基于互聯(lián)網(wǎng)背景下的事業(yè)單位檔案管理研究

王璇

（中新天津生態(tài)城圖書檔案館，天津 300450）

一、互聯(lián)網(wǎng)背景下的事業(yè)單位檔案管理概述

互聯(lián)網(wǎng)主要采用線上形式傳遞有關(guān)信息和數(shù)據(jù)，不僅僅可以將服務(wù)云端化，還可以將服務(wù)對象指定化，通過不同的傳遞方式克服空間距離，縮短時間距離。云端服務(wù)化可以將特定的信息資料進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，且傳遞時間將大大縮短，但互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的前提是信息資料的電子化和數(shù)據(jù)化，也就是說網(wǎng)絡(luò)程序?qū)⑿畔①Y料可視化，通過后臺程序進(jìn)行儲存。事業(yè)單位的檔案資料是經(jīng)營過程中產(chǎn)生的具有一定價值的經(jīng)驗成果，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行儲存和利用是充分發(fā)揮檔案價值的有效途徑，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)獨有的特點可以將事業(yè)單位檔案的管理缺點進(jìn)行彌補，從而幫助事業(yè)單位實現(xiàn)雙贏。

二、基于互聯(lián)網(wǎng)背景下的事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）政策完善化

我國政府工信部門表示，我國“5G”工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的在建項目已經(jīng)超過1500 個，覆蓋了我國二十多個重要行業(yè)，2021 年互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的投入資金超過236 億元，我國政府表示將全力支持互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，通過政策支持和資金支持進(jìn)一步深化改革。與此同時，對于享受國家優(yōu)惠政策的事業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)將備查資料自行保存一定年限，例如享受事業(yè)單位所得稅優(yōu)惠政策的事業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)自匯算清繳年度起，將備查資料自行保存十年。這意味著留存的備查資料將會占據(jù)事業(yè)單位一定的空間資源、人力資源等，雖然國家政策在不斷完善，但事業(yè)單位也面臨著一定的檔案管理風(fēng)險，而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)將會帶來新的解決辦法。政策的完善將會進(jìn)一步加快事業(yè)單位檔案的管理進(jìn)程，使事業(yè)單位檔案的管理方法得到進(jìn)一步優(yōu)化，管理流程也更為嚴(yán)格和可靠，事業(yè)單位在利用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時，也可以獲取更多的支持，例如資金支持、技術(shù)支持、人才支持等。

（二）資源共享化

資源共享主要體現(xiàn)在不同的使用主體之間。資源共享的途徑是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，資源共享的目的是使不同的主體可以利用相同的數(shù)據(jù)信息，因此在檔案管理中融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，即實現(xiàn)龐大數(shù)據(jù)信息的共同利用。事業(yè)單位檔案記錄了經(jīng)營過程中的各種信息，部門不同需求也就不同，如何為部門提供最為便利的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理的重點，資源共享化的概念應(yīng)運而生。在事業(yè)單位檔案管理中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的存在使事業(yè)單位各個部門的職工都可以通過一定的權(quán)限獲取需求信息，且不受地域空間的限制，跨地區(qū)經(jīng)營的集團(tuán)事業(yè)單位仍然可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的共享。

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展優(yōu)勢之一就是通過快速的傳播實現(xiàn)知識的高度共享。事業(yè)單位檔案管理可以借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢在事業(yè)單位內(nèi)部以及事業(yè)單位外部之間實現(xiàn)快速共享。對于公開程度較高的事業(yè)單位資源在形成檔案后，是可以供事業(yè)單位外部使用者進(jìn)行查閱的，例如事業(yè)單位的工作工況和工作目標(biāo)等，而借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)事業(yè)單位可以成立相應(yīng)的網(wǎng)站，并將事業(yè)單位檔案在網(wǎng)站中進(jìn)行公布，外部使用者可以在相關(guān)網(wǎng)站中進(jìn)行自行查閱，以此實現(xiàn)信息資源的共享。

（三）技術(shù)智能化

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和技術(shù)智能化并不是相同的概念，技術(shù)智能化的基礎(chǔ)是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟發(fā)展，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)和人工智能技術(shù)滿足使用者的各種需求。對事業(yè)單位檔案管理來說，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智能化將有效提高檔案管理的效率，對龐大的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行合理分類，并利用區(qū)塊鏈技術(shù)將各個部門的檔案資料進(jìn)行模塊化管理?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的智能化發(fā)展，將事業(yè)單位檔案管理提高了一個管理層次，使其更接近國際化的管理模式，并逐步發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展優(yōu)勢。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使各項科學(xué)技術(shù)得到進(jìn)一步優(yōu)化，事業(yè)單位可以將科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中，對檔案信息進(jìn)行快速搜索或模塊化管理，并通過科學(xué)技術(shù)實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的自動整合和加工處理。

（四）人才多元化

在人才多元化發(fā)展的前提下，事業(yè)單位檔案管理人員具備多項技能，且具備的技能覆蓋了事業(yè)單位管理的多個領(lǐng)域。首先來說，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為依托的事業(yè)單位檔案管理，作為檔案管理的重要參與部門，人事部門的職工不僅具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計能力，同樣具備系統(tǒng)程序的應(yīng)用能力，且在不斷地使用過程中，這種應(yīng)用能力在不斷地成熟和提升。檔案管理人員要通過不斷地學(xué)習(xí)獲取多項技能，從而加快事業(yè)單位檔案管理的速度。因此，事業(yè)單位人才多元化發(fā)展，除擁有多項技能外，還具備跨領(lǐng)域、跨專業(yè)的工作技能。

三、基于互聯(lián)網(wǎng)背景下的事業(yè)單位檔案管理策略研究

（一）轉(zhuǎn)變互聯(lián)網(wǎng)檔案管理理念

互聯(lián)網(wǎng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變意味著事業(yè)單位職工要拋棄手工記錄信息的傳統(tǒng)理念。事業(yè)單位檔案的傳統(tǒng)記錄方式都是通過人工方式進(jìn)行登記，無論是檔案的形成過程，還是后期的檔案整理和登記，都是通過紙質(zhì)資料進(jìn)行人為記錄，但隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位對于檔案管理的理念應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變，檔案記錄和整理均通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機(jī)辦公軟件進(jìn)行。

第一，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極宣傳互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的管理優(yōu)勢，對計算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用優(yōu)勢進(jìn)行廣泛傳播，鼓勵員工積極學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并逐步形成自身認(rèn)識，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和自身認(rèn)識進(jìn)行融會貫通，并在事業(yè)單位內(nèi)部定期開展互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)培訓(xùn)活動，通過實際操作展示互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展優(yōu)勢。傳統(tǒng)檔案管理中，檔案的傳遞通過人工形式完成，而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的檔案管傳遞可以通過線上程序進(jìn)行主要信息的分享，為事業(yè)單位職工節(jié)省了較多的檔案傳遞時間。

第二，互聯(lián)網(wǎng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變也是國際化的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位可以定期聘請專業(yè)講師到事業(yè)單位進(jìn)行宣講，使事業(yè)單位職工意識到在檔案管理中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，是國際化的發(fā)展趨勢。安排事業(yè)單位優(yōu)秀職工在事業(yè)單位大型會議中發(fā)表感想，從而帶動其他職工應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的積極性。事業(yè)單位可以通過獎懲制度鼓勵職工應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，從而提高職工的積極性和主動性。

第三，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理，不應(yīng)局限于對事業(yè)單位檔案進(jìn)行有序的管理，而是應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步優(yōu)化管理理念，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，提升檔案管理理念，也就是說檔案管理要充分發(fā)揮管理價值以及經(jīng)營價值，使事業(yè)單位經(jīng)營信息可以為事業(yè)單位的長期經(jīng)營提供更為可靠的技術(shù)和經(jīng)驗。因此事業(yè)單位管理者應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化管理理念，培養(yǎng)事業(yè)單位職工先進(jìn)的管理意識，使事業(yè)單位檔案管理借助互聯(lián)網(wǎng)力量，進(jìn)一步對事業(yè)單位檔案進(jìn)行有效的管理。

（二）構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)檔案信息資源多重防護(hù)屏障

互聯(lián)網(wǎng)檔案信息資源的保護(hù)是事業(yè)單位經(jīng)營中重要的一部分，若事業(yè)單位檔案信息被泄露或盜取，事業(yè)單位將面臨嚴(yán)重的打擊，重要經(jīng)營信息可能被盜取者進(jìn)行惡意使用，在影響事業(yè)單位正常生產(chǎn)活動的同時，也會給事業(yè)單位帶來不良的社會影響，為此事業(yè)單位可以通過以下兩方面構(gòu)建保護(hù)屏障。

第一，無法全部轉(zhuǎn)化為電子檔案的紙質(zhì)資料要進(jìn)行單獨存放，且存放地點應(yīng)當(dāng)干凈整潔，溫度和濕度都要符合紙張的存檔要求，避免環(huán)境影響導(dǎo)致紙張受潮霉變，紙質(zhì)資料中的檔案信息缺失。除此之外，紙質(zhì)檔案儲存在單獨辦公室內(nèi)，檔案資料的借用和歸還都應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)，在使用者想要借用檔案時，要填寫檔案借閱申請表，如實填寫借閱用途、借閱時間、歸還時間等，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，方可獲得檔案的借閱權(quán)。負(fù)責(zé)檔案借閱工作的職工應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，并按時催促其歸還檔案。事業(yè)單位可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對借出檔案進(jìn)行實時追蹤，對重要的紙質(zhì)檔案安裝定位設(shè)備，對電子檔案通過系統(tǒng)定位查看使用者信息。

第二，對于儲存在系統(tǒng)程序內(nèi)的電子化檔案，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期對系統(tǒng)程序進(jìn)行升級和維護(hù)，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化不斷升級軟件和修補漏洞。這是因為在不斷地使用過程中，系統(tǒng)程序也會因為持續(xù)性的工作而出現(xiàn)程序錯亂的情況，進(jìn)而影響事業(yè)單位正常的檔案管理。因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)的需求對系統(tǒng)程序進(jìn)行定期升級和維護(hù)。

第三，事業(yè)單位在通過互聯(lián)網(wǎng)的分享優(yōu)勢進(jìn)行檔案管理時，要建立多重的保護(hù)屏障，例如在查看相關(guān)檔案時，要向檔案管理員獲取查閱權(quán)限。檔案管理員要對不同的檔案設(shè)立不同的數(shù)字密碼，事業(yè)單位職工在查閱檔案時要輸入正確的密碼才能獲取查閱權(quán)限，而高水平的加密技術(shù)可以進(jìn)一步降低事業(yè)單位檔案被竊取的風(fēng)險。

（三）加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)檔案信息資源共享標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案信息資源的共享應(yīng)當(dāng)具有一定標(biāo)準(zhǔn)，即什么內(nèi)容可以共享給什么員工，這就要求事業(yè)單位對于各部門職位的分工要明確，且對檔案資料的使用權(quán)也要明確劃分。

作為事業(yè)單位檔案資料管理的重要部門，人事部門要明確劃分各個部門的檔案資料使用權(quán)，職工只允許查看本人的檔案資料，不允許隨意借閱其他職工的檔案資料。其他部門只允許查看本部門的檔案資料，例如銷售部門只允許查看本部門的銷售合同，如需查看其他部門的經(jīng)濟(jì)合同需要獲取其他部門領(lǐng)導(dǎo)的審批。無論查看各種信息，都需要獲得領(lǐng)導(dǎo)審批，按照規(guī)定填寫檔案借閱申請表。

事業(yè)單位財務(wù)部門的檔案資料是事業(yè)單位經(jīng)營過程中的重要原始憑證，不允許其他部門隨意借閱，按照事業(yè)單位會計制度的規(guī)定，財務(wù)部門的檔案資料要保管一定年限用于備查，因此財務(wù)部門的檔案資料要建立更為嚴(yán)格的資源共享標(biāo)準(zhǔn)。對于事業(yè)單位內(nèi)部開放性檔案來說，事業(yè)單位職工可以自由查閱，但要防范被外部入侵者盜取。開放性檔案的共享權(quán)限僅適用于事業(yè)單位內(nèi)部，因此共享標(biāo)準(zhǔn)要相對降低。在降低共享標(biāo)準(zhǔn)的同時，要進(jìn)一步提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，使共享標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)安全形成相互制約，當(dāng)共享標(biāo)準(zhǔn)較低時，網(wǎng)絡(luò)安全對于事業(yè)單位外部入侵者的防范就越為強(qiáng)烈，而共享標(biāo)準(zhǔn)較高時，加密技術(shù)和權(quán)限制約也相對較高，從而實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化資源共享的建設(shè)。

（四）提升檔案管理人員的素質(zhì)水平

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，使職工不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)。從不同角度看，專業(yè)素質(zhì)是指職工進(jìn)行檔案管理的專業(yè)能力，即利用系統(tǒng)程序的熟練程度和單獨解決檔案管理問題的能力；道德素質(zhì)是指在檔案管理過程中遇到各項問題時，能否按照道德標(biāo)準(zhǔn)正確處理問題。

首先來說，專業(yè)素質(zhì)的提高依賴于事業(yè)單位職工對于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的熟練程度，以及在檔案管理的實際操作中所獲取到的管理經(jīng)驗。因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)使員工在實際操作中獲取到個人經(jīng)驗，切勿只單獨進(jìn)行理論知識的講授，實踐操作要和理論知識進(jìn)行結(jié)合講授。對于不同的部門來說，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)是不同的，人事部門作為公司重要檔案的整理部門，要進(jìn)行特殊化培訓(xùn)，財務(wù)部門的原始憑證也是事業(yè)單位經(jīng)營過程中產(chǎn)生的重要原始資料，為此應(yīng)到進(jìn)行單獨管理和儲存，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的部門進(jìn)行不同的培訓(xùn)，針對檔案管理的重點開展培訓(xùn)活動。

其次，道德素質(zhì)是無法經(jīng)過培訓(xùn)形成的，這是因為違反道德標(biāo)準(zhǔn)的行為不一定違反法律標(biāo)準(zhǔn)，因此道德素質(zhì)是作為一種工作精神存在于事業(yè)單位文化中，為此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高團(tuán)隊凝聚力，使事業(yè)單位職工在檔案管理中不斷提高個人道德素質(zhì)，時刻以事業(yè)單位精神為工作目標(biāo)。