地質(zhì)檔案信息資源管理平臺建設(shè)及研究

許倩

（北京市水文地質(zhì)工程地質(zhì)大隊（北京市地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測總站），北京 100195）

引言

近年來，我國科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，在科技創(chuàng)新的影響下，地質(zhì)檔案管理工作難度越來越大。為適應(yīng)社會發(fā)展步伐，地質(zhì)檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，有效創(chuàng)新相關(guān)管理制度。隨著地勘產(chǎn)業(yè)體制改革的深入，地勘項目的融資方式發(fā)生重大變化，由現(xiàn)有單一的政府資金向多元化投資方式轉(zhuǎn)變。投資對象發(fā)生重大變化，包括民營企業(yè)、個人及外商增資等。這些因素直接關(guān)系到地質(zhì)檔案信息資源的管理平臺建設(shè)。因此，有關(guān)人員應(yīng)積極探索地質(zhì)檔案管理模式，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案的應(yīng)用價值。

一、地質(zhì)檔案管理的必要性

（一）應(yīng)對地質(zhì)檔案管理工作變化，適應(yīng)時代發(fā)展的必然要求

新形勢下，隨著地質(zhì)企事業(yè)單位內(nèi)部改革不斷加快，地勘單位相關(guān)業(yè)務(wù)也發(fā)生了變化，地質(zhì)檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)和要求。一方面，地質(zhì)企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，意味著地質(zhì)檔案數(shù)量的增加。同時，檔案管理員不得不加強(qiáng)對過去地質(zhì)檔案的管理，增加了檔案管理人員的工作量。因此，必須從規(guī)范管理的角度來管理地質(zhì)檔案，有效應(yīng)對地質(zhì)檔案管理工作變化。地質(zhì)企事業(yè)單位也面臨著改革的壓力，推進(jìn)地質(zhì)檔案信息資源的規(guī)范化管理，為企業(yè)管理者的發(fā)展決策提供參考。

（二）降低地質(zhì)檔案管理成本的內(nèi)在要求

過去，一些企事業(yè)單位對地質(zhì)檔案的管理呈現(xiàn)出可擴(kuò)展性、隨機(jī)性和盲目性的特點。從這個角度看，要推進(jìn)地質(zhì)檔案管理工作的精細(xì)化，減少資源浪費和資源分布不均。此外，企事業(yè)單位推進(jìn)地質(zhì)檔案規(guī)范化管理，快速發(fā)現(xiàn)和定位地質(zhì)檔案管理中的不足，不斷提高地質(zhì)檔案管理的效率。

二、地質(zhì)檔案信息資源開發(fā)利用的意義

在社會發(fā)展過程中，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，極大地促進(jìn)了信息資源的開發(fā)和利用。地質(zhì)檔案信息資源在地質(zhì)勘探工作中發(fā)揮著重要的作用，也是保障礦山開發(fā)和礦產(chǎn)研究的關(guān)鍵，地質(zhì)檔案是寶貴的地質(zhì)信息資源。在過去的地質(zhì)檔案管理中，地質(zhì)檔案信息資源利用率較低，對勘探作業(yè)影響較大。為此，應(yīng)樹立正確認(rèn)識，促進(jìn)地質(zhì)檔案信息資源的合理開發(fā)，積極利用地質(zhì)檔案，有效開發(fā)勘查信息，全面提高勘查工作效率，為提高我國勘查工作水平奠定良好基礎(chǔ)。

地質(zhì)檔案所包含的信息量巨大，單純的查詢、傳遞不能有效體現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源的價值。這使得檔案管理者可以利用信息技術(shù)進(jìn)行收集、分類和分析，形成完整、結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)，從而為地質(zhì)勘探人員提供更高質(zhì)量的信息服務(wù)。對于地質(zhì)檔案保存部門，檔案管理人員必須遵守管理制度，以便開發(fā)利用地質(zhì)檔案信息資源，及時將其加工成信息產(chǎn)品并投放市場。此外，檔案管理人員要積極接收相關(guān)勘查信息和礦產(chǎn)資源數(shù)據(jù)的來信，為勘查人員提供信息服務(wù)，建立相關(guān)工作制度，在產(chǎn)業(yè)體制改革不斷深化的新形勢下做到與時俱進(jìn)，更好地促進(jìn)地質(zhì)檔案管理工作有序開展。

三、信息資源建設(shè)與資料開發(fā)利用的方向

地質(zhì)檔案信息資源具有重要的應(yīng)用價值，只有進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)有檔案信息資源的開發(fā)利用，才能有效支持地質(zhì)勘探和礦產(chǎn)的開發(fā)?，F(xiàn)階段，根據(jù)地質(zhì)行業(yè)工作要求，明確建設(shè)地質(zhì)檔案信息資源和開發(fā)利用檔案的基本目標(biāo)，有效搭建地質(zhì)資料采集機(jī)構(gòu)與資料管理樞紐，擴(kuò)大地質(zhì)檔案服務(wù)范圍，同時加強(qiáng)檔案信息資源共享平臺的建設(shè)，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案在地質(zhì)勘查工作中的作用。

歸檔業(yè)務(wù)中地質(zhì)記錄數(shù)據(jù)的開發(fā)利用是為地質(zhì)勘查提供服務(wù)的主要方式。地質(zhì)檔案管理機(jī)構(gòu)包含海量的信息和數(shù)據(jù)，過去的地質(zhì)檔案的應(yīng)用并沒有發(fā)揮出地質(zhì)檔案信息資源的價值。管理人員應(yīng)加強(qiáng)對分散的信息進(jìn)行匯總、處理和分類，加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息資源管理平臺的建立。同時，相關(guān)部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息的應(yīng)用。

地質(zhì)檔案的開發(fā)利用是彰顯其價值的主要方式，現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步有效地加快了信息采集和開發(fā)的速度。檔案管理部門在開發(fā)利用檔案信息時，必須將其作為信息產(chǎn)品及時推向市場。但是，在這個環(huán)節(jié)中，管理員首先要明確服務(wù)權(quán)限，遵守國家保密和知識產(chǎn)權(quán)政策，避免不必要的糾紛。

在建設(shè)、開發(fā)和利用地質(zhì)檔案信息資源的過程中，從業(yè)人員必須根據(jù)地質(zhì)勘探的實際情況，建立人性化的地質(zhì)檔案信息管理平臺，確定信息管理系統(tǒng)的方向。同時，檔案管理人員要積極收集相關(guān)勘查信息和礦產(chǎn)資源數(shù)據(jù)，提供相關(guān)信息服務(wù)。隨著地勘行業(yè)體制改革的不斷深入，地勘單位檔案資料管理工作要明確自身發(fā)展路徑，更好地適應(yīng)社會發(fā)展需要，確保地質(zhì)檔案信息管理工作與時俱進(jìn)。

四、地質(zhì)檔案管理中存在的主要問題

（一）開發(fā)方式缺乏創(chuàng)新

地質(zhì)檔案信息包括許多重要的地質(zhì)資料。近年來，在地質(zhì)檔案與信息資源整合的過程中，檔案的存儲和利用往往處于分散狀態(tài)，不利于地質(zhì)檔案信息資源的充分利用。從事地質(zhì)檔案館信息資源管理的工作人員大多選擇自行使用，這種信息資源管理方式在地質(zhì)檔案館的應(yīng)用范圍有限。目前，地質(zhì)檔案信息和信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)還處于起步階段，存在諸多不足，尚未形成真正網(wǎng)絡(luò)化的綜合服務(wù)效果。

（二）地質(zhì)檔案信息化建設(shè)滯后，制約了地質(zhì)檔案價值發(fā)揮

現(xiàn)階段，一些企業(yè)的地質(zhì)檔案信息化建設(shè)存在一定的滯后性，地質(zhì)檔案管理沒有合理有效的落實，導(dǎo)致無法最大化實現(xiàn)地質(zhì)檔案的價值。在企業(yè)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程中，地質(zhì)檔案管理體制和管理體系存在信息傳遞滯后問題，地質(zhì)檔案智能化、科學(xué)化、流程化管理尚未形成。相關(guān)業(yè)務(wù)部門仍然線下交付這些紙質(zhì)文件，導(dǎo)致地質(zhì)文件管理員需要重復(fù)輸入這些數(shù)據(jù)。二是企業(yè)地質(zhì)檔案信息化滯后，信息共享機(jī)制尚未形成，企業(yè)及外部相關(guān)機(jī)構(gòu)必須人工傳輸檔案，降低了地質(zhì)檔案管理的效率和時效性。

（三）地質(zhì)檔案管理安全化建設(shè)落后

為了充分發(fā)揮地質(zhì)檔案的實用價值，企業(yè)必須不斷提高地質(zhì)檔案管理的規(guī)范化水平。在地質(zhì)檔案管理過程中，一些企業(yè)的尚未建立地質(zhì)檔案安全保護(hù)體系，在管理環(huán)境、環(huán)境監(jiān)測和文件保存方面并沒有有效實施安全管理。地質(zhì)檔案所對應(yīng)的物理損壞、化學(xué)損壞和自然災(zāi)害給企業(yè)造成巨大損失。其次，在電子檔案的情況下，由于企業(yè)不能全面利用現(xiàn)代信息技術(shù)安全地管理地質(zhì)檔案，容易出現(xiàn)文件泄露、文件損壞、文件非法加密等問題。

五、加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息的開發(fā)利用的相關(guān)對策

（一）深入應(yīng)用信息技術(shù)，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢

為減輕檔案管理員的負(fù)擔(dān)，企業(yè)需要合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)地質(zhì)檔案的規(guī)范化管理。首先，企業(yè)可以組織技術(shù)人員建設(shè)地質(zhì)檔案信息資源管理平臺，并在管理系統(tǒng)之間開辟信息安全傳輸通道，確保安全管理系統(tǒng)中信息的共享和實時傳輸。地質(zhì)檔案管理人員應(yīng)統(tǒng)一驗證集中高效管理流程的形式，利用云存儲技術(shù)深化管理機(jī)構(gòu)與相關(guān)單位之間的關(guān)系，創(chuàng)建信息共享模式，提高地質(zhì)數(shù)據(jù)信息服務(wù)效率。

（二）提高員工綜合素養(yǎng)

地質(zhì)檔案的管理工作的有效開展，與管理者的思想道德、檔案管理水平直接相關(guān)，管理部門應(yīng)重視相關(guān)人員的資質(zhì)。一方面，地質(zhì)檔案管理工作人員必須具有敬業(yè)精神和一定的專業(yè)資格；另一方面，信息技術(shù)的飛速發(fā)展是時代要求，需要積極將現(xiàn)代技術(shù)引入地質(zhì)檔案管理工作。因此，管理者必須積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，不斷提高專業(yè)技能，實現(xiàn)地質(zhì)檔案的高效管理。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念

地質(zhì)檔案的管理主要依靠政府的財政支持，相關(guān)管理人員只負(fù)責(zé)地質(zhì)檔案的管理和借用工作，形成了分級管理的理念。但是，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，地質(zhì)勘查工作的逐步開展，國家資金逐年減少，對地質(zhì)管理工作的要求越來越高。一方面，管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念觀念，提高工作積極性，另一方面，地質(zhì)檔案管理人員必須擴(kuò)大服務(wù)范圍，提高信息服務(wù)質(zhì)量。

（四）地質(zhì)檔案開發(fā)利用的變化

為促進(jìn)地質(zhì)檔案信息資源的開發(fā)利用，要加快現(xiàn)代地質(zhì)檔案管理模式的構(gòu)建，并落實到實際工作中，為地質(zhì)單位產(chǎn)生更多的經(jīng)濟(jì)效益。同時，也要注重創(chuàng)新傳統(tǒng)地質(zhì)檔案檢索方式，充分利用現(xiàn)代科技手段，轉(zhuǎn)變地質(zhì)檔案服務(wù)觀念，實現(xiàn)地質(zhì)檔案服務(wù)信息化發(fā)展。由于地質(zhì)檔案是地質(zhì)工作的真實記載，具有很大的利用價值和潛在的經(jīng)濟(jì)價值。地勘單位應(yīng)加快從傳統(tǒng)的被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，更好地發(fā)揮地質(zhì)檔案的重要作用，為國民經(jīng)濟(jì)和社會建設(shè)提供重要的信息支撐。

（五）完善地質(zhì)檔案工作體制

目前，我國對地質(zhì)檔案的管理以實際記錄為主，很少對記錄中的信息進(jìn)行開發(fā)和利用。為推動檔案管理改革順利進(jìn)行，管理者必須改變以往單一的管理模式，對管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷優(yōu)化。管理者應(yīng)在保護(hù)原始檔案的前提下，拓展服務(wù)業(yè)務(wù)，分析地質(zhì)信息的重要性，提供地質(zhì)檔案的多種服務(wù)，逐步適應(yīng)社會地質(zhì)勘探發(fā)展的需要。

（六）信息平臺管理功能的建立

系統(tǒng)必須對分散、雜亂、形式多樣的地質(zhì)檔案進(jìn)行收集、分類、處理、整合，形成綜合數(shù)據(jù)信息服務(wù)系統(tǒng)，存儲在資源庫中，并在網(wǎng)站平臺上發(fā)布。提供此服務(wù)的功能要求如下。紙質(zhì)文檔處理系統(tǒng)主要進(jìn)行文檔的電子化處理，包括掃描儀、攝像頭驅(qū)動開發(fā)與相關(guān)系統(tǒng)集成、圖像處理、目錄樹智能識別、OCR 文本識別、電子標(biāo)準(zhǔn)格式分析、電子瀏覽器開發(fā)等。將數(shù)字化地質(zhì)成果報告書、批文、圖紙、附表、附件、數(shù)據(jù)庫及軟件、多媒體等資源，通過數(shù)字化處理系統(tǒng)構(gòu)建到科技信息數(shù)據(jù)庫中，最終實現(xiàn)科技信息的系統(tǒng)化管理。

整個系統(tǒng)搭建了一個以中央主管為中心的中央服務(wù)器，各分院通過客戶端上傳到總院內(nèi)部的中央服務(wù)器。各分院使用掃描儀設(shè)備將生成的報告和所有紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件掃描為圖像文件輸入電腦，掃描后的圖像文件通過處理工具轉(zhuǎn)換為pdf 格式，并在該工具中實現(xiàn)生成圖片雙層pdf，目錄加工，實現(xiàn)的基本圖像處理、PDF 水印等任務(wù)。然后通過分類和索引工具對各種電子資源進(jìn)行文本處理、索引、校對等，然后上傳到中央服務(wù)器。通過從中心服務(wù)器或客戶端發(fā)布數(shù)據(jù)，配置地質(zhì)檔案管理平臺門戶系統(tǒng)，為用戶提供地質(zhì)數(shù)據(jù)檔案查詢、借閱等服務(wù)。

該系統(tǒng)有兩個數(shù)據(jù)源：電子資源、紙質(zhì)文檔和各種數(shù)據(jù)庫。所以數(shù)據(jù)流程是：1.電子資源：直接對經(jīng)過驗證的電子文檔進(jìn)行分類，編入索引，存入數(shù)據(jù)庫，供用戶查閱。2.紙質(zhì)文件：經(jīng)過驗證的紙質(zhì)文件首先要經(jīng)過掃描，轉(zhuǎn)換成電子文件，再由OCR 識別軟件識別提取文本信息，再從文本信息中提取目錄信息，最后進(jìn)行分類、標(biāo)注、引用，存儲在數(shù)據(jù)庫中。

結(jié)束語

地質(zhì)企事業(yè)單位需要使用大量的信息資源開展相關(guān)地質(zhì)工作，這些資源會對地質(zhì)企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生直接影響，因此需要重視地質(zhì)檔案信息資源的管理，促進(jìn)地質(zhì)檔案信息資源管理平臺的建設(shè)和優(yōu)化?？傊?，在新經(jīng)濟(jì)發(fā)展和信息技術(shù)不斷應(yīng)用于檔案保管和管理的背景下，有關(guān)部門應(yīng)加快建立相關(guān)機(jī)制，促進(jìn)地質(zhì)檔案資料的開發(fā)和管理。