付瑤

（黑龍江哈爾濱市方正縣機(jī)構(gòu)編制電子政務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150800）

引言：對(duì)于主管機(jī)構(gòu)籌備部門開(kāi)展的不同工作，檔案管理部門應(yīng)提供文件和相關(guān)工作文件的收集，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制檔案管理，可以為開(kāi)展各項(xiàng)準(zhǔn)備工作提供更好的依據(jù)，使制定各項(xiàng)管理決策更加科學(xué)有效。

一、規(guī)范機(jī)構(gòu)編制檔案管理的重要意義

（一）規(guī)范機(jī)構(gòu)編制檔案是依法治理的必然要求

黨中央正在加快國(guó)家管理體制和管理能力的現(xiàn)代化建設(shè)，事業(yè)單位的建立是國(guó)家管理體制和管理能力現(xiàn)代化的重要制度保障，機(jī)構(gòu)編制檔案記錄創(chuàng)建、運(yùn)營(yíng)和發(fā)展機(jī)構(gòu)的歷史過(guò)程，并記錄機(jī)構(gòu)治理的基本原則，這是所有部門和單位完成任務(wù)和分配員工的法律基礎(chǔ)。在沒(méi)有這些檔案的情況下，很難恢復(fù)案件處理過(guò)程，因此，規(guī)范機(jī)關(guān)檔案收集工作，是貫徹落實(shí)依法管理的重要舉措和必然要求的具體體現(xiàn)，促進(jìn)國(guó)家管理體系和管理能力的現(xiàn)代化。

（二）機(jī)構(gòu)編制檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化是大眾服務(wù)的實(shí)際需要

檔案的創(chuàng)建不僅包括集體事業(yè)單位的創(chuàng)建，還包括事業(yè)單位的重要人事問(wèn)題，這是今后檔案利用的重要信息資料，特別是在實(shí)行真正的標(biāo)準(zhǔn)制度之后，必須準(zhǔn)確地記錄各機(jī)構(gòu)雇員的基本信息和訪問(wèn)權(quán)限。它們是審查和分配資金和保險(xiǎn)服務(wù)的基礎(chǔ)，具有法律效力，只有充分堅(jiān)持這些行動(dòng)，我們才能為大多數(shù)工人和雇員提供有效的服務(wù)，以保護(hù)他們的權(quán)益，并確保適當(dāng)?shù)纳鐣?huì)、政治和經(jīng)濟(jì)待遇。

（三）編制歸檔標(biāo)準(zhǔn)化是做出科學(xué)決策的有效方法

機(jī)構(gòu)資源是重要的政治和治理資源，治理機(jī)構(gòu)的重要任務(wù)之一是優(yōu)化這些治理資源的配置，并采取有效行動(dòng)，實(shí)現(xiàn)國(guó)家管理體系和管理能力的現(xiàn)代化機(jī)構(gòu)。是與機(jī)構(gòu)活動(dòng)發(fā)展相關(guān)的重要文件，尤其是機(jī)構(gòu)發(fā)展、職能分配、責(zé)任限制、職位數(shù)量和管理職位，做好機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作，可以為黨政領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，保證決策過(guò)程的合法性、科學(xué)性和有效性。

二、當(dāng)前機(jī)構(gòu)編制檔案管理存在的主要問(wèn)題

由于機(jī)構(gòu)編制檔案的內(nèi)容各不相同，比較枯燥，缺乏專家，檔案管理效率不高。為適應(yīng)新時(shí)期下檔案管理的需要，一些檔案因管理不善而丟失，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位在檔案編制中的作用。

（一）單位負(fù)責(zé)人考慮不夠

目前，該機(jī)構(gòu)的管理機(jī)構(gòu)非常重視該機(jī)構(gòu)的具體管理工作，但一些機(jī)構(gòu)不了解機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的內(nèi)涵，也不深入了解與檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，因此，他們沒(méi)有充分重視機(jī)構(gòu)管理過(guò)程中創(chuàng)建的檔案的收集、分類和使用，也沒(méi)有參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，這導(dǎo)致了檔案管理的不當(dāng)分發(fā)、實(shí)施和監(jiān)督。

（二）收集不完整數(shù)據(jù)

目前,一些事業(yè)單位對(duì)事業(yè)單位檔案的收集方式比較統(tǒng)一,主要集中在少數(shù)檔案上,對(duì)事業(yè)單位編制檔案管理過(guò)程中形成的檔案進(jìn)行收集，特別是附件中的相關(guān)文件。例如，沒(méi)有收集到關(guān)于締約方和國(guó)家機(jī)構(gòu)改革以及行政部門調(diào)整的材料。

（三）日常管理不夠好

在日常管理中，一些機(jī)構(gòu)只對(duì)機(jī)構(gòu)性文件進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集和分類，管理不夠好，沒(méi)有制定好收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)等方面的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的管理流程，貸款等檔案管理。例如，一些檔案的標(biāo)題不清楚或使用不當(dāng)。此外，一些檔案缺乏數(shù)量，或檔案沒(méi)有標(biāo)明頁(yè)碼等。

（四）員工工作水平不夠

本機(jī)構(gòu)編制檔案管理目前主要由其他員工兼職進(jìn)行，他們幾乎沒(méi)有接受職業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，也缺乏學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性。這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足新時(shí)代檔案機(jī)構(gòu)的要求。

（五）檔案館的基礎(chǔ)工作還不夠

檔案管理比較簡(jiǎn)單，引進(jìn)可比檔案和目錄需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力來(lái)改進(jìn)。目前，大多數(shù)單位的檔案質(zhì)量較低，如果想引用或證明一些有價(jià)值的資源只能依靠搜索模糊的資源，因此效率低下。

（六）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度低

檔案管理是系統(tǒng)化的工作，如果沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化的約束和管理，檔案資源的損失是不可避免的。從這個(gè)角度來(lái)看，檔案管理應(yīng)該協(xié)調(diào)一致，并引起管理人員的注意，所有員工運(yùn)用格子能力合作健全機(jī)構(gòu)編制檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，增加專業(yè)檔案技能或增加資本投資，盡一切努力培訓(xùn)單位的專業(yè)檔案員，盡快實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化。

（七）檔案材料使用不足

一些單位的檔案幾乎沒(méi)有完整錄入，長(zhǎng)期封閉，資料整理不系統(tǒng)，某些資料更難以查閱。此外，由于檔案收集有限，有些檔案沒(méi)有妥善保管，如電子資源很難維護(hù)，過(guò)一段時(shí)間就會(huì)消失，將來(lái)也很難查閱。

（八）缺乏長(zhǎng)期和可持續(xù)發(fā)展原則

雖然機(jī)構(gòu)編制檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，并在短時(shí)間內(nèi)取得了一些成果，但在達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)后沒(méi)有二級(jí)權(quán)力，沒(méi)有長(zhǎng)期的連續(xù)性，由于部分員工在檔案綜合管理中參與不夠，也不了解檔案在本單位的重要性，有的甚至認(rèn)為縮略語(yǔ)是一個(gè)參照點(diǎn)，導(dǎo)致執(zhí)行和計(jì)劃外的歸檔工作，有些任務(wù)沒(méi)有執(zhí)行，有些有形式但沒(méi)有影響的現(xiàn)象。

（九）通過(guò)辦公室自動(dòng)化不更新和轉(zhuǎn)換檔案管理方法

目前，檔案是通過(guò)管理計(jì)算機(jī)軟件的方法來(lái)管理的。檔案的管理、訪問(wèn)和使用無(wú)法滿足檔案網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的要求，無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的檔案使用需求。

三、新時(shí)期規(guī)范機(jī)構(gòu)編制檔案管理的策略建議

（一）加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制的規(guī)范性管理

作為一個(gè)機(jī)構(gòu)，我們應(yīng)該詳細(xì)審查公共機(jī)構(gòu)的管理，加快制定和公布詳細(xì)的科學(xué)規(guī)則以及設(shè)置和配置，以及在法律層面上對(duì)公共機(jī)構(gòu)設(shè)置的限制和標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)同時(shí)建立和完善機(jī)構(gòu)人力資源管理體系和公共機(jī)構(gòu)監(jiān)督控制體系。例如，紀(jì)律和監(jiān)督部門一起監(jiān)督與公共機(jī)構(gòu)設(shè)立、法人注冊(cè)和年度控制有關(guān)的機(jī)構(gòu)事項(xiàng)的實(shí)施，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果徹底了解和控制公共機(jī)構(gòu)活動(dòng)的績(jī)效和發(fā)展及其在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用，作為撤銷、合并、拘留、撤銷、增加和撤銷機(jī)構(gòu)的重要依據(jù)。

（二）披露政府事務(wù)和提高員工意識(shí)

加強(qiáng)政府在機(jī)構(gòu)建設(shè)方面的開(kāi)放意味著通過(guò)引入真正的機(jī)構(gòu)指定制度和披露機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)社會(huì)管理和公共服務(wù)的部門和機(jī)構(gòu)任務(wù)的非約束性機(jī)構(gòu)內(nèi)容，可以理解內(nèi)部機(jī)構(gòu)的數(shù)量、管理和管理職位的數(shù)量以及接受社會(huì)監(jiān)督和大量人群的實(shí)際工作人員，樹(shù)立依法、依紀(jì)、依規(guī)管理機(jī)構(gòu)人員的理念，把機(jī)構(gòu)人員的理念深入人心，提高認(rèn)識(shí)，理解溝通，按程序辦事。

（三）提高檔案管理工作的落實(shí)效果

編制部門的檔案管理不僅限于檔案的整理和儲(chǔ)存，也是檔案管理的一項(xiàng)重要任務(wù)，為管理決策創(chuàng)造科學(xué)、真實(shí)的依據(jù)。在檔案管理過(guò)程中，要協(xié)調(diào)處理好保密原則和公開(kāi)原則，應(yīng)結(jié)合不同的保密限制和條款，制定不同的管理策略和制度。這些在工作中普遍使用，保密時(shí)間和保密程度相對(duì)較少，有必要增加其相應(yīng)的易用性，將其作為重要的信息源進(jìn)行管理，創(chuàng)造良好的使用條件，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值,實(shí)事求是地整理工作成果，根據(jù)寶貴的經(jīng)驗(yàn)可以在以后的管理中作出決定，從而使檔案資源的價(jià)值最大化。

（四）創(chuàng)新管理方式

在檔案管理方面，其理念和管理方法需要不斷更新，檔案管理發(fā)展應(yīng)積極利用外部先進(jìn)技術(shù)，在理念和管理方法上不斷創(chuàng)新。檔案管理可以結(jié)合機(jī)構(gòu)的需要，搭建科學(xué)有效的信息管理平臺(tái)，通過(guò)信息管理平臺(tái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)歸檔管理、輸出、檢索、統(tǒng)計(jì)、歸檔和匯總功能，以及過(guò)去對(duì)管理的一些限制已經(jīng)取消。在信息時(shí)代，檔案管理主要由計(jì)算機(jī)進(jìn)行，適當(dāng)?shù)臋n案管理人員應(yīng)深刻了解電子檔案管理的基本特點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)，并具有一定的能力和知識(shí)水平，網(wǎng)絡(luò)保護(hù)能有效保證電子檔案信息的安全性和完整性。

（五）提高檔案管理人員自身的專業(yè)能力水平

與一般檔案管理相比，機(jī)構(gòu)編制檔案管理的發(fā)展具有更強(qiáng)的業(yè)務(wù)性和服務(wù)性，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)要求也更高，具有良好的創(chuàng)新意識(shí)，充分利用檔案資源，解釋不同崗位員工的職責(zé)，有效保障員工的專業(yè)素質(zhì)。例如，在選擇檔案管理人員時(shí)，選擇具有強(qiáng)烈政治意識(shí)、高度責(zé)任感、良好素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)的人員，引導(dǎo)他們積極參加各種培訓(xùn)課程，提高檔案管理質(zhì)量和整個(gè)檔案管理質(zhì)量,拓寬視野,了解檔案管理技術(shù)的發(fā)展和創(chuàng)新理念，使檔案管理人員能夠更好、更清晰地了解檔案管理工作，克服傳統(tǒng)的管理限制，進(jìn)行質(zhì)的改變，以改進(jìn)機(jī)構(gòu)編制檔案的管理。

（六）提升機(jī)構(gòu)編制檔案管理的社會(huì)服務(wù)水平

檔案管理作為一種管理服務(wù)，其服務(wù)水平的高低直接影響到各部門的績(jī)效，做好新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作,要不斷提高檔案事業(yè)單位管理水平,充分尊重檔案事業(yè)單位管理在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用，提高檔案管理服務(wù)水平。首先，做好檔案解密工作，在保密的基礎(chǔ)上以開(kāi)放的心態(tài)，為有需要的部門和人員提供最新、高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)，提高機(jī)構(gòu)檔案查閱效率，確保檔案統(tǒng)一使用。其次，認(rèn)真開(kāi)展數(shù)據(jù)收集。定期（通常限于五年）重組檔案信息，深入處理并創(chuàng)建機(jī)構(gòu)的信息和實(shí)用年鑒，或根據(jù)完整的指南進(jìn)行編輯，編輯關(guān)于年份、機(jī)構(gòu)發(fā)展、記憶、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等的文件。注意到在機(jī)構(gòu)工作人員發(fā)展方面取得的新成就和新經(jīng)驗(yàn)，為各級(jí)管理層的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展和科學(xué)決策提供全面、準(zhǔn)確的檔案依據(jù)，并強(qiáng)調(diào)檔案的作用。

結(jié)論

綜上所述，在新時(shí)代計(jì)算機(jī)化的背景下，機(jī)構(gòu)和檔案管理的重要性逐漸變得重要，機(jī)構(gòu)的檔案管理對(duì)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出了重大貢獻(xiàn)，必須不斷提高機(jī)構(gòu)的檔案管理和服務(wù)水平，為相關(guān)人員和部門提供充足、有效和可靠的檔案。