中小企業(yè)人事檔案信息化管理對策探究

李笑

（濱州鑫誼熱力有限公司，山東 濱州 256600）

引言

隨著企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展進程的推進，中小企業(yè)也要不斷優(yōu)化發(fā)展，實現(xiàn)與社會發(fā)展的良好接軌。其中人事檔案信息化管理就是改革中十分重要的一部分，然而實際上很多中小企業(yè)缺乏對此的高度重視，造成了信息化水平不足或效果不佳的狀況，限制了發(fā)展的轉(zhuǎn)型升級。

一、人事檔案信息化管理的必要性

人事檔案信息化管理與現(xiàn)階段社會發(fā)展需求相契合，能夠幫助各組織主體實現(xiàn)更為高效、優(yōu)質(zhì)的人才管理。（1）通過人事檔案信息化管理，能夠在很大程度上改善傳統(tǒng)的手工操作工作強度大的問題，減輕工作壓力，讓管理更加高效。（2）利用信息化管理能夠有效解決過去建立簡單但使用難度大的問題，可以達到一次錄入管理、多次反復(fù)使用的效果，幫助組織更為迅速且充分的掌握人才情況，更好地利用人才資源。（3）人事檔案信息化管理實現(xiàn)了更大范圍、更高水平的人才信息和資源的共享，能夠讓組織找到更適合自身的人才，讓人才選拔更為靈活、高效，匹配度更高。所以，在很大程度上也推進了人事制度的改革。（4）傳統(tǒng)模式下，如果需要進行人事檔案傳動、調(diào)閱，必須要調(diào)出紙質(zhì)檔案，在一定程度上存在著檔案資料遺失或破壞的風險，但實施信息化管理，既能夠有效規(guī)避紙質(zhì)檔案丟失破損的風險，也可以讓檔案的使用更加高效。

二、現(xiàn)階段中小企業(yè)人事檔案信息化管理中的不足

（一）信息化管理意識薄弱，缺乏足夠重視

目前來看，很多中小企業(yè)對于人事檔案信息化管理缺乏足夠的經(jīng)驗與充分的重視，無法切實激發(fā)人事檔案信息化管理的優(yōu)勢，跟不上企業(yè)發(fā)展步伐，制約了企業(yè)更高效發(fā)展。而導(dǎo)致這一問題的根本原因在于企業(yè)管理層沒有正確認識人事檔案信息化管理的價值，重視不足進而投入有限，目標不明確，阻礙了發(fā)展的進度。對于人事檔案信息化的設(shè)備與信息化平臺的建設(shè)不足，相關(guān)工作人員專業(yè)能力不足，檔案人員缺乏足夠的工作積極性，管理模式滯后，創(chuàng)新意識不足等。而這一系列問題都勢必會制約中小企業(yè)人事檔案信息化管理的發(fā)展，影響了對人事檔案的良好運用，阻礙企業(yè)更好發(fā)展。

（二）模式與制度等方面的不足

目前，很多中小企業(yè)在人事檔案管理模式與制度方面表現(xiàn)出諸多不足。模式上，人事檔案信息化管理尚未完全擺脫手工化，信息化程度不足，而手工操作需要很大的工作量且影響后續(xù)使用的高效運行，缺乏與電子信息化手段的充分結(jié)合。部分企業(yè)采用半手工半信息化的模式，然而其中手工化使用更多，造成了新舊管理模式的銜接沖突，無法切實實現(xiàn)管理制度對管理方法的指導(dǎo)作用，影響了信息化管理的作用。制度上，中小企業(yè)采用的工作制度體系無法滿足檔案信息化管理需求，很多工作在執(zhí)行時缺乏足夠的依據(jù)做支撐，在一定程度上會引發(fā)工作的混亂。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

通過調(diào)查分析可知，人事檔案管理人員在綜合素質(zhì)和專業(yè)能力方面仍存在一定不足，主要表現(xiàn)為專業(yè)能力匱乏及創(chuàng)新力不足。首先，因為中小企業(yè)并未充分重視其人事檔案信息化管理，因此在人才選拔和任用上并未建立起嚴格的標準，對專業(yè)能力和工作經(jīng)驗也沒有過多的要求。并且，在推進信息化管理的過程中，缺乏對于相關(guān)專業(yè)設(shè)施與技術(shù)的使用培訓(xùn)，使得檔案管理人員很多情況下無法應(yīng)對專業(yè)性較強的工作。盡管部分企業(yè)在人才選拔上嚴格把控，對專業(yè)技能要求較高，然而如果缺乏足夠的重視在實際工作中崗位分配不合理，也會造成工作人員喪失工作的積極性影響工作效果。其次，創(chuàng)新力不足，因為檔案管理人員不具備良好的專業(yè)水平，從業(yè)經(jīng)驗優(yōu)先，難免會導(dǎo)致他們實際在工作中缺乏創(chuàng)新思維，無法結(jié)合實際有效改善工作方法，制約了工作目標的達成，不利于信息化管理得更好發(fā)展。

三、提升中小企業(yè)人事檔案信息化管理水平的策略分析

（一）強化信息化管理理念，加強重視

一般而言，決定和控制中小企業(yè)主要發(fā)展方向的是企業(yè)管理層，所以說管理層對人事檔案信息化管理的態(tài)度在很大程度上決定了其發(fā)展和進度。必須要在基于管理層充分重視人事檔案信息管理的重要前提下，才可以保障后期投入能夠滿足發(fā)展的需求，進而明確正確的人事檔案信息化管理方向，引入先進的設(shè)備和技術(shù)，構(gòu)建起整體上的正確管理觀，從而激發(fā)相關(guān)人員的創(chuàng)新意識和工作積極性，確保人事檔案信息化管理的順利推進和更好實施。

（二）完善信息化管理模式，改良管理機制

身處大數(shù)據(jù)時代中，針對目前人事檔案信息化推進中表現(xiàn)出的各種體現(xiàn)在模式與制度方面的不足，中小企業(yè)應(yīng)從實際發(fā)展特點入手對其加以解決和改良。關(guān)于模式，應(yīng)結(jié)合企業(yè)發(fā)展狀況，實現(xiàn)對手工紙質(zhì)操作的數(shù)字化處理，切實推進人事檔案信息化，構(gòu)建規(guī)范化的制度模式，使得人事檔案資料更為標準、高效。關(guān)于制度，結(jié)合企業(yè)目前人事檔案信息化管理的運行特點，構(gòu)建起人事檔案管理部門為主導(dǎo)，其他部門協(xié)調(diào)配合的管理架構(gòu)，按照有關(guān)法律要求不斷完善本企業(yè)的人事檔案信息化管理制度，充分利用現(xiàn)代化信息手段，優(yōu)化管理，使人事檔案管理與現(xiàn)代法律要求更相契合，各項工作的開展有據(jù)可依。

（三）強化檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，提升創(chuàng)新意識

隨著大數(shù)據(jù)的愈加廣泛應(yīng)用，為了更好地實現(xiàn)人事檔案信息化管理，中小企業(yè)人事信息化管理工作人員應(yīng)不斷提高自身的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，具體包括：首先，強化檔案人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，有效解決人事檔案信息泄露等問題；其次，提升檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，在聘用時適當提高選拔門檻，對專業(yè)能力和自身能力提出一定的要求，確保后續(xù)工作的順暢開展；最后，強化檔案人員的責任意識和工作積極性，合理劃分職責，適當提高福利待遇，從而激發(fā)員工的創(chuàng)新創(chuàng)造力，為優(yōu)化檔案信息化管理貢獻力量。

總之，現(xiàn)階段很多中小企業(yè)在人事檔案信息化管理方面尚有諸多不足，所以，為了有效改善這樣的狀況，實現(xiàn)與飛速發(fā)展的社會經(jīng)濟的良好接軌，中小企業(yè)應(yīng)進一步提高對人事檔案信息化管理的重視程度，構(gòu)建完善的管理制度，打造精良的工作團隊，實現(xiàn)工作效果的優(yōu)化。