高校檔案管理信息化研究

于思琪

（鶴崗師范高等專(zhuān)科學(xué)校，黑龍江 鶴崗 154107）

引言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)運(yùn)算模式在各行各業(yè)得到了廣泛運(yùn)用。而在高校檔案管理工作中，對(duì)紙質(zhì)文件的整理與保存依然是數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的主要方式。無(wú)疑，這一傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求，嚴(yán)重影響了檔案工作的有效開(kāi)展。特別是近幾年由于高校不斷擴(kuò)招，導(dǎo)致教師和學(xué)生數(shù)量增大，客觀(guān)上增加了檔案管理工作的復(fù)雜性，加上高校檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平參差不齊，能力不足，無(wú)法有效管理數(shù)據(jù)資料龐雜的檔案，導(dǎo)致檔案管理工作不能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展需要。因此，為提升高校檔案工作效益，對(duì)高校檔案工作信息化、系統(tǒng)化地推進(jìn)勢(shì)在必行。

一、高校檔案信息資源管理的必要性

（一）提高檔案信息資源利用價(jià)值

高校檔案管理工作的目的就是歸納高校日常管理中各類(lèi)信息資料，其中包括對(duì)學(xué)生個(gè)人信息的深入挖掘，將有效支持提供給學(xué)生，保證學(xué)生就業(yè)、高校行政管理以及科研教學(xué)的順利開(kāi)展，這是檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享最為關(guān)鍵的方式之一。高校檔案管理部門(mén)中存儲(chǔ)管理的檔案信息需要在信息化技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的聯(lián)動(dòng)工作，將有效支持提供給科研人員與用人企業(yè)，引導(dǎo)檔案價(jià)值的最大化發(fā)揮。通過(guò)開(kāi)發(fā)和運(yùn)用高校檔案信息，將有效服務(wù)提供給用人企業(yè)，可以保證其選拔到合適人才，保證高校和用人企業(yè)之間開(kāi)展良好的合作模式，將更多就業(yè)機(jī)會(huì)提供給學(xué)生。與此同時(shí)，高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，有助于良性存儲(chǔ)目的的實(shí)現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（二）提高檔案信息資源管理效率

高校檔案管理部門(mén)利用信息化技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，可以充分利用檔案信息資源保證這些數(shù)據(jù)信息在高校各部門(mén)中得以共享。如，建立學(xué)生檔案信息資源庫(kù)后，用人企業(yè)可以在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行查詢(xún)，以此縮減高校招聘會(huì)的時(shí)間和投入成本，同時(shí)也減少了檔案管理人員的工作壓力，促使檔案信息利用效率的提高。除此之外，基于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的檔案管理平臺(tái)能夠?qū)W(xué)生檔案信息的類(lèi)型和數(shù)量進(jìn)行歸納統(tǒng)一，不需要再借助于人工統(tǒng)計(jì)方式來(lái)操作，這不僅使得人工統(tǒng)計(jì)的錯(cuò)誤率降低，同時(shí)可以更好地利用學(xué)生檔案信息資源，向?qū)W生、教師、企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

二、高校檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀

（一）高校檔案管理工作缺乏科學(xué)合理的制度支持

通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前的部分高校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的相關(guān)制度，由于制度缺乏造成的管理工作不足主要體現(xiàn)在以下方面。首先，由于高校沒(méi)有根據(jù)自身的管理特點(diǎn)和工作具體要求進(jìn)行工作要求和規(guī)則的制訂，從而導(dǎo)致部分高校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中存在工作紊亂的現(xiàn)象。高校在進(jìn)行資料的收集、整理、記錄與整合的過(guò)程中過(guò)度借鑒其他高校的工作管理制度，導(dǎo)致管理工作與自身的發(fā)展情況不貼合，不利于高校在檔案管理的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)自身建設(shè)工作中存在的不足。同時(shí)，由于高校沒(méi)有進(jìn)行管理制度的更新與完善，導(dǎo)致其檔案管理體系和方式?jīng)]有與社會(huì)先進(jìn)思想進(jìn)行同步發(fā)展，造成了管理工作的落后，難以適應(yīng)社會(huì)對(duì)高校管理的新型要求，不利于高校根據(jù)社會(huì)要求進(jìn)行工作信息和學(xué)生資料的提供。此外，目前有部分高校開(kāi)始重視檔案管理工作中制度體系的制訂，但由于制度體系的建設(shè)程度尚未成熟，再加之高校沒(méi)有根據(jù)制度體系提供足夠的重視，導(dǎo)致已有的管理制度不能充分發(fā)揮自身的指導(dǎo)優(yōu)勢(shì)。

（二）高校管理人員的專(zhuān)業(yè)能力參差不齊

數(shù)字化校園背景下高校檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)對(duì)象是高校的信息化管理隊(duì)伍，因此高校管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的完成程度和工作效率具有重要影響。但由于高校傳統(tǒng)工作理念的影響，導(dǎo)致高校沒(méi)有對(duì)檔案管理工作投以足夠的重視，從而在管理人員的建設(shè)和培養(yǎng)上沒(méi)有予以關(guān)注，造成目前大部分高校檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，不能充分利用信息化技術(shù)對(duì)學(xué)校工作和學(xué)生業(yè)務(wù)進(jìn)行流程化的信息記錄與整理。由于高校檔案管理人員沒(méi)有在計(jì)算機(jī)使用方面進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的訓(xùn)練和培訓(xùn)，在將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與高校檔案管理工作的同步聯(lián)系上存在不足，阻礙了高校檔案管理工作的改善與創(chuàng)新發(fā)展。

（三）檔案管理制度不完善

不少高校檔案管理存在粗放管理現(xiàn)象，比如填表時(shí)，沒(méi)有統(tǒng)一的格式，造成后期數(shù)據(jù)處理的困難；檔案上交后，沒(méi)有統(tǒng)一儲(chǔ)存方式，部分檔案紙質(zhì)儲(chǔ)存，部分?jǐn)?shù)字化儲(chǔ)存；需要查檔時(shí)，因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的目錄或整理方式，造成查找困難。上述問(wèn)題的主要癥結(jié)是檔案工作的制度還不夠完善。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑

（一）加強(qiáng)檔案管理的安全防護(hù)

共享和開(kāi)放的特征意味著學(xué)生檔案的計(jì)算機(jī)化建設(shè)在實(shí)踐中會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的威脅。在這種情況下，有必要科學(xué)地應(yīng)用安全保護(hù)技術(shù)來(lái)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案資源的保護(hù)，尤其是在信息管理方面，必須避免和控制潛在的安全問(wèn)題和隱患，以確保學(xué)生檔案的安全性、完整性和獨(dú)創(chuàng)性。首先，使用防火墻技術(shù)和防病毒軟件來(lái)提高計(jì)算機(jī)的安全性。實(shí)際上，防火墻可以抵御外部攻擊和將計(jì)算機(jī)病毒滲透到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，并可以減少網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題對(duì)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的影響和威脅。請(qǐng)確保及時(shí)更新相關(guān)技術(shù)和確保安全保護(hù)有效。其次，在信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用中，加強(qiáng)身份驗(yàn)證，以管理學(xué)生的學(xué)籍檔案。當(dāng)前，基本用戶(hù)名和密碼主要用于登錄學(xué)生狀態(tài)文件的管理信息管理系統(tǒng)。在實(shí)踐中可以避免這種基本的身份認(rèn)證技術(shù)。不允許未經(jīng)授權(quán)的用戶(hù)登錄信息管理系統(tǒng)，以保護(hù)學(xué)生文件。同時(shí)，在身份認(rèn)證中，可以根據(jù)大學(xué)的實(shí)際情況優(yōu)化現(xiàn)有的身份認(rèn)證技術(shù)，例如指紋技術(shù)、虹膜技術(shù)等。所有應(yīng)用程序都可以有效地防止密碼被盜，進(jìn)一步提高了學(xué)生檔案管理安全性。最后，信息加密技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用。隨著學(xué)生狀態(tài)文件管理信息的積累，文件信息資源的共享和傳播也不斷得到改善。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)用和傳輸學(xué)生狀態(tài)文件可能會(huì)導(dǎo)致文件損壞，篡改以及攻擊導(dǎo)致文件數(shù)據(jù)泄漏。在這種情況下，可以使用加密技術(shù)來(lái)保護(hù)學(xué)生文件的重要數(shù)據(jù)，并且使用加密技術(shù)還可以防止非公開(kāi)學(xué)生文件的訪(fǎng)問(wèn)和保留，從而確保學(xué)生檔案文件的安全。

（二）增加資金投入

對(duì)檔案工作的重視不足，導(dǎo)致檔案工作沒(méi)有足夠的資金進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)備更新、專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)和信息技術(shù)研發(fā)。增加資金投入，可以?xún)?yōu)化替換掉落后的檔案管理設(shè)施，通過(guò)運(yùn)行先進(jìn)的管理設(shè)施軟件，為檔案管理信息化工作的有效進(jìn)行提供保障。信息技術(shù)加速發(fā)展，使高校檔案管理工作既面臨改革的機(jī)遇，又面臨創(chuàng)新的挑戰(zhàn)。高校檔案管理人員必須從檔案工作的各個(gè)方面考慮創(chuàng)新思路，讓高校檔案工作與時(shí)代接軌，做到檔案儲(chǔ)存無(wú)紙化、檔案管理制度化、檔案查找網(wǎng)絡(luò)化，讓檔案資源發(fā)揮自身的價(jià)值，成為高校工作的基石，為高校管理提供資源性支持。

（三）加強(qiáng)信息化技術(shù)方面的技能

高校檔案機(jī)構(gòu)中檔案工作者普遍具備理論知識(shí)以及傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但多數(shù)缺乏信息化、數(shù)字化、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等知識(shí)。在信息時(shí)代，高校檔案工作者需要鑒定大量的電子檔案的內(nèi)容價(jià)值及應(yīng)用中的技術(shù)狀況，以及時(shí)準(zhǔn)確地捕捉和收集具有價(jià)值的信息；高校檔案工作者應(yīng)學(xué)習(xí)一定的軟件工程和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方面的知識(shí)，用專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)語(yǔ)言進(jìn)行溝通，以準(zhǔn)確表達(dá)自己對(duì)即將開(kāi)發(fā)的信息系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)需求；高校檔案工作者還應(yīng)涉獵一定的系統(tǒng)評(píng)價(jià)知識(shí)，從檔案管理角度評(píng)價(jià)系統(tǒng)性能的各項(xiàng)指標(biāo)，評(píng)價(jià)檔案信息系統(tǒng)的效益，并對(duì)系統(tǒng)現(xiàn)階段所存在的問(wèn)題提出有效的改進(jìn)措施；此外，高校檔案工作者應(yīng)將統(tǒng)計(jì)學(xué)的知識(shí)運(yùn)用到檔案管理工作之中，以簡(jiǎn)化檔案的編排和檔案數(shù)據(jù)分析的步驟，高校檔案管理人員利用統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí)分析數(shù)據(jù)，以用戶(hù)為中心，需求為導(dǎo)向，對(duì)檔案信息的現(xiàn)在用戶(hù)和潛在用戶(hù)、當(dāng)前需求和未來(lái)需求、單位內(nèi)部和社會(huì)大眾需求等，進(jìn)行分析。以高?；n案管理為例，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的基建檔案管理方式已無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)今基建管理的需求，要做到與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案管理者的技能培訓(xùn)，提高檔案工作者的信息技術(shù)水平，切實(shí)向信息化跨進(jìn)。首先，要?jiǎng)?chuàng)造性地加強(qiáng)基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)需要利用技術(shù)手段才能實(shí)現(xiàn)，必須實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變。同時(shí)也要根據(jù)檔案的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，讓傳統(tǒng)的檔案室直接搬到網(wǎng)絡(luò)上，建立檔案的數(shù)據(jù)采集中心。其次，要?jiǎng)?chuàng)造性地加強(qiáng)基建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)需要技術(shù)人員的支持，作為檔案管理人員必須掌握信息技術(shù)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，只有這樣才能保證基建管理人員能夠?qū)⒒n案信息倒入數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，也可以采取數(shù)據(jù)共享，讓檔案部門(mén)實(shí)現(xiàn)聯(lián)系查詢(xún)、遠(yuǎn)程檢索等功能操作，使檔案管理可以更加便利。再次，還要積極開(kāi)發(fā)基建檔案信息分析系統(tǒng)。檔案信息分析系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)主要是為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門(mén)、基建管理人員決策提供數(shù)據(jù)支撐，切實(shí)把檔案室變成基建檔案信息控制中心。

（四）形成高校檔案信息化管理制度政策

高校檔案信息化建設(shè)要以完善的制度政策為支撐，檔案管理相對(duì)于其他工作來(lái)講更加復(fù)雜，由于檔案種類(lèi)較多、分類(lèi)較多，所以在管理過(guò)程中要更加精細(xì)化。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施與技術(shù)手段為高校檔案信息化建設(shè)帶來(lái)機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)一定挑戰(zhàn)，為了滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的根本需求，需要結(jié)合檔案管理的根本工作來(lái)明確檔案信息化管理各個(gè)階段所對(duì)應(yīng)的管理技術(shù)，針對(duì)高校當(dāng)前的數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀制定符合自身發(fā)展的管理制度，明確相關(guān)部門(mén)的工作職責(zé)，在各部門(mén)的全力配合下完成檔案的數(shù)字化建設(shè)。

（五）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

工欲善其事必先利其器，為了達(dá)到高校檔案信息化建設(shè)要求，高校要對(duì)資金投入進(jìn)行合理安排，加大數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入比例，在提高管理人員及工作人員管理意識(shí)的基礎(chǔ)上，更新工作設(shè)備及軟件技術(shù)。另外，高校檔案管理部門(mén)要引進(jìn)建設(shè)資金，鞏固檔案管理部門(mén)的地位，確保檔案信息化設(shè)備的規(guī)劃及采購(gòu)，對(duì)計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備進(jìn)行升級(jí)，堅(jiān)持先進(jìn)、高效、實(shí)用的原則，全面建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。此外，要不斷提升高校網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)水平，為檔案信息化建設(shè)提供必要的網(wǎng)絡(luò)支撐，避免在文件存儲(chǔ)或傳輸過(guò)程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。

結(jié)束語(yǔ)

大學(xué)檔案的管理不可避免地會(huì)朝著信息化方向發(fā)展，大學(xué)也必須重視并支持這項(xiàng)工作。首先，必須提供足夠的資源來(lái)構(gòu)建硬件平臺(tái)和配置相應(yīng)的軟件環(huán)境。其次，有必要建立專(zhuān)業(yè)的工作團(tuán)隊(duì)。主要有兩種方式：一方面，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有員工的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高他們對(duì)信息管理的知識(shí)和技能素養(yǎng)，并促進(jìn)實(shí)踐的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)化的概念解決了這個(gè)問(wèn)題。另一方面，有必要加大專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)，特別是熟悉文件管理和信息化的年輕工人的引進(jìn)，以?xún)?yōu)化文件管理服務(wù)的人才結(jié)構(gòu)，并將人員融入新的管理模式，更好地促進(jìn)了計(jì)算機(jī)信息化的進(jìn)程。