事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式淺析

宋曉慧

（龍江縣財政局，黑龍江 齊齊哈爾 161100）

前言：檔案管理工作極為重要，無論是哪個層次的事業(yè)單位，所承擔的任務都是重點任務。而對于事業(yè)單位來講，檔案的管理十分關(guān)鍵。檔案管理工作的水平?jīng)Q定了社會工作的發(fā)展水平。實際上，檔案管理工作不僅要有專業(yè)知識和嚴格的職業(yè)道德，還要有大量的經(jīng)費投入。如果事業(yè)單位的資金都不能周轉(zhuǎn)，那么當然很難提高相關(guān)人員的業(yè)務素質(zhì)，也很難推動檔案管理信息化的建設(shè)。本文對管理模式創(chuàng)新的相關(guān)問題做了簡要介紹，希望對大家有所幫助。

一、事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新面臨的主要問題

（一）檔案管理系統(tǒng)不健全

事業(yè)單位的檔案管理機制非常關(guān)鍵。這個機制不僅僅關(guān)系著事業(yè)單位的經(jīng)濟情況，還關(guān)系著事業(yè)單位其他工作的開展情況。如果檔案管理機制存在漏洞，那么這項調(diào)研很有可能就無法順利的進行下去。當今社會，對檔案信息處理的效率和準確度要求越來越高。目前，我國各類資源檔案的管理顯然還達不到這個要求。很多時候，我們的檔案管理工作還處于非常落后的階段，根本沒有采取有效的措施來調(diào)配各種資源，因此，我們的社會工作自然很難做好，這非常不利于我國事業(yè)單位工作流的發(fā)展。

（二）短缺具備創(chuàng)新素養(yǎng)的專業(yè)人才

在管理模式創(chuàng)新工作中，必須具有較高的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。在實踐中，從業(yè)人員要深刻理解社會機構(gòu)工作的重要性，同時也要理解檔案管理的操作程序。管理模式創(chuàng)新工作并不是一帆風順的，在進行檔案信息化管理的過程中，也出現(xiàn)了許多管理難點。在這些人中，管理從業(yè)者實際上最難。機關(guān)管理模式創(chuàng)新是以人為中心的管理，任何個人的行為，都有可能引發(fā)檔案管理狀況的重大變化。如果工作中出現(xiàn)失誤，很可能會引起嚴重的蝴蝶效應，影響到整個工程的正常進行。因此，能夠在完成工作中不犯錯誤的專業(yè)人士就更少了。所以，我們認為，“人才流失”是一個應該重點解決的問題，應該采取各種措施來培養(yǎng)和引進這樣的人才，以保證管理模式創(chuàng)新的順利進行。事業(yè)單位的薪酬一般不是很高，但是福利待遇能夠吸引很多的人才。在開展管理模式創(chuàng)新的過程中，我們要繼續(xù)發(fā)揮出事業(yè)單位對于人才獨特的吸引力，以便于順利完成工作。

（三）資金支持力度不夠

在當今時代，管理模式創(chuàng)新的專業(yè)化水平，是推動社會事業(yè)單位的工作行業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要動力。管理模式創(chuàng)新本身就是為了使事業(yè)單位的工作方式實現(xiàn)專業(yè)化轉(zhuǎn)型而建立一套獨特的技術(shù)應用體系。假如管理模式創(chuàng)新本身不夠?qū)I(yè)，不能準確地解決各類資源調(diào)度問題，那么技術(shù)體系在這里自然就不能發(fā)揮作用。造成這一問題的原因，主要是人才缺乏，資金投入不足?，F(xiàn)在看來，要想在短時間內(nèi)開發(fā)出一套大規(guī)模的管理系統(tǒng)并通過測試，需要許多開發(fā)者日夜不停地努力。因此導致管理模式創(chuàng)新系統(tǒng)建立有較高的專業(yè)門檻。與此同時，由于人才稀少，工作繁重，如果沒有好的待遇，就不能吸引人才投入這類事業(yè)，從而導致資金也成為一個重要問題。我們在當今時代要想做好社會統(tǒng)工作的發(fā)展，提高管理模式創(chuàng)新應用的專業(yè)性，可從這兩個方面入手。

二、事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新應如何持續(xù)發(fā)展

（一）制訂管理模式創(chuàng)新規(guī)劃并嚴格控制進度

管理模式創(chuàng)新規(guī)劃是一個技術(shù)活，也是一個很緊急的工作。因此，這類系統(tǒng)的建設(shè)需要進行細致的規(guī)劃并嚴格的把握進度。創(chuàng)新的高收益促使很多部門開始開設(shè)專門的管理模式創(chuàng)新系統(tǒng)創(chuàng)新研究部門。我們需要加大技術(shù)創(chuàng)新和探究的力度，開展全面化的技術(shù)研發(fā)，重視創(chuàng)新型技術(shù)的應用，選擇最合適的技術(shù)手段完成事業(yè)單位的認識檔案管理，從而取得更好的工作成果。具體來講，對于系統(tǒng)的維護十分關(guān)鍵。信息化系統(tǒng)的更新迭代非?？?，因此，在管理模式創(chuàng)新的過程中，應注重技術(shù)變革，積極獲取最新的技術(shù)流程，并根據(jù)實際情況進行技術(shù)創(chuàng)新，在節(jié)約成本的同時，取得良好的效果。為了能夠做到這一點，應當制定嚴格的管理模式創(chuàng)新規(guī)劃，并嚴格把控進度，保證系統(tǒng)可以按時交付。

（二）激發(fā)從人員的創(chuàng)新潛能

疫情當前，很多事業(yè)單位已經(jīng)開發(fā)出了互聯(lián)網(wǎng)辦公的全新方式。實際上，疫情結(jié)束之后，這種辦公方式也依然可以起到很好的作用。改革推動了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用，疫情更是為互聯(lián)網(wǎng)辦公開拓了全新的道路。因此，事業(yè)單位應當進一步革新，廣泛的采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展檔案管理工作，克服空間的限制，從而進一步提高檔案管理的效率和水平。這樣一來，才算得上是利用好了檔案管理模式創(chuàng)新的影響。當下次遇到類似本次疫情的突發(fā)情況時，就可以游刃有余地開展工作了。事業(yè)單位的檔案管理模式改革給我們帶來了不少方便，也給機關(guān)檔案管理工作帶來了很大的益處。但如果我們不能抓住機遇，充分利用改革帶來的檔案管理新模式，那么改革的成果就會付之東流。

（三）專項資金分配支持管理模式創(chuàng)新

企業(yè)檔案管理需要充足的經(jīng)費來支持。專項基金將用來建立相關(guān)的管理體系，并培育相關(guān)人才。如果沒有資金，這項工作的進程將非常困難?，F(xiàn)在看來，無論從哪個角度來看，對企業(yè)的檔案管理模式創(chuàng)新的資助都是遠遠不夠的。企業(yè)在檔案管理方面的資金投入，與一般單位相比，已經(jīng)非常低了。但由于我國一直沒有把檔案管理擺在戰(zhàn)略位置上，企業(yè)獲得的經(jīng)費支持一直達不到其快速發(fā)展的要求。因此，許多企業(yè)盡管有發(fā)展的潛力，但其發(fā)展狀況卻不容樂觀。只有把資金上的漏洞堵住了，企業(yè)單位的檔案管理甚至整個單位的運作狀況才會更理想。國家、社會應給予一定的重視，并撥出專項資金，用于對事業(yè)單位工作流信息化建設(shè)工作。對于機構(gòu)的工作，雙方也應給予更多的關(guān)注和更多的投入。檔案管理系統(tǒng)的投資最終會轉(zhuǎn)化成巨大的經(jīng)濟效益。如果沒有經(jīng)費，不僅信息管理系統(tǒng)難以建立和維護，檔案人員的薪酬水平也難以提高。避免事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新難現(xiàn)象的最好、最簡單的辦法，就是撥出專項資金。隨著專項資金的投入，相關(guān)制度的建設(shè)也會更加完善，從業(yè)人員的工作熱情也會得到空前的提升，管理模式創(chuàng)新的建設(shè)也將不再是一個難題。

（四）通過信息化系統(tǒng)管理檔案

為了能夠有效地防范企業(yè)檔案管理危機，我們需要建立一個有效的檔案管理系統(tǒng)。這類系統(tǒng)應該包含檔案管理過程中所需要的所有功能，并且易于維護，便于在今后的工作中不斷優(yōu)化。目前，需求比較緊急的功能就是檔案的查詢功能。企業(yè)往往會出現(xiàn)一定的人事或財務變動，也需要不斷地豐富檔案信息。目前的企業(yè)檔案管理過程中都沒能建立一個自己的信息化管理系統(tǒng)，都是在第三方平臺的基礎(chǔ)上開展招聘工作。然而，這類平臺可能會出現(xiàn)檔案泄露、數(shù)據(jù)丟失等風險，并且需要企業(yè)繳納費用。因此，建立一個企業(yè)私有的檔案管理系統(tǒng)意義非凡。我們在建立相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)時，還必須拓展視野，把更多的高科技應用到這一領(lǐng)域，而不僅僅是關(guān)注互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。

（五）重視專業(yè)人員的培訓

網(wǎng)絡時代背景下，檔案管理需要專業(yè)化人才。這類人才不僅要具備管理學方面的知識，更要熟悉信息化的運作方式。因此，這項工作具有較高的難度。若無足夠的知識儲備和較強的組織領(lǐng)導能力，無論如何都做不到信息化的檔案管理。除此以外，從事這類工作的人員還需要深入了解企業(yè)內(nèi)部是如何運作的，而且能很好地了解到企業(yè)中教職工的實際生活狀況，最好是有多年在企業(yè)工作的經(jīng)歷。最重要的，當然是對互聯(lián)網(wǎng)加技術(shù)和政策有獨特的洞察力，并且能夠?qū)⑦@些技術(shù)應用于實踐。

結(jié)語：當前，檔案管理工作是我國經(jīng)濟建設(shè)的重要內(nèi)容之一。但是，檔案管理問題常常使相關(guān)檔案不能直接利用。這個問題嚴重阻礙了我國進一步把握經(jīng)濟發(fā)展狀況。因此，必須加快檔案信息化管理步伐。要建立健全工作機制，在此基礎(chǔ)上加大監(jiān)管力度，加強社會監(jiān)督，確保地區(qū)利益不受損害。文章主要介紹了電子檔案在管理過程中遇到的問題，提出了一些可持續(xù)發(fā)展的有效措施，希望能對相關(guān)部門和人員有所幫助。