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      淺談新時(shí)期信息化國(guó)企檔案管理工作的創(chuàng)新

      2021-11-28 03:40:26管曉倩
      魅力中國(guó) 2021年5期

      管曉倩

      (濱州國(guó)有資本投資運(yùn)營(yíng)集團(tuán)有限公司,山東 濱州 256600)

      隨著時(shí)代的發(fā)展與科技的進(jìn)步,國(guó)企檔案信息化已成為檔案管理工作的大勢(shì)所趨。信息化時(shí)代背景下,國(guó)企的檔案管理與信息化相融合,改變了傳統(tǒng)檔案管理模式下的管理效率不高等諸多問題,與此同時(shí),信息化在檔案管理中的創(chuàng)新與應(yīng)用,為檔案管理工作的順利發(fā)展提供了更廣空間與可能性。[1]

      一、國(guó)企檔案管理工作的現(xiàn)狀

      (一)外部環(huán)境致使檔案管理工作存在隱患

      檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作,必須要認(rèn)真謹(jǐn)慎對(duì)待它。在我國(guó)國(guó)有經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中,作為國(guó)有企業(yè),政府意志和利益很長(zhǎng)一段時(shí)間決定了國(guó)有企業(yè)的行為,政府根據(jù)形勢(shì)需要對(duì)政策不斷進(jìn)行調(diào)整,同時(shí)也對(duì)國(guó)企檔案管理工作形成了較大的考驗(yàn),導(dǎo)致了較多歷史遺留問題;另一方面,前期檔案以紙質(zhì)檔案為主,對(duì)保存條件要求非常嚴(yán)苛,同時(shí),隨著企業(yè)發(fā)展、改制等一系列變革,很多紙質(zhì)檔案存在丟失和被篡改的危險(xiǎn),因此也導(dǎo)致很多原始檔案不完備,不能真實(shí)還原當(dāng)時(shí)情形,后期作為參考時(shí),可能會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)決策帶來錯(cuò)誤的引導(dǎo)。

      (二)檔案管理工作的重視度低

      有些企業(yè)對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作沒有正確觀念,為精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、壓縮成本,不設(shè)立專職檔案管理人員,由其他崗位人員兼職代管,更有甚者認(rèn)為檔案管理就是將企業(yè)的檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集、整理和保存即可,甚至不安排檔案管理人員接受專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),致使一些企業(yè)的檔案管理工作出現(xiàn)檔案遺失、檔案分類混亂等現(xiàn)象。有些企業(yè)則只重視財(cái)務(wù)部門的檔案管理,因?yàn)樨?cái)務(wù)部門直接與企業(yè)利益掛鉤,而忽視了企業(yè)業(yè)務(wù)檔案、人力資源檔案等其他檔案的管理工作。企業(yè)發(fā)展的每個(gè)階段都有其珍貴的成果和可借鑒的經(jīng)驗(yàn),一切有關(guān)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的檔案都應(yīng)該作為企業(yè)檔案進(jìn)行存檔。

      (三)檔案管理缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃

      當(dāng)下正處于國(guó)企轉(zhuǎn)型改革關(guān)鍵時(shí)期,各項(xiàng)改革策略檔案的完善,可以為公司領(lǐng)導(dǎo)下一步?jīng)Q策提供參考依據(jù),所以檔案管理工作應(yīng)該加強(qiáng)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃,充分利用檔案管理工作為國(guó)企的發(fā)展提供更有利保障。同時(shí),在試點(diǎn)改革取得理想結(jié)果后,可以為更多企業(yè)批量復(fù)制提供模板,促進(jìn)國(guó)企改革提質(zhì)增速。現(xiàn)階段,很多企業(yè)對(duì)于檔案的管理可能僅保存一段時(shí)間,且沒有對(duì)檔案進(jìn)行分類整理,若后期發(fā)展決策需要前期檔案做參考時(shí),沒有可參考依據(jù),不利于企業(yè)的發(fā)展。

      二、信息化國(guó)企檔案管理工作的意義

      如今是信息化時(shí)代,將計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)應(yīng)用到檔案管理工作中能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化,這樣可以大大提高檔案管理工作的水平,科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力,并且將長(zhǎng)期保持著主導(dǎo)地位。每一個(gè)行業(yè)都應(yīng)該搭上信息化快車,實(shí)現(xiàn)更快速、更穩(wěn)定地發(fā)展。[2]

      (一)為國(guó)企決策提供依據(jù)

      企業(yè)的發(fā)展離不開企業(yè)的檔案,企業(yè)的檔案不僅記錄了企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng),也記錄了人力資源信息等,企業(yè)做重大決策時(shí)需要參考之前的數(shù)據(jù),這時(shí)檔案就可以發(fā)揮應(yīng)有的作用;當(dāng)企業(yè)在遇到法律問題時(shí),可以為企業(yè)提供有效的法律依據(jù),保護(hù)企業(yè)的權(quán)益不受侵害,維護(hù)了企業(yè)利益,促進(jìn)了國(guó)企的發(fā)展。

      (二)提高企業(yè)發(fā)展效率

      在信息化時(shí)代,信息化作用于各個(gè)領(lǐng)域,普通的人工作業(yè)效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于信息化作業(yè),運(yùn)用信息化設(shè)備對(duì)國(guó)企檔案進(jìn)行管理,能夠確保檔案管理的安全性,使得檔案的管理時(shí)間更長(zhǎng),需要檔案數(shù)據(jù)時(shí)能夠通過信息化設(shè)備快速查找,提高國(guó)企的發(fā)展效率。

      (三)分析員工流動(dòng)情況

      國(guó)企檔案管理不僅是經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)的檔案管理工作,也有人力資源檔案,能夠及時(shí)地了解企業(yè)的員工流入流出情況,詳細(xì)了解員工的個(gè)人基本情況,根據(jù)工作需求,給員工安排合理的工作崗位,實(shí)現(xiàn)資源利用最大化。

      三、新時(shí)期信息化國(guó)企檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

      創(chuàng)新管理模式是檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要途徑,同時(shí)也是未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。創(chuàng)新檔案管理方式能夠有效提升工作質(zhì)量以及工作效率,現(xiàn)代化檔案管理模式對(duì)相關(guān)工作人員和制度有著新的要求,部分檔案部門沒有及時(shí)對(duì)管理人員和制度展開升級(jí)工作,導(dǎo)致創(chuàng)新和現(xiàn)代化管理受阻,檔案管理工作要始終堅(jiān)持與社會(huì)同步發(fā)展,保證對(duì)社會(huì)進(jìn)步發(fā)展提供重要保障。[3]

      (一)加強(qiáng)信息化工作理念

      信息化國(guó)企檔案管理工作必須加強(qiáng)科技技術(shù)的引入,才能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性,認(rèn)識(shí)到信息化能夠給企業(yè)帶來收益。在國(guó)企內(nèi)部組織信息化工作宣傳,針對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專門的交流會(huì),讓他們意識(shí)到信息化引入的重要性,增強(qiáng)員工的信息化工作理念。

      (二)提升國(guó)企檔案管理工作人員水平

      運(yùn)用信息化設(shè)備進(jìn)行檔案管理,保障了國(guó)企的順利發(fā)展。而檔案管理工作人員的工作水平是關(guān)鍵,提升國(guó)企檔案管理工作人員的水平就顯得尤為重要。定期專門開展檔案管理培訓(xùn);組織檔案管理人員去別的企業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)與交流;專門開展計(jì)算機(jī)課程,并且邀請(qǐng)信息化檔案管理專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn),現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際操作,有效提升了國(guó)企單位檔案管理工作人員素質(zhì)。

      (三)加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

      “沒有規(guī)矩不成方圓”,所有的工作都必須要有嚴(yán)格的制度,檔案管理工作也是一樣。根據(jù)時(shí)代的進(jìn)步,不斷更新檔案管理工作的工作制度,創(chuàng)新檔案管理模式。對(duì)檔案管理工作人員實(shí)行制度考核,并且將考核成績(jī)直接納入年終考核,直接與個(gè)人的利益掛鉤,促進(jìn)了檔案管理工作人員積極認(rèn)真地開展工作。

      結(jié)語(yǔ)

      在現(xiàn)代化進(jìn)程中,國(guó)企檔案管理工作成為企業(yè)重要的一項(xiàng)工作。為企業(yè)的發(fā)展和規(guī)范企業(yè)的管理中起到了重要的作用,傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要,探索國(guó)企檔案管理的創(chuàng)新途徑就成為現(xiàn)在國(guó)企最關(guān)注的焦點(diǎn)。合理運(yùn)用信息化手段和大數(shù)據(jù)平臺(tái),能夠有效提升企業(yè)的工作效率,促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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