推進(jìn)企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的對(duì)策分析

譚新

（中海油石化工程有限公司，山東 濟(jì)南 250101）

前言：近年來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，給檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)，很多單位開展了檔案信息化建設(shè)。利用信息技術(shù)有效管理檔案、開發(fā)利用檔案信息資源，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展服務(wù)，已經(jīng)成為檔案界的共識(shí)，檔案管理模式也向著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。因此，本次文章也是對(duì)電子檔案的管理系統(tǒng)的建設(shè)開展情況進(jìn)行了分析，希望能夠真正的利用全新的管理形式，以及有效的管理方法，為企業(yè)內(nèi)部電子檔案的管理提供全新的創(chuàng)新發(fā)展路徑，也能夠發(fā)揮出高科技技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展和進(jìn)步。

一、電子檔案管理的基本要求

無(wú)論是對(duì)政府的部門，還是其他企業(yè)，電子的檔案這項(xiàng)管理工作都有著至關(guān)重要的意義。其中建立起高效科學(xué)管理的系統(tǒng)，能夠真正的保證日常的相關(guān)工作順利的開展和實(shí)施，電子的檔案其管理主要涉及到的內(nèi)容：檔案的收集和整理。在建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)，需要注重其電子技術(shù)的應(yīng)用，以及高科技水平的融入。電子的檔案形成的過(guò)程，與計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)技術(shù)和管理系統(tǒng)有著直接的聯(lián)系，在管理系統(tǒng)中主要涵蓋的就是對(duì)電子檔案進(jìn)行收集、歸檔和存儲(chǔ)，與紙質(zhì)的檔案存在著巨大的差異。

對(duì)于電子檔案的具體管理模式進(jìn)行特點(diǎn)的分析，主要的體現(xiàn)就是幾個(gè)方面的內(nèi)容：

第一方面是電子的檔案其在收集的方式上，具有一定多樣性的特點(diǎn)。這個(gè)特點(diǎn)的形成，能夠保障電子的檔案在收集的過(guò)程中，其整體收集方式具有的多種途徑。但是實(shí)際上在收集的過(guò)程中難度也有所增加，因此在收集電子的相關(guān)檔案時(shí)，就需要對(duì)其檔案的系統(tǒng)性進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。

第二方面電子的檔案交接的工作相對(duì)比較繁瑣，所以在具體交接工作開展的過(guò)程中，就需要系統(tǒng)地對(duì)其進(jìn)行檢查和記錄，防止信息的遺漏和重復(fù)現(xiàn)象發(fā)生。

第三方面在電子檔案管理時(shí)，需要注重對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的檢查和保護(hù)。因?yàn)殡娮訖n案在傳輸?shù)倪^(guò)程中，所依靠的就是電子檔案管理的相關(guān)系統(tǒng)，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰，或者被入侵、中毒的情況，就會(huì)導(dǎo)致所有的數(shù)據(jù)損失或丟失嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)全部消失，因此還需要及時(shí)的做好相關(guān)備份的工作，以及防護(hù)的措施，避免造成不可挽回的損失。

二、推進(jìn)企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的意義

在當(dāng)前的社會(huì)背景下，大數(shù)據(jù)應(yīng)運(yùn)而生，其幫助企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行了有效的拓展，所使用到的信息能夠大量地儲(chǔ)備在電子檔案的管理中，除了涉及到的文書、人事、科研等各種內(nèi)容之外，也可以在數(shù)據(jù)的幫助和輔助之下，真正的把企業(yè)內(nèi)部的報(bào)告、專項(xiàng)研究等內(nèi)容進(jìn)行有效的歸納和整理。從而為企業(yè)的進(jìn)步以及管理系統(tǒng)的建設(shè)的創(chuàng)新，奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在管理階段積極的應(yīng)用大數(shù)據(jù)這一技術(shù)，能夠真正的實(shí)現(xiàn)在線進(jìn)行電子檔案的管理這項(xiàng)優(yōu)勢(shì)，在根本上避免了紙質(zhì)電子檔案在使用過(guò)程中出現(xiàn)的涂改和造假的現(xiàn)象。除此之外，結(jié)合使用大數(shù)據(jù)這個(gè)技術(shù)，能夠保證電子檔案信息中所具有的完整性，避免電子檔案在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)了丟失和損壞等情況，所以能夠看出，大數(shù)據(jù)對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)的創(chuàng)新，有著非常重要的作用。

三、推進(jìn)企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的策略

（一）進(jìn)行相應(yīng)的資源整合

在信息技術(shù)時(shí)代發(fā)展的背景下，企業(yè)內(nèi)部結(jié)合電子檔案的這項(xiàng)管理系統(tǒng)的建設(shè)，需要把各個(gè)部門所使用到的電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行有效的整理與銜接，這樣才能夠有利于把分散的電子檔案以及電子檔案中的信息集中地進(jìn)行歸納和整理，也能夠?qū)崿F(xiàn)管理系統(tǒng)的建設(shè)開展，及效果的最大化。在信息技術(shù)時(shí)代背景下，高科技技術(shù)得以發(fā)展，其中所能夠處理的海量信息是人為無(wú)法達(dá)到的一個(gè)數(shù)據(jù)。所以對(duì)于企業(yè)內(nèi)部所涉及到的電子檔案內(nèi)容集中性進(jìn)行整理，不僅僅能夠更好的凸顯出大數(shù)據(jù)的高效性，也能夠避免信息的分散以及電子檔案的丟失情況出現(xiàn)。所以在集中處理的過(guò)程中，也是電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)的一個(gè)創(chuàng)新性路徑，這樣的情況能夠讓文件更高效的集中在一起，也能夠把所需要使用到的文件有效地進(jìn)行整理，從而為企業(yè)內(nèi)部工作開展提供可共享的資源和合理的方式，以便協(xié)助各個(gè)部門的工作順利開展。

除此之外，也可以把傳統(tǒng)電子檔案管理這個(gè)部門進(jìn)行改革，建設(shè)成具有網(wǎng)絡(luò)化特色的檔案數(shù)字管理的部門，不過(guò)在結(jié)合數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程之中，還需要符合企業(yè)發(fā)展所提出的相關(guān)規(guī)定以及相應(yīng)的要求，這樣才能夠把數(shù)字化的電子檔案管理更好地進(jìn)行匹配，也能夠跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理這項(xiàng)工作的有效創(chuàng)新，從而促進(jìn)管理系統(tǒng)建設(shè)開展的效果提升，為企業(yè)工作整體水平的改革奠定基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)

在大數(shù)據(jù)發(fā)展的過(guò)程中，需要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)電子檔案管理工作相應(yīng)人員所具有的服務(wù)意識(shí)，因?yàn)槿藛T在工作實(shí)施過(guò)程中所占有的地位是不容忽視的，只有確保人員的綜合素質(zhì)和水平得到提升和改革，才能夠?qū)崿F(xiàn)這項(xiàng)工作開展效果的最大化。所以在工作實(shí)施的過(guò)程中，還是要強(qiáng)化人們所具有的服務(wù)觀念和意識(shí)，特別是企業(yè)內(nèi)部電子檔案的管理系統(tǒng)的建設(shè)，并不是一項(xiàng)可有可無(wú)簡(jiǎn)單化的工作內(nèi)容，其所涉及到的方面是多樣化的，所以工作人員更是需要把電子檔案的信息化管理，當(dāng)成企業(yè)向著信息化發(fā)展建設(shè)的一個(gè)非常關(guān)鍵的組成部分，其中所涉及到機(jī)密的電子檔案，只能夠提供給個(gè)別的部門和人員進(jìn)行查閱，并且永久性地進(jìn)行保存。除絕對(duì)機(jī)密的電子檔案和相關(guān)文件之外，其他的文件可以拓展服務(wù)并且應(yīng)用到相關(guān)的領(lǐng)域之中，發(fā)揮出文件所具有的優(yōu)勢(shì)和作用，這也是電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)所能夠達(dá)到的最佳標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，也需要在電子檔案管理的信息化工作開展過(guò)程中，投入更多的人力、物力和財(cái)力，使這些力量發(fā)揮到正確統(tǒng)一的地方，避免成本的浪費(fèi)，這樣才能夠達(dá)到工作開展效益的最大化。

（三）加快企業(yè)電子檔案管理信息化的進(jìn)程

在企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理工作開展和實(shí)施的過(guò)程中，需要充分地意識(shí)到信息化管理這項(xiàng)工作開展和實(shí)施所具有的意義，并且相關(guān)的人員以及領(lǐng)導(dǎo)者需要清楚地意識(shí)到，信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中所具有的重要性以及相關(guān)的意義。檔案管理人員也需要改變傳統(tǒng)的思想理念和認(rèn)知，清楚地了解到電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作在信息化發(fā)展中的重要性，并且對(duì)于信息化技術(shù)要有著深層次的了解。電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)能夠最大程度地提高管理的整體效率，以及電子檔案信息化的水平，能夠使企業(yè)內(nèi)部工作的開展向著全新的方向所發(fā)展。

同時(shí)管理的人員也需要采取多樣化和多元化特色的管理方式，結(jié)合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過(guò)程中信息技術(shù)現(xiàn)代化這一建設(shè)的思想理念，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的電子檔案進(jìn)行有序的管理以及科學(xué)的監(jiān)督。這項(xiàng)工作的開展不僅僅要求相關(guān)的人員能夠樹立起有效的管理意識(shí)，以及創(chuàng)新的思想理念，更是需要把傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行摒棄。其他部門的人員也需要有意識(shí)地改善自身的思想認(rèn)知，這樣才能夠使企業(yè)內(nèi)部電子檔案的管理系統(tǒng)的建設(shè)在信息化建設(shè)的過(guò)程中，向著更加健康和有效的方向所發(fā)展。

結(jié)論：綜上所述，隨著社會(huì)不斷的發(fā)展和進(jìn)步，檔案的傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前時(shí)代在發(fā)展過(guò)程中對(duì)于企業(yè)所提出的需求，因此還需要結(jié)合信息化與大數(shù)據(jù)這一時(shí)代發(fā)展的背景，有針對(duì)性地了解企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的具體開展形式，提高管理系統(tǒng)建設(shè)的整體效果。所以本次文章也是基于以上內(nèi)容，在了解到電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，探尋有效管理系統(tǒng)的建設(shè)開展的全新路徑，希望能夠融入信息技術(shù)時(shí)代所具有的優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮電子檔案管理創(chuàng)新的價(jià)值，從而推動(dòng)企業(yè)的工作開展效果提升。