郝林翔

（寧德市公安局，福建 寧德 352100）

引言：公安機關針對紙質檔案的保護工作，要充分考慮到其主要的影響因素，從而及時采取措施，減少對檔案使用的影響。檔案民警要提高對檔案保護工作的重視，不斷增進對保護工作的認識和了解，增加對該檔案重要性的理解和掌握，有效降低工作中對該檔案的損壞，提升保護的質量和效率。

一、紙質檔案管理的重要性

紙質檔案的管理和使用為公安機關的工作提供便利，在信息化技術的發(fā)展下，做好檔案的管理工作，保護好案件卷宗檔案、文件材料，確保工作的效果和效率，在其使用中，可以為舉證工作提供有效保證，使用方便，穩(wěn)定性強，保證公安機關辦公的質量[1]。該檔案的管理工作需要基層民警注意其法律性和責任性，依法履行職責，做好保護，延長其使用時間，以此來促進檔案管理工作的建設和發(fā)展。

二、影響紙質檔案保護的因素

（一）內在因素

受內在因素的影響，案件卷宗檔案在使用和保存方面，主要是材質的變化，在經過長時間的放置后，容易產生氧化反應，對其整體的結構產生影響，若是紙張遇到水分，會產生水解反應，產生侵染，縮短其使用壽命，紙張的表面出現明顯的變化，且變化速度較快，無法繼續(xù)使用。

（二）外部因素

外部因素的影響，主要表現在五個方面。第一是溫度，案件檔案所處環(huán)境的溫度對紙質的影響較大，當溫度大于其標準溫度時，紙張的水分被蒸發(fā)，出現干巴巴的狀態(tài)，使用質量下降，當溫度小于規(guī)定溫度時，紙張的所含水分過多，整體的使用強度變差，其性能受到影響，使用壽命驟降。第二是濕度，該檔案放置環(huán)境的濕度數值提升，對其使用性能產生一定的破壞。當空氣中的濕度過高時，會損壞字跡，促進細菌的滋生和生長，破損情況嚴重，造成相應的損失，若濕度的環(huán)境情況惡劣，紙張的變形速度加快，彎曲程度較大，影響使用。第三是污染物，該方面的影響是會產生相互間的作用反應，其耐用程度和強度下降，發(fā)生降解反應，影響檔案的效用。第四是光的輻射，受到輻射的影響，在長時間的照射環(huán)境下，紙張出現裂開的問題情況，產生脆化的反應，造成紙張的損壞[2]。第五是有害生物，該方面主要是由于材料所含有成分的影響，出現細菌和蟲卵，對紙張進行破壞，影響其使用。

三、公安機關紙質檔案保護措施

（一）完善檔案保護基礎設施

公安機關在開展案件檔案的保護工作時，需要增加經濟資金的投入，確?；A設施的正常使用，為案件卷宗提供有效的保護，減少各方面因素對檔案的影響，延長其使用壽命，保證質量。根據案件檔案保護要求，開展具體的保護工作，首先，為保證檔案的使用價值，對其存放的環(huán)境進行管控，盡量選擇位置、濕度、溫度、光線等方面符合存檔標準要求的環(huán)境來進行檔案文件的保存工作，注意做好各方面的保護，減少對其的影響，還要做好文件材料保護的準備工作，準備相關的防護工具，確保保護工作的順利開展。然后，針對溫度和濕度對其產生的影響，要提高機關民警的重視，通過調節(jié)的方式來減少影響的范圍，并利用光的折射來改變光線的方向，增加保護的效果，還可以通過室內環(huán)境的改變來進行保護。最后，注意細菌的生長，做好清潔和防霉的處理控制工作，保證環(huán)境的穩(wěn)定，避免細菌產生的影響。

機關要制定科學、合理的檔案管理機制，在該制度的管理和控制下，開展檔案管理方面的一系列工作，規(guī)范管理人員的操作，保證紙質檔案的有效性。為提高管理工作的效率，為基層民警提供培訓，通過學習和培養(yǎng)工作，提升人員的專業(yè)技術水平和綜合能力，促進管理工作的順利開展，為優(yōu)秀人員提供獎勵和表揚，提升檔案管理工作的參與感，對此，還需要加強管理人員的責任感，增加紙質檔案保存的安全性，以此來延長文件的使用時長。為檢測檔案民警的學習效果，通過參加市局和省廳舉辦的檔案技能比武來查看人員的工作能力，并以此方式促進民警參與的積極性。

（二）做好檔案清潔去污工作

在紙質檔案保護工作開展過程中，針對管理工作的需求和要求，嚴格按照規(guī)范操作的標準來對其進行清潔和去污工作，在此過程中，可以增加相關技術的使用和應用，提高紙張清潔的效率和質量。檔案在存放過程中會出現污染的情況，對此，需要擴大清潔技術的使用范圍，加快清潔的速度，減少污染的影響，降低其擴散的速度，在具體的操作過程中，主要是查看紙張和字跡的情況，使用合適的方式來進行去除工作，在操作時，嚴格按照規(guī)定來進行，避免出現問題殘留的狀況[4]。在清潔工作開展時，制定詳細的清潔計劃，并設定清潔次數和時間、清潔的范圍和內容，從而將灰塵清理干凈，針對較難清潔的位置，需要使用相關的工具來進行輔助，提高工作的效率。

（三）加強檔案保護宣傳力度

為實現對紙質檔案的保護，在檔案管理工作中，要開展檔案保護的宣傳工作，公安機關增加對其保護工作的重視，提高宣傳的工作力度，實現對檔案達到有效保護，提升整體的保護效率。通過宣傳，提升檔案民警對檔案管理工作的認識和理解，激發(fā)其工作熱情。根據管理制度的要求，在開展管理工作時，要對各個部門和人員的工作內容和責任進行詳細的劃分，以此來穩(wěn)定管理的效果，發(fā)揮出管理人員在工作中的最大效用，實現檔案保護的最終目標。在具體的管理工作中，針對人員操作不當的問題，需要根據制度內容，對其進行批評和處理，為檔案管理工作的質量提供保證，促進其系統(tǒng)化發(fā)展進程。檔案民警在進行文件材料的管理時，注意查看該檔案的保管期間，以此為依據來進行保護。

在檔案管理宣傳工作中，通過宣傳，提高管理人員的應變能力，在遇到突發(fā)事件時，根據預防保護措施，對其進行處理，確保保護的效果。針對機密程度較高的文檔，需要對其進行分類，并單獨存放個保管，設立專業(yè)人員對其進行管理，加強對其的管控，保證檔案文件材料的使用，確保其發(fā)揮出憑證的作用。在檔案管理工作中，檔案民警不斷提升自身保護意識的提升，對其開展系統(tǒng)化的分類和整理，根據標準化的管理要求，增加工作投入力度，穩(wěn)定檔案的質量管理，保證其正常的使用，促進管理保護工作的開展。

（四）開展檔案維護修整工作

公安機關重視開展檔案的維護和修復工作，一方面，做好紙張的防護保護措施，減少因其他因素影響產生的經濟損失，對放置的環(huán)境進行控制，避免酸性環(huán)境的形成，并對可能出現霉菌的位置進行重點關注，避免其出現變形情況，防止檔案的載體發(fā)生破壞。針對案件卷宗檔案，重點查看字跡和紙張，檢查其文件材料的標號和頁號的自己情況，對于字跡模糊和破損的文件材料，對其進行加邊和維護，對較大的文件材料進行折疊，避免影響其使用，將材料的金屬物進行清除。

另一方面，對其已經出現問題的紙質檔案進行及時的修復，通過開展恢復作業(yè)，使其可以繼續(xù)使用。使用修復技術進行修整，通過相關設備來進行檢測，查看需要修復的位置和具體情況，制定科學的修整計劃和方案，對其進行處理。針對字跡的處理，不同的問題狀況需要使用不同的處理方式，根據其效果來選擇物理或者化學的方式進行處理，保證恢復的效果。

在修整技術的使用方面，主要有兩種方式。一種是物理方式，使用信息化和多媒體技術來進行恢復，該方式的使用優(yōu)點是速度快。另一種是化學方式，根據藥劑的反應原理，使用高效率的藥水來進行字跡的再現，該方式的優(yōu)勢是效果顯著。

（五）重視紙質檔案的修裱保護

在開展檔案的管理工作時，加強機關民警對檔案保護的重視，使用修裱的方式對其進行保護，可以有效延長其使用時長，保證其完整性。在進行具體的工作時，操作人員需要提升自身的操作水平，避免因操作不當對其造成二次影響，注意提高操作的規(guī)范性。紙質檔案的修裱主要是解決檔案保存過程中出現的性能、強度變差的問題，通過該方式來進行恢復，以此來延長使用壽命，減少資金的損失。該方式使用粘合劑來進行紙質檔案的粘合工，在用紙方面，使用的紙質的性能要選擇雜質少、耐久性強的紙張來作為用紙，針對磨損比較嚴重的問題情況，需要利用技術手段對其進行處理和修補，在此過程中，重點關注紙張的厚薄程度，降低影響，避免出現變形的問題情況。通過對檔案文件進行修補，提高檔案的使用價值。對于該技術的使用，針對不嚴重的問題情況，選擇補缺的方式來進行具體的操作，通常是對整頁的紙張進行修復。若是情況較為嚴重的，則選擇用拖補的修補方式進行操作，對紙張的局部進行修復，該方式的靈活性較強。

（六）建立健全的檔案數字化應用

為保證公安機關對于檔案的使用，在管理工作開展時，針對影響檔案使用的因素，要開展紙質檔案的數字化管理和應用，在此基礎上，提高檔案保存的效果，充分發(fā)揮出使用數字化管理的優(yōu)勢，降低檔案的老化速度，增加檔案管理的工作質量。重視科學技術的使用，利用技術來提高保護的效果，減少檔案的損害，延緩檔案的老化時間，增加其使用期限。檔案民警開展統(tǒng)一管理，做好紙質管理工作，減少材料的破損，促進保護工作效率的提升。

（七）制定嚴謹的紙質檔案管理制度

在開展紙質檔案的管理工作時，為延長檔案管理的使用壽命，增加檔案的安全性，要制定檔案的管理制度，并根據管理工作中出現的問題和情況，對其進行不斷的優(yōu)化和改進，確保管理制度的完善。在管理方面，對其安全需求展開工作，做好消防設施的放置工作，有效降低檔案管理工作的安全問題的出現概率，提高民警人員對管理工作對檔案保護的重視，保證公安機關案件檔案的保護質量。

在檔案的制度規(guī)定中，嚴格規(guī)定公安機關檔案取用放回的要求，并制定其具體的使用時間和歸還時間，確保穩(wěn)定性。針對案件檔案的管理，要設定使用的審批手續(xù)，確保檔案的安全，避免出現失密的問題情況，在進行查閱時，需要有公安機關主管民警領導的審批方可進行查看，不得對其文件材料進行涂改、損毀、丟失和偽造。在使用中，對于不及時歸還的，需要采取措施進行處理，避免檔案出現丟失的問題情況。

結論：綜上所述，紙質檔案的保護需要對其進行定期的清理工作，并使用相關的保護設施來進行保護，在公安機關中開展宣傳工作，提高檔案民警人員的保護意識，做好文件材料的維護修整工作，對其進行繡裱，提高保護效果，重視開展檔案數字化管理工作，確保保護的成效。