新時代下提高檔案管理有效性的策略探析

馮海生

（巴中市產(chǎn)品質(zhì)量檢驗檢測中心，四川 巴中 636600）

整體來說，檔案管理是由專業(yè)人員在工作中統(tǒng)一歸類、整理并保存工作文件、相關(guān)數(shù)據(jù)所形成的一種工作，用于記錄已經(jīng)發(fā)生的工作行為，但是優(yōu)化檔案管理工作實效的價值卻遠不止于此，有效的檔案管理工作將便于工作人員在規(guī)定權(quán)限內(nèi)查閱、學(xué)習(xí)檔案內(nèi)容，從中分析同類事件的處理方式，并對企事業(yè)單位未來的發(fā)展走向進行預(yù)估與風(fēng)險防控，有利于規(guī)避同類問題，從而切實優(yōu)化企事業(yè)單位的工作效率，使得企事業(yè)單位的發(fā)展能夠更好地適應(yīng)市場需求。但是，目前企事業(yè)單位中的檔案管理工作效果并不樂觀，具體存在如下問題：

一、檔案管理現(xiàn)狀反思

（一）管理人員素質(zhì)良莠不齊

檔案管理可歸屬于“后勤”“行政”部門，在招聘相關(guān)崗位人員時并不會嚴(yán)格篩查應(yīng)聘人員的專業(yè)學(xué)歷、工作經(jīng)歷，存在管理人員素質(zhì)良莠不齊的現(xiàn)象。然而，檔案管理工作任務(wù)十分繁瑣，管理人員不僅要保存、收錄工作過程中的重要數(shù)據(jù)、相關(guān)文件，更要分門別類地歸檔整理相關(guān)資料，完整保存、快速查詢，且涉及內(nèi)容之多、之廣，都對檔案管理人員的專業(yè)能力提出了較高的要求。但是，由于一部分管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平低下，難以遵守檔案管理的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性原則，并不能在檔案管理崗位上服務(wù)于其他部門，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，影響了檔案的利用率。

（二）管理制度不夠完善

古人云，“無規(guī)矩不成方圓”，規(guī)范的管理制度將對在職崗位的相關(guān)人員產(chǎn)生一定的約束、管控作用。但是，目前各大企事業(yè)單位并未構(gòu)建完善的檔案管理制度是普遍存在的問題，而檔案管理人員在工作時比較隨意、松散，個人管理風(fēng)格突出，影響了檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性。而且，由于企事業(yè)單位并未設(shè)置工作績效的考評制度，并不了解檔案管理人員的工作態(tài)度、工作進展，使得一部分管理人員出現(xiàn)了懶散應(yīng)付、消極怠工的態(tài)度問題，無法及時歸檔、整理工作檔案，甚至存在遺失資料、損毀文件等問題。

（三）管理設(shè)備條件滯后時代發(fā)展

目前，在信息時代下，關(guān)于“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展態(tài)勢已經(jīng)成為新時代的基本特征，利用信息技術(shù)去構(gòu)建智能化、電子化的檔案管理平臺也將成為優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量的一個研究切入點，也有不少學(xué)者都開始研究構(gòu)建信息化檔案管理機制的可行方式。但是，這就需要借助計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及電子掃描機等專業(yè)設(shè)備去搭建電子檔案庫，然而目前很多檔案管理人員依然習(xí)慣保管、收錄紙質(zhì)檔案，不了解各類智能設(shè)備的操作方法，再加上企事業(yè)單位并未購入豐富的智能化檔案管理設(shè)備、軟件，無法順利搭建智能化檔案管理平臺，落后于時代發(fā)展，也因此影響了檔案管理事業(yè)的有效性發(fā)展。

另外，有一部分檔案管理工作人員已經(jīng)喪失了接觸新事物、實現(xiàn)職業(yè)轉(zhuǎn)型的發(fā)展動機，所以即便他們能意識到構(gòu)建電子化檔案管理平臺的積極性，也依然存在得過且過的敷衍心理，依然只關(guān)注紙質(zhì)檔案資料的搜集與保管，缺少創(chuàng)新、改革意識。

（四）檔案利用率不高

不得不說，企事業(yè)單位的檔案資料數(shù)量是非常龐大的，只要企事業(yè)單位依然活躍在市場經(jīng)濟活動中，那么檔案資料的數(shù)量便會日益增加，內(nèi)容涵蓋范圍之廣泛、數(shù)量之龐大都將使得傳統(tǒng)的檔案管理工作變得繁瑣、復(fù)雜，也因此無法準(zhǔn)確、系統(tǒng)地對其進行歸類整理。同樣的，這就使得工作人員在借閱檔案資料時出現(xiàn)了翻閱任務(wù)龐大、耗時耗力，且準(zhǔn)確度不高的問題，因此放棄借閱檔案，使得檔案的利用率非常低下。

另外，由于檔案普遍具有保密性質(zhì)，所以借閱檔案必須要由專業(yè)的檔案管理人員進行，因為工作態(tài)度怠慢、專業(yè)能力水平低下，影響了相關(guān)人員借閱檔案的速度，無法及時解決企事業(yè)所面臨的發(fā)展問題，導(dǎo)致檔案無法發(fā)揮應(yīng)有的價值，而這就使得企事業(yè)單位忽略了檔案管理的價值，形成負面循環(huán)，并不利于提高檔案管理工作的實效性，且逐步顯現(xiàn)出“邊緣化”的特點。

從現(xiàn)狀反思中可以看到，企事業(yè)單位的檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，如果不進行改革與創(chuàng)新，那么檔案將成為沒有實際用處的文件資料，檔案管理人員也無法實現(xiàn)自己的職業(yè)價值。因此，為了提高檔案管理的實效性，可從如下幾個方面入手：

二、提高檔案管理有效性的策略分析

（一）強化檔案管理意識，提高相關(guān)人員的勝任力

上文指出，因為檔案管理無法發(fā)揮其應(yīng)有的價值，導(dǎo)致企事業(yè)單位并不重視檔案管理工作，所以在提高檔案管理工作實效的實踐探索中，企事業(yè)應(yīng)該對檔案管理工作保持應(yīng)有的關(guān)注度，并且嚴(yán)格篩選任職檔案管理工作的管理人員，強化檔案管理意識，優(yōu)化檔案管理人員的工作環(huán)境。

舉例來說，為了強化檔案管理意識，企事業(yè)單位應(yīng)帶頭制訂檔案管理工作部門的工作章程、崗位制度，從長遠發(fā)展的眼光去看待檔案管理工作。同樣的，檔案管理人員也要充分肯定自己的工作價值，認(rèn)真、積極地完成檔案管理任務(wù)，在工作實踐中提高自身的檔案管理能力。在本單位中，我負責(zé)藥品檢驗檢測報告書、原始記錄等資源管理，以及薄層色譜、電子天平、重差、紫外光譜等儀器檔案信息管理。每一天，我都會向各部門工作人員詢問是否生成了新的工作文件、檢測數(shù)據(jù)、檢測報告等，并按照這些檔案的屬性歸類整理，將同主題的檔案按照時間線索整理到一個資源庫中，在文件夾上標(biāo)注該檔案的內(nèi)容屬性、時間周期等信息，以便及時歸類整理，方便日后查閱。隨著檔案信息數(shù)量變得越來越多，我則專門準(zhǔn)備了檔案登記冊，記錄各個檔案的保存地點、保存時間，事無巨細，認(rèn)真且周全地整理了檢測中心所需的各類文件與數(shù)據(jù)。

（二）加強職業(yè)繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)將直接決定著檔案管理工作的實效性，而現(xiàn)代社會瞬息萬變，檔案管理這一職業(yè)的專業(yè)要求、技術(shù)水準(zhǔn)也隨著時代變化發(fā)生著變革，而檔案管理人員必須要樹立終身學(xué)習(xí)、刻苦奮斗的職業(yè)態(tài)度，不斷汲取新知識、新技術(shù)，才能在檔案管理崗位上實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。因此，企事業(yè)單位應(yīng)該組織檔案管理人員繼續(xù)參加職業(yè)教育活動，全面學(xué)習(xí)最新的檔案管理工作技能，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

在檔案管理工作中，我經(jīng)常與其他同溝通，認(rèn)真學(xué)習(xí)他們在保管、歸類、裝訂檔案資料方面的成功經(jīng)驗，也會積極分享自己對于檔案管理工作的具體看法，在交流與共享活動中提升著自己的專業(yè)素養(yǎng)水平，分享著自己的工作智慧。除此之外，檢測中心也會根據(jù)實際情況組織職業(yè)技能培訓(xùn)，我通常會抓住每一次接受繼續(xù)教育的機會，讓自己去接觸新知識、新思想，以便不斷提高自己的專業(yè)素養(yǎng)。舉例來說，近些年來，如何構(gòu)建信息化檔案管理平臺已經(jīng)成為本行業(yè)的熱門問題，但是目前尚未完全普及。于是，我就參加了信息化職業(yè)培訓(xùn)活動，在行業(yè)專家的指導(dǎo)下學(xué)習(xí)了利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理平臺的方式方法，了解了常見軟件的操作方式與功能優(yōu)勢，由此積累了專業(yè)知識。那么當(dāng)檢測中心搭建信息化檔案管理平臺時，我則能以最快速度適應(yīng)崗位要求，掌握利用信息技術(shù)完成檔案管理工作的關(guān)鍵技術(shù)。

（三）健全檔案管理制度，提高檔案管理實效

一個部門、一個單位的有序運轉(zhuǎn)需要在一定的管理制度約束下實現(xiàn)，如果缺少了制度約束，那么工作人員將猶如一盤散沙，很難高效開展職業(yè)活動。為了切實提高檔案管理工作效率，企事業(yè)單位則應(yīng)制訂、完善檔案管理制度，切實強化制度約束、制度引領(lǐng)作用，從根本上提高檔案管理工作的地位，使得檔案管理工作逐步變得系統(tǒng)化、規(guī)范化，由此提高檔案的利用率。

本單位已經(jīng)制訂了規(guī)范的檔案管理制度，要求檔案管理部門每日清點其他部門所生成的工作資料，根據(jù)檔案信息的屬性歸類整理，必須標(biāo)注檔案的時間線，每月末、每季末、每年末與年中都會嚴(yán)格審視檔案管理部門各項工作的開展情況，并且會向其他部門了解各類檔案的利用率，找到利用率不高的檔案，分析是否是因為檔案管理人員的工作失誤所造成的，而這與檔案管理人員的工資、福利息息相關(guān)，能夠在一定程度上提高檔案管理人員的工作積極性，使其自覺遵守檔案管理制度的規(guī)范要求。

（四）構(gòu)建先進管理設(shè)備，實現(xiàn)智能化管理改革

隨著企事業(yè)單位的蓬勃發(fā)展，檔案資料數(shù)量會日益龐大，而這就會導(dǎo)致檔案管理人員承受著繁重的資料整理、歸檔保存與查閱壓力，那么解決這一問題的一個重要方式便是構(gòu)建信息化的檔案管理平臺，充分利用信息技術(shù)的云儲存、搜索等功能去提高檔案管理工作效率，實現(xiàn)信息化改革。

為此，企事業(yè)單位便要購入先進的設(shè)備，在檔案管理部門創(chuàng)建智能化辦公環(huán)境，不僅要安裝電腦、電子掃描機等，同時還要鋪設(shè)智能網(wǎng)絡(luò)，借助復(fù)印機、光盤等各類智能媒體去優(yōu)化檔案管理的工作流程，同時還可購買用于檔案管理工作需求的智能軟件，以便及時實現(xiàn)智能化管理改革。如果企事業(yè)單位提供了良好的智能化辦公環(huán)境，那么檔案管理人員則應(yīng)積極學(xué)習(xí)智能技術(shù)的操作方法，保持積極學(xué)習(xí)、刻苦鉆研的工作態(tài)度，主動轉(zhuǎn)變工作形式，配合領(lǐng)導(dǎo)要求快速構(gòu)建無紙化檔案管理工作模式。

總而言之，檔案管理工作將促使企事業(yè)單位順利開展相應(yīng)的工作，既能回顧已經(jīng)發(fā)生的行業(yè)活動，也能從同類問題中進行風(fēng)險規(guī)避與預(yù)防，使得企事業(yè)單位能夠更好地適應(yīng)激烈的市場競爭，實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。因此，檔案管理人員要強化檔案管理意識，兢兢業(yè)業(yè)、嚴(yán)肅認(rèn)真，做好本職工作，且要以改革、奮斗的視角開展檔案管理工作，不斷提高自己的專業(yè)能力，在檔案管理崗位上發(fā)揮自己的價值。