大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的變革與發(fā)展

文/王學娟（承德醫(yī)學院）

在高校運行的過程中，檔案管理部門是高校各項歷史資料以及數(shù)據(jù)資源的管理主體，承擔著檔案管理、服務(wù)、信息提供、信息共享以及決策等重要職責。

大數(shù)據(jù)技術(shù)是近些年興起的新型技術(shù)，其自身具備較多優(yōu)勢，能夠進一步促進各項工作質(zhì)量和工作效率的提升。因此，在檔案管理工作中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠進一步促進檔案管理模式的升級與優(yōu)化，充分挖掘出檔案信息資源中所蘊含的巨大價值，這將會為高校的發(fā)展帶來較大的幫助。因此，大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理模式的變革和發(fā)展對于高校的整體發(fā)展來說有著至關(guān)重要的作用。

一、高校檔案管理模式發(fā)展現(xiàn)狀

高校檔案管理模式在發(fā)展的過程中體現(xiàn)出了其次生的特點，由于檔案管理在高校發(fā)展的過程中并沒有受到應(yīng)有的重視，所以檔案管理工作通常會存在一定的不足，例如：現(xiàn)階段高校檔案管理工作的展開主要依靠相關(guān)職能部門，根據(jù)歸檔范圍、期限等基本要求對需要歸檔的材料進行全面性的收集、分類以及整理，然后將材料資源錄入到檔案管理體系中，同時上傳相應(yīng)的電子版材料，然后將這些已經(jīng)形成的資料移交到檔案管理部門進行管理。換言之，檔案管理部門通常會存在嚴重的被動接收的情況。與此同時，雖然各個高校在檔案管理工作發(fā)展的過程中都致力于大力推進檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，但實際情況數(shù)字化資源的占比依然較小，而且整個檔案資源的利用率較低，很多高校都會“重藏輕用”，缺乏對檔案信息的整合以及深度挖掘，這將會使檔案資源長期處在“休眠”狀態(tài)，不能發(fā)揮出自身的重要價值。

由此可見，雖然得益于各種先進技術(shù)的支持而使檔案管理工作獲得了更好的發(fā)展，但是在實際情況中，檔案管理工作所面臨的問題依然不容樂觀。

二、大數(shù)據(jù)為高校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用為檔案管理帶來了一定的挑戰(zhàn)，其主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）觀念方面

高校在以往的檔案管理工作展開的過程中已經(jīng)形成了固定的模式，判斷價值→確定年限→整理保存→提供服務(wù)，這是傳統(tǒng)檔案管理的一般工作思路，而且這一工作思路已經(jīng)在檔案管理人員的思維中形成了固化模式。然而在大數(shù)據(jù)背景下，這些已經(jīng)固化的管理觀念受到了一定的挑戰(zhàn)，整個管理觀念更加傾向于信息化和數(shù)字化模式，強調(diào)的是檔案本身的利用價值和服務(wù)功能。這一觀念的轉(zhuǎn)變使得檔案管理工作面臨著一定的挑戰(zhàn)。

（二）使用方面

在以往的檔案管理工作中，通常都是以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)為相關(guān)使用者提供查詢和使用服務(wù)的。而在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，檔案數(shù)據(jù)信息已經(jīng)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息資源，相關(guān)查詢和使用工作僅僅需要到系統(tǒng)中對數(shù)據(jù)資源進行調(diào)取就可以使用，同時也不會影響檔案數(shù)據(jù)信息的傳播和二次開發(fā)使用等功能，這對于深度挖掘檔案數(shù)據(jù)資源的價值，并且更好地實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的服務(wù)功能有著非常重要的意義。

（三）安全方面

在以往的檔案信息管理過程中，對于紙質(zhì)檔案的保護通常會從人防、物防、技防等多個角度入手，只要保證能夠從上述角度對紙質(zhì)檔案資源進行保護，就能夠保證檔案數(shù)據(jù)的安全。而在大數(shù)據(jù)時代下，檔案信息資源的安全也面臨一定的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持之下，檔案數(shù)據(jù)都實現(xiàn)了信息化和數(shù)字化，而基于互聯(lián)網(wǎng)的管理模式通常會面臨一定的安全威脅。例如：設(shè)備在運行的過程中會受到外界因素的影響而存在一定安全威脅，導致檔案數(shù)據(jù)容易丟失。而信息終端也較為容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊，相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息可能會被惡意篡改或失竊。

（四）人才方面

在以往的檔案管理工作中，檔案人才只要具有相應(yīng)的管理專業(yè)知識以及認真嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度就可以勝任相關(guān)工作，但是在大數(shù)據(jù)時代下，由于先進技術(shù)與檔案管理工作之間的有效結(jié)合，使得該項工作對于人才有了更高的要求。檔案管理人才不僅要具備檔案管理相關(guān)知識，同時也要掌握計算機操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)等相關(guān)技能，更加需要復(fù)合型人才來為檔案管理工作的變革提供更多的支持。

三、大數(shù)據(jù)為高校檔案管理帶來的變革

大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用，為其帶來了一場變革，在管理模式、開發(fā)利用等方面有了更大的變化。

（一）檔案資源獲取的主動化發(fā)展

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持之下，高校檔案管理工作展開的過程中，檔案資源信息的獲取已經(jīng)開始從傳統(tǒng)的被動式逐漸向著主動獲取的方向發(fā)展。相關(guān)管理人員可以利用計算機、互聯(lián)網(wǎng)等直接從各個網(wǎng)站、管理系統(tǒng)中獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，改變了以往被動式接收的局面，讓信息資源的獲取更加便捷、高效?，F(xiàn)階段，很多高校都將檔案管理系統(tǒng)與各個職能管理系統(tǒng)進行無縫對接，并且借助大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)了自動歸檔，電子文件、視頻以及音頻資源等都已經(jīng)進入到檔案資源管理數(shù)據(jù)庫中，自動化水平較高。

（二）檔案管理的數(shù)字化覆蓋

在大數(shù)據(jù)的支持下，高校檔案管理逐漸實現(xiàn)了數(shù)字化覆蓋，都建立了數(shù)字檔案管理，并且對管理方式進行了全面的改革。在數(shù)字化建設(shè)的過程中，不僅擴大了檔案信息資源的總量，同時也加強了數(shù)字化檔案資源庫的全面覆蓋。大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持以及檔案管理工作的開展要求，使得高校不斷推進“存量數(shù)字化”，并且在與各個系統(tǒng)進行對接的過程中持續(xù)推進了“增量電子化”，進一步豐富了數(shù)據(jù)資源的總量，促進了檔案管理工作的現(xiàn)代化改革。

（三）檔案資源的高效化開發(fā)和利用

大數(shù)據(jù)時代，高校檔案資源得到了更加高效化的開發(fā)和利用，檔案管理的職能開始向著科學管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)以及快捷傳播等方向發(fā)展。在新的發(fā)展背景下，“藏用并重”新思維的應(yīng)用，對現(xiàn)有的檔案資源信息進行了深度整合與挖掘，加強了不同類型信息之間的關(guān)聯(lián)性，挖掘了數(shù)據(jù)信息內(nèi)在的規(guī)律，并且為高校發(fā)展過程中的科學決策提供了有力的保障。

四、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的發(fā)展路徑

根據(jù)上述內(nèi)容可知，在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景之下高校檔案管理模式也發(fā)生了一定的變化。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，為了能夠促進高校檔案管理模式進一步改革、有效提高檔案管理的綜合水平，應(yīng)當從多個角度來促進檔案管理模式的發(fā)展。

（一）建立現(xiàn)代化檔案管理理念

在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景之下，高校檔案管理的模式已經(jīng)發(fā)生了較大的變化。為了能夠有效適應(yīng)這種變化、更好地發(fā)揮出檔案管理工作的服務(wù)職能，應(yīng)當從根本上對管理理念進行轉(zhuǎn)變，建立現(xiàn)代化檔案管理理念，將“大服務(wù)”理念有效融入檔案管理工作中。

第一，個性化服務(wù)理念。檔案管理部門應(yīng)當樹立個性化服務(wù)理念，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)充分挖掘師生、各個職能部門的檔案利用需求，然后根據(jù)不同的需求，來為其提供更加精準的檔案利用服務(wù)，滿足不同群體的個性化需求。

第二，價值增值服務(wù)理念。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，檔案管理工作應(yīng)當樹立價值增值服務(wù)理念，通過對檔案資源的自動分析來為學校智庫注入更多活力。例如：通過各種報表數(shù)據(jù)信息建立與學校發(fā)展、師資隊伍建設(shè)以及科研等方面的關(guān)聯(lián)模型，甚至預(yù)測各方面工作的發(fā)展趨勢，為高校的發(fā)展提供更多的價值增值服務(wù)。

第三，拓展服務(wù)方式理念。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持之下，檔案管理工作人員應(yīng)當樹立拓展服務(wù)的理念。例如：充分利用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立相應(yīng)的公眾服務(wù)平臺，對檔案管理相關(guān)資源進行適當展示，傳播校園文化的同時也能夠開展線上服務(wù)，通過多種方式和途徑為更多人提供檔案資源服務(wù)。

（二）推進檔案管理的標準化建設(shè)

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作應(yīng)當逐步實現(xiàn)標準化建設(shè)，只有實現(xiàn)標準化的檔案管理，才能夠為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供更加堅實的基礎(chǔ)。

第一，制定標準化制度。在檔案管理相關(guān)工作展開的過程中，無論是資源的接收還是檔案信息的歸檔，抑或在電子檔案信息資源存儲、查詢、利用和管理等方面，都應(yīng)當建立標準化制度，為相關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)提供制度保障。比如：電子檔案信息安全保障制度、電子檔案信息查詢與利用制度等。

第二，制定電子化標準。為了能夠讓檔案信息資源管理更加高效化，應(yīng)當制定電子化標準。針對檔案的來源、部門以及相關(guān)人員等做好相應(yīng)的宣傳和培訓，制定電子化標準，從源頭上保證檔案數(shù)據(jù)信息的標準化發(fā)展，減少數(shù)據(jù)之間存在的矛盾問題。

（三）推進檔案管理的信息化發(fā)展

在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理工作要加快腳步推進信息化建設(shè)和發(fā)展。

第一，加大投入力度。在檔案管理工作信息化建設(shè)的過程中，必然會需要一定的軟硬件設(shè)施來作為支持，因此，高校應(yīng)當根據(jù)檔案管理工作發(fā)展的實際需求來購置一定數(shù)量的軟硬件設(shè)施，并且對其進行定期更新、維護、升級等，保證設(shè)備方面的先進性，滿足檔案管理信息化建設(shè)的基本需求。

第二，加強客戶端建設(shè)。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，高校應(yīng)當加強客戶端的建設(shè)?？梢钥紤]在現(xiàn)有的軟件中選擇適合檔案管理的軟件進行使用，更好地滿足檔案資源的查詢、檢索、管理等需求。此外，為了能夠讓客戶端更好地滿足檔案管理工作的特殊需求，可以考慮與第三方研發(fā)機構(gòu)共同進行管理軟件或平臺的研究與開發(fā)，定制個性化管理系統(tǒng)。

（四）建立并完善檔案安全保障系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理的信息化建設(shè)必然要面臨安全方位的威脅，因此，需要建立并完善檔案安全保障系統(tǒng)，以此來為檔案信息資源的安全提供有效保障。

第一，物理安全保障。該類型的保障主要是指對檔案管理部門的場地、場所等進行安全保障，包括場地的防火、防潮、防盜、防人為損害等，通過多種方式來保證場地的安全性。雖然檔案管理正在向著電子化方向發(fā)展，但是物理安全保障依然是重點，是整個安全保障的基礎(chǔ)。因此，高校需要在物理安全保障方面給予足夠的重視，制定相應(yīng)的安全保障制度，并嚴格按照制度執(zhí)行安全管理工作。

第二，網(wǎng)絡(luò)安全保障。面對病毒入侵、黑客惡意攻擊等網(wǎng)絡(luò)安全問題，應(yīng)當通過多種方式來加強網(wǎng)絡(luò)安全保護。例如：提高高校網(wǎng)絡(luò)防火墻等級、購買網(wǎng)絡(luò)安全專業(yè)軟件、定期對系統(tǒng)進行病毒查殺和漏洞修復(fù)、定期進行安全軟件的升級等。高校需要派遣專門的網(wǎng)絡(luò)管理人員來對整個網(wǎng)絡(luò)的安全進行有效維護，保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。

（五）加強檔案管理人才隊伍建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代下的高校檔案管理工作對于管理人才的需求是十分迫切的，因此，高校應(yīng)當以大數(shù)據(jù)技術(shù)之下的檔案管理工作的特點為基礎(chǔ)，加強檔案管理人才隊伍的建設(shè)。

第一，加強人才的引進。高校應(yīng)當引進更多高素質(zhì)的人才，特別是兼具檔案管理能力以及計算機操作能力的高素質(zhì)人才。例如：在檔案管理部門人才招聘和引進的過程中，將重點放在檔案管理技能以及計算機網(wǎng)絡(luò)操作技能等方面，制定相應(yīng)的量化指標對人才綜合水平進行考核，使其本身的能力能夠滿足檔案管理發(fā)展的實際需求。同時要制定與之相匹配的福利待遇來留住人才，并且為人才提供更多的發(fā)展和發(fā)揮空間。

第二，加強人才的培訓。對于高?，F(xiàn)有的檔案管理人才來說，應(yīng)當通過多種方式來加強人才的培訓，通過各種培訓來提高檔案管理人員的綜合水平。例如：可以通過講座、交流會、線上學習等方式來對檔案管理人員的現(xiàn)代化管理能力、計算機操作能力、數(shù)據(jù)挖掘能力等進行全方面的培訓，使其綜合水平得到進一步的提升，與檔案管理的發(fā)展需求更加匹配。

五、結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景之下，高校檔案管理工作也面臨著一定的挑戰(zhàn)，包括理念、使用、安全以及人才等多個方面的挑戰(zhàn)。在這些挑戰(zhàn)之下，高校檔案管理工作也發(fā)生了一定的變革，開始向著主動化、信息化等方向過渡，主動服務(wù)職能更加凸顯。為了能夠更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展特點，高校檔案管理工作應(yīng)當要從多個方面來進行改革發(fā)展，從理念改革、標準化建設(shè)、信息化發(fā)展、安全保障以及人才等多個方面來為檔案管理工作水平的提升提供有效支持，促進檔案管理綜合水平的進一步提升。