城市軌道交通工程項(xiàng)目文件歸檔淺析
——以寧波市軌道交通為例

王倫

（寧波市軌道交通集團(tuán)公司安全質(zhì)量部，浙江 寧波 315000）

項(xiàng)目文件指在項(xiàng)目建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。項(xiàng)目文件包括工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖及竣工驗(yàn)收文件；在歸檔前稱項(xiàng)目文件，經(jīng)過篩選、整理、加工，添加了一定的檔案屬性后，完成向建設(shè)單位及檔案館移交，方轉(zhuǎn)化成項(xiàng)目檔案。

一、寧波市軌道交通項(xiàng)目文件管理現(xiàn)狀

（一）項(xiàng)目文件歸檔的調(diào)研過程

寧波軌道交通工程目前已經(jīng)完成五個工程項(xiàng)目的建設(shè)，通車?yán)锍虨橐话偈骞铮瑤齑骓?xiàng)目檔案四萬六千余卷，涉及歸檔單位三百余家。筆者親歷檔案管理團(tuán)隊(duì)對國家、行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對標(biāo)，參與制定企業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度，參與項(xiàng)目檔案指導(dǎo)、驗(yàn)收、接收工作。從實(shí)際出發(fā)，對于軌道交通項(xiàng)目檔案的形成、編制、篩選、整理過程中遇到的困難，做出相應(yīng)的思考。

（二）項(xiàng)目文件歸檔現(xiàn)狀

項(xiàng)目文件產(chǎn)生于各參建單位，由于員工技能良莠不齊，加之文件產(chǎn)生部門繁多，文件產(chǎn)生周期時間長，給文件收集工作帶來難度。建設(shè)單位檔案室于項(xiàng)目開工初期開展檔案管理制度宣貫及現(xiàn)場觀摩工作。80%歸檔單位能夠在工程完工后提交相應(yīng)工程文件。大約有20%的歸檔單位由于各自的原因，產(chǎn)生了文件收集不利及質(zhì)量不符合規(guī)范的現(xiàn)象，經(jīng)分析產(chǎn)生問題的原因比較一致。

二、寧波軌道交通項(xiàng)目文件形成過程中存在問題

（一）管理制度顆粒度粗，實(shí)際操作性較差。

城市軌道交通建設(shè)屬于國家重大建設(shè)項(xiàng)目，檔案歸口管理部門為省市檔案局，執(zhí)行國家檔案局建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)過對國家及行業(yè)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)研讀，結(jié)合執(zhí)行中的實(shí)際情況，確立了企業(yè)檔案管理制度。由于管理制度理論性高于實(shí)操性，具體工作人員難以把握執(zhí)行尺度，遇到具體問題答案不明晰。項(xiàng)目文件編制方法多樣，各單位分別進(jìn)行編制，對規(guī)范解讀不一，造成其內(nèi)容、形式難以統(tǒng)一，影響檔案整體質(zhì)量。

（二）責(zé)任劃分不清，影響文件質(zhì)量

軌道交通建設(shè)項(xiàng)目點(diǎn)多面廣，一條線路項(xiàng)目文件中涉及的形成單位有建設(shè)、設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理、檢測、監(jiān)測等100 余家參建單位。一個歸檔單位的項(xiàng)目文件，往往就涵蓋上述各家單位形成的文件，文件形成過程中出現(xiàn)缺失、錯漏、簽認(rèn)不齊全等問題，在收集整理過程中集中顯現(xiàn)。

（三）施工過程中，建設(shè)單位管控情況影響項(xiàng)目文件質(zhì)量

長期以來，工程管理重現(xiàn)場輕內(nèi)業(yè)，形成了資料后期集中補(bǔ)做的怪現(xiàn)象。作為建設(shè)單位的主管部門，施工前對于表格表式的設(shè)置是否齊全完整準(zhǔn)確，使用過程中是否做到及時更新完善，能否對所有一線的施工人員表格填寫要求進(jìn)行集中交底，都對文件質(zhì)量產(chǎn)生重要影響。

三、淺析項(xiàng)目文件收集過程中的優(yōu)化方案

（一）管理細(xì)則覆蓋全，結(jié)合使用標(biāo)準(zhǔn)化手冊

城市軌道交通項(xiàng)目工程檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，主要依據(jù)及執(zhí)行的國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。寧波軌道交通檔案團(tuán)隊(duì)參考廣州、深圳等先行修建城市軌道交通的兄弟單位先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)，制定了系統(tǒng)的貼合實(shí)際的檔案整理細(xì)則及標(biāo)準(zhǔn)化手冊。針對數(shù)量大、難以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的模塊，制訂了系列參考模板，供資料員學(xué)習(xí)模仿。

（二）責(zé)任錨定到人、培訓(xùn)指導(dǎo)細(xì)化前置

1.在工程準(zhǔn)備階段,建設(shè)單位把檔案方面的管理規(guī)定，向參與的單位和部門進(jìn)行集中交底，每一個工程的建設(shè)都會涉及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個單位以及建設(shè)單位不同的部門.不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務(wù),所以必須落實(shí)好各單位、各部門的責(zé)任及確立相關(guān)責(zé)任人。

2.在項(xiàng)目合同簽定過程中，明確規(guī)定工程檔案管理的各自責(zé)任及違約責(zé)任。參建單位需要申報(bào)有資質(zhì)的工程文件管理人員，且在更換時及時更新人員信息。確保工程文件管理責(zé)任到人。

3.檔案主管部門根據(jù)施工實(shí)際，分不同建設(shè)階段，有針對性地進(jìn)行文件形成、收集、整理方面的培訓(xùn)，及聲像檔案、文書檔案等專項(xiàng)培訓(xùn)。檔案員積極參加子單位驗(yàn)收工作，在工程初期為每歸檔單位指導(dǎo)確立組卷方案及首件驗(yàn)收校準(zhǔn)。建設(shè)性的形成了檔案預(yù)驗(yàn)收管理流程，在單位工程驗(yàn)收條件中，加入項(xiàng)目文件經(jīng)檔案員驗(yàn)收合格，方可向建設(shè)單位及市質(zhì)量監(jiān)督站提交驗(yàn)收審請。切實(shí)做到項(xiàng)目文件管理細(xì)化前置。

（三）過程管控及時，移交驗(yàn)收嚴(yán)格

1.建設(shè)單位檔案員靠前服務(wù)，到施工現(xiàn)場檢查項(xiàng)目文件的收集、分類、保管情況，從檔案業(yè)務(wù)角度及時干預(yù)指導(dǎo)，建立良好的工作機(jī)制。

2.堅(jiān)持結(jié)合每季度的立功競賽，對施工監(jiān)理文件收集進(jìn)行檢查評比。督促資料與外業(yè)同步形成、同步驗(yàn)收，達(dá)到同步移交的目標(biāo)。

3.工程文件驗(yàn)收細(xì)化分階段進(jìn)行，具體分成檔案預(yù)驗(yàn)收、驗(yàn)收、加工前終驗(yàn)三步，對于內(nèi)容的齊全性、分類組卷的合理性、形式的正確性進(jìn)行全面嚴(yán)格審查。加工完成后將對于數(shù)字化成果，進(jìn)行審核。經(jīng)過嚴(yán)格的移交前審核驗(yàn)收，大大提高了歸檔項(xiàng)目文件的內(nèi)在品質(zhì)。

4.在移交過程中，建設(shè)單位根據(jù)施工監(jiān)理業(yè)主代表共同確認(rèn)的文件材料清單核對文件的齊全準(zhǔn)確性，確保做到各載體內(nèi)容齊全，簽認(rèn)完善，移交文件填寫準(zhǔn)確。