談檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的改進(jìn)策略研究

王境榮

（河北省海興縣趙毛陶鎮(zhèn)人民政府，河北 滄州 061200）

隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提高和社會(huì)進(jìn)步的不斷加快，越來越多的高科技走入社會(huì)生活中的各個(gè)領(lǐng)域，在為我們帶來巨大便利性的同時(shí)，也帶來了新的挑戰(zhàn)。在快速發(fā)展的時(shí)代背景之下，如何更好地利用新技術(shù)、新方法提升行業(yè)競(jìng)爭力，是當(dāng)今社會(huì)各個(gè)行業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)方向。計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理工作帶來新的發(fā)展機(jī)遇，數(shù)字化、信息化以及網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的主流。

一、當(dāng)前檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展?fàn)顩r

（一）檔案存儲(chǔ)設(shè)備老舊

檔案管理的模式依然以人工為主，設(shè)備大多陳舊，大多數(shù)的檔案存儲(chǔ)、整理、調(diào)取工作都需要工作人員在一個(gè)特定的檔案室里進(jìn)行。這樣的傳統(tǒng)檔案管理模式不但在管理工作量方面有著較大的局限，而且在檔案管理過程中還容易出現(xiàn)由于人為因素或存儲(chǔ)設(shè)備落后所導(dǎo)致的效率低下問題。另外，如果存儲(chǔ)空間過于老舊，還容易給紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)帶來潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，在進(jìn)行檔案管理的過程中，要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新。

（二）人員綜合素質(zhì)有待提升

檔案管理工作無論是傳統(tǒng)的檔案管理模式，還是數(shù)字化管理模式，人的主觀能動(dòng)作用在檔案管理水平和檔案管理效率的提升方面都發(fā)揮著不可替代的作用。雖然隨著數(shù)字化檔案管理模式建設(shè)的不斷推進(jìn)，可以在一定程度上減輕人為因素在檔案管理過程中的作用，但檔案管理工作最終還是要由具體的檔案管理人員來完成。因此，要想保證檔案管理質(zhì)量，提升檔案管理效率，除了轉(zhuǎn)變檔案的管理模式，還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員的個(gè)人職業(yè)素質(zhì)通過培訓(xùn)加以提升。

（三）檔案管理數(shù)字化程度不高

雖然社會(huì)各個(gè)行業(yè)都處在由傳統(tǒng)行業(yè)管理模式向信息化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的轉(zhuǎn)變過程中，并且行業(yè)管理模式數(shù)字化的趨勢(shì)已經(jīng)被人們普遍接受，但是在當(dāng)前的檔案管理工作中，數(shù)字化檔案管理模式的推進(jìn)仍然較為緩慢。首先，雖然數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)在較大范圍內(nèi)進(jìn)行了推廣和應(yīng)用，并且也在相當(dāng)大的程度上實(shí)現(xiàn)了對(duì)外適當(dāng)開放以及網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檔案查詢等功能，但是在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中，仍然存在較多的問題，尤其是不同檔案資料庫之間的信息共享和檔案互相調(diào)取等的實(shí)現(xiàn)，仍然存在著一定的管理難度，即數(shù)字化檔案管理模式在不同檔案管理單位之間的協(xié)調(diào)性仍然存在較大的改善空間。

二、改進(jìn)方案和措施

（一）重視檔案記錄工作與配套設(shè)施的數(shù)字化

檔案記錄工作是檔案管理工作的第一內(nèi)容，所有檔案工作內(nèi)容的來源都是檔案的錄入和記錄工作，因此要想實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化就必須對(duì)檔案記錄工作進(jìn)行充分的數(shù)字化管理。檔案記錄工作數(shù)字化程度的高低，將直接關(guān)系到后續(xù)檔案管理工作數(shù)字化水平的高低。傳統(tǒng)的檔案錄入工作主要依靠文書人員對(duì)各個(gè)機(jī)構(gòu)以及相關(guān)檔案文件材料進(jìn)行整理或者書寫，這其中包含的工作量十分巨大、工作周期十分冗長、工作效率十分低下，而現(xiàn)階段數(shù)字化的檔案錄入工作可以將一切冗雜繁瑣的信息錄入工作通過計(jì)算機(jī)終端或移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)終端來實(shí)現(xiàn)，并且可以根據(jù)檔案錄入的類別與時(shí)間等相關(guān)參數(shù)進(jìn)行自動(dòng)分類，極大地提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。此外，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，還需要提高相關(guān)配套設(shè)施的數(shù)字化水平。只有硬件設(shè)施和配套軟件滿足了數(shù)字化檔案管理的要求，才能從根本上保障檔案數(shù)字化管理水平。硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)主要包括：文檔掃描、音頻信息收集設(shè)備、視頻信息收集設(shè)備、計(jì)算機(jī)終端、服務(wù)器以及交換機(jī)等，同時(shí)相關(guān)的數(shù)字化軟件配套也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行必要的完善，以便更好地實(shí)施檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

（二）提升管理人員個(gè)人素質(zhì)與人才建設(shè)水平

在進(jìn)行檔案管理相關(guān)崗位的招聘時(shí)，應(yīng)當(dāng)摒棄過去的條件單一、要求簡單以及競(jìng)爭機(jī)制不完善的招聘模式，以嚴(yán)格的入職標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人才選拔，以確保其在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中發(fā)揮更好的作用。另一方面，對(duì)于當(dāng)前已經(jīng)從事檔案管理的檔案管理人員來說，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行定期的專業(yè)技能考核與業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，努力打造一支具有現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化檔案管理知識(shí)和技能的優(yōu)秀人才隊(duì)伍。對(duì)于當(dāng)前管理模式中出現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)針對(duì)不同檔案管理人員的特點(diǎn)，做好適當(dāng)?shù)膷徫徽{(diào)整，從而使每一名檔案管理人員都能夠在適合的崗位上發(fā)揮出更大作用，以促進(jìn)檔案管理工作的高效高質(zhì)量的完成。

（三）提升檔案管理的數(shù)字化程度

檔案管理工作中數(shù)字化程度的提升，現(xiàn)階段主要體現(xiàn)在檔案信息的共享性程度。檔案管理工作中的共享性并非指不同個(gè)體之間共享檔案資料，而是檔案資料關(guān)系人同檔案管理系統(tǒng)之間的共享程度。檔案管理數(shù)字化程度越高，越有利于檔案信息在安全性的基礎(chǔ)上進(jìn)行必要的檔案資料共享。這對(duì)于提升檔案信息傳遞的有效性以及檔案資料的利用率具有積極的促進(jìn)作用。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞速度的提升，應(yīng)重點(diǎn)提升檔案管理的數(shù)字化程度。除了對(duì)檔案信息的錄入進(jìn)行數(shù)字化的加工，檔案信息資料的信息化儲(chǔ)存，還應(yīng)當(dāng)對(duì)整個(gè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行必要的維護(hù)，以保證其能夠不斷進(jìn)行自身的完善與升級(jí)。在不斷發(fā)展的社會(huì)背景與檔案管理工作需求下，不斷提升檔案管理系統(tǒng)自身的數(shù)字化程度，才能夠緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，充分實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

總之，隨著社會(huì)的迅猛發(fā)展和各行業(yè)管理模式數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案管理工作面臨著數(shù)字化建設(shè)的巨大挑戰(zhàn)。如何在檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理效率和管理質(zhì)量的提升，與如何解決好當(dāng)前檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的問題有著密切的聯(lián)系。只有加快檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，才能使檔案工作更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)和科研管理。