檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新探析

趙春艷

（醫(yī)療保險(xiǎn)服務(wù)中心，山西 忻州 036599）

引言

在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運(yùn)用在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著十分重要的影響，做好檔案管理工作，不僅能夠保證事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展，還能讓其更好地適應(yīng)當(dāng)前快速變化的時(shí)代背景。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中事業(yè)單位必須將更多的時(shí)間和注意力放在檔案管理的信息化建設(shè)上，對(duì)原有的檔案管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，充分意識(shí)到對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變的重要性。采取多樣化的措施不斷加快單位檔案信息化建設(shè)，通過(guò)這樣的方式推動(dòng)事業(yè)單位管理邁向全新的階段。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

（一）提高工作效率

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，具有許多積極意義，其中最重要的一個(gè)意義就是能夠有效提高工作效率。信息化建設(shè)完成以后，可以讓檔案管理工作人員隨時(shí)對(duì)所需的檔案信息進(jìn)行調(diào)取，可以高效完成歸檔處理工作，整個(gè)檔案管理工作可以實(shí)時(shí)進(jìn)行更新。進(jìn)行信息化建設(shè)以后，可以讓工作人員更加快速地對(duì)檔案內(nèi)部的相關(guān)信息進(jìn)行搜索，工作人員的工作大量減少，同時(shí)還能有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）保持了檔案原貌

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，能夠有效保留檔案最原始的面貌，管理人員只需要通過(guò)掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)的設(shè)備對(duì)原文件進(jìn)行掃描，就能直接將原文檔的數(shù)據(jù)信息存入管理軟件中，通過(guò)這樣的方式能夠在不改變檔案原貌的基礎(chǔ)上，高效對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，通過(guò)這樣的方式不會(huì)再出現(xiàn)檔案信息丟失和不全的情況。

（三）便于檢索與查詢(xún)

事業(yè)單位的檔案管理工作相較于其他工作較為繁雜，在管理的過(guò)程中需要對(duì)大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理和分類(lèi)，這在一定程度上加大了管理人員的工作難度。在傳統(tǒng)的管理過(guò)程中，由于沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)作為支持，導(dǎo)致整個(gè)檢索和查詢(xún)工作變得非常困難，但是進(jìn)行信息化建設(shè)以后則能更方便地進(jìn)行檢索和查詢(xún)。檔案管理信息化建設(shè)可以提供模糊檢索和高級(jí)檢索等功能，這些功能能夠有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，通過(guò)借助網(wǎng)絡(luò)可以設(shè)置專(zhuān)用的通道，這樣能夠有效實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢(xún)檔案信息的目標(biāo)，能夠有效克服傳統(tǒng)檔案管理模式受時(shí)間和空間的限制，這樣能夠?qū)n案的作用更好地發(fā)揮出來(lái)，同時(shí)整個(gè)管理工作也會(huì)變得更加高效。

（四）分級(jí)管理，利于保密

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)后，有各種先進(jìn)的設(shè)備會(huì)被應(yīng)用在檔案管理中，其中最為常見(jiàn)的包括掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備。這些先進(jìn)設(shè)備的利用能夠有效實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理，在利用掃描儀的過(guò)程中可以將文檔瞬間轉(zhuǎn)移到相應(yīng)的系統(tǒng)中，可以第一時(shí)間對(duì)文檔的內(nèi)容進(jìn)行查看，通過(guò)分級(jí)管理的方式能夠更好地對(duì)檔案進(jìn)行保密。分級(jí)管理的模式設(shè)置了相應(yīng)的查閱權(quán)限，這樣能夠?qū)σ恍C(jī)密檔案進(jìn)行高效管理，防止檔案在查閱的過(guò)程中出現(xiàn)遺失和泄露的情況。相關(guān)工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，還會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的行為記錄，這能更好地對(duì)檔案進(jìn)行安全管理。

二、檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的困境

檔案管理工作廣泛存在于我國(guó)各類(lèi)型的事業(yè)單位當(dāng)中，至今已經(jīng)持續(xù)發(fā)展了數(shù)十年，但由于檔案管理工作大都屬于事業(yè)單位中的非效益部門(mén)，導(dǎo)致很多事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展比較落后。雖然在現(xiàn)代事業(yè)單位管理理念普及的近幾年這一問(wèn)題得到了部分緩解，但檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展仍面臨比較多的困境，其中比較常見(jiàn)的困境主要體現(xiàn)在如下三個(gè)方面：

（一）管理者沒(méi)有意識(shí)到檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的重要性

管理者沒(méi)有意識(shí)到檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的重要性是困擾我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的主要問(wèn)題，最近幾年，在檔案管理信息化蓬勃發(fā)展的趨勢(shì)下，管理者雖然對(duì)檔案管理信息化的重視度越來(lái)越高，但仍有很多管理者只是在表面上意識(shí)到了這一工作的重要性，并沒(méi)有督促這一管理工作的落實(shí)，也限制了他們分配到檔案管理信息化發(fā)展工作上的資源，從而阻礙了檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的腳步。

（二）單位檔案管理團(tuán)隊(duì)專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)

在傳統(tǒng)檔案管理工作思維的影響下，很多單位的檔案管理工作比較不受重視，其檔案管理人員崗位福利待遇、晉升平臺(tái)不夠完善，從而導(dǎo)致很多單位這一崗位人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，流失嚴(yán)重。這在很大程度上影響了單位檔案管理信息化發(fā)展舉措的落實(shí)，也阻礙了這一管理工作創(chuàng)新發(fā)展的腳步，進(jìn)而為單位的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展埋下隱患。

（三）單位檔案管理工作與信息化技術(shù)的融合度比較低

從事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理信息化工作的實(shí)際情況可以發(fā)現(xiàn)，部分單位檔案管理工作者認(rèn)為只要將計(jì)算機(jī)應(yīng)用到檔案管理過(guò)程中就算是將檔案管理和信息技術(shù)融合到了一起，這一片面思維不僅影響了檔案管理工作科學(xué)發(fā)展的腳步，也在源頭上阻礙了檔案管理工作者在檔案管理信息化工作領(lǐng)域的創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案管理和信息化技術(shù)發(fā)展相脫離，削弱了檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的成效。

三、推動(dòng)檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的創(chuàng)新路徑

（一）優(yōu)化管理者對(duì)檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的重視度

只有保證事業(yè)單位管理者對(duì)檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的關(guān)注度、重視度，才能為后續(xù)事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展提供源源不斷的動(dòng)力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理劃時(shí)代發(fā)展的目標(biāo)。

首先，管理者應(yīng)緊跟國(guó)家對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出的新要求，學(xué)習(xí)、探索更多有關(guān)檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的知識(shí)，借此為后續(xù)制訂科學(xué)、高效的檔案管理信息化發(fā)展方案打下基礎(chǔ)。比如，后續(xù)推動(dòng)檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展時(shí)，管理者可以定期深入到基層檔案管理信息化工作中去，了解單位檔案管理信息化發(fā)展的不足，而后帶著問(wèn)題深入檔案管理信息化知識(shí)學(xué)習(xí)中去，借此為后續(xù)制訂更科學(xué)的發(fā)展方案儲(chǔ)備知識(shí)。

其次，管理者應(yīng)在分配發(fā)展資金、制訂發(fā)展方案時(shí)結(jié)合單位發(fā)展的實(shí)際情況，適度將發(fā)展的天平傾斜到單位檔案管理信息化發(fā)展中去，以此為檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展提供動(dòng)力，保障這一工作的落實(shí)。比如，管理者應(yīng)盡量保證檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中軟件、硬件設(shè)備的更新，以此確保這一信息化科學(xué)發(fā)展舉措的落實(shí)。

再次，管理者更應(yīng)對(duì)事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理信息化制度作出完善，明確單位內(nèi)各個(gè)部門(mén)在推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展時(shí)所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，并通過(guò)設(shè)計(jì)覆蓋檔案管理工作考核制度的方式督促單位員工參與到這一過(guò)程中來(lái)，以此收獲助推檔案管理信息化發(fā)展的效果。

（二）組建更強(qiáng)的檔案管理信息化科學(xué)創(chuàng)新發(fā)展團(tuán)隊(duì)

檔案管理信息化管理團(tuán)隊(duì)作為助推這一管理工作科學(xué)發(fā)展的原動(dòng)力，這一團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)性、創(chuàng)新性直接影響是否能持續(xù)性地推動(dòng)檔案管理信息化工作的科學(xué)發(fā)展。所以，在未來(lái)助推檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展時(shí)，管理者應(yīng)根據(jù)單位未來(lái)發(fā)展的需求，逐步完善檔案管理信息化團(tuán)隊(duì)的組成，借此確保這一工作的科學(xué)發(fā)展。

首先，管理者可以結(jié)合未來(lái)事業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的需求吸納更多同時(shí)具備專(zhuān)業(yè)技能、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的人才，通過(guò)為團(tuán)隊(duì)注入新鮮血液的方式確保這一管理工作的信息化發(fā)展。比如，在未來(lái)推動(dòng)檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展時(shí)，一方面，管理者可以適度優(yōu)化檔案管理信息化工作者自我成長(zhǎng)、晉升的平臺(tái)，為他們提供更多接觸、了解信息化技術(shù)的渠道，以此完善這一團(tuán)隊(duì)建設(shè)；另一方面，管理者可以將“考核末位淘汰”的制度運(yùn)用到助推檔案管理信息化發(fā)展中去，通過(guò)明確獎(jiǎng)懲制度的方式激勵(lì)工作人員科學(xué)發(fā)展檔案管理的積極性，進(jìn)而保障檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展。

其次，管理者可以深化事業(yè)單位與高校之間的溝通，推動(dòng)“校企合作”育人模式落實(shí)的同時(shí)，為單位輸送更多符合自身檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展需求的人才。比如，在未來(lái)助推檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的過(guò)程中，管理者可以將事業(yè)單位對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的需求傳遞給學(xué)校，為學(xué)校優(yōu)化培養(yǎng)檔案管理人才方案提供參考，同時(shí)也可以與學(xué)校簽訂定向培養(yǎng)合作協(xié)議，以此確保后續(xù)事業(yè)檔案管理信息化人才的儲(chǔ)備，為檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展提供保障。

（三）結(jié)合管理信息化發(fā)展的需求科學(xué)融入信息技術(shù)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)優(yōu)化、改革腳步的推進(jìn)，可以被應(yīng)用在檔案管理工作中的信息技術(shù)也在發(fā)生著改變，基于此，管理者也應(yīng)緊跟社會(huì)信息技術(shù)發(fā)展的步伐，及時(shí)優(yōu)化單位檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的軟硬件，只有這樣才能確保檔案管理工作的發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)而收獲更好的檔案管理效果。

首先，在智能信息技術(shù)發(fā)展的今天，管理者可以嘗試將智能化（如“物聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)等）、自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用到助推檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的過(guò)程中去，憑借這些創(chuàng)新、高效的信息技術(shù)帶動(dòng)檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展。

其次，管理者可以嘗試整合事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理信息化資源，逐步打造具備自身單位特色的檔案管理信息化系統(tǒng)，將各項(xiàng)有關(guān)檔案管理、服務(wù)的功能都集中到這一系統(tǒng)中，以此提高單位檔案管理信息化發(fā)展的效率，收獲更好的檔案管理信息化效果。

（四）引進(jìn)配套設(shè)施，提高安全性和穩(wěn)定性

提高預(yù)算比例，配置與檔案管理信息化建設(shè)相適應(yīng)的高質(zhì)量、性能優(yōu)良的軟硬件設(shè)施，避免受到電磁干擾及輻射等因素的影響，從源頭上降低設(shè)備損毀概率，切實(shí)提高檔案管理信息化的安全性和穩(wěn)定性。與此同時(shí)，各事業(yè)檔案管理部門(mén)還應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展水平，開(kāi)發(fā)出適合自身事業(yè)檔案管理部門(mén)的信息化系統(tǒng)，對(duì)檔案管理人員也要提出更全面的要求，不僅要熟悉電子文件特征，還要對(duì)電子檔案進(jìn)行全程規(guī)范管理，掌握扎實(shí)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，對(duì)新舊檔案資源實(shí)施統(tǒng)一規(guī)劃和管理，根據(jù)實(shí)際情況制訂長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，將檔案改革工作落到實(shí)處。

（五）確保檔案信息管理工作的安全

在信息化改革與創(chuàng)新過(guò)程中，所有工作都是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)展開(kāi)的，即所有檔案信息管理任務(wù)都要通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)這種操作方式展開(kāi)。在這種情況下，由于信息網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的開(kāi)放性特征，檔案管理工作自然會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)特性不同程度的負(fù)面影響，使得檔案信息安全管理工作成為重中之重。因此，首先要明確檔案信息化管理模式，把檔案資源統(tǒng)一上傳并存儲(chǔ)在云盤(pán)當(dāng)中，當(dāng)存儲(chǔ)檔案資源的電腦遭遇黑客或病毒時(shí)，就會(huì)發(fā)生檔案資料丟失及損毀等嚴(yán)重后果。對(duì)此，就可采用檔案資源備份的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)資源信息資源的妥善保存和管理，同時(shí)，也應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全手段，比如及時(shí)建立防火墻等，并施行事業(yè)內(nèi)部信息訪問(wèn)安全制度，設(shè)置相應(yīng)的檔案信息訪問(wèn)權(quán)限，同時(shí)采用密碼校驗(yàn)制度，這樣才能夠最大限度地避免檔案信息丟失。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中要對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，改變傳統(tǒng)的管理理念和管理模式，積極利用先進(jìn)的技術(shù)手段，更加快速地對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，避免檔案信息出現(xiàn)遺漏和丟失的情況，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全性管理，通過(guò)這樣的方式能夠推動(dòng)事業(yè)單位獲得更好發(fā)展，同時(shí)使檔案管理水平能得到有效提高。