淺談信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的作用

滕紅軍

（濰坊日?qǐng)?bào)社，山東 濰坊 261031）

引言

信息時(shí)代下，企業(yè)積極落實(shí)檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)顯得十分的急迫，有越來越多的企業(yè)開始投入大量的人力和資金來開展檔案信息化建設(shè)，并取得了較好的成效。但檔案信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性和復(fù)雜性的事情，會(huì)涉及到較多的專業(yè)知識(shí)，如何確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化尤為關(guān)鍵[1]。目前來看，雖然已經(jīng)有很多企業(yè)在檔案信息化建設(shè)工作中取得了很好的成效，但也存在著一些較為尖銳的問題，導(dǎo)致信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的作用而未能充分得發(fā)揮出來?；诖?，非常有必要進(jìn)一步去探究企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理的有關(guān)知識(shí)。本文對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)于管理作了較為全面的分析探討，現(xiàn)作如下的論述。

一、企業(yè)檔案信息化管理的作用

信息時(shí)代下，檔案信息管理越來越成為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的體現(xiàn)，可以幫助企業(yè)獲取到良好的效益，尤其是可以促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，因而可以得到越來越多企業(yè)的重視。具體來說，企業(yè)檔案是企業(yè)信息資源與知識(shí)資產(chǎn)的重要組成部分，同時(shí)也是企業(yè)開展研發(fā)工作、經(jīng)營(yíng)管理工作的基礎(chǔ)性資料，與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和改革發(fā)展有著十分緊密的聯(lián)系。在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，企業(yè)提升自身核心競(jìng)爭(zhēng)力顯得越來越重要，而基于檔案管理工作的重要性，積極開展檔案信息化建設(shè)與管理是十分關(guān)鍵與必要的。

從當(dāng)前諸多企業(yè)所開展的檔案信息化管理工作來看，已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化與流程化。一方面檔案信息化管理大大提升了檔案的使用能力，操作更加的簡(jiǎn)單，借助檔案管理信息系統(tǒng)可以完成檔案信息的調(diào)閱、鑒定審批、歸檔保存等多項(xiàng)工作，整個(gè)操作過程更加的簡(jiǎn)單、快捷和有效。另一方面是檔案信息化管理將檔案管理工作帶入到了一個(gè)全新的數(shù)字化時(shí)代，可以讓檔案信息實(shí)現(xiàn)分享，當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與利用后，企業(yè)以往所存在的資源重復(fù)浪費(fèi)問題與信息孤島問題便可以由此而解決，對(duì)提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率與質(zhì)量均有十分大的裨益?？偟膩碚f，檔案信息化管理對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是十分有利的，可以為企業(yè)創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)必須將檔案信息化建設(shè)與管理工作視為一項(xiàng)硬指標(biāo)和死任務(wù)來落實(shí)，為自身發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)遵循原則

檔案信息化建設(shè)與管理均是長(zhǎng)期性工作，尤其是檔案信息化建設(shè)工作不僅具有長(zhǎng)期性特點(diǎn)，且還有著復(fù)雜性與專業(yè)性的特點(diǎn)，因而實(shí)際開展時(shí)會(huì)遇到較多的困難。針對(duì)于此，企業(yè)必須確立檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想與基本原則，以此高質(zhì)量落實(shí)檔案信息化的建設(shè)工作。

在指導(dǎo)思想方面，企業(yè)要始終遵循科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹國(guó)家對(duì)檔案信息化所提出的相關(guān)要求，尤其是要知曉信息化的法律法規(guī)知識(shí)。另外，檔案信息化的根本目標(biāo)是協(xié)助企業(yè)獲得良好的發(fā)展，因而檔案信息化建設(shè)要始終立足于企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和管理特點(diǎn)，努力促進(jìn)檔案信息化、檔案資源存量數(shù)字化，確?？梢赃m應(yīng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理要求與改革發(fā)展需求[2]。

在開展檔案信息化建設(shè)時(shí)，企業(yè)要遵循三點(diǎn)基本原則。一是統(tǒng)籌規(guī)劃原則，檔案信息化建設(shè)會(huì)涉及到較多的內(nèi)容，若是缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃勢(shì)必影響后續(xù)的開展質(zhì)量，因而在工作之處便需要去做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作。具體來說，企業(yè)要確保檔案信息化建設(shè)可以始終與信息化發(fā)展協(xié)調(diào)同步，將檔案信息化建設(shè)納入到企業(yè)信息化的規(guī)劃中，不僅要樹立前瞻意識(shí)，而且要做好檔案信息化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)，確保企業(yè)的檔案信息化建設(shè)始終處于上升與完善狀態(tài)。二是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格規(guī)范，企業(yè)要認(rèn)真借鑒當(dāng)前階段我們國(guó)家的檔案業(yè)務(wù)與信息技術(shù)的相關(guān)規(guī)范要求，對(duì)檔案信息化建設(shè)做到統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一投資、統(tǒng)一建設(shè)。三是注重質(zhì)量，保障檔案信息建設(shè)的安全。具體來說，在檔案信息化建設(shè)過程中，企業(yè)不能單純追求速度，更要確保檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，以此確保檔案可以為企業(yè)后續(xù)的經(jīng)營(yíng)管理提供參考意見。而在信息安全方面，企業(yè)要通過制度管理與安全技術(shù)這兩種手段來保證檔案信息的安全。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的工作目標(biāo)和任務(wù)

企業(yè)在開展檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，要立足于自身需求，確定出具體的工作目標(biāo)與任務(wù)，并完善相關(guān)的工作制度，以此確保檔案信息化建設(shè)工作可以高質(zhì)量開展。總的來說，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的工作目標(biāo)與任務(wù)主要包括以下：

（一）做到檔案數(shù)據(jù)的非修改性

之所以如此重視檔案信息化建設(shè)，主要的原因便在于檔案有著唯一性和憑證性的顯著特征，經(jīng)過信息化與數(shù)字化處理后檔案信息必須做到不可變更。具體來說，企業(yè)的電子文件信息在歸檔處理時(shí)必須要加入禁止寫操作功能，可以優(yōu)先使用PDF 格式，也可以考慮使用低像素的圖片掃描方式，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息的不可修改性。對(duì)于錄音錄像檔案來說，在信息化建設(shè)時(shí)要做好數(shù)字轉(zhuǎn)換，確保做到原樣“永久化”存儲(chǔ)，實(shí)物檔案需要使用3D 技術(shù)按照比例制作。除此之外，需要注意一點(diǎn)，在電子文檔的歸檔處理中，要對(duì)查稿、修改稿、正文等關(guān)聯(lián)信息做好統(tǒng)一的歸檔，均要做到不可修改。

（二）確保電子文件質(zhì)量

在電子文件歸檔處理時(shí)，必須要對(duì)其構(gòu)成內(nèi)容做好分析整理，內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息均是需要注意的要點(diǎn)。電子文件的形成部門要對(duì)電子文件的質(zhì)量做好統(tǒng)一化管理，尤其是要對(duì)電子文件的真實(shí)性和完整性承擔(dān)絕對(duì)的責(zé)任，檔案管理部門要對(duì)電子文件的保管工作承擔(dān)絕對(duì)的責(zé)任，主要包括保管、存儲(chǔ)與安全。

（三）可適應(yīng)企業(yè)辦公需求

檔案信息化建設(shè)必須要滿足企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理需求，可以為企業(yè)服務(wù)。具體來說，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，要加入檢索、下載、復(fù)制、打印等功能。比如在檢索工具的建設(shè)中，要做好規(guī)范性與合理性，設(shè)置多種檢索選項(xiàng)，既可以允許工作人員通過檔案號(hào)來檢索，也可以允許通過文件內(nèi)容來檢索。工作人員在獲取檔案信息時(shí)必須有授權(quán)處理，待授權(quán)通過后才可以去下載與復(fù)制檔案信息[3]。

（四）檔案信息化建設(shè)的安全

安全是企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)工作時(shí)必須重點(diǎn)考慮的內(nèi)容。在檔案信息化建設(shè)時(shí)，要巧妙處理好安全問題、高效與方便這三者之間的關(guān)系，凸顯出檔案信息化建設(shè)的安全性。比如在檔案信息化的存儲(chǔ)中，要配備帶有備份功能的服務(wù)器和信息設(shè)備，常用的信息設(shè)備主要有磁盤陣列、光盤庫(kù)、占用網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備，不僅要對(duì)檔案信息做到安全存儲(chǔ)，同時(shí)還要確保檔案信息可以隨時(shí)安全遷移。總的來說，為確保檔案信息化的安全，要遵循四點(diǎn)安全保障原則。一是密級(jí)區(qū)分原則，要對(duì)檔案信息做到物理隔離，并將檔案信息管理權(quán)責(zé)落實(shí)到個(gè)人；二是內(nèi)外區(qū)分原則，對(duì)企業(yè)的內(nèi)部檔案信息和外部檔案信息要做好區(qū)分，按照具體需求來進(jìn)行信息化建設(shè)；三是用戶區(qū)分原則，在檔案信息化建設(shè)時(shí)要對(duì)檔案管理人員、檔案形成人員的權(quán)責(zé)做好分解，形成相應(yīng)的授權(quán)管理系統(tǒng)；四是對(duì)檔案信息建設(shè)系統(tǒng)、信息共享、信息化歸檔等多個(gè)子系統(tǒng)進(jìn)行區(qū)分。

（五）檔案信息化建設(shè)的精細(xì)化管理

檔案管理部門在整個(gè)檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著較為關(guān)鍵的作用，不僅要參與到檔案信息的信息化處理中，而且還需要做好檔案信息的維護(hù)管理工作。為此，檔案管理部門要認(rèn)清楚自己的工作職責(zé)，積極參與到檔案信息化建設(shè)中，需要重點(diǎn)做好四個(gè)方面的工作。一是做好前端指導(dǎo)工作，要求向歸檔部門提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)的相關(guān)服務(wù)；二是歸檔監(jiān)督，要對(duì)歸檔部門所形成的電子文件進(jìn)行鑒定與歸檔[4]；三是審核接收，對(duì)歸檔部門所移交的電子文檔進(jìn)行全面性的審核；四是入庫(kù)管理，在檔案信息入庫(kù)時(shí)要對(duì)實(shí)物檔案與信息化檔案做好同步管理。

（六）推進(jìn)電子文件管理

檔案信息化對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理工作越來越重要，在檔案信息化建設(shè)的過程中需要積極去推動(dòng)電子文件管理。具體來說，企業(yè)要不斷去健全電子文件的管理機(jī)制，一方面要制定出貼合檔案信息化建設(shè)與管理的制度，創(chuàng)新工作方法，另一方面要配備足夠的設(shè)施設(shè)備，可以按照《電子文件管理暫行方法》的相關(guān)要求來配備所需要的設(shè)施設(shè)備。

四、企業(yè)檔案信息化建設(shè)得以有效落實(shí)的保障措施

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要對(duì)檔案信息化建設(shè)與管理均給予高度的重視，積極創(chuàng)新管理理念，并在企業(yè)內(nèi)部營(yíng)造一種良好的工作氛圍，自上而下的參與到檔案信息化建設(shè)中去。具體來說，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層需要重點(diǎn)做好三個(gè)方面的工作。一是要給予檔案信息化建設(shè)工作給予高度的重視，并建立健全檔案管理機(jī)制與機(jī)構(gòu)，為檔案信息化建設(shè)工作的有效開展奠定基礎(chǔ)[5]。二是要凸顯出在檔案信息化建設(shè)中的職能與地位，明確工作職責(zé)，對(duì)歸檔部門和管理部門的工作來開展監(jiān)督管理，動(dòng)態(tài)掌握檔案信息化建設(shè)中所存在的問題，確保各項(xiàng)工作均可以落到實(shí)處。三是要為檔案信息化建設(shè)配備足夠的人力和資金，尤其是要配備檔案信息化建設(shè)工作所需要的資金。

（二）做好隊(duì)伍建設(shè)工作

企業(yè)所開展的檔案建設(shè)工作與管理工作均崗位人員有著較高的要求，必須高度重視人才隊(duì)伍的建設(shè)工作，以求為企業(yè)的檔案信息化建設(shè)工作培養(yǎng)足夠的人才[6]。具體來說，企業(yè)在開展人才隊(duì)伍建設(shè)工作時(shí)要做好以下三點(diǎn)工作：

1.企業(yè)管理者要立足與企業(yè)的檔案信息化建設(shè)需求，合理去配置所需要的人才，確保崗位人員的數(shù)量可以滿足工作需求。

2.對(duì)檔案信息化建設(shè)工作開展全方位的監(jiān)管，動(dòng)態(tài)掌握工作開展質(zhì)量，對(duì)于人員管理方面所存在的問題要及時(shí)解決。比如在歸檔部門的管理中，若發(fā)現(xiàn)歸檔部門的工作人員存在工作不強(qiáng)、工作能力不足的問題時(shí)，要及時(shí)組織相應(yīng)的教育培訓(xùn)活動(dòng)，向工作人員講解有關(guān)于檔案信息化建設(shè)的相關(guān)知識(shí)，以此提升工作人員的專業(yè)能力。

3.檔案信息化建設(shè)工作有著很強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)，若是企業(yè)本身的信息化能力不足，則勢(shì)必影響檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。為此，企業(yè)一方面需要去大力推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，另一方面要將人才培養(yǎng)與人才引進(jìn)結(jié)合起來。比如在人才引進(jìn)方面，企業(yè)要多選拔一些信息化能力強(qiáng)、熟知檔案信息化建設(shè)與管理的人才，以此來充實(shí)企業(yè)當(dāng)前的人才隊(duì)伍。

結(jié)束語(yǔ)

信息化建設(shè)對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作意義重大，企業(yè)務(wù)必給予高度的重視，要對(duì)檔案信息化建設(shè)與管理工作狠下功夫，認(rèn)真完成檔案信息化建設(shè)工作。在落實(shí)檔案信息化建設(shè)時(shí)，要重點(diǎn)從人才隊(duì)伍建設(shè)與組織領(lǐng)導(dǎo)這兩個(gè)方面來著手，保障好檔案信息化建設(shè)工作的質(zhì)量，助力企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。