淺析殯葬管理中如何利用信息化促進(jìn)殯葬檔案管理工作健康發(fā)展

秦國剛

（吉林省長春市公主嶺市殯葬管理所，吉林 公主嶺 136100）

殯葬檔案能夠直接反映我國殯葬工作的文化變化、改革內(nèi)容和服務(wù)發(fā)展，可作為殯葬信息存儲庫建立的直接憑證和依據(jù)，直接影響著殯葬服務(wù)的層次水平。檔案管理信息化建立于現(xiàn)代化技術(shù)平臺，是檔案信息收集、整理、保存、查閱的重要依托，極大地提升了管理效率，是行業(yè)進(jìn)步的重要手段。殯葬檔案管理內(nèi)容繁雜，包括遺體檔案資料、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)政策等，都需要信息化管理方式的有力保障，使檔案信息完整和準(zhǔn)確度全面提升。檔案管理信息化的深入化，才能更好地適應(yīng)現(xiàn)階段的殯葬管理需求，與殯葬檔案資源價值的體現(xiàn)相適應(yīng)，全面提升服務(wù)水平。

一、殯葬檔案管理特點(diǎn)

（一）規(guī)律性

殯葬檔案依照時間順序，記載逝者最后的信息，相應(yīng)的殯葬檔案進(jìn)行歸檔處理，必須遵行時間規(guī)律有序完成。此種信息收集方式，能夠更好地發(fā)揮殯葬檔案信息的價值作用，有利于工作人員的快速查閱。

（二）嚴(yán)肅性

殯葬檔案管理更為嚴(yán)謹(jǐn)，基于殯葬檔案是以登記逝者信息為基本內(nèi)容，要求工作人員秉持積極、認(rèn)真的工作態(tài)度，避免任何疏漏的出現(xiàn)，進(jìn)而影響到逝者家屬的情緒。所以，殯葬檔案必須實行規(guī)范化管理，按照一戶一檔原則，詳細(xì)登記公墓對應(yīng)的逝者家屬聯(lián)系方式，將一墓一檔的編號要求落實下來，確保殯葬檔案管理的科學(xué)、有序。

（三）服務(wù)性

殯葬檔案服務(wù)有遺體火化、公墓安葬、骨灰安放等內(nèi)容，以此為基礎(chǔ)展開服務(wù)工作，要求以編碼登記信息為基礎(chǔ)，保存檔案資料、現(xiàn)場查閱信息，嚴(yán)謹(jǐn)資料文件外借；在復(fù)印處理時，管理部門加蓋公章是必要的確認(rèn)步驟。殯葬檔案服務(wù)，必須堅決秉持以人為本原則，穩(wěn)定逝者家屬情緒，以更為靈活的日常辦公方式，確保將各類矛盾控制在最小范圍內(nèi)，以便于被人們接受。

二、殯葬檔案管理信息化的必要性

殯葬管理屬于政府民政工作范疇，能夠直接體現(xiàn)黨和政府的關(guān)懷與愛民之情。殯葬行業(yè)，需要人口、土地、能源、生物、文化等方面進(jìn)行集中處理的特種行業(yè)，具有業(yè)務(wù)內(nèi)容繁復(fù)的基本特點(diǎn)。所以，殯葬檔案管理信息資源從內(nèi)容上主要分為社會科學(xué)、自然科學(xué)兩大體系。其中，殯葬的相關(guān)法規(guī)政策和人文等，屬于社會科學(xué)研究范疇；環(huán)境監(jiān)控、火化技術(shù)、建筑與設(shè)計、生物應(yīng)用技術(shù)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，屬于自然科學(xué)研究范疇。殯葬檔案的復(fù)雜內(nèi)容，更加凸顯出信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的重要意義。

三、殯葬檔案管理信息化建設(shè)中的問題

（一）安全隱患增大

信息化建設(shè)過程中，檔案資源能夠快速完成信息傳輸，但同時也帶來了更大的安全風(fēng)險。信息技術(shù)的應(yīng)用，使紙質(zhì)存儲方式逐漸發(fā)生變化，利用計算機(jī)設(shè)備存儲各類信息資源，有利于相關(guān)人員的查閱和整理。但是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，加大了外界入侵的風(fēng)險性，更易造成檔案資源的損壞，黑客依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對政府網(wǎng)站進(jìn)行非法入侵，時常發(fā)生重要信息損壞或竊取情況。殯儀館的長期發(fā)展，逐漸使很多科技成果衍生出來，以自主產(chǎn)權(quán)形式，作為館內(nèi)資產(chǎn)和財富，避免發(fā)生資源損失情況。

（二）信息共享有限

一些殯葬單位已經(jīng)逐漸建立業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)，但是以自身情況為出發(fā)點(diǎn)，通用性很低，應(yīng)用軟件平臺和網(wǎng)絡(luò)體系并未實現(xiàn)統(tǒng)一化，導(dǎo)致信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用過程較為封閉，不利于不同單位完成信息共享要求。檔案管理的傳統(tǒng)方式呈條塊分割，導(dǎo)致各單位管理獨(dú)立化，限制了上下級之間的業(yè)務(wù)往來關(guān)系。而殯葬檔案的復(fù)雜性，決定了分散、多頭管理方式很難落實標(biāo)準(zhǔn)化要求；各個單位也缺乏協(xié)調(diào)機(jī)制作為保障，檔案信息共享受到明顯阻礙。

（三）資源利用率低

殯儀館為了順應(yīng)信息化潮流，不斷擴(kuò)大檔案信息化建設(shè)力度，整體水平逐漸提升，但是主要在民政部門集體領(lǐng)導(dǎo)下完成具體的工作內(nèi)容，自主創(chuàng)新意識相對缺乏，數(shù)字化工作表現(xiàn)出一定的盲目性，使實際工作脫離了單位基本特點(diǎn)，是人力、物力等資源的極大耗費(fèi)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也需要面對更大壓力。檔案信息化管理以利用效率的提升為目標(biāo)，但是過分看重建設(shè)規(guī)模和速度，導(dǎo)致開發(fā)利用過程中明顯存在檢索人手少、應(yīng)用功能差、缺乏認(rèn)知度等問題。

（四）管理人員素質(zhì)偏低

殯葬單位的日常管理并未與信息化建設(shè)真正結(jié)合起來，不利于長效機(jī)制的建立。這表明相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對殯葬行業(yè)缺乏重視度。檔案管理人員主要有工作經(jīng)驗豐富而專業(yè)理論缺失、新招聘人才的專業(yè)素養(yǎng)高而管理經(jīng)驗薄弱兩類人，都會成為信息化建設(shè)的阻礙性因素。

（五）基礎(chǔ)相對薄弱

殯葬部門依照民政檔案管理相關(guān)條例展開具體的檔案管理工作?；跉浽嵝袠I(yè)本身的特殊性，信息系統(tǒng)管理軟件的專業(yè)性相對缺失。殯葬行業(yè)目前仍然將紙質(zhì)作為檔案管理的主要在意，以手工記錄方式進(jìn)行檔案信息錄入、整理。這屬于該行業(yè)的基本習(xí)慣，為了順利達(dá)成短期快速轉(zhuǎn)變工作方法的目標(biāo)，信息技術(shù)改革會困難重重。

四、殯葬檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化對策

（一）加大信息化設(shè)備投入

一是將RFID 技術(shù)、門禁系統(tǒng)安裝于殯儀館、骨灰堂，作為遺體管理的必要措施，以便于跟蹤處理殯儀館到人爐火化的整個過程，有利于逝者家屬順利完成骨灰寄存業(yè)務(wù)的辦理。二是以無線通信、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)文依托，注重緬懷逝者、宣揚(yáng)積極意義的小電影、生活片段等服務(wù)項目的開展，以便于逝者家屬從中領(lǐng)悟出生命的真正意義。三是通過電子屏幕查詢系統(tǒng)，為殯葬項目設(shè)置相應(yīng)的指南服務(wù)，以便于逝者家屬完成各項環(huán)節(jié)。四是結(jié)合GIS 技術(shù)的三維顯示功能，創(chuàng)建墓穴管理系統(tǒng)，以便于草坪葬、樹葬等不同墓穴類型的有效管理，為綠色殯葬目標(biāo)的達(dá)成創(chuàng)造有利條件。五是將遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)安裝于墓園，有利于墓地實際情況的實時監(jiān)控，更好地保障了墓園內(nèi)部的安全穩(wěn)定；也是殯葬網(wǎng)上交易平臺呈現(xiàn)準(zhǔn)確信息的重要來源，是墓地成功交易的重要保障；能夠監(jiān)控祭掃人在傳統(tǒng)節(jié)日的實際活動，確保園內(nèi)交通順暢。

（二）創(chuàng)建多功能閱覽室

多功能閱覽室，是檔案管理信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。殯葬行業(yè)構(gòu)建多功能閱覽室，有利于相關(guān)部門共享內(nèi)部情況，是工作效率提升的重要保障，大大提升了部門服務(wù)水平。但是檔案管理工作共享，不是各項資料的全面公開化，只是面向相關(guān)部門。殯葬行業(yè)需要在檔案資料中詳細(xì)記錄逝者及其家屬信息，將一些個人隱私涉及在內(nèi)，所以電子信息安全性，是檔案管理信息化建設(shè)過程中避免數(shù)據(jù)非法侵犯和盜取問題發(fā)生的重要關(guān)注點(diǎn)。

（三）創(chuàng)新服務(wù)手段

殯葬服務(wù)要求殯儀館秉持用戶第一的管理理念，堅持對檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新發(fā)展，與網(wǎng)絡(luò)時代的用戶需求相適應(yīng)。所以，檔案管理部門只有貼近老百姓，才能準(zhǔn)確判斷出老百姓的殯葬服務(wù)需求，提出相應(yīng)的信息資源開發(fā)和創(chuàng)新方式。例如，殯儀館一般只會存儲少量的逝者信息，但是需要面對較為廣泛的信息內(nèi)容。老百姓如果只利用傳統(tǒng)方式查詢逝者檔案，需要先向殯儀館提出申請，經(jīng)檔案管理部門統(tǒng)一，由檔案管理人員依照需求者的信息人工查詢對應(yīng)檔案，繁瑣的工作過程，是人力、時間成本的巨大投入，同時很難保障查詢后所獲信息的完整性。檔案管理部門信息化，就是以電子搜索功能完成信息檢索和查詢，是對信息查詢流程的合理縮減，逝者姓名和年齡、骨灰存放證編號、死亡時間、生前工作單位等，都可作為信息搜尋的重要依據(jù)，由經(jīng)辦人快速找到全部檔案，以便于能夠在短時間內(nèi)的更多人完成信息查詢，是殯葬服務(wù)水平提升的具體體現(xiàn)。

（四）提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員必須堅持以日常工作順利開展為基礎(chǔ)，嚴(yán)格落實機(jī)構(gòu)調(diào)整和變革過程中的具體要求，將信息化建設(shè)任務(wù)落實到位。這也就是在檔案管理部門中充分利用電子信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的特點(diǎn)，建立對應(yīng)的閱覽室、電子查詢室等多個管理部門。而管理人員素質(zhì)的提升，是信息化管理的實際要求，通過信息化培訓(xùn)計劃的逐步落實，確保更多具備專業(yè)技能的人才參與進(jìn)來，為檔案管理信息化目標(biāo)的達(dá)成奠定堅實的基礎(chǔ)。

（五）統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫備份

殯葬檔案信息化，必須以安全性為首要。一是電子信息安全。電子檔案需要經(jīng)過讀取，才能為使用者提供數(shù)據(jù)信息，針對電子檔案實體設(shè)置必要防護(hù)是基本的保管措施，同時做好檔案元數(shù)據(jù)和背景的統(tǒng)一存儲工作；要求以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)保障電子信息安全，需要從完整度、有效性兩項指標(biāo)為參考，全力保障電子檔案質(zhì)量，對可能發(fā)生的外部用戶非法入侵加強(qiáng)防護(hù)。二是開放檔案信息安全?；凇墩畔⒐_條例》中明確的各級行政機(jī)關(guān)職責(zé)，檔案信息管理都逐步從內(nèi)向型轉(zhuǎn)而跨入外向型。隨著檔案的開放化利用方式，預(yù)示著自身朝著多元化方向發(fā)展，檔案信心安全性要求也會不斷提升。所以，設(shè)置保密級別、應(yīng)用數(shù)據(jù)庫備份，都屬于檔案信息化平臺構(gòu)建過程中必須注意的問題，同時利用安全屏幕直接顯示出相應(yīng)的管理負(fù)責(zé)人，在審批制度的嚴(yán)格約束下，確保各項安全保障責(zé)任能夠明確到個人，使安全級別符合實際情況。

（六）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理

殯儀館記錄的檔案信息不可避免的設(shè)計一些非人因素，在發(fā)生信息安全問題后，一旦發(fā)現(xiàn)信息丟失問題，必然會造成一定損失。網(wǎng)絡(luò)安全問題的發(fā)生時間不固定，一般都是極短時間內(nèi)信息資源快速遭到破壞。所以殯儀館的檔案信息化管理，必須正確處理信息服務(wù)、安全兩方面關(guān)系。一是技術(shù)和非技術(shù)關(guān)系的正確處理，必須認(rèn)識到信息安全不能僅僅依靠于硬件設(shè)備和應(yīng)用技術(shù)，管理人員必須堅定自身的責(zé)任心，高度重視起來。檔案信息安全的落實，需要完善的管理制度作為保障，將信息服務(wù)和信息安全整合處理，通過服務(wù)器上設(shè)置密碼認(rèn)證機(jī)制、敏感系統(tǒng)施行審計制度、實體保護(hù)重要服務(wù)器、文件定期備份等配套方法，逐步落實下來。

（七）檔案管理信息化平臺統(tǒng)一化

殯葬行業(yè)的信息管理只有符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，才能真正發(fā)揮出其功能作用。檔案管理信息化平臺統(tǒng)一化，是標(biāo)準(zhǔn)化管理模式下的科學(xué)管理方式，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)能夠保持一致。數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用規(guī)則只有實現(xiàn)統(tǒng)一，才能順利完成系統(tǒng)應(yīng)用過程中的具體指令和數(shù)據(jù)集成處理。而且網(wǎng)上平臺提供的殯葬檔案信息，是資源共享的重要方式。

結(jié)束語

殯葬部門關(guān)系到廣大民眾，是民政部門工作過程中的重要一環(huán)，需要采取科學(xué)、合理的方案管理措施。而且殯葬檔案管理需要面對的較大工作量和繁雜內(nèi)容，都體現(xiàn)出信息化管理模式的重要價值，是有效應(yīng)對檔案管理過程中的效率低、質(zhì)量差等問題的重要手段，可作為殯葬行業(yè)提升服務(wù)水平的具體措施。殯葬檔案管理信息建設(shè)向著規(guī)范化發(fā)展，適應(yīng)了現(xiàn)階段的客觀情況，通過辦公系統(tǒng)自動化、融合信息管理技術(shù)，為檔案管理現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)，保障服務(wù)質(zhì)量。