)涵式發(fā)展轉(zhuǎn)變的瓶頸期。以對在深圳知名企業(yè)（華為技術(shù)有限公司和大疆創(chuàng)新科技有限公司）工作的58名2019屆畢業(yè)生開展的在校期間社團關(guān)聯(lián)調(diào)查為例。調(diào)查顯示84.6%的人認為個人能力因參加社團活動而得到提升，主要包括：組織能力（82%）、演講溝通能力（79%）、團隊協(xié)作能力（75%）、動手能力（74%）、邏輯思維能力（72%），73.1%的人認為參與社團活動對就業(yè)后的個人能力有所幫助。但由于社團活動檔案資源挖掘深度不夠，檔案資源并未有效盤活，導致上述可持續(xù)發(fā)展能力跟蹤調(diào)研數(shù)據(jù)無法從學生個人現(xiàn)有社團活動檔案資料中直接得出，學生在畢業(yè)后也無法通過個人在社團中的培訓課程記錄、活動軌跡、成長成果等得到較為清晰的社團活動可持續(xù)能力提升報告或畫像。

2 社團活動檔案智慧化管理的有效舉措

高校檔案可以通過知識育人、實踐育人和文化育人的三種途徑對在校大學生進行價值塑造、能力培養(yǎng)和知識傳授，達到其隱性育人的目標。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的逐漸成熟，高校信息化建設(shè)也開始向大數(shù)據(jù)和智慧化管理方向邁進，大數(shù)據(jù)領(lǐng)域的標桿企業(yè)也開始與高校信息化建設(shè)進行緊密合作。面對校園檔案數(shù)據(jù)環(huán)境規(guī)模過于龐大、類型繁雜、源頭分散的情況，深職院開啟了智慧校園建設(shè)進程。作為第二課堂主戰(zhàn)場的社團，其本身海量的活動檔案就屬于潛在的有巨大價值的信息流，如何從現(xiàn)有的校園海量數(shù)據(jù)環(huán)境中挖掘?qū)W生全流程、全方位在校特征，尤其是能力提升情況，從而建立學生可持續(xù)能力畫像，通過社團活動數(shù)據(jù)智慧化從而實現(xiàn)學校育人戰(zhàn)略目標，是當前最值得探索的校園治理方向。因此，筆者所在的深職院已經(jīng)開始探索社團活動檔案智慧化管理，實現(xiàn)路徑主要包含以下幾點。

2.1 圍繞社團綜合改革體系開展頂層設(shè)計，制定社團活動檔案數(shù)據(jù)智慧化方案

2020年1月，教育部黨組、共青團中央發(fā)布《高校學生社團管理辦法》，明確要求把學生社團工作納入學校思想政治工作和群團工作整體格局進行謀劃部署。2020年4月，深職院成立了社團綜合改革工作小組，正式啟動社團綜合改革。通過多輪調(diào)研，完成了社團綜合改革調(diào)查報告并得到學校高層肯定。2020年6月正式發(fā)布《深職院社團綜合改革工作方案》，力圖通過頂層設(shè)計，建立以拓展學生非專業(yè)能力、提升學生可持續(xù)發(fā)展能力為宗旨的社團建設(shè)新機制，以基于人工智能的大數(shù)據(jù)動態(tài)交互平臺為支撐，全面提升社團動態(tài)管理和社團活動檔案數(shù)據(jù)開發(fā)利用水平，以內(nèi)涵發(fā)展來增強社團會員競爭力和成長活力。

2.2 積極構(gòu)建智慧網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共建共治共享

在校黨委統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，校團委、信息中心、學生工作部、招生就業(yè)辦、各二級學院和合作企業(yè)等相關(guān)單位明確責任分工，通過“一網(wǎng)通辦”數(shù)據(jù)共享交換平臺集成和對接實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交換，并提供基于數(shù)據(jù)庫和應用系統(tǒng)的全量/增量、多條/單條數(shù)據(jù)等不同方式的共享同步接口，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向數(shù)據(jù)共享交換平臺提供的頻率和質(zhì)量達到社團活動數(shù)據(jù)智慧化管理的要求，形成社團活動檔案智慧化網(wǎng)絡(luò)共建共治共享方案。

2.3 打造社團活動大數(shù)據(jù)應用平臺，實現(xiàn)社團活動檔案智慧化

深職院在社團綜合改革中明確提出，建設(shè)一個非專業(yè)能力拓展和可持續(xù)發(fā)展能力提升社團大數(shù)據(jù)平臺，與之配套形成社團會員管理檔案系統(tǒng)、社團活動檔案管理系統(tǒng)、社團人才測評系統(tǒng)。其中，社團會員管理檔案系統(tǒng)內(nèi)含課程思政教育模塊、會員資源廣場模塊、會員能力培訓檔案模塊、會員能力評價模塊和能力提升智能推送模塊，社團活動檔案管理系統(tǒng)包括社團及會員畫像模塊、社團管理評價模塊、社團指導教師管理模塊和校內(nèi)外社團實踐育人基地管理模塊。系統(tǒng)基于SQLServer的pubs數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中包含社團人員名單、社團課程、功能管理等模塊，其中社團人員名單表中提供了會員能力評分、會員能力評論、社團指導老師等字段，可為其他模塊提供社團會員能力提升的數(shù)據(jù)支撐。在社團大數(shù)據(jù)應用平臺實現(xiàn)全覆蓋的前提下，三大系統(tǒng)通過對社團活動檔案的動態(tài)智慧管理，全面落實社團發(fā)展的全過程育人理念，使得每位學生畢業(yè)時都能通過平臺的大數(shù)據(jù)計算和成長檔案維度分析，形成一份屬于自己的大學階段非專業(yè)能力拓展和可持續(xù)發(fā)展能力提升報告，與第一課堂形成的畢業(yè)證書實現(xiàn)互補。