淺談如何做好檔案管理工作

鄭曉蓉

（重慶市黔江區(qū)黃溪鎮(zhèn)人民政府，重慶 黔江 409000）

眾所周知，檔案管理是一項(xiàng)較為繁瑣且雜難的工作，需要工作者具備較強(qiáng)的管理能力以及較高的政治素質(zhì)。作為一名檔案管理員，筆者深知此項(xiàng)工作的艱難，但要想提高工作效率，每一位工作者都應(yīng)該掌握檔案管理的方法并熟悉檔案管理的流程，這樣才能做好這份至關(guān)重要的工作。在下文中，筆者將對(duì)如何做好檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議。

一、檔案管理員應(yīng)具備政治素質(zhì)

檔案是伴隨著每一位居民和工作人員的重要資料，檔案中不僅包含人們的基本信息、受教育經(jīng)歷，還包含著人們一生的榮譽(yù)和懲罰，可以毫不夸張地說(shuō)，檔案能在一定程度上反映人們的真實(shí)情況。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，越來(lái)越多的地區(qū)開(kāi)始重視檔案管理工作，并且也對(duì)檔案管理員提出了更高的要求，如何做好檔案管理工作也成為了每一位檔案管理員必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。檔案管理工作和其他工作有一定的不同之處，這主要體現(xiàn)在處理的對(duì)象不同，檔案管理員每天都需要處理檔案資料，而檔案資料是一種具有特殊性質(zhì)的資料，資料中涉及到諸多個(gè)人隱私問(wèn)題。作為一名檔案管理員，應(yīng)先具備政治素質(zhì)，即應(yīng)認(rèn)真恪守工作職責(zé)，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。一般情況下，相關(guān)部門(mén)都會(huì)嚴(yán)格要求每一位檔案管理員，即要求他們應(yīng)注意保護(hù)檔案資料的隱私，切勿泄露檔案資料的秘密，眾所周知，一旦個(gè)人檔案資料被泄露，必將造成不可挽救的錯(cuò)誤。在談及如何做好檔案管理工作之時(shí)，很多工作人員都會(huì)絞盡腦汁地探尋檔案管理方法，依筆者的觀點(diǎn)而言，無(wú)論探尋何種優(yōu)良的檔案管理方法，管理員都應(yīng)該先提高自己的政治覺(jué)悟，即在自己的工作范圍內(nèi)保護(hù)檔案資料，避免檔案資料以不正當(dāng)?shù)姆绞搅鱾鞒鋈?。?dāng)然每一位檔案管理者也應(yīng)該尊重檔案人的個(gè)人隱私，不得以個(gè)人理由窺探別人的檔案資料，保護(hù)檔案人的個(gè)人隱私是每一位檔案工作者必須具備的政治素質(zhì)。從小的方面來(lái)說(shuō)，檔案管理是一項(xiàng)整理實(shí)際資料的工作；而從大的方面來(lái)說(shuō)，這是一項(xiàng)政治性的工作，只有檔案管理員具備政治素質(zhì)，才能把這項(xiàng)工作做得盡善盡美。

二、檔案管理員應(yīng)細(xì)心對(duì)待工作

管理檔案是一項(xiàng)極為細(xì)致的工作，需要工作者始終以細(xì)心的態(tài)度來(lái)對(duì)待工作，這樣才能確保這項(xiàng)工作在不出任何差錯(cuò)的情況下得以完成。一旦在管理檔案資料的過(guò)程中出現(xiàn)任何紕漏，都會(huì)嚴(yán)重影響檔案人的個(gè)人前途和生活。管理檔案的最佳方法就是管理者應(yīng)足夠細(xì)心，并以全神貫注的態(tài)度來(lái)對(duì)待工作，在工作的過(guò)程中切勿做一些與工作無(wú)關(guān)的事情，這樣只會(huì)使管理員在工作的過(guò)程中分散注意力，從而影響工作效率的提高。據(jù)了解，很多檔案管理員都會(huì)在整理檔案的過(guò)程中播放音樂(lè)，雖然音樂(lè)的確能促進(jìn)工作者舒緩心情，使工作者能在愉悅的環(huán)境中工作，但“一心不能二用”這句話不無(wú)道理，在音樂(lè)的熏陶下，很多管理員都不能集中精力地從事檔案整理工作，有些管理員甚至還會(huì)沉醉在音樂(lè)中，在這種情況下辦公極易出現(xiàn)工作上的失誤。要想做好檔案管理工作，每一位檔案管理員都應(yīng)該從內(nèi)心深處認(rèn)識(shí)到細(xì)心辦公的重要性，即時(shí)刻嚴(yán)格要求自己應(yīng)仔細(xì)對(duì)待每一份檔案，切勿以急躁之心整理資料。當(dāng)然要想保證管理員能細(xì)心地處理檔案資料，打造安靜的工作環(huán)境也是極其重要的，只有在極其安靜的工作環(huán)境中，工作者才能不受外界打擾細(xì)心地工作。管理員是否能細(xì)心地工作不僅取決于他們的工作態(tài)度，還取決于工作環(huán)境，因此管理員應(yīng)在工作期間盡量避免與外界進(jìn)行不必要的接觸，頻繁的接觸只會(huì)擾亂他們工作的心思，從而影響工作的效果。

在從事檔案管理工作的過(guò)程中，經(jīng)常都會(huì)涉及到檔案存檔和調(diào)離檔案的工作，由于檔案資料具有一定的隱私性，因此，在處理這類(lèi)工作時(shí)，每一位管理員都應(yīng)該極其細(xì)心地整理或處理相關(guān)檔案。例如，管理員應(yīng)要求檔案人自己持有本人身份證來(lái)提取檔案，并在檔案人提供身份證時(shí)仔細(xì)核對(duì)是否是其本人，如若發(fā)現(xiàn)不是本人，則應(yīng)上報(bào)上級(jí)部門(mén)，并停止檔案提取工作，這樣才能在工作中做到萬(wàn)無(wú)一失。只有細(xì)心地對(duì)待檔案管理工作，才能避免出現(xiàn)工作上的失誤，確保能更高效地管理檔案。

三、管理員應(yīng)提高自身的工作能力

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)已全方位進(jìn)入了信息化時(shí)代，不同領(lǐng)域的工作者都開(kāi)始借助于信息化技術(shù)進(jìn)行辦公，信息化技術(shù)不能為工作者們提供便利，還能簡(jiǎn)化工作過(guò)程，從而提高人們的工作效率。有的管理員會(huì)抱怨檔案分類(lèi)工作較為繁瑣，當(dāng)然筆者并不否認(rèn)檔案分類(lèi)是一項(xiàng)較為重要的工作，并且要想將繁雜的檔案進(jìn)行分類(lèi)的確存在一定的難度，但如果借助于信息化技術(shù)進(jìn)行分類(lèi)就能有效地解決這一問(wèn)題。檔案分類(lèi)不僅要在電腦中記錄分類(lèi)信息，還需要在檔案架上根據(jù)不同類(lèi)別的信息陳列不同的檔案便于查找。在政府檔案館中會(huì)涉及到大量的檔案袋，這為管理員的工作帶來(lái)了一定的難度，要想在檔案架上快速找到需要的檔案的確需要花費(fèi)不少時(shí)間，而如若管理員能將檔案分類(lèi)信息錄入在電腦中，則能快速通過(guò)電腦查找出所需檔案的確切位置。當(dāng)然要想高效完成檔案分類(lèi)和查找工作，每一位管理員都應(yīng)該提高自身的工作能力，加強(qiáng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。信息技術(shù)能提高工作效率，同時(shí)也能使工作現(xiàn)代化，雖然檔案資料仍然是紙質(zhì)資料，但在管理檔案的過(guò)程中信息技術(shù)仍然是管理員不可或缺的。這就要求每一位管理員都應(yīng)該提高自己的思想認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，同時(shí)還應(yīng)該利用業(yè)余時(shí)間加強(qiáng)信息技術(shù)學(xué)習(xí)。和信息技術(shù)相關(guān)的內(nèi)容較為豐富，不僅包括電腦操作技術(shù)，還包括和信息技術(shù)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，只有管理員以謙遜的態(tài)度進(jìn)行學(xué)習(xí)，他們才能熟練地運(yùn)用信息技術(shù)處理工作，從而避免陷入繁雜的環(huán)境中工作。

綜上所述，雖然管理檔案是一項(xiàng)較為繁瑣的工作，但只要每位管理員能始終持有細(xì)心的態(tài)度，并極力提高自身的工作能力，則能在一定程度上提高工作效率。