知識管理環(huán)境下企業(yè)檔案管理研究

張悅

（中新天津生態(tài)城圖書檔案館，天津 300450）

一、知識管理和檔案管理概述

知識管理依靠自身收集的經(jīng)驗(yàn)對知識進(jìn)行價(jià)值管理，管理的目標(biāo)是提升知識管理的價(jià)值，而不是進(jìn)行簡單的收集和整理工作，這一點(diǎn)與檔案管理具有高度一致性。無論是知識管理還是檔案管理，都是運(yùn)用更為高級的知識手段對其進(jìn)行有序管理，使企業(yè)信息需求者可以通過有效的管理快速及時(shí)地獲取有用信息。從另一角度看，知識管理和檔案管理相輔相成，檔案管理以知識管理為基礎(chǔ)，知識管理是檔案管理的重要體現(xiàn)。企業(yè)通過不斷提升知識管理的層次和水平，對檔案管理進(jìn)行更為有效的操作，將知識管理的經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到檔案管理活動中，使檔案信息需求者快速獲取相關(guān)信息。

二、知識管理與企業(yè)檔案管理的聯(lián)系

（一）管理對象重疊

知識管理對象和企業(yè)檔案管理對象是重疊的，都是對企業(yè)在經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)信息進(jìn)行管理，并按照一定標(biāo)準(zhǔn)將其進(jìn)行重新組合，從而達(dá)到企業(yè)后期的使用標(biāo)準(zhǔn)。通過更進(jìn)一步的劃分，知識管理的對象是企業(yè)在經(jīng)營過程中形成的對客觀事物的認(rèn)識，企業(yè)檔案管理的對象是企業(yè)在經(jīng)營過程中產(chǎn)生的資料信息，而資料信息的形成是以知識為基礎(chǔ)的，知識水平越高，形成檔案的知識含量也就越高。在現(xiàn)代科技因素的影響下，知識水平的高低將通過檔案信息化管理水平進(jìn)行體現(xiàn)。

從另一角度看，知識管理和檔案管理都是以企業(yè)取得的經(jīng)營經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，進(jìn)而將經(jīng)營經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為可以隨時(shí)查看的檔案信息，這種檔案信息可以通過書面形式進(jìn)行體現(xiàn)，也可以通過電子化檔案進(jìn)行體現(xiàn)，從而呈現(xiàn)出兩種不同的狀態(tài)，即紙質(zhì)檔案和電子檔案，而無論何種形式的檔案資料，都是以企業(yè)的經(jīng)營經(jīng)驗(yàn)為形成基礎(chǔ)，企業(yè)將需要管理的檔案資料進(jìn)行明確劃分，以此形成完整的、規(guī)則的檔案資料，在這一點(diǎn)上，知識管理和企業(yè)檔案管理所針對的對象是相同的。

（二）管理目的相近

知識管理和企業(yè)檔案管理的目的相近，都是希望通過高水平的管理使企業(yè)經(jīng)營效率提升，在有序的管理過程中使企業(yè)經(jīng)營更加合理，并通過管理提高經(jīng)營收益。檔案管理的根本目的是滿足信息需求者的使用需求，向其提供最為準(zhǔn)確和真實(shí)的信息資料，從而加快企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。知識管理的目標(biāo)是通過有效的措施充分發(fā)揮知識分子的價(jià)值，提升企業(yè)的市場競爭力，使企業(yè)獲取較高的市場份額，獲取消費(fèi)者的高度認(rèn)可。兩者最終的管理目的都是加快企業(yè)的運(yùn)營，為企業(yè)經(jīng)營提供最有力的支撐。

在這個(gè)角度下可以發(fā)現(xiàn)，無論是知識管理還是檔案管理，企業(yè)都希望通過合理全面的控制將以往獲取的經(jīng)驗(yàn)制作成資料進(jìn)行查看，為企業(yè)長期經(jīng)營提供有效的依據(jù)，兩者的管理目的都是為企業(yè)帶來更多的實(shí)際利益，以及發(fā)揮企業(yè)最大的剩余價(jià)值，這與企業(yè)的財(cái)務(wù)管理目標(biāo)是一致的，且需要企業(yè)不同部門建立合作機(jī)制，并進(jìn)行有效的配合，從而實(shí)現(xiàn)管理目的，也就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化。

（三）管理流程類似

在管理過程中，企業(yè)都需要將知識和檔案進(jìn)行初步整理，并根據(jù)法律要求和企業(yè)要求將兩者進(jìn)行加工處理，目的是有利于企業(yè)后續(xù)的查看，在加工處理過程中，企業(yè)需要運(yùn)用一定的方法和手段使知識形成規(guī)則的排列，并使檔案處于正常的管理中。企業(yè)檔案管理內(nèi)容主要包括檔案的形成、整理、裝訂封存、加工使用等，知識管理是對企業(yè)在經(jīng)營過程中形成的價(jià)值信息進(jìn)行收集、整理、存儲、加工等，兩者的管理流程較為相似，都是對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、加工處理，并通過一系列的集中整合流程，將檔案資料按照知識管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分。知識的產(chǎn)生是檔案資料的形成基礎(chǔ)，企業(yè)職工通過知識對生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中的各類事項(xiàng)進(jìn)行說明，檔案資料便由此產(chǎn)生，因此兩者具有相似的管理流程。

（四）管理技術(shù)相同

由于知識管理和檔案管理是相輔相成的，因此管理技術(shù)同樣具有相似性。管理技術(shù)是管理手段、管理方法和管理技巧的總稱。我國管理技術(shù)總共分為三個(gè)階段，分別是傳統(tǒng)管理階段、科學(xué)管理階段和現(xiàn)代管理階段，劃分標(biāo)準(zhǔn)則是知識水平的進(jìn)步程度以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。在傳統(tǒng)管理階段中，企業(yè)將會運(yùn)用簡單的管理方法使知識和檔案按照需求進(jìn)行處理，由于企業(yè)管理技巧的局限性，只能對二者進(jìn)行簡單的處理。在科學(xué)管理階段，管理學(xué)所具有的管理理論已經(jīng)可以運(yùn)用到知識管理和檔案管理中，企業(yè)也在不斷地學(xué)習(xí)中獲取更為精巧的管理技術(shù)。在現(xiàn)代管理階段，企業(yè)已經(jīng)可以通過電子技術(shù)對知識和檔案進(jìn)行管理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將二者電子化，并通過系統(tǒng)程序?qū)ζ溥M(jìn)行快速地信息處理。

在不同的管理階段，對于知識管理和檔案管理的手段是類似的，都需要通過一定的技巧和方法對兩者進(jìn)行管理。而隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，知識水平的高低將通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行體現(xiàn)，而檔案管理電子化的發(fā)展就是對知識的系統(tǒng)應(yīng)用，因此兩者在管理技術(shù)方面具有相似性。

三、知識管理環(huán)境下企業(yè)檔案管理的優(yōu)化策略

（一）通過知識管理拓展檔案管理的領(lǐng)域

傳統(tǒng)檔案管理過于看重各類檔案資料的分類，而忽視了檔案資料的實(shí)用性，導(dǎo)致檔案本身具有的知識層次并未完全凸顯出來。知識管理的技巧、手段和方法更為精細(xì)和全面，對于各項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容的分類也更為全面，有利于企業(yè)根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行信息查找。

知識管理所包含的領(lǐng)域要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過企業(yè)檔案管理的領(lǐng)域，這是因?yàn)橐磺械男畔⒍伎梢酝ㄟ^知識形成，但不是所有的信息都可以形成檔案，企業(yè)檔案的特點(diǎn)之一就是精簡，企業(yè)只需要將全面且有用的信息轉(zhuǎn)化為檔案即可，而不需要將無意義的信息也轉(zhuǎn)化為企業(yè)檔案，因此企業(yè)可以通過拓展知識管理的領(lǐng)域?qū)n案管理形成全面控制，并進(jìn)一步拓展檔案管理的領(lǐng)域。

企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理集中在檔案裝訂儲存和閱覽使用中，分類裝訂和儲存的依據(jù)是檔案資料的形成時(shí)間、部門、資料名稱等。企業(yè)通常根據(jù)人事部門、采購部門、銷售部門生產(chǎn)部門的分類劃分儲存空間，且進(jìn)行分類儲存，例如人事部門的勞務(wù)合同和銷售部門的經(jīng)濟(jì)合同是按照簽訂日期分類儲存的，雖然分類清晰便于信息需求者進(jìn)行大范圍查找，但如果需求信息劃分的標(biāo)準(zhǔn)更為精細(xì)，傳統(tǒng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)就難以符合信息需求者的使用標(biāo)準(zhǔn)。因此可以通過知識管理拓展檔案管理的信息領(lǐng)域。

（二）通過知識管理提升檔案管理的價(jià)值

檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)在為企業(yè)經(jīng)營提供經(jīng)驗(yàn)信息，而前期整理工作是否全面和精確，直接決定了檔案資料的后期使用是否可以為企業(yè)提供有效的價(jià)值信息。當(dāng)企業(yè)在持續(xù)經(jīng)營中出現(xiàn)各種問題時(shí)，需要對過去形成的資料檔案進(jìn)行查找，從而獲取相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和線索用以解決現(xiàn)階段的問題，而知識管理的價(jià)值可以通過一定的手段體現(xiàn)在檔案管理中。相對來說，知識管理的價(jià)值要明顯高于檔案管理，這是因?yàn)橹R管理的科技含量以及蘊(yùn)含的挖掘價(jià)值要明顯高于檔案管理，為此企業(yè)要采取一定的措施提升檔案管理價(jià)值。

第一，企業(yè)可以通過對檔案實(shí)施制度管理，通過嚴(yán)格的管理制度約束職工在使用檔案過程中的錯(cuò)誤行為，例如規(guī)定職工借閱檔案的使用時(shí)間，對其進(jìn)行時(shí)間約束，規(guī)定職工在一定期限內(nèi)務(wù)必歸還檔案，以此提高職工的工作效率，降低檔案損壞的風(fēng)險(xiǎn)。第二，檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)在職工獲取信息速度，企業(yè)可以對檔案管理的系統(tǒng)操作進(jìn)行培訓(xùn)，加快企業(yè)職工獲取信息的速度，對操作流程熟練化，使職工快速掌握檔案管理的要點(diǎn)。第三，企業(yè)進(jìn)行知識管理的價(jià)值體現(xiàn)在可以對知識進(jìn)行高水平的利用，因此企業(yè)可以通過這一點(diǎn)提升檔案管理的價(jià)值，企業(yè)檔案管理價(jià)值不僅僅是為了記錄某些經(jīng)營信息，還應(yīng)當(dāng)發(fā)揮檔案管理的另一價(jià)值，即為企業(yè)持續(xù)經(jīng)營不斷輸出可靠的交易數(shù)據(jù)。

（三）通過知識管理拓寬檔案管理的交流層次

從交流層次來講，知識管理和檔案管理之間要形成完善的溝通機(jī)制，并通過溝通機(jī)制形成交流橋梁，使二者可以形成有效的合作。知識管理和檔案管理之間可以建立有效的溝通機(jī)制拓寬交流層次，從而通過可以相互連接的渠道促進(jìn)雙方同向發(fā)展。知識管理的進(jìn)步渠道就是通過不斷的開發(fā)和學(xué)習(xí)，通過人工研究和先進(jìn)的理論指導(dǎo)拓寬交流層次，而檔案管理的進(jìn)步方法是不斷地滿足信息需求者對于檔案信息的深層需求，但從進(jìn)步速度來看，知識管理的進(jìn)步速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過檔案管理，這與自身所具備的發(fā)展特性有很大的關(guān)系。然而兩者之間可以通過建立溝通機(jī)制加深交流層次，將適用于知識管理的方法和技巧根據(jù)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營情況，對檔案資料進(jìn)行相同管理。

知識管理對于信息的劃分更為精細(xì)，在原有基礎(chǔ)上，知識管理可以將檔案管理的分類進(jìn)行多層劃分，但這通常需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的力量。首先來說，知識管理是高層次的技術(shù)體現(xiàn)，往往通過科學(xué)技術(shù)的力量加以輔助，也就是說企業(yè)檔案管理可以借助知識管理和科學(xué)技術(shù)的輔助進(jìn)行快速發(fā)展。在原有基礎(chǔ)上，將檔案劃分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步縮小，例如在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同分類時(shí)，可以按照甲方公司名稱、乙方公司名稱、合同金額進(jìn)一步劃分，檔案使用者也可以進(jìn)行更為便捷的查找。

（四）通過知識管理深度挖掘檔案管理的可塑性

檔案管理的可塑性是指企業(yè)的檔案管理尚未達(dá)到一定水平，可以通過進(jìn)一步的發(fā)展提高檔案管理的效率和發(fā)展空間。相對來說，知識管理的可塑性要高于檔案管理，因此可以通過知識管理深度挖掘檔案管理的可塑性。

知識管理是處于不斷進(jìn)步中的，而科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展將會進(jìn)一步促進(jìn)知識管理的發(fā)展，使知識管理通過現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行領(lǐng)域探索，并通過科學(xué)技術(shù)帶動檔案管理的領(lǐng)域探索。知識管理的領(lǐng)域探索是極為廣泛的，包括管理方法、管理思想和管理理論等，且高于檔案管理的科技含量，管理方法也更為靈活，管理思想也更為超前，相比來說，檔案管理在管理方法、管理思想和管理理論等方面都落后于知識管理，為此知識管理應(yīng)當(dāng)將在探索過程中獲取的經(jīng)驗(yàn)投入到檔案管理中。

首先來說，在管理方法的探索領(lǐng)域中，主要集中在管理技巧和管理手段方面，旨在通過更為有效和靈活的管理方法加快檔案管理進(jìn)程，檔案管理是為企業(yè)提供更為便捷和直接的服務(wù)。在管理理論的探索領(lǐng)域中，傳統(tǒng)理論是檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)和指導(dǎo)，但是隨著現(xiàn)代管理理論的不斷進(jìn)步，檔案管理需要更為先進(jìn)的理論作為探索指導(dǎo)，充分的理論指導(dǎo)將會對檔案管理進(jìn)行逐步完善，在傳統(tǒng)理論中，檔案信息只針對檔案來源，即檔案信息由誰提供，但是現(xiàn)代檔案管理理論逐步擴(kuò)大到檔案資料是在什么情況下、由誰進(jìn)行提供，因此全面的理論指導(dǎo)將會進(jìn)一步完善檔案信息。