國土資源檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

趙娟 邴杰 高尚一

（青島市即墨區(qū)自然資源局，山東 青島 266200）

引言

國土資源與人民生活息息相關(guān)，是我國國民經(jīng)濟的重要組成部分。社會發(fā)展速度日益加快，這對國土檔案的管理也提出了新的要求，如何能夠?qū)n案妥善管理，并且高效的利用，使其實現(xiàn)效用最大化，成為國土檔案管理人員需要面對和解決的重要問題。現(xiàn)代信息技術(shù)正迅速發(fā)展為數(shù)字化和智能化，單一的紙面文件管理模式無法再適應(yīng)和滿足信息時代的要求。在信息技術(shù)大趨勢下，檔案管理必須跟上現(xiàn)代科技的進步，更新服務(wù)理念，完善管理方法，從而進一步完善服務(wù)功能，更好地為社會各個方面工作服務(wù)。

一、國土資源信息化的特點

（一）信息化的優(yōu)勢和特點

首先，信息化特別適用于數(shù)據(jù)大規(guī)模集中處理、海量數(shù)據(jù)之間的互相關(guān)聯(lián)程度較深、數(shù)據(jù)分布節(jié)點眾多的工作。信息化所帶來的好處在于進行數(shù)據(jù)管理工作時，數(shù)據(jù)的更新系統(tǒng)會更加準(zhǔn)確敏感，能夠?qū)崟r掌握最全面、最準(zhǔn)確、最及時、最有效的數(shù)據(jù)。對于國土資源檔案信息整理工作而言，日常的運營管理和登記造冊都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)過去由人工進行控制和管理，在操作方面有一定的滯后性，而且由于操作人員的誤操所導(dǎo)致的信息采集故障也時有發(fā)生，這種由于單一節(jié)點個人操作原因而造成的數(shù)據(jù)錄入故障，很難完全杜絕，并且在過程中也難以被及時發(fā)現(xiàn)，對于保證數(shù)據(jù)庫整體準(zhǔn)確性風(fēng)險很大。采用計算機處理模式，可以規(guī)避人工錄入所出現(xiàn)的各種低級錯誤，并且所有的數(shù)據(jù)運算有據(jù)可查，便于事后對故障原因進行調(diào)查，對于提高國土資源信息管理水平具有積極作用?；谄毡榇嬖诘男畔?，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施平臺會越來越多，可以熟練掌握移動互聯(lián)網(wǎng)終端和信息平臺的人員背景，進行國土資源信息整合和信息化轉(zhuǎn)型，在技術(shù)上和硬件設(shè)施上都具有非常成熟的條件。在實際應(yīng)用過程中，信息化轉(zhuǎn)型可以帶來兩方面的好處：一方面可以降低過去負責(zé)信息采集和整理工作人員的勞動強度；另一方面則是可以幫助相關(guān)部門借助更加準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)更新網(wǎng)絡(luò)，讓負責(zé)國土資源信息管理的部門，能夠更加準(zhǔn)確詳細地得到工作所需的數(shù)據(jù)。

（二）信息永久性保存與管理

與紙質(zhì)檔案相比，上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺的信息能夠永久保存，無論介質(zhì)發(fā)生怎樣的改變，只要網(wǎng)絡(luò)平臺不消除在上面存儲的信息內(nèi)容，就可以用任何方式還原，這樣就可以規(guī)避過去由于紙質(zhì)資料保存時間有限，出現(xiàn)部分信息的遺失和缺陷，無法對原始數(shù)據(jù)進行求實。國土資源檔案信息對于社會發(fā)展和穩(wěn)定具有非常重要的促進作用，同時也是地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的一個基礎(chǔ)資源，對其進行檔案信息管理必須著眼于長遠發(fā)展，要考慮最安全的手段對其進行保管。

二、國土資源檔案管理信息化建設(shè)的不足

（一）管理制度不健全

在當(dāng)前的時代背景之下，未能夠建立健全管理責(zé)任制度，同時，對于個人職責(zé)、權(quán)限以及相關(guān)部門權(quán)限和職責(zé)缺乏明確。實際工作開展的過程當(dāng)中，一旦出現(xiàn)問題之后很容易出現(xiàn)部門或者個人互相推諉的情況產(chǎn)生，很大程度上直接影響到了檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率。另外，針對于國土資源檔案進行管理的過程當(dāng)中還是嚴重的缺乏規(guī)范性，已有的檔案資源沒有能夠及時做好編目、分類、立卷、歸檔以及排列工作，甚至還有一部分檔案隨意進行堆放，長時間沒有進行打理，造成國土資源檔案破損以及霉變的問題。還有一些國土資源檔案管理過程當(dāng)中基礎(chǔ)設(shè)施過于落后，辦公區(qū)和存儲區(qū)相互混合在一起，這樣就導(dǎo)致檔案庫房存在著嚴重問題。另外，采取傳統(tǒng)木質(zhì)檔案柜對檔案資料進行存放，整體的設(shè)備設(shè)施相對較為簡陋，并且檔案管理工作人員安全意識相對較差，缺乏健全以及完善安全管理制度，安全防范措施往往落實不力甚至形同虛設(shè)等，存在著諸多的安全隱患問題。

（二）現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用不夠

對于當(dāng)前的國土資源檔案管理工作人員來講，其數(shù)字化以及信息化意識相對較為薄弱，在國土檔案管理的過程當(dāng)中忽略了利用現(xiàn)代信息技術(shù)來開展各項工作。這樣就導(dǎo)致了國土資源檔案管理信息化以及數(shù)字化水平過于低下，對于國土資源檔案管理水平和質(zhì)量的提高造成了重大的負面影響。

（三）國土資源檔案管理人員素質(zhì)水平較低

歸根結(jié)底，國土資源檔案管理的信息化建設(shè)任務(wù)需由人力資源來完成，因此現(xiàn)代企業(yè)務(wù)必組建出一支可熟練應(yīng)用信息技術(shù)的高素質(zhì)檔案管理團隊。但就當(dāng)前的檔案管理工作看，從事這一行業(yè)的國土資源檔案管理人員普遍存在著知識層次較低的問題，高科技人才的數(shù)量更是少之又少。很多在崗的國土資源檔案管理人員對檔案管理信息化建設(shè)工作存在片面的理解和認識，并過于依賴自己以往的檔案管理經(jīng)驗，不能熟練地操作現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備與檔案管理系統(tǒng)。不難看出，正是由于檔案管理人員的專業(yè)水平存在著局限性，因此在很大程度上制約國土資源檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)的順利實施，甚至?xí)趧?chuàng)新國土資源檔案管理模式的過程中浪費很多寶貴的資源。

（四）國土資源檔案管理信息化安全問題沒有保障

國土資源檔案管理中的信息化受到很多網(wǎng)絡(luò)因素的影響，對檔案的安全問題加以保障是很有必要的。通常來說，為了滿足不同人員對于國土資源檔案的借閱需求，會采取網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞絹磉M行檔案內(nèi)容的傳遞，這種在檔案管理機構(gòu)和檔案借閱者之間傳遞電子檔案的過程，很容易受到第三方的竊取和攔截，使檔案信息外泄。國土資源檔案管理中安全問題還和有關(guān)的法律問題聯(lián)系密切。但是，現(xiàn)階段檔案管理信息還缺乏相關(guān)的法律保障，缺乏對相關(guān)檔案信息資源的保護力度，使得檔案信息受到侵犯的可能性增大。此外，檔案管理部門的系統(tǒng)化建設(shè)中還可能存在經(jīng)費不足，這會直接導(dǎo)致檔案外包情況的出現(xiàn)。這樣一來，一旦出現(xiàn)問題，國土資源信息的安全問題就無法得到保障。

三、國土資源檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

（一）完善信息化管理運行機制

在國土資源建設(shè)檔案管理工作開展中，要將信息化建設(shè)全面落實，就必須要構(gòu)建完善的管理運行機制。依照工程建設(shè)的基本流程，形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、專人負責(zé)、部門配合的綜合性工作機制，完善檔案內(nèi)容形成、收集、驗收、上傳等系統(tǒng)性工作流程。借助現(xiàn)代信息化技術(shù)，構(gòu)建各個參建單位統(tǒng)一參與的協(xié)同性網(wǎng)絡(luò)體系，明確各個參加單位的工作職責(zé)和平臺權(quán)限，將信息化建設(shè)納入國土資源建設(shè)的全部過程。在具體工作開展中，應(yīng)當(dāng)強化各個方面應(yīng)用信息化的意識，形成完善的聯(lián)動工作機制，確保信息化應(yīng)用水平不斷提升。

（二）保證國土資源檔案信息資源的安全性

國土資源檔案管理的信息化建設(shè)同樣還要保證檔案信息資源的安全性。為此，國土資源檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案資源的使用需求加大安全保護力度。例如，應(yīng)在計算機系統(tǒng)內(nèi)安裝最新版本的殺毒軟件與防火墻，并及時更新病毒數(shù)據(jù)庫，針對計算機系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的運行狀態(tài)進行實時監(jiān)控，將其中可能存在的安全隱患排查出去，保證國土資源檔案管理系統(tǒng)的運行穩(wěn)定性；此外，國土資源檔案管理部門還需用互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)技術(shù)進一步限制檔案信息的共享范圍，并對現(xiàn)有的檔案信息數(shù)據(jù)進行分級別式的加密處理，根據(jù)檔案使用者的身份設(shè)置相應(yīng)的加密方式。從源頭處著手，高效解決國土資源檔案管理信息化建設(shè)中的安全問題。

（三）提高開發(fā)利用效率和服務(wù)質(zhì)量

在當(dāng)前開展國土資源檔案管理信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，還需要相關(guān)的工作人員能夠進一步強化對檔案資源的利用和開發(fā)工作，只有這樣才能夠保障國土資源檔案材料可以更好地為公共決策，為國土管理部門提供優(yōu)良的服務(wù)。第一，打鐵需要自身硬，在當(dāng)前國土資源檔案利用過程中，為了提高其利用效率，需要具備共享意識，要提高服務(wù)主動性和積極性，同時要求相關(guān)的工作人員充分了解社會各界對于檔案服務(wù)的相關(guān)需求，要在保留傳統(tǒng)服務(wù)項目的前提之下促使服務(wù)的方式得到優(yōu)化，進一步拓展服務(wù)的范圍，提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。第二，要求在國土資源檔案進行管理的過程中實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，要制定電子化以及數(shù)字化檔案章程，還需要逐步建立和完善統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系，只有這樣才能夠優(yōu)化國土資源檔案管理工作，同時也可以促使其實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及有序化的管理。另外，對于國土資源檔案管理部門來講，還需要館際協(xié)作，避免信息孤島的問題，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源更好整合，提高網(wǎng)絡(luò)化管理水平和管理質(zhì)量，要逐步建立起相對完善、健全的檔案大數(shù)據(jù)平臺。第三，需要具備良好服務(wù)意識。檔案資源收集加工的過程當(dāng)中要加強計算機技術(shù)、信息處理技術(shù)以及文獻復(fù)制技術(shù)廣泛應(yīng)用，進一步提高自身專業(yè)知識能力，同時要保障查找文獻速度得到進一步的加快，這樣才能夠保障為人民群眾提供更加優(yōu)良的服務(wù)。

（四）提高國土檔案管理信息化建設(shè)人員素質(zhì)

在當(dāng)前新的歷史時期，更加需要針對國土資源檔案管理信息化建設(shè)進一步加以強化，切實保障國土資源檔案管理逐步向著規(guī)范化以及專業(yè)化的方向快速發(fā)展。在當(dāng)前的時代背景之下對于國土資源檔案管理信息化建設(shè)人員綜合能力、綜合素質(zhì)也提出了較為嚴格要求。一方面需要在國土資源檔案管理信息化建設(shè)的過程當(dāng)中選擇工作態(tài)度認真、專業(yè)能力強、政治素質(zhì)高以及負責(zé)任的人員，切實保障檔案管理信息化建設(shè)隊伍素質(zhì)和能力提升。另一方面也需要展開各項業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，通過培訓(xùn)活動促使當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)人員的能力和素質(zhì)得到提高，要促使工作人員嚴格根據(jù)國土資源檔案管理信息化建設(shè)各項規(guī)定以及各項制度開展工作。通過利用業(yè)務(wù)競賽、教育講座、定期培訓(xùn)以及考核評比等諸多的方式促使當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)人員能夠及時有效掌握新的理論和新的方法。最后，還需要對于現(xiàn)代化信息技術(shù)與計算機知識進一步地展開培訓(xùn)工作，對于年老的檔案人員也需要加以教育和培養(yǎng)，促使其能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，讓其盡快更新傳統(tǒng)思想，適應(yīng)當(dāng)前時代的要求。

結(jié)語

社會發(fā)展速度日益加快，國土資源管理也面臨著許多新機遇新挑戰(zhàn)，為了適應(yīng)這種新變化，我們必須要不斷加強國土檔案管理，不斷探索、研究和開發(fā)土地資源信息化系統(tǒng)，推動信息化建設(shè)的進程。使國土檔案管理為國家發(fā)展進步創(chuàng)造更多的效益，推動國土建設(shè)的發(fā)展進步。