信息化背景下醫(yī)院檔案管理方式創(chuàng)新

張興文

（淄博市臨淄區(qū)人民醫(yī)院，山東 淄博 255400）

在現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展過程中，整體的體系已經(jīng)越來越完善，醫(yī)院的檔案內(nèi)部能夠保存各種臨床方面的資料以及醫(yī)院的發(fā)展歷程，這是臨床醫(yī)學(xué)方面為患者提供治療的重要依據(jù)，也是了解醫(yī)院發(fā)展變化情況的重要基礎(chǔ)。這項工作本身體現(xiàn)出系統(tǒng)性的特點，需要滲透到醫(yī)院發(fā)展過程中的各個環(huán)節(jié)，對各種檔案資料進(jìn)行整理，通過科學(xué)合理的手段對其進(jìn)行分類和整合，并且能夠根據(jù)檔案使用人員的要求使用檔案，對其進(jìn)行進(jìn)一步的開放和利用，最終提高醫(yī)院檔案管理的實際工作效率，更好地服務(wù)于科研以及醫(yī)療工作，最終促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。隨著當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)已經(jīng)為檔案管理工作提供了莫大的便利條件，與此同時也對醫(yī)院的檔案管理模式提出了更高的要求，需要醫(yī)院在實際的發(fā)展過程中能夠積極創(chuàng)新檔案管理模式和管理方法，使醫(yī)院的檔案管理水平得到保障，更好地適應(yīng)社會的發(fā)展要求。

1.醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的重要價值

信息化背景下，醫(yī)院檔案管理方式的創(chuàng)新能夠使整體的系統(tǒng)運(yùn)行效率得到保障和提高，使醫(yī)院的信息管理行為得到規(guī)范，加強(qiáng)醫(yī)院的各部分管理工作，使管理信息以及醫(yī)務(wù)人員的信息和患者的病例信息都能夠更加清晰，為工作人員的資料查找奠定良好的基礎(chǔ)?；谛畔⒒尘?，尋求檔案管理的創(chuàng)新方式，能夠發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的一些不足之處，對其進(jìn)行更有效的管理，同時也能夠降低相關(guān)方面的經(jīng)濟(jì)成本，使醫(yī)院的競爭力得到有效提高。

首先，醫(yī)院檔案管理方式的創(chuàng)新是現(xiàn)代社會發(fā)展的客觀需求。醫(yī)院檔案管理工作本身面對著極大的工作量，同時檔案的數(shù)據(jù)在更新的過程中比較頻繁，如果采取傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式，必然和社會的實際發(fā)展需求無法產(chǎn)生緊密的融合。在此基礎(chǔ)上，只有對檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新，才能夠進(jìn)一步滿足當(dāng)前信息化時代發(fā)展的客觀需求，符合人們的認(rèn)知，最終能夠保障臨床醫(yī)學(xué)方面的相關(guān)工作順利開展[1]。

其次，醫(yī)院檔案管理方式的創(chuàng)新是能夠促進(jìn)醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。對檔案管理模式創(chuàng)新，也能夠在一定程度上提高醫(yī)院相關(guān)管理工作人員的知識以及技能水平。數(shù)字化的信息技術(shù)應(yīng)用能夠?qū)θ瞬胚M(jìn)行相應(yīng)的培養(yǎng)，最大化地發(fā)揮人力資源的優(yōu)勢，提高醫(yī)院的運(yùn)行管理工作效率。另外，通過對檔案管理模式的創(chuàng)新，也能夠在一定程度上延長檔案的使用壽命，使檔案本身所具有的價值得到應(yīng)有的體現(xiàn)。

再次，醫(yī)院檔案管理方式的創(chuàng)新能夠在一定程度上提高醫(yī)院的管理水平。這種檔案管理工作本身具有重要的作用，需要相關(guān)部門能夠?qū)ζ渲匾?，積極尋求醫(yī)院的檔案管理信息化發(fā)展模式，意識到創(chuàng)新管理的有效途徑，并對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改革，使檔案管理工作的質(zhì)量得到提高，更好地滿足醫(yī)院的管理要求。

最后，醫(yī)院檔案管理方式的創(chuàng)新還可以促進(jìn)醫(yī)院各種檔案信息資源的整合，更好地保存資料。具體來說，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)可以在一定程度上減少傳統(tǒng)檔案管理所消耗的人力資源以及物力資源，使整體的管理工作效率得到保障，同時能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的共享目標(biāo)。在醫(yī)院管理環(huán)節(jié)，資源整合本身是其重要的一部分，對資源的信息共享的要求比較高。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)為工作人員提供更加便利的服務(wù)，工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)來了解并搜集到自己所需要的各種資料和數(shù)據(jù)信息，使原本的檔案應(yīng)用范圍和程度得到提高。同時，檔案管理信息化的開展有利于加強(qiáng)不同部門之間的信息交流，滿足不同科室之間的資料使用需求，也就是說，醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)能夠進(jìn)一步提高檔案的利用率[2]。

實際上，原本的醫(yī)院檔案管理信息體系中包括的內(nèi)容比較豐富，各種文件以及數(shù)據(jù)信息都是重要的內(nèi)容，主要包括醫(yī)學(xué)圖片、病理知識以及各種先進(jìn)的設(shè)備檔案資料等，這些都對醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)有了更高的需求。通過數(shù)字信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以對檔案進(jìn)行更有效的儲存。

2.醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)存在的問題

2.1 醫(yī)院管理人員不重視檔案管理工作

在醫(yī)院的發(fā)展過程中，檔案管理工作雖然已經(jīng)完善了信息化建設(shè)模式，但是仍然存在資金以及區(qū)域的影響，導(dǎo)致一些醫(yī)院需要采取傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行檔案管理，這和醫(yī)院管理人員對于檔案管理工作的認(rèn)識密切相關(guān)。如果醫(yī)院的管理人員對于檔案管理的重要價值沒有正確認(rèn)知，對醫(yī)院檔案管理方面投入的資金以及資源就會缺乏，對員工此方面的宣傳就會不足，沒有實現(xiàn)真正意義上的變革和交流，最終導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理效果不明顯[3]。

2.2 醫(yī)院的檔案管理方法不先進(jìn)

在當(dāng)前信息時代的基礎(chǔ)上，醫(yī)院所開展的檔案管理工作需要結(jié)合時代發(fā)展的腳步以及社會的具體情況來完成。但是，有一些醫(yī)院的檔案管理工作仍采取傳統(tǒng)的管理理念以及管理方式，檔案管理效率低下，在此基礎(chǔ)上開展的檔案管理工作很容易受到外界因素的客觀影響，使得醫(yī)院檔案管理工作的效果不明顯，并且會阻礙醫(yī)院的發(fā)展。

2.3 醫(yī)院的檔案管理體系不健全

在醫(yī)院的發(fā)展過程中，即便已經(jīng)建立了相對應(yīng)的檔案管理制度對檔案管理的流程和方法進(jìn)行規(guī)范，但仍然存在一些缺陷，使醫(yī)院的檔案管理模式不夠規(guī)范。具體來說，針對檔案信息的具體搜集以及整理和保存環(huán)節(jié)，管理工作人員的工作比較隨意，往往會依靠自身的工作經(jīng)驗和日常生活中各種不成文的規(guī)定進(jìn)行工作，很容易產(chǎn)生檔案保管資料缺失、檔案內(nèi)容不完整、檔案信息保密性差等問題，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理工作效果。除此之外，在醫(yī)院的發(fā)展過程中，檔案管理工作人員和其他工作人員之間的溝通不密切，配合效果不好，分工也不夠細(xì)致，容易在檔案管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生檔案丟失或者檔案管理效果不好的問題，產(chǎn)生檔案內(nèi)容的重復(fù)，使整體的檔案管理效果不明顯，存在嚴(yán)重的資源浪費(fèi)問題[4]。

2.4 醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素質(zhì)水平比較低

在醫(yī)院的實際發(fā)展過程中，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平較低，檔案管理工作人員本身作為非專業(yè)人員，有一些人員原本是從事行政部門或者藥房部門的工作，甚至?xí)幸恍n案管理人員身兼數(shù)職，在實際的檔案管理工作中體現(xiàn)出工作水平不整齊的特點，工作人員的專業(yè)認(rèn)知以及理論知識方面的差異性比較明顯，這就會導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作開展存在極大的困難。另外，醫(yī)院管理人員可能會關(guān)注醫(yī)療人才以及科研人才的培養(yǎng)，忽視了對檔案管理人員的重視。即便對工作人員進(jìn)行了專業(yè)培訓(xùn)，在后續(xù)的工作中也沒有進(jìn)行繼續(xù)教育，這就導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作太過被動，體現(xiàn)出局限性[5]。

3.信息化背景下醫(yī)院檔案管理方式的有效創(chuàng)新分析

3.1 需要醫(yī)院管理人員重視檔案管理信息化建設(shè)工作

醫(yī)院檔案管理工作的順利開展需要醫(yī)院管理人員對其重視，有更加客觀的認(rèn)識。同時，醫(yī)院檔案管理人員自身需要了解到信息化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的重要價值，并掌握更加先進(jìn)的檔案管理方法和技術(shù)，使自身的專業(yè)知識水平得到進(jìn)一步提高。同時，醫(yī)院的各部門之間也需要對檔案管理的數(shù)字信息化建設(shè)加以重視，加大對此方面的資金投入，對醫(yī)院工作人員進(jìn)行相關(guān)宣傳和教育，使他們能夠?qū)n案管理信息化建設(shè)有更加客觀的認(rèn)知，從而能夠確保檔案管理工作順利開展，使部門之間能夠互相配合，使各部門之間的信息化參與度得到提高，積極落實檔案管理信息化建設(shè)工作，使檔案管理能夠和醫(yī)療建設(shè)共同發(fā)展[6]。

3.2 積極創(chuàng)新醫(yī)院的檔案管理方式

作為社會服務(wù)體系，醫(yī)院需要重視自身服務(wù)體系的完善，檔案管理工作需要明確整體的方式以及手段，積極改變傳統(tǒng)的人工管理模式，為數(shù)字化的信息服務(wù)提供良好的基礎(chǔ)，并且積極創(chuàng)新服務(wù)理念，使檔案管理工作能夠科學(xué)、穩(wěn)定地開展。與此同時，醫(yī)院還需要結(jié)合相應(yīng)的信息技術(shù)來轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想，使紙質(zhì)檔案能夠轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，利用多媒體和計算機(jī)等技術(shù)實現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，滿足檔案使用方面的各種需求[7]。

3.3 需要加強(qiáng)檔案管理體系建設(shè)

需要在醫(yī)院的發(fā)展過程中積極完善檔案管理體系和模式，按照檔案管理方面的客觀需求，制定嚴(yán)格的檔案管理制度和流程，實現(xiàn)檔案資料的搜集、整理和分類，全面、統(tǒng)一地管理檔案，使工作人員在工作的過程中有章可循，有制度可以參考，明確自身的管理職責(zé)和任務(wù)，使工作人員的責(zé)任意識得到提高[8]。

3.4 需要提高醫(yī)院檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平

基于數(shù)字信息化背景下所開展的醫(yī)院檔案管理工作，往往需要由專業(yè)的管理人員來執(zhí)行相應(yīng)的任務(wù)，這就需要對檔案管理工作人員進(jìn)行定期的教育和培訓(xùn)，使他們能夠?qū)?shù)字化的檔案管理模式產(chǎn)生更客觀的認(rèn)知，提高檔案管理工作人員的工作積極性，規(guī)范其管理行為，提高其工作效率。

4.結(jié)語

在醫(yī)院的建設(shè)以及發(fā)展過程中，檔案管理工作是其重要部分。要促進(jìn)醫(yī)院的健康穩(wěn)定發(fā)展，需要醫(yī)院管理人員對檔案管理工作有更全面的認(rèn)知，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想和理念，制定嚴(yán)格的檔案管理制度，加強(qiáng)信息化建設(shè)，使工作人員在工作的過程中更加嚴(yán)格、細(xì)致、認(rèn)真、明確，使檔案管理的創(chuàng)新效果更加突出。