基層人社檔案管理工作存在的問(wèn)題及改進(jìn)策略

萬(wàn)永景

（烏蘭察布市集寧區(qū)人社局，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 021000）

眾所周知，社會(huì)公眾辦理社會(huì)保險(xiǎn)，享受各種福利待遇，需要有完善的人事檔案信息作為有效憑證，基層人社檔案管理工作的重要程度不言而喻。然而在實(shí)際工作開展過(guò)程中仍然存在著不少問(wèn)題，主要包括缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制和高素質(zhì)的檔案管理人才，人社檔案信息化建設(shè)較為滯后，難以體現(xiàn)出信息化管理優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致檔案利用率不高，基層人力資源和社會(huì)保障部門的服務(wù)能力下降，保障民生刻不容緩。信息時(shí)代下，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)人社檔案進(jìn)行集中化、高效化、信息化管理，將會(huì)給基層人社檔案管理工作注入新的活力，還要建立科學(xué)完善的管理機(jī)制，打造高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，以促進(jìn)基層人社檔案管理工作的長(zhǎng)效健康發(fā)展。

一、基層人社檔案管理工作意義及信息化建設(shè)的必要性分析

一般來(lái)說(shuō)，基層人社檔案管理工作關(guān)系到每個(gè)公民的利益，會(huì)跟隨學(xué)生的升學(xué)就業(yè)及勞動(dòng)者就業(yè)崗位的變動(dòng)實(shí)時(shí)更新，使其依法享受權(quán)利，履行義務(wù)，維持社會(huì)生產(chǎn)及人們生活的穩(wěn)定性。繳納社會(huì)保險(xiǎn)的勞動(dòng)者符合工傷、失業(yè)、生育、退休等保險(xiǎn)金的申報(bào)條件時(shí)可調(diào)取個(gè)人檔案，按照專業(yè)化流程申報(bào)，通過(guò)審核后領(lǐng)取保險(xiǎn)金。加強(qiáng)基層人社檔案管理工作，有利于地方政府全面了解當(dāng)?shù)鼐蜆I(yè)和失業(yè)信息，跟進(jìn)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，根據(jù)當(dāng)?shù)厝罕妼?shí)際需求出臺(tái)惠民政策，解決民生問(wèn)題，拉近地方政府與人民群眾的距離，贏得群眾的支持和信賴，從而踐行黨的群眾路線，穩(wěn)固我黨執(zhí)政地位。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展無(wú)時(shí)無(wú)刻不在生成人社檔案信息，處理海量的數(shù)據(jù)信息依靠人力手段效率低下，且檔案信息的真實(shí)性、時(shí)效性難以保證，人社檔案管理效率和質(zhì)量受到主觀因素的影響極大，人為操作失誤會(huì)釀成嚴(yán)重的社會(huì)問(wèn)題，危害個(gè)別群眾及國(guó)家利益。而且紙質(zhì)檔案保管不易，需要占用較大空間，檔案查閱比較繁瑣，群眾問(wèn)題得不到及時(shí)解決，給人力資源和社會(huì)保障工作的開展造成了巨大阻礙。因此積極更新人社檔案管理思想，引入先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，推進(jìn)人社檔案信息化建設(shè)極為必要，重點(diǎn)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，信息化建設(shè)可以促使基層人社檔案管理工作的開展更加便捷化、高效化，人社檔案信息在各個(gè)系統(tǒng)中迅速傳輸，群眾不需要頻繁穿梭于各個(gè)窗口提交材料，只需要在計(jì)算機(jī)上點(diǎn)擊進(jìn)入當(dāng)?shù)厝肆Y源和社會(huì)保障系統(tǒng)網(wǎng)站，或者使用微信小程序、APP 軟件，就可以在線辦理業(yè)務(wù)，等待人工審核，以短信形式告知審核結(jié)果，未通過(guò)審核的說(shuō)明原因，提醒群眾重新提交材料，簡(jiǎn)化了辦事流程，節(jié)省了群眾的寶貴時(shí)間，提高了服務(wù)效率。其次，人社檔案的信息化建設(shè)會(huì)對(duì)當(dāng)?shù)仄髽I(yè)運(yùn)營(yíng)及群眾就業(yè)情況進(jìn)行客觀反映，政府搭建信息交流平臺(tái)，暢通企業(yè)與應(yīng)聘者的溝通渠道，使得企業(yè)能夠吸納更多人才，勞動(dòng)者就業(yè)問(wèn)題得到了解決，疫情環(huán)境下助力了當(dāng)?shù)仄髽I(yè)的復(fù)產(chǎn)復(fù)工，實(shí)現(xiàn)了地方經(jīng)濟(jì)的復(fù)蘇。

二、基層人社檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

盡管基層人社檔案管理工作越來(lái)越受到人力資源和社會(huì)保障部門的重視，正在加大改革力度，實(shí)施人社檔案管理創(chuàng)新，可是改革效果具有一定的差異性，制約基層人社檔案管理工作效率和質(zhì)量的因素具體涉及管理制度不完善、信息化系統(tǒng)建設(shè)滯后及檔案管理人才匱乏三個(gè)層面。

（一）管理機(jī)制不完善

人社檔案分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，受到管理機(jī)制不完善的影響，目前基層人社檔案管理工作效果未能達(dá)到預(yù)期。紙質(zhì)檔案存放在檔案室，由專業(yè)檔案管理人員負(fù)責(zé)保管，部分檔案管理人員對(duì)于自身崗位職責(zé)不夠明確，檔案室環(huán)境與人社檔案保管要求相差甚遠(yuǎn)，沒有采取良好的防火、防蛀、防潮措施，加大了紙質(zhì)檔案的安全隱患，人社檔案容易遭到蟲蛀，檔案室溫度過(guò)高面臨著火災(zāi)風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案的管理工作中，設(shè)備設(shè)施較為落后，缺少充足的資金用于更新軟硬件設(shè)施，沒有定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，一旦突然停電，或者系統(tǒng)發(fā)生故障，沒有保存的檔案信息就會(huì)遺失，基層人社檔案管理工作的規(guī)范化管理難以實(shí)現(xiàn)。在人社檔案的利用方面，因?yàn)槿松鐧n案被分散管理，存放于多個(gè)檔案室，所以資源閑置和重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象較為普遍，無(wú)法將檔案信息整合處理和深入分析，檔案信息的利用處于較低層次。迄今為止，人力資源和社會(huì)保障部門關(guān)于人社檔案的歸檔利用出臺(tái)的管理辦法有著明顯缺陷，未能覆蓋到人社檔案管理的所有環(huán)節(jié)，給檔案管理人員隨意操作留有余地，人社檔案信息容易遭到篡改和泄露，群眾利益受到了侵害。

（二）信息化建設(shè)滯后

信息化管理的優(yōu)勢(shì)十分顯著，人力資源和社會(huì)保障部門正在加大信息化建設(shè)力度，積極推廣網(wǎng)上辦事業(yè)務(wù)，可是需要公眾具備良好的信息素養(yǎng)，首次登錄能夠按照操作流程輸入個(gè)人信息，提交材料，其中紙質(zhì)材料要拍攝照片上傳至系統(tǒng)平臺(tái)，以便人工審核，審核結(jié)果需要公眾重新登錄系統(tǒng)后才能查看。對(duì)于年齡較大、信息素質(zhì)較低的群體來(lái)說(shuō)，他們認(rèn)為在互聯(lián)網(wǎng)上輸入信息存在安全隱患，有些地方抱有疑問(wèn)卻得不到解答，更愿意攜帶紙質(zhì)資料到窗口辦理業(yè)務(wù)，對(duì)其檔案信息進(jìn)行調(diào)取要花費(fèi)不短時(shí)間，重復(fù)多次的復(fù)印檔案原件，造成了檔案原件磨損嚴(yán)重，群眾產(chǎn)生了不小的意見，系統(tǒng)應(yīng)用范圍較為狹窄?；鶎尤松鐧n案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的落后還表現(xiàn)在系統(tǒng)之間信息共享不暢，各系統(tǒng)互不關(guān)聯(lián)，使得辦事流程變得極為繁瑣，群眾先到辦事大廳了解所需檔案資料，再到檔案室復(fù)印材料，最后回到辦事大廳提交材料，缺少任何一項(xiàng)材料都要折返回檔案室重新調(diào)取和復(fù)印檔案，給群眾留下了不佳體驗(yàn)，基層人社檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新任重而道遠(yuǎn)。

（三）缺少高素質(zhì)的檔案管理人才

高素質(zhì)的檔案管理人才能夠嚴(yán)格遵守基層人社檔案管理制度，規(guī)范化的實(shí)施各項(xiàng)操作，嚴(yán)格約束自身行為，有力保障了檔案信息的真實(shí)性和完整性。然而在基層人力資源和社會(huì)保障部門中專職檔案管理人員所占比例較小，絕大多數(shù)都是其他部門人員兼任，他們對(duì)基層人社檔案管理工作的重視程度不足，業(yè)務(wù)不夠精通，認(rèn)為將人社檔案及時(shí)歸檔保存在檔案柜中即可，沒有花費(fèi)充足的時(shí)間精力學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作水平較低，不能充分勝任基層人社檔案管理工作?；鶎尤肆Y源和社會(huì)保障部門也沒有定期組織對(duì)檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)和考核，難以有效提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，激發(fā)他們的工作積極性，檔案管理人員不能夠?qū)ψ约旱哪芰拓?zé)任進(jìn)行準(zhǔn)確定位，缺少自我優(yōu)化和自我提升的動(dòng)力，極大地限制了基層人社檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。

三、基層人社檔案管理工作改進(jìn)策略

（一）建立科學(xué)健全的檔案管理機(jī)制

要想保證基層人社檔案管理工作的科學(xué)化、高效化、規(guī)范化開展，首要前提就是建立健全的檔案管理制度，將檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行細(xì)致劃分，引導(dǎo)檔案管理人員端正工作態(tài)度，不忽視任何一個(gè)細(xì)節(jié)之處，不隨意觸碰法律和道德底線，以保證檔案信息格式統(tǒng)一，不遭到涂抹和篡改，及時(shí)歸檔，分類管理，妥善保存在檔案室中。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果實(shí)施獎(jiǎng)懲，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的約束和激勵(lì)，鼓勵(lì)檔案管理人員相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)不當(dāng)行為立即上報(bào)，檔案管理人員的行為會(huì)更加嚴(yán)謹(jǐn)?；鶎尤松鐧n案管理制度中還要包括檔案室管理制度，建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案室，更新硬件設(shè)施，給人社檔案保管創(chuàng)造良好環(huán)境。有條件的地區(qū)可以引入智能化環(huán)境管理系統(tǒng)，對(duì)檔案室環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和調(diào)節(jié)，保持通風(fēng)良好和溫濕度適宜，及時(shí)降溫散熱，驅(qū)除蟲害，降低檔案資料受潮、蟲蛀及檔案室火災(zāi)風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化檔案室藏，確保檔案信息安全，充分發(fā)揮檔案信息價(jià)值，從而更好地服務(wù)于廣大群眾。

（二）加快基層人社檔案管理信息化建設(shè)

通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建人社檔案管理信息化系統(tǒng)，推動(dòng)紙質(zhì)檔案向著電子檔案轉(zhuǎn)換，減小檔案室占地面積，節(jié)約檔案管理成本，提高基層人社檔案管理工作效率，人力資源和社會(huì)保障部門服務(wù)能力會(huì)大幅增強(qiáng)。按照人社檔案價(jià)值和利用率的高低使用掃描設(shè)備依次將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，保存在相應(yīng)類目下，以便實(shí)施分類管理。在進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，要以社?？ㄌ?hào)碼為目錄索引，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)，每個(gè)參保人員的信息都可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中找到，給群眾網(wǎng)上辦事大開方便之門。該系統(tǒng)要與人力資源和社會(huì)保障部門其他管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，簡(jiǎn)化網(wǎng)上辦事流程，群眾辦理業(yè)務(wù)時(shí)輸入用戶名和密碼就可以快速登錄系統(tǒng)，查詢招聘錄用、社保繳費(fèi)、待遇領(lǐng)取、就業(yè)培訓(xùn)等信息，點(diǎn)擊鏈接可跳轉(zhuǎn)到其他頁(yè)面辦理相應(yīng)業(yè)務(wù)。經(jīng)辦部門可以從系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中提取到辦事群眾的檔案信息，不需要群眾提供證明材料，群眾僅憑社?？ň涂梢赞k理所有業(yè)務(wù)。人社檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建促使檔案資源得到了最大化的合理利用，基層人社檔案管理工作內(nèi)涵變得更加豐富，成了人社系統(tǒng)內(nèi)部的信息中心，將各部門有機(jī)聯(lián)系到了一起，各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理合規(guī)合法。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員在基層人社檔案管理工作中發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，檔案管理效果更是直接受到人員素質(zhì)能力的影響，因此保證人社檔案的規(guī)范化管理和有效利用，需要重視提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，致力于提供寶貴的人才保障。首先需要完善人才選拔標(biāo)準(zhǔn)，抽調(diào)各科室業(yè)務(wù)精良、責(zé)任心強(qiáng)、政治過(guò)硬的檔案管理人員，組成人社檔案集中統(tǒng)一管理工作團(tuán)隊(duì)，再結(jié)合個(gè)體知識(shí)結(jié)構(gòu)和現(xiàn)有技能，開展針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，提高檔案管理人員的思想政治素質(zhì)和道德責(zé)任感，強(qiáng)化其理論聯(lián)系實(shí)踐的能力，促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)、知識(shí)、能力的協(xié)同發(fā)展，增加與新時(shí)期基層人社檔案管理工作崗位的匹配度。培訓(xùn)方式要做到多元化，采用集中學(xué)習(xí)、考察、交流、合作等方式，將培訓(xùn)活動(dòng)予以常態(tài)化開展，滿足檔案管理人員素質(zhì)能力提升需求。最后要大力引進(jìn)檔案管理人才，特別是檔案管理專業(yè)理論和工作經(jīng)驗(yàn)豐富、信息化技術(shù)水平較高的復(fù)合型管理人才，為基層人社檔案管理工作隊(duì)伍注入新鮮血液，促進(jìn)新思路、新模式的產(chǎn)生和應(yīng)用，保證工作成效。

四、結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)下，基層人社檔案管理工作備受社會(huì)各界的關(guān)注，作為一項(xiàng)民生工程，健全人社檔案管理制度，為人社檔案管理提供標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)依據(jù)，定期組織檔案管理人員培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)人社檔案信息進(jìn)行集中化、智能化、規(guī)范化管理，那么基層人社檔案管理工作將煥發(fā)出全新氣象，更好地服務(wù)于當(dāng)?shù)仄髽I(yè)和基層群眾，解決民生問(wèn)題，保障廣大人民群眾的根本利益，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供龐大助力。