計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用意義探索

李鵬

（商丘市第二人民醫(yī)院，河南 商丘 476000）

檔案管理在企事業(yè)單位發(fā)展中具有重要作用，新時(shí)期必須高度重視檔案管理工作的開(kāi)展，以此為今后各項(xiàng)工作提供有效參考。信息技術(shù)的飛速發(fā)展加快了檔案的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程，然而部分企事業(yè)單位依然沿用原有的管理模式，導(dǎo)致人工成本較大，與企事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)度相比較為滯后，以下就存在的問(wèn)題和應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行分析。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用意義

（一）保證了檔案資料的完整性與安全性

長(zhǎng)期以來(lái)部分企事業(yè)單位采取紙質(zhì)檔案并加以管理，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足企事業(yè)單位發(fā)展需要，這是由于傳統(tǒng)的人工檔案管理模式需要投入大量人力和時(shí)間成本。而紙質(zhì)檔案的保存難度較大，容易出現(xiàn)信息缺失情況，對(duì)檔案的調(diào)用也存在查詢時(shí)間較長(zhǎng)的問(wèn)題，影響了檔案資源利用效率。信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效彌補(bǔ)人工管理模式的不足，發(fā)揮計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的存儲(chǔ)和處理能力，檔案管理人員只需在計(jì)算機(jī)中錄入檔案信息即可對(duì)信息化檔案安全存儲(chǔ)整理、歸類分檔以及調(diào)用，明確呈現(xiàn)檔案存儲(chǔ)位置、檔案內(nèi)容、整理時(shí)間，通過(guò)電子化備份的形式保障檔案信息的完整性與安全性[1]。

（二）提升了檔案信息利用效率

紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中不利于長(zhǎng)期保存容易出現(xiàn)檔案損壞情況，更不利于遠(yuǎn)程化共享。信息技術(shù)的出現(xiàn)可以解決以上問(wèn)題，便于企事業(yè)單位在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下共享信息資料。檔案管理人員把檔案資料上傳到計(jì)算機(jī)當(dāng)中即可實(shí)現(xiàn)不同地區(qū)相關(guān)部門的利用，方便各部門交流。在自主處理過(guò)程中壓縮信息以文字、圖像、音頻、視頻等形式呈現(xiàn)，并且檔案資料的保存時(shí)間得到延長(zhǎng)，有效節(jié)約了管理成本，推動(dòng)企事業(yè)單位的良好發(fā)展。

目前，有兩種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)即光纖通道技術(shù)和IP 存儲(chǔ)技術(shù)。光纖通道技術(shù)是由存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)工業(yè)協(xié)會(huì)（SNIA）推出的存儲(chǔ)管理接口規(guī)范（SMI -S），是一次革命性的進(jìn)步。其主要目標(biāo)是使不同的存儲(chǔ)設(shè)備供應(yīng)商提供的系統(tǒng)之間能夠互相兼容。SMI -S 的部分基礎(chǔ)是建立在分布式任務(wù)管理通用信息模型（CIM）上的，它是一個(gè)面向?qū)ο蟮男畔⒛Ｐ?，定義了系統(tǒng)構(gòu)件的物理和邏輯結(jié)構(gòu)。CIM 則是基于Web 的企業(yè)管理的一部分，它包括一個(gè)基于XML 的加密規(guī)范和一個(gè)通過(guò)HTTP 訪問(wèn)模式化對(duì)象的方法。SMI -S 的主要目標(biāo)是提供一個(gè)基于標(biāo)準(zhǔn)的管理接口，使存儲(chǔ)設(shè)備上的數(shù)據(jù)可以被視為邏輯組件，如邏輯單元、存儲(chǔ)池等。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中存在的問(wèn)題

當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息技術(shù)被廣泛用于企事業(yè)單位的檔案管理工作，然而依舊存在著不重視檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題，所投入的資金偏少，缺乏系統(tǒng)管理，主要問(wèn)題如下：其一，缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的了解。在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，部分檔案管理人員自身缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握，對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)了解不足，導(dǎo)致檔案錄入、存儲(chǔ)、調(diào)用等方面效率偏低；其二，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用效果不佳。從檔案管理實(shí)際情況來(lái)看，多數(shù)檔案館將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)作為輔助工具，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中仍以人工記錄的方式為主，容易出現(xiàn)信息資料不全的問(wèn)題，而紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中也可能由于自然環(huán)境問(wèn)題出現(xiàn)信息丟失情況。此外，部分企事業(yè)單位建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中存在重復(fù)建設(shè)情況，應(yīng)用范圍較小[2]。

三、如何在檔案管理中提升計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用價(jià)值

在企事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部管理的過(guò)程中，需要將檔案管理工作放在重要位置，通過(guò)挖掘各項(xiàng)數(shù)字的價(jià)值實(shí)現(xiàn)自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，而計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理的結(jié)合讓管理效率得到進(jìn)一步提升，檔案信息的可靠性也得到了提升，在檔案管理工作中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的過(guò)程中主要途徑如下：

（一）制定完善的檔案管理制度

傳統(tǒng)的檔案管理制度在信息技術(shù)的發(fā)展下逐漸不能滿足企事業(yè)單位發(fā)展需要，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為數(shù)字化檔案管理提供了新的思路，為了達(dá)到培育期管理效果，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，需要完善的檔案管理制度作為保障，企事業(yè)單位在重視檔案管理工作開(kāi)始的同時(shí)需要結(jié)合檔案信息化建設(shè)需要制定和完善管理制度。其一，對(duì)檔案管理人員作出明確要求。檔案管理人員開(kāi)展日常工作期間需要遵守操作規(guī)范，熟練進(jìn)行計(jì)算機(jī)的操作，明確軟件的功能，進(jìn)而保證工作效率。其二，在檔案管理制度中需要對(duì)各部門的工作內(nèi)容進(jìn)行協(xié)調(diào)，明確相關(guān)人員的分工，保證檔案上傳、調(diào)用、備份等環(huán)節(jié)的科學(xué)性[3]。

（二）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在加快企事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中需要建立和完善數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而對(duì)檔案資料及時(shí)保存，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化管理。要求完善多種檔案管理模塊，將檔案系統(tǒng)設(shè)置為前端、后臺(tái)以及數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而完整呈現(xiàn)出檔案類別和管理功能。建立數(shù)據(jù)庫(kù)不僅是保證檔案信息安全的需要，還是提升管理效率的要求，幫助檔案管理人員快速檢索信息，簡(jiǎn)化檔案的翻閱流程，比如在辦公中利用專用的檔案管理軟件，其中涵蓋立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)和借閱等板塊，可以讓檔案管理的效率顯著提升，促進(jìn)部門內(nèi)部與部門之間的溝通，進(jìn)而提升檔案資料利用效率。

（三）重視檔案資料的數(shù)字化管理

將計(jì)算機(jī)用于企事業(yè)單位的檔案管理工作可以減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案占有的空間，可以將檔案存儲(chǔ)到U 盤中，還可以整合檔案信息，將一些文字內(nèi)容與圖像搭配，或者通過(guò)視頻等形成呈現(xiàn)，根據(jù)故障需要對(duì)不同形式的檔案調(diào)取。在科技的發(fā)展背景下，數(shù)字化的檔案建設(shè)過(guò)程中對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用也在加強(qiáng)，開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中也需要打造計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，更新計(jì)算機(jī)設(shè)備，升級(jí)管理系統(tǒng)，了解大數(shù)據(jù)技術(shù)在挖掘檔案信息資源的作用，進(jìn)而全力保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，擴(kuò)展檔案服務(wù)范圍。

（四）做好檔案信息查詢和存儲(chǔ)工作

在時(shí)代的發(fā)展下，檔案數(shù)字化建設(shè)是必然趨勢(shì)，其中信息的記錄與存儲(chǔ)是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，所以在基礎(chǔ)的檔案信息處理過(guò)程中需要保證內(nèi)容具有準(zhǔn)確性，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以達(dá)到這一目標(biāo)，提升數(shù)字化管理水平。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的過(guò)程中需要結(jié)合企事業(yè)單位檔案管理需要科學(xué)進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件的配備，之后加強(qiáng)數(shù)字管理和升級(jí)管理系統(tǒng)，比如定期對(duì)計(jì)算機(jī)軟件更新，滿足檔案的數(shù)字化綜合管理需要。在信息查詢的過(guò)程中可以進(jìn)行關(guān)鍵詞的檢索，不僅可以得到真實(shí)的文字信息，還可以獲取圖片、音頻與視頻信息，利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的過(guò)程中還需要相關(guān)部門起到監(jiān)督和檢查的作用，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)也需要確保信息的錄入環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)詳實(shí)、準(zhǔn)確，保證每次檔案的查閱與使用在可控范圍內(nèi)，避免出現(xiàn)檔案的使用風(fēng)險(xiǎn)[4]。

（五）加強(qiáng)信息化檔案的安全管理

由于網(wǎng)絡(luò)病毒會(huì)導(dǎo)致重要的信息存在丟失危險(xiǎn)，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性也要求做好檔案的安全管理工作，加強(qiáng)防火墻技術(shù)的利用，避免病毒入侵網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，定期進(jìn)行檔案的備份。檔案管理人員需要利用硬件和軟件功能的過(guò)程中對(duì)加密技術(shù)、病毒查殺技術(shù)與防火墻技術(shù)合理利用，并且在日常工作中也需要樹(shù)立安全意識(shí)，做到規(guī)范操作，定期進(jìn)行電腦殺毒和系統(tǒng)維護(hù)，建議在利用檔案信息化系統(tǒng)的過(guò)程中對(duì)身份識(shí)別技術(shù)利用，不同的檔案管理人員設(shè)置操作權(quán)限，進(jìn)而提升檔案資料的安全性。此外，檔案管理人員需要保證檔案信息的準(zhǔn)確性，將紙質(zhì)檔案的信息轉(zhuǎn)化成電子檔案，在這一過(guò)程中對(duì)紙質(zhì)檔案做好加密工作。

（六）加強(qiáng)檔案信息管理人才的培養(yǎng)

隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，相關(guān)業(yè)務(wù)量也在增長(zhǎng)，信息數(shù)據(jù)的類型也更加多樣化，讓當(dāng)前的檔案管理工作具有更加明顯的復(fù)雜性特點(diǎn)，對(duì)全新的管理技術(shù)利用迫在眉睫，檔案管理人員是開(kāi)展檔案管理工作和利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的主體，相關(guān)人員的專業(yè)能力對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展起到了深遠(yuǎn)影響。然而一些檔案管理人員思想陳舊，對(duì)檔案的信息建設(shè)重視不足，影響了檔案的數(shù)字化發(fā)展。為此，需要加強(qiáng)制度建設(shè)的同時(shí)做好人才培養(yǎng)工作，發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理工作效果。檔案管理部門需要定期進(jìn)行人員的培訓(xùn)和教育工作，提升其職業(yè)素養(yǎng)與操作技能，與計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用充分結(jié)合，在工作中對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、索引技術(shù)扎實(shí)掌握，最終在計(jì)算機(jī)技術(shù)與數(shù)學(xué)技術(shù)的支持下不斷提升工作效率。在培訓(xùn)工作完成之后進(jìn)行人員的考核，完善考核機(jī)制，以此提升檔案管理人員專業(yè)能力[5]。

結(jié)束語(yǔ)：信息化是一場(chǎng)革命，它引起了檔案管理的深刻變革。社會(huì)信息化為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了一個(gè)集理念、方法、技術(shù)為一體的大背景，檔案事業(yè)作為社會(huì)文化事業(yè)的重要組成部分被列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的總體規(guī)劃，遵循和服從社會(huì)信息化發(fā)展的總體要求和戰(zhàn)略布局，從而使檔案事業(yè)的自身發(fā)展與國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略相統(tǒng)一、相協(xié)調(diào)。檔案信息化是21 世紀(jì)現(xiàn)代檔案管理區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理模式的重要特征，也是信息社會(huì)檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案信息化改變了檔案工作者的思想觀念、檔案業(yè)務(wù)的工作環(huán)境、檔案館的組建方式以及檔案的載體形式。檔案不再拘泥于以紙質(zhì)、錄音和錄像為載體，而是多以數(shù)字形式形成、傳遞、移交、鑒定、歸檔、保管和利用，檔案工作借助于計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，開(kāi)展檔案工作，挖掘檔案資源，提供檔案利用。信息化為檔案利用者提供了前所未有的方便性，館藏檔案數(shù)字化成為歷史的必然，數(shù)字化檔案信息在急劇增長(zhǎng)，以全新的思路、方法和舉措來(lái)發(fā)展檔案事業(yè)是信息時(shí)代、知識(shí)型社會(huì)賦予21 世紀(jì)檔案工作者的新使命。

綜上所述，在信息化時(shí)代下，需要企事業(yè)單位與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合，進(jìn)而提升工作效率，保證檔案信息的安全性。在實(shí)際管理中需要制定完善的檔案管理制度，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，重視檔案資料的數(shù)字化管理，做好檔案信息查詢和存儲(chǔ)工作，加強(qiáng)信息化檔案的安全管理。此外，需要加強(qiáng)檔案信息管理人才的培養(yǎng)，最終更好地服務(wù)于企事業(yè)單位發(fā)展。