人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施思考

付丹

（博興縣人力資源和社會保障局，山東 濱州 256500）

基于《中華人民共和國檔案法》頒布及實施的背景下，各大企業(yè)及單位均非常重視自身檔案管理工作的強化[1]。而從人力資源和社會保障局角度考慮，做好個人檔案管理工作，有助于記錄單位員工的成長經(jīng)歷，促進單位員工在職場的可持續(xù)發(fā)展；同時，還能夠優(yōu)化單位人才結(jié)構(gòu)，為單位人才發(fā)展提供信息數(shù)據(jù)支持。但是，由于現(xiàn)狀人力資源和社會保障局個人檔案管理工作存在一些問題，比如：個人檔案管理制度及結(jié)構(gòu)有待健全、檔案信息化管理水平有待提升等。因此，為了提升人力資源和社會保障局個人檔案管理工作的效率及質(zhì)量，本文圍繞“人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施”進行分析研究價值意義顯著。

一、人力資源和社會保障局個人檔案管理現(xiàn)狀問題分析

（一）個人檔案管理制度及結(jié)構(gòu)有待健全

基于新形勢下，人力資源和社會保障局在個人檔案管理工作中，需確保與社會發(fā)展需求相符，并對自身內(nèi)部管理制度及結(jié)構(gòu)加以健全。但是，因管理部門在崗位設(shè)置方面不夠規(guī)范、合理，同時現(xiàn)有制度不夠健全，使得個人檔案管理工作難度加大；同時，在管理工作人員配置不夠的情況下，難以提高個人檔案管理工作的效率。此外，管理制度不夠健全，難以對管理人員起到規(guī)范、約束的作用，使得對個人檔案管理的積極性及責(zé)任意識不高，最終導(dǎo)致個人檔案管理工作難以實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（二）個人檔案管理隊伍建設(shè)有待強化

在人力資源和社會保障局個人檔案管理工作開展過程中，檔案管理人員扮演著非常重要的角色。倘若檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平不夠高，則難以提升個人檔案管理工作的效率及質(zhì)量。從目前來看，人力資源和社會保障局面臨的個人檔案管理信息資料繁雜，面對個人“卷”、“件”等檔案信息，如果在管理專業(yè)知識及業(yè)務(wù)能力水平不足的情況下，便難以完成龐大的收集、分析、歸檔、存儲等管理工作任務(wù)，進而使個人檔案管理的效率及質(zhì)量難以得到有效提升[2]。

（三）個人檔案信息化管理水平有待提升

由于人力資源和社會保障局產(chǎn)生的個人檔案信息資料繁多，現(xiàn)狀下難以實現(xiàn)統(tǒng)一化與同區(qū)域管理，進而出現(xiàn)檔案管理庫房在布局上較為分散的現(xiàn)象。而檔案管理庫房分散，則會增加管理工作的成本費用，且需配置更多的計算機軟硬件設(shè)施設(shè)備。與此同時，現(xiàn)狀下相關(guān)人力資源和社會保障局工作單位在檔案管理部門數(shù)據(jù)庫建設(shè)上不夠統(tǒng)一，尤其是在信息化管理水平方面還有待提升。顯然，在信息化管理水平不高的情況下，個人檔案的存儲質(zhì)量、安全性及均受到影響，并且個人檔案的信息共享、利用率也會受到很大程度的影響。因此，提升個人檔案信息化管理水平刻不容緩。

二、人力資源和社會保障局個人檔案管理的具體措施分析

（一）健全個人檔案管理制度及人員配置結(jié)構(gòu)

一方面，需在個人檔案管理現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上，進行改進并完善，重視個人檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的制定、實施及普及，提高檔案管理人員的法律意識，并對日常管理工作起到一定的約束、規(guī)范作用[3]。同時，重視獎懲機制的落實，對管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、高效的人員給予精神方面與物質(zhì)方面的獎勵；針對管理工作不積極、不負(fù)責(zé)的人員給予一定懲罰及引導(dǎo)，促進個人檔案管理工作效率及質(zhì)量的全面提升。另一方面，還有必要健全檔案管理人員配置結(jié)構(gòu)，針對個人檔案的特點、內(nèi)容，對人員進行合理配置，明確分工及責(zé)權(quán)，將責(zé)任落實到個人，提高檔案管理人員在自身崗位工作的積極性及責(zé)任態(tài)度；同時，對個人檔案管理工作所需設(shè)施設(shè)備合理配置，確保數(shù)量充足，性能優(yōu)化，以此為個人檔案管理工作高效性的實現(xiàn)提供有效支持。

（二）強化個人檔案管理隊伍綜合素質(zhì)能力

為了使個人檔案管理隊伍綜合素質(zhì)能力得到有效強化，人力資源和社會保障局需針對檔案管理人員開展培訓(xùn)活動，培訓(xùn)側(cè)重“理論＋實踐”能力的培訓(xùn)，保證通過培訓(xùn)能夠提升檔案管理人員的理論知識水平及業(yè)務(wù)實踐能力水平。并且，需指導(dǎo)檔案管理人員深入學(xué)習(xí)電子化、信息化、智能化檔案管理方法技巧，聘請專家、行業(yè)技術(shù)人才來單位指導(dǎo)教學(xué)，進一步為提升單位個人檔案信息化管理水平奠定扎實的基礎(chǔ)[4]。

（三）提升個人檔案信息化管理水平

為了全面提升個人檔案信息化管理水平，需改進傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的不足，加強信息化檔案管理庫房建設(shè)，針對人力資源和社會保障局的個人檔案信息資料進行統(tǒng)籌分析、整理、分類歸檔、合理利用。同時，構(gòu)建統(tǒng)一化的個人檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫，通過計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使個人檔案信息資料的整合、利用效率提升。配置數(shù)量充足的信息化軟硬件設(shè)備、專業(yè)技術(shù)人才等，為信息化管理的實現(xiàn)奠定良機。此外，還需重視數(shù)字加密技術(shù)、訪問權(quán)限技術(shù)的應(yīng)用，保證個人檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全性；通過訪問權(quán)限技術(shù)的利用，設(shè)置訪問權(quán)限，使具備權(quán)限的人員能夠在權(quán)限范圍內(nèi)合理利用個人檔案信息資源，不具備訪問權(quán)限的人員則“拒之門外”。如此，既實現(xiàn)了檔案信息資源的共享，又保證了檔案信息的安全性。

三、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)狀下人力資源和社會保障局個人檔案管理工作存在多方面的問題，因此需要健全個人檔案管理制度及人員配置結(jié)構(gòu)，并強化檔案管理隊伍綜合素質(zhì)能力，進一步提升檔案信息化管理水平，以此使人力資源和社會保障局個人檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升，最終促進人力資源和社會保障局整體管理工作的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展。