基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的醫(yī)院綜合檔案管理探討

桂麗

（滎陽市人民醫(yī)院，河南 滎陽 450100）

醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院存儲(chǔ)信息的主要載體，是各個(gè)部門日常工作中所積累且保存下來的檔案信息，因此綜合檔案是否完整真實(shí)對醫(yī)院的醫(yī)療水平與長期發(fā)展皆有著直接影響。因?yàn)獒t(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展以及新醫(yī)改的落實(shí)，使得醫(yī)院綜合檔案的應(yīng)用效率與使用價(jià)值更加凸顯。因綜合檔案中的信息種類比較繁雜，所包含的資料比較多，在對其展開管理時(shí)需結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化開展，這樣才會(huì)減少人為處理的誤差，但從現(xiàn)狀來看，醫(yī)院綜合檔案管理的“互聯(lián)網(wǎng)+”開展工作仍存在一些問題，還需針對這些問題進(jìn)行完善，促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案管理質(zhì)量的提升。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理的特點(diǎn)

（一）查找檔案方便快捷

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)管理醫(yī)院綜合檔案，可以快速整理醫(yī)院的病案和文字，并且上傳到網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)資源共享，在醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建統(tǒng)一的檔案搜索引擎，醫(yī)院各個(gè)科室的人員都能憑借自己權(quán)限在電腦上隨時(shí)查閱資料，操作方便快捷。而且運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)管理檔案，可以減少人力收集檔案資料的步驟，醫(yī)護(hù)人員能夠隨時(shí)隨地把檔案信息上傳到電子系統(tǒng)中，使檔案搜集和查找更加方便快捷，提高醫(yī)院綜合檔案管理質(zhì)量。

（二）搜集的檔案更加全面

搜集檔案資料是醫(yī)院綜合檔案管理的基礎(chǔ)部分，搜集的資料是否齊全對于檔案管理至關(guān)重要。自21 世紀(jì)以來科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，在各行各業(yè)中廣泛應(yīng)用到電子信息技術(shù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案隨著時(shí)代的發(fā)展必將被淘汰，電子化檔案的發(fā)展趨勢越來越好，相比于紙質(zhì)檔案，電子化檔案更加具有時(shí)效性，能夠?qū)崟r(shí)收集信息資料，并且把信息傳輸和運(yùn)用連接成一個(gè)整體。從其他方面來看，應(yīng)用電子技術(shù)收集信息，更加方便快捷，節(jié)省了大部分時(shí)間進(jìn)行其他工作，收集的檔案信息更加全面。

（三）提高了檔案服務(wù)的范圍

應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)搜集醫(yī)院綜合檔案更加方便快捷，搜集的信息資料更加全面，必然會(huì)提高檔案服務(wù)的范圍。隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，傳統(tǒng)的醫(yī)院綜合檔案服務(wù)范圍大大減小，為了提升檔案服務(wù)的范圍，必須采用網(wǎng)絡(luò)化管理方式。醫(yī)院綜合檔案為醫(yī)院的日常工作提供了重要信息，對于醫(yī)院的發(fā)展來說非常重要。通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理綜合檔案可以實(shí)現(xiàn)線上信息共享，檔案可以為更多的醫(yī)務(wù)人員服務(wù)。在醫(yī)院綜合檔案管理中運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠獲取到更多的檔案信息，提高了醫(yī)院綜合檔案的使用效率。

（四）記錄檔案的工具更加豐富多樣

醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理不僅在形式上體現(xiàn)了管理的多樣性，并且在管理中廣泛應(yīng)用到現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和自動(dòng)化技術(shù)，記錄信息的方式不再局限于單一的文字形式，可以運(yùn)用圖案、視頻和音頻來呈現(xiàn)信息資料，使醫(yī)院綜合檔案的信息內(nèi)容以更加豐富的形式表現(xiàn)出來，記錄檔案的工具也更加豐富，不再局限于書本、筆，能夠?yàn)楦嗟膶ο蠓?wù)，使醫(yī)務(wù)人員研讀資料時(shí)更加清晰明確。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展中內(nèi)部檔案數(shù)量在不斷增加，加上多項(xiàng)新技術(shù)應(yīng)用，檔案管理中難度不斷增加。目前有諸多檔案管理人員自身知識(shí)面狹窄，難以適應(yīng)多樣化檔案管理工作要求。加上諸多檔案管理人員對計(jì)算機(jī)缺乏良好應(yīng)用能力，在檔案管理中難以對計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)合理應(yīng)用，致使檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展受到較大影響。目前要求全面提升檔案管理人員綜合知識(shí)能力，定期開展專業(yè)化教育與培訓(xùn)，提升管理人員綜合能力。近年來我國醫(yī)院醫(yī)療綜合水平全面提升，在醫(yī)院發(fā)展中檔案存儲(chǔ)量較多。在檔案管理中主要有行政檔案、基礎(chǔ)檔案等，要對各類檔案合理劃分。管理部門要明確自身管理職責(zé)，在檔案管理中錄入諸多重要檔案，對信息丟失問題進(jìn)行控制。醫(yī)院管理部門在檔案管理之前，要對檔案資料進(jìn)行規(guī)范化劃分，確定管理職責(zé)，保障管理工作能全面落實(shí)，提升管理成效。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理存在的典型問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

若想實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，比較重要就是購進(jìn)一套相對完備且高效的管理設(shè)施，可以說這是確保醫(yī)院綜合檔案展開網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)，也是不可或缺的環(huán)節(jié)。但因?yàn)槟壳搬t(yī)院中對檔案進(jìn)行管理未引起醫(yī)院高層重視，許多醫(yī)院內(nèi)的檔案管理系統(tǒng)依舊是傳統(tǒng)的，根本無法與時(shí)代發(fā)展相符，特別是設(shè)備的不先進(jìn)等因素，造成醫(yī)院綜合檔案管理工作效率受阻，致使檔案管理事業(yè)朝著新方向發(fā)展受影響。隨著檔案需求量的增多，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)不再滿足目前社會(huì)發(fā)展所需，無法對醫(yī)院中的重要信息全面展開歸納。所以，若想達(dá)到檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的目標(biāo)，首先需要完成基礎(chǔ)設(shè)施的更新與軟件的升級(jí)，基于此才能使檔案管理迅猛發(fā)展得到保證。

（二）制度不健全，難以確保數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范度。

伴隨醫(yī)院各項(xiàng)工作深入推進(jìn)，醫(yī)院檔案資源所涵蓋的信息面不斷拓寬，檔案數(shù)量隨之增加。然而，當(dāng)前部分醫(yī)院尚未立足于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)來制定相應(yīng)的規(guī)章制度，無法最大限度地確保醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。一是分工不明確，檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門脫節(jié)，難以統(tǒng)籌資源。部分醫(yī)院檔案資源沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)部門相關(guān)專責(zé)進(jìn)行處理，直接送交檔案管理部門后錄入檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案資源中的內(nèi)容過于泛化，無法實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的目標(biāo)。二是歸檔范圍仍然有待細(xì)化，無法做到應(yīng)收盡收，難以確保檔案資源的完整性。同時(shí)，部分醫(yī)院歸檔時(shí)限不明確，業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門在信息資料交接、信息資料領(lǐng)域的配合度不高，導(dǎo)致立卷歸檔銜接度、溝通度低下。一旦立卷歸檔層面出現(xiàn)問題，容易使得信息資料在堆積過程中丟失。三是部分醫(yī)院尚未明確圖片類、聲像類、影像類、文書類等不同類別的信息資料應(yīng)當(dāng)采用何種數(shù)據(jù)格式，后期存在二次加工的問題，影響數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

（三）醫(yī)院檔案管理數(shù)字化程度低，難以最大限度地提升管理效率。

現(xiàn)階段，部分醫(yī)院尚未全面鋪開檔案管理數(shù)字化工作，難以釋放檔案管理活力。一是紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化進(jìn)程緩慢，許多歷史存留的紙質(zhì)檔案資源尚未進(jìn)行數(shù)字化處理，進(jìn)而無法將其錄入檔案管理系統(tǒng)。一方面，部分醫(yī)院人力資源不足，檔案管理人員難以在處理增量的同時(shí)對歷史存留的檔案資源進(jìn)行處理；另一方面，部分醫(yī)院尚未配備高速掃描儀、微縮相機(jī)、文件格式轉(zhuǎn)化器等軟硬件設(shè)施，無法快速對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化分類、編號(hào)以及著錄。二是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐滯后，尚未建設(shè)相應(yīng)的檔案資源專題，難以最大限度地發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

（四）檔案安全建設(shè)滯后，存在一定的安全隱患。

從辯證的視角來看，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)雖然能夠革新檔案管理模式，但也帶來了新型挑戰(zhàn)。例如，典型的檔案安全管理問題。當(dāng)前，部分醫(yī)院尚未充分利用新型的信息技術(shù)對檔案資源進(jìn)行安全管理。一是對數(shù)字水印技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)的應(yīng)用度不高，檔案資源存在被篡改的隱患。二是對于數(shù)字密鑰技術(shù)的應(yīng)用度不高，難以防范WaaCry、Petya、BadRait 等勒索病毒，存在被非法加密、非法勒索的隱患。三是檔案安全保密意識(shí)不強(qiáng)，安全保密制度缺失。部分檔案管理人員對于安全保密技術(shù)的應(yīng)用能力不強(qiáng)，在傳輸檔案資源過程中容易出現(xiàn)紕漏。

（五）檔案管理范圍不夠確切

因?yàn)槲覈t(yī)療水平的提高，大眾對自身健康越來越重視，因此存儲(chǔ)在醫(yī)院中的檔案越來越多。其中包含基礎(chǔ)檔案、行政檔案等，而醫(yī)院并未針對不同檔案進(jìn)行劃分，也沒有在管理部門與職責(zé)上進(jìn)行合理劃分，致使檔案管理工作效率低下，許多重要檔案未被納入檔案管理中，還時(shí)常出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象。因此，醫(yī)院內(nèi)部管理部門進(jìn)行檔案管理之前，一定要對其展開合理劃分，確定好任意部門的對應(yīng)職責(zé)，將檔案管理工作具體落到，保障檔案管理工作水平與質(zhì)量。

（六）檔案人才培養(yǎng)內(nèi)容與檔案數(shù)字化建設(shè)不匹配

當(dāng)下，部分醫(yī)院雖然開展了大量的培訓(xùn)工作，但沒有突出培訓(xùn)核心和培訓(xùn)要點(diǎn)。一是醫(yī)院尚未圍繞“檔案數(shù)字化建設(shè)”這一專題開展相關(guān)的培訓(xùn)工作，檔案人員對數(shù)字環(huán)境下檔案管理模式的認(rèn)識(shí)程度不高，難以綜合利用多種信息技術(shù)。二是醫(yī)院與檔案館等專業(yè)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系度不高，無法借鑒相關(guān)的管理模式。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理措施

（一）補(bǔ)充完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代發(fā)展背景中，要強(qiáng)化醫(yī)院綜合檔案管理成效，醫(yī)院管理部門要逐步擴(kuò)大檔案管理設(shè)備資金與技術(shù)投入，這樣能為醫(yī)院檔案管理活動(dòng)全面開展提供有效的物質(zhì)保障。醫(yī)院在檔案管理設(shè)備購置前對醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行全面分析。依照醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀選取對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用設(shè)備，全面發(fā)揮出設(shè)備應(yīng)用功能，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源高效化傳遞，強(qiáng)化醫(yī)院檔案綜合管理成效。

（二）強(qiáng)化管理人員綜合培訓(xùn)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)程加快背景下，醫(yī)院檔案管理人員自身綜合素質(zhì)與專業(yè)管理能力對檔案管理成效具有較大影響。醫(yī)院管理部門要認(rèn)識(shí)到檔案管理人員專業(yè)化培訓(xùn)的重要作用，定期組織人員參與到專業(yè)化培訓(xùn)中，補(bǔ)充管理人員工作經(jīng)驗(yàn)。強(qiáng)化管理人員信息素養(yǎng)，能提升新知識(shí)、新事物接受能力，對傳統(tǒng)檔案管理措施與管理理念進(jìn)行更新，設(shè)定針對性的檔案管理任務(wù)。

（三）加強(qiáng)綜合檔案安全性管理

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展中，網(wǎng)絡(luò)安全問題是社會(huì)大眾高度重視的問題。新形勢下醫(yī)院在綜合檔案管理中，要想提升檔案管理安全性，要認(rèn)識(shí)到提高檔案安全管理的重要意義。醫(yī)院要設(shè)定針對性檔案訪問與應(yīng)用權(quán)限，具備檔案訪問與應(yīng)用權(quán)限的人員才能對醫(yī)院平臺(tái)中各類檔案信息進(jìn)行應(yīng)用，提升綜合檔案應(yīng)用安全性，防止發(fā)生檔案丟失等各項(xiàng)問題。在醫(yī)院檔案綜合化、網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化管理中，要設(shè)定完整的管理體系，提升檔案管理綜合成效。醫(yī)院各個(gè)科室要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀收取相應(yīng)檔案資料，便于對信息資料進(jìn)行整合。對檔案類別進(jìn)行劃分，將相同等級(jí)與相同類檔案放置在一起。在醫(yī)院綜合檔案應(yīng)用中通過信息技術(shù)制定針對性列表，將信息規(guī)整到檔案系統(tǒng)中。檔案管理人員還要強(qiáng)化檔案資料動(dòng)態(tài)化獲取與數(shù)據(jù)庫更新，避免醫(yī)院中多項(xiàng)信息流失。

五、結(jié)束語

綜上所述，因?yàn)椤盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，我國各個(gè)行業(yè)都開始應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，為了切實(shí)增強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理水平，需要結(jié)合當(dāng)下先進(jìn)技術(shù)與新型設(shè)備，加大創(chuàng)新力度，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。在管理過程中，依然需多個(gè)部門展開互相協(xié)作，確保綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理順利展開，為確保檔案資料的實(shí)效性奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)在未來發(fā)展開辟新道路。