事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

杜焱磊

（河北省平山縣廉政教育管理中心，河北 石家莊 050400）

引言

檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的必然，在信息時(shí)代背景下，人們的工作節(jié)奏加快，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要，在這樣的背景下，如何實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的信息化管理成為相關(guān)人員需要思考和解決的問題。事業(yè)單位本身涉及的檔案資料比較復(fù)雜，所有信息的收集、分類、管理環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，將信息技術(shù)應(yīng)用其中能夠提升事業(yè)單位檔案管理效率，從而為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)設(shè)更加有利的條件。

一、檔案管理規(guī)范化的意義

對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案管理是基礎(chǔ)工作之一。其主要內(nèi)容是對(duì)以往的信息及文件進(jìn)行記錄和存檔；并將檔案資料進(jìn)行歸類和整理；在工作需要時(shí)及時(shí)調(diào)取相關(guān)的信息。檔案管理雖然日?？床怀鲋匾裕珜?duì)于單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展卻至關(guān)重要，是單位最基礎(chǔ)的工作之一。單位檔案中記錄了諸多信息，包括單位從創(chuàng)建之初到現(xiàn)在所有的重要資料。因此，檔案管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和有效性至關(guān)重要，關(guān)系到單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，也是單位的文化傳承和歷史記載。檔案工作較為繁復(fù)，工作量較大。其主要特點(diǎn)是：一是檔案的種類較多。隨著事業(yè)單位的發(fā)展及創(chuàng)新，檔案的種類也隨之增多；二是數(shù)量多。只要是單位正常的開展服務(wù)，檔案就會(huì)產(chǎn)生，隨著日積月累，檔案的數(shù)量也較多；三是要求高。檔案記錄并不只是資料的收集，還需要進(jìn)行歸檔和管理。因此，檔案管理工作要加強(qiáng)規(guī)范性。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

（一）優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理機(jī)制

在事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展下，人事檔案管理工作在實(shí)踐應(yīng)用中的比重不斷加大。為了更好地滿足事業(yè)單位的發(fā)展需要，事業(yè)單位人事檔案管理工作要進(jìn)一步優(yōu)化創(chuàng)新。其中，針對(duì)國(guó)內(nèi)人事檔案管理工作普遍存在的管理體制問題，需要相關(guān)部門和事業(yè)單位管理人員積極商討具體的對(duì)策，針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作實(shí)際情況制定出科學(xué)合理的人事檔案管理體制，在這個(gè)體制的作用下，更好地發(fā)揮出人事檔案工作在事業(yè)單位中的作用。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，還需要強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部人性化管理模式的運(yùn)作，在人事檔案管理的過程中，制定出一系列人性化服務(wù)條款，為事業(yè)單位檔案管理工作人員提供必要的工作環(huán)境和福利支持。根據(jù)檔案管理工作發(fā)展需要，檔案管理人員在利用檔案信息的時(shí)候要制定嚴(yán)格的規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)，在標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范和約束下，提升事業(yè)單位管理人員的綜合素質(zhì)，不斷提升檔案人員的職業(yè)道德精神和技術(shù)水平，使得整個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作始終處于一個(gè)不斷上升的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。在檔案管理的過程中，管理人員還需要努力打造出一個(gè)完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)絡(luò)資源的作用下，拓展檔案管理模式和管理路徑，使得檔案管理人員在檔案管理的過程中充分發(fā)揮出自身的職能作用，不斷為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

（二）完善檔案管理制度體系

制度化建設(shè)是新時(shí)代檔案管理工作的基本保障，只有根據(jù)檔案信息化服務(wù)的環(huán)境完善檔案管理工作制度，才能提高檔案服務(wù)的質(zhì)量，優(yōu)化檔案供給的方式，著力滿足新時(shí)代的檔案利用需求。首先，落實(shí)目標(biāo)責(zé)任制，強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，明確檔案管理人員的具體責(zé)任分工，督促各部門人員積極配合履行檔案管理義務(wù)。其次，實(shí)施檔案管理任務(wù)的分解，把檔案管理作為日常管理的重要工作任務(wù)，確定檔案管理的考核標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置檔案管理督促機(jī)構(gòu)，全面強(qiáng)化檔案管理工作。第三，完善檔案管理工作的制度規(guī)范，根據(jù)檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)流程，檔案管理的相關(guān)法規(guī)，確定本單位的檔案管理工作制度，由專職部門監(jiān)督檢查檔案管理制度的落實(shí)情況，優(yōu)化檔案管理的工作流程，達(dá)到進(jìn)一步細(xì)化職責(zé)和提高檔案管理質(zhì)量的目標(biāo)。

（三）專人專職，提升人事檔案管理人員的素質(zhì)

事業(yè)單位的人事檔案管理的本質(zhì)還是人的管理，提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平迫在眉睫。一是專人專職。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員，不增加檔案管理人員負(fù)荷的工作量。二是及時(shí)培訓(xùn)，熟悉工作流程，學(xué)習(xí)新設(shè)備新技術(shù)的使用方法，借用他山之石學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗(yàn)，整體提升人事檔案管理業(yè)務(wù)能力。三是以職稱評(píng)聘提升業(yè)務(wù)專業(yè)性，通過專業(yè)技術(shù)人員職務(wù)職級(jí)資格申報(bào)和聘用，激勵(lì)檔案管理人員的工作積極性和價(jià)值認(rèn)同感。

（四）增強(qiáng)檔案管理責(zé)任心

事業(yè)單位中的檔案管理受到的重視不高，相關(guān)檔案管理人員由于缺乏責(zé)任感，工作態(tài)度不好。這影響了檔案管理的規(guī)范化。新時(shí)期，事業(yè)單位要從領(lǐng)導(dǎo)開始，落實(shí)好每位人員的工作，從而提高檔案管理人員的工作熱情，保證檔案資料的安全性，并且保證檔案管理的安全性，避免出現(xiàn)資料的丟失。

（五）重新構(gòu)造檔案管理業(yè)務(wù)流程

第一，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，為了能夠確保檔案信息化管理順利進(jìn)行，在檔案管理的過程中，需要相關(guān)人員采取必要的措施優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。首先，優(yōu)化檔案管理部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程，使各個(gè)部門在工作的時(shí)候都能夠熟悉自己的崗位職責(zé)。其次，優(yōu)化檔案管理部門和其他部門的業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化檔案管理部門和其他部門之間的溝通，從檔案信息需求者角度出發(fā)優(yōu)化檔案信息檢索、利用、處理和反饋。第二，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度化發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)檔案管理意義重大，為此，在檔案管理的時(shí)候要將檔案流程標(biāo)準(zhǔn)以制度的方式固定下來，明確檔案管理分工。第三，完善事業(yè)單位流動(dòng)人員的檔案管理。對(duì)事業(yè)單位的流動(dòng)人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果對(duì)人員管理進(jìn)行適應(yīng)性的創(chuàng)新，一方面要加大對(duì)流動(dòng)人才的檔案保留管理，另一個(gè)方面要簡(jiǎn)化單位流動(dòng)人員管理模式，制定出和整個(gè)單位相適應(yīng)的流動(dòng)人員檔案管理方案，不斷提升事業(yè)單位人員檔案管理質(zhì)量和管理效率。

三、結(jié)束語

總之，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理缺乏創(chuàng)新，因此，事業(yè)單位要結(jié)合大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)等進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新。一是檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想，從而推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新，提高檔案管理的效率。二是事業(yè)單位要深化改革檔案服務(wù)模式，建立檔案數(shù)字化管理服務(wù)體系。事業(yè)單位需要重視檔案人員的培養(yǎng)，使事業(yè)單位運(yùn)行效率提高。